Op deze pagina vind je alle informatie om je eigen gebruikersgegevens en wachtwoord te beheren en - als je Admin bent - om andere MyCodabox gebruikers binnen je organisatie uit te nodigen en te beheren.
Je persoonlijke MyCodabox gebruikersgegevens beheren |
Ben je een nieuwe Codabox klant en heeft je kmo nog geen toegang tot MyCodabox?
Heb je nog geen toegang? Contacteer helpdesk@codabox.com.
Codabox zal een uitnodigingsmail sturen (van services@codabox.com) zodat je toegang krijgt tot MyCodabox.
Klik op de link in de e-mail en volg de stappen: je wordt gevraagd om een wachtwoord in te geven (je e-mailadres is al geregistreerd en read-only).
Je wachtwoord wijzigen of resetten
Ben je je MyCodabox wachtwoord vergeten en moet je het resetten of wil je het gewoon wijzigen?
Wijzig je wachtwoord
- Ga naar MyCodabox.
- Klik op je gebruikersnaam (je e-mailadres) en dan op de optie Wachtwoord wijzigen.
- Voer je nieuwe wachtwoord in en bevestig het door te klikken op Wachtwoord wijzigen.
Wachtwoord vergeten?
Reset je wachtwoord:
- Ga naar de MyCodabox inlogpagina en klik op Je wachtwoord vergeten?
- Voer je e-mailadres in en klik op Mijn wachtwoord resetten.
- Je ontvangt dan een e-mail met een resetlink die 1 uur geldig is.
Je eigen gegevens (naam) aanpassen
Indien nodig kan je je voornaam en naam aanpassen.
- In MyCodabox, klik op je gebruikersnaam (je e-mailadres) en selecteer de optie Persoonlijke info.
- Pas de velden aan en klik op Wijzigingen opslaan.
✘Je naam mag geen cijfers of symbolen bevatten.
Je account extra beveiligen?
In MyCodabox kan je tweestapsverificatie inschakelen: zo is je account extra beveiligd!
MyCodabox gebruikers beheren en uitnodigen (Admin) |
Andere MyCodabox gebruikers beheren kan enkel als je zelf Admin toegang hebt (als Codabox klant beslis je zelf wie Admin is of niet). Je ziet dan deze optie in de menubalk bovenaan:
Een collega toegang geven
Je kan je medewerkers toegang geven.
Er zijn twee soorten toegang tot MyCodabox:
- Gebruiker: De Admin bepaalt tot welke omgeving(en) van deze organisatie de gebruiker toegang heeft. De gebruiker kan alle dossiers van die omgeving(en) beheren
- Admin: Heeft toegang tot alle omgeving(en) van deze organisatie, kan alle dossiers beheren
+ kan nieuwe omgevingen toevoegen, en heeft toegang tot het menu Administratie om MyCodabox gebruikers te beheren/uit te nodigen
Ben je Admin in MyCodabox en wil je een collega toegang geven?
- Ga naar je Organisatie in MyCodabox > Administratie > Beheer gebruikers.
(het menu Administratie is enkel zichtbaar voor Admins)
- Klik in het venster Beheer gebruikers op Gebruiker uitnodigen.
- Vul in de pop-up het (zakelijke) e-mailadres van je collega in.
- Zet de Admin-schakelaar aan als je admin-rechten wil geven. Je kan dit nadien op elk moment wijzigen.
- Indien je de Admin-schakelaar NIET aanzet, kan je bepalen tot welke omgeving(en) deze gebruiker toegang moet krijgen. Je kan dit nadien op elk moment wijzigen.
- Bevestig met de knop Gebruiker uitnodigen.
MyCodabox gebruikers beheren
Via de menubalk van MyCodabox, onder Administratie > Beheer gebruikers, vind je een overzicht van alle MyCodabox gebruikers binnen de organisatie.
Via het zoekveld kan je een specifieke gebruiker zoeken (op e-mailadres of naam).
Met de zwarte pijltjes ↑ ↓ kan je de lijst volgens je voorkeur sorteren.
Per gebruiker kan je de status bekijken en een aantal opties beheren:
- het type toegang wijzigen (Admin of niet)
- toegang tot bepaalde omgevingen verlenen of intrekken: de gebruiker ziet enkel de omgevingen die je selecteert
- de toegang verwijderen (gebruiker verwijderen)
- indien de gebruiker de uitnodiging nog niet heeft aanvaard: de uitnodiging opnieuw verzenden (de uitnodiging vervalt na 14 dagen) of de uitnodiging intrekken
De toegang tot een bepaalde omgeving beperken/verlenen
Als Admin gebruiker kan je bepalen welke gebruikers toegang hebben tot welke omgeving(en). De toegang tot een specifieke omgeving beperken kan handig zijn, bijvoorbeeld wanneer je een omgeving met private dossiers hebt of binnen één organisatie verschillende omgevingen hebt voor aparte locaties/vestigingen.
Admin hebben standaard toegang tot alle omgevingen. Je kan wel de Admin-rechten van een gebruiker intrekken en daarna de toegang tot bepaalde omgevingen beperken.
- Ga via de blauwe menubalk bovenaan naar Administratie > Beheer gebruikers.
Hier vind je een overzicht van alle MyCodabox gebruikers binnen de organisatie. - Bepaal in de kolom 'Toegang tot omgevingen' per gebruiker welke omgevingen deze gebruiker mag zien.
Een gebruiker verwijderen
In de menubalk van MyCodabox, klik op Administratie > Beheer gebruikers.
 | Zoek de gebruiker in de lijst. Klik op de drie stipjes onder 'Acties' in de meest rechtse kolom naast deze gebruiker en kies Toegang verwijderen. Deze gebruiker heeft dan geen toegang meer tot de organisatie en gekoppelde omgevingen die je in MyCodabox beheert. |
Wil je jouw eigen toegang tot de organisatie annuleren (= de organisatie verlaten)?
 | Klik in de meest rechtse kolom naast je eigen naam op de drie stipjes onder 'Acties' en kies Organisatie verlaten. Let op: je hebt dan geen toegang meer tot de gegevens in MyCodabox. Je kan deze actie niet ongedaan maken. Je kan achteraf wel aan een andere Admin gebruiker vragen om je opnieuw uit te nodigen. |
MyCodabox gebruikers beheren (Admin): Troubleshooting |
Ik heb mijn collega uitgenodigd, maar de uitnodigingsmail is verloren gegaan. Hoe kan ik een nieuwe sturen?
Vraag je collega om zijn/haar spamfolder te controleren voor het geval de e-mail daarin terechtgekomen is.
Codabox verstuurt automatisch een herinnering na 4 dagen en na 10 dagen.
→ Je kan ook zelf de uitnodiging opnieuw versturen via de menubalk van MyCodabox, onder Administratie > Beheer gebruikers. Klik op de drie stipjes onder 'Acties' in de meest rechtse kolom naast deze gebruiker en kies Uitnodiging opnieuw versturen.
Kan ik de naam van een gebruiker wijzigen?
Het is momenteel niet mogelijk om als Admin de voor- of achternaam van een MyCodabox gebruiker te wijzigen.
→ Je kan wel aan de gebruiker zelf vragen om dit te wijzigen. Zie deze instructies bovenaan.
Kan ik het e-mailadres van een gebruiker wijzigen?
Het is momenteel niet mogelijk om het e-mailadres van een MyCodabox gebruiker te wijzigen.
→ Je kan wel de bestaande account met het verouderde of onjuiste e-mailadres verwijderen en de persoon opnieuw uitnodigen met het juiste e-mailadres.
→ Je kan wel de bestaande account met het verouderde of onjuiste e-mailadres verwijderen en de persoon opnieuw uitnodigen met het juiste e-mailadres.
Heb je nog vragen? We beantwoorden ze graag via helpdesk@codabox.com