Je CODA in Exact Online ontvangen


Om je CODA-bestanden rechtstreeks in je Exact Online software te ontvangen, volg je de onderstaande instructies (2 stappen) voor de instellingen in Exact Online. Controleer ook dat je aan CodaBox het juiste adres van je EOL brievenbus hebt doorgegeven.


☆ Ben je een boekhoudkantoor? Klik dan hier voor instructies om ervoor te zorgen dat de beschikbare CODA-bestanden voor jouw dossiers naar je Exact Online brievenbus gestuurd worden.


Volg deze 2 stappen in je Exact Online software:


Stap 1: je digitale brievenbus instellen in Exact Online
  1. Via je gebruikersnaam rechts bovenaan in Exact Online, klik op Mijn Exact Online.
  2. In het linkermenu, klik op Mijn relatiegegevens.
    Exact Online - Mijn Relatiegegevens
  3. Ga naar Mijn digitale brievenbussen, onderaan de pagina.
    Exact Online - Mijn digitale brievenbussen! Er is meestal minstens één digitale brievenbus aangemaakt. Vermoedelijk is dit adres nog niet gekoppeld aan je administratie in EOL.
    (Is er nog geen digitale brievenbus aangemaakt? Klik dan rechts op Toevoegen.)
  4. Klik op het bestaande e-mailadres.
  5. Controleer of deze brievenbus gelinkt is aan de juiste 'Administratie' (het Exact Online abonnement waarvoor je de digitale brievenbus wil gebruiken):
    Is dit al ingevuld? Controleer en pas aan indien nodig.
    Is dit nog niet ingevuld? Klik op het vergrootglas...
    Exact Online - Administratie toevoegenen selecteer de juiste administratie.
    Exact Online - Administratie selecteren
  6. Klik links bovenaan op Opslaan.

Toen je je CodaBox contract tekende, werd je gevraagd ons je EOL-adres te geven.
Heb je nu het EOL adres gewijzigd of een nieuw adres toegevoegd? 
Laat ons dan via helpdesk@codabox.com je nieuwe EOL-adres weten. 
★ Heb je al een MyCodaBox login? 
Dan kan je dit zelf aanpassen via Dossiers > Lijst dossiers. 
Klik op het dossier en klik dan op Dossierinfo bewerken.


➟ Het adres dat je hier ingesteld hebt voor de EOL brievenbus moet in Exact Online ook gelinkt worden aan elke bankrekening waarvoor je CODA wil ontvangen. Dat doe je in Stap 2 hieronder.


Heb je meer informatie nodig over Stap 1? Ga naar de Exact Online help pagina Digitale brievenbus | Instellen. Er is ook een instructievideo beschikbaar.


Stap 2: je digitale brievenbus aan de bankrekening(en) koppelen in Exact Online
Wanneer je jouw digitale brievenbus hebt ingesteld in Exact Online, moet je die in Exact Online aan de bankrekening(en) koppelen om het automatisch importeren van bankafschriften mogelijk te maken.
Doe dit voor elk van de relevante bankrekeningen.
  1. Klik links bovenaan in Exact Online op de naam van het dossier.
    Exact Online - Naam dossier
  2. Klik op Stamgegevens.
    Exact Online - Stamgegevens
  3. Klik op Dagboeken.
    Exact Online - Dagboeken
  4. Klik op de bankrekening waarvoor je CODA wil ontvangen.
    Exact Online - Bankrekening
  5. Als er nog geen brievenbus aan de rekening gekoppeld is, klik dan op Inschrijven: Digitale brievenbus.
    Exact Online - Inschrijven digitale brievenbus Als er wel al een digitale brievenbus aan de rekening gekoppeld is, klik dan naast Automatische Bankkoppeling op Beschikbaar: Digitale Brievenbus en controleer of de juiste brievenbus is gekoppeld (= het adres dat je in Stap 1 hierboven hebt ingesteld).
    Exact Online - Beschikbaar
  6. Selecteer de juiste brievenbus (= het adres dat je in Stap 1 hierboven hebt ingesteld) en zet dan het vinkje aan.
    Exact Online - Brievenbus selecteren
  7. Klik op Opslaan.

Heb je meer informatie nodig over Stap 2? 
Ga dan naar de Exact Online helppagina Codabox gebruiken.


Als je deze 2 stappen hebt gevolgd, zullen de beschikbare CODA-bestanden
automatisch naar je Exact Online brievenbus gestuurd worden.


Ontvang je toch geen CODA-bestanden? Misschien is het e-mailadres dat je in Exact Online hebt geregistreerd verschillend van het adres dat je ons hebt gegeven wanneer je je CodaBox contract tekende? 

Stuur in dit geval een mail naar helpdesk@codabox.com en geef daarin je nieuwe EOL-adres aan. 

★ Heb je al een MyCodaBox login? Dan kan je dit zelf aanpassen via Dossiers > Lijst dossiers.
Klik op het dossier en klik dan op Dossierinfo bewerken.



Troubleshooting


Exact Online en subrekeningen
  • Wat is een subrekening?
    Een subrekening is een bankrekening waarvan het IBAN identiek is aan de hoofdrekening waaraan deze gekoppeld is.
    Het is bijvoorbeeld mogelijk een hoofdrekening in EUR te openen en vervolgens subrekeningen in een andere valuta (USD, GBP, enz.). Een ander voorbeeld van een subrekening is de specifieke ING-rekening, die een gescheiden beheer van het vermogen en van de dagelijkse verrichtingen mogelijk maakt.
  • Verwerking door Exact Online?
    Merk je dat alle transacties op de subrekening worden geboekt op de hoofdrekening? Deze subrekening heeft hetzelfde rekeningnummer als de hoofdrekening, aangevuld met een rubrieknummer.
    ➜ Neem contact op met Exact Online: Het rubrieknummer wordt door Exact Online niet in aanmerking genomen, de omgeving detecteert niet dat het om een subrekening van een hoofdrekening gaat. Je kan contact opnemen met Exact Online om deze subrekening apart te laten behandelen.
  • Wil je geen CODA meer ontvangen voor een subrekening?
    Wil je geen CODA meer ontvangen voor een subrekening met betrekking tot één van je actieve mandaten?
    ➜ Neem contact op met Exact Online: CodaBox kan de CODA-levering van subrekeningen niet stoppen, maar je kan deze subrekening in Exact Online wel apart laten verwerken.


Geen CODA in Exact Online

De meest voorkomende reden waarom een CodaBox klant de CODA-bestanden niet in Exact Online ontvangt, is dat hij/zij EOL niet correct heeft ingesteld.

Drie mogelijke oorzaken:

  • Onjuiste Exact Online Brievenbus
    Het is van essentieel belang om de brievenbus in EOL te configureren (zie de instructies hierboven, stap 1) om je CODA-bestanden rechtstreeks in je boekhoudsoftware te ontvangen.
  • De bankkoppeling is niet gemaakt in Exact Online
    Na het instellen van je digitale brievenbus in EOL, moet je in Exact Online je brievenbus  koppelen aan de bankrekening(en) waarvoor je CODA wil ontvangen (zie de instructies hierboven, stap 2).
  • Boekjaar niet gecreëerd 
    In Exact Online is het zo dat je, bij de start van een nieuw boekjaar, een nieuw boekjaar in Exact Online moet instellen op de eerste dag van het nieuwe boekjaar. Zoniet worden de door CodaBox verzonden CODA-bestanden niet in Exact Online weergegeven. Zodra het nieuwe boekjaar is gecreëerd, sluit je Exact Online af en start je opnieuw. Alle reeds geleverde CODA-bestanden zijn dan zichtbaar.