Je CODA in Exact Online ontvangen


Of je nu een Boekhoudkantoor bent of een kmo, om je CODA-bestanden rechtstreeks in je Exact Online software te ontvangen, moet je 2 stappen volgen in Exact Online:

  1. Je digitale brievenbus instellen
  2. Een bankkoppeling maken met CodaBox


Boekhoudkantoor of kmo: volg deze 2 stappen in je Exact Online software
  1. Je digitale brievenbus instellen
    Ga naar de Exact Online help pagina Digitale brievenbus | Instellen en volg de procedure 'Een digitale brievenbus toevoegen'


Ben je een kmo?

In principe heb je ons je EOL-adres gegeven toen je je contract tekende, maar het is mogelijk dat je intussen een ander adres in EOL hebt geregistreerd. 

Indien je geen CODA-bestanden ontvangt in EOL, neem dan contact op met helpdesk@codabox.com en deel ons je nieuwe EOL-adres mee.


Ben je een boekhoudkantoor?

Gelieve naar de volgende stap te gaan: volg de onderstaande procedure om in je MyCodaBox omgeving het EOL e-mailadres toe te voegen dat je in EOL hebt geregistreerd.

Eens het EOL adres geconfigureerd is in MyCodaBox, zullen de beschikbare CODA's automatisch naar die brievenbus gestuurd worden.


Boekhoudkantoor: bijkomende stap te volgen in MyCodaBox

In het linkermenu, ga naar Klanten > Lijst klanten, klik op de klant in kwestie, en klik dan op de knop Bewerken.

Voeg het adres van je ExactOnline Digitale Brievenbus toe (die je in EOL ook hebt gekoppeld aan elk van de relevante bankrekeningen) en klik op de knop Wijzigingen opslaan.


Troubleshooting


Exact Online en subrekeningen
  • Een subrekening?
    Een subrekening is een bankrekening waarvan het IBAN identiek is aan de hoofdrekening waaraan deze gekoppeld is.
    Het is bijvoorbeeld mogelijk een hoofdrekening in EUR te openen en vervolgens subrekeningen in een andere valuta (USD, GBP, enz.). Een ander voorbeeld van een subrekening is de specifieke ING-rekening, die een gescheiden beheer van het vermogen en van de dagelijkse verrichtingen mogelijk maakt.
  • Verwerking door Exact Online?
    Merk je dat alle transacties op de subrekening worden geboekt op de hoofdrekening? Deze subrekening heeft hetzelfde rekeningnummer als de hoofdrekening, aangevuld met een rubrieknummer.
    ➜ Neem contact op met Exact Online: Het rubrieknummer wordt door Exact Online niet in aanmerking genomen, de omgeving detecteert niet dat het om een subrekening van een hoofdrekening gaat. Je kan contact opnemen met Exact Online om deze subrekening apart te laten behandelen.
  • Wil je geen CODA meer ontvangen voor een subrekening?
    Wil je geen CODA meer ontvangen voor een subrekening met betrekking tot één van je actieve mandaten?
    Neem contact op met Exact Online: CodaBox kan de CODA-levering van subrekeningen niet stoppen, maar je kan wel contact opnemen met Exact Online om deze subrekening apart te laten verwerken.


Geen CODA in Exact Online

De meest voorkomende reden waarom een klant de CODA-bestanden niet in Exact Online ontvangt, is dat hij/zij EOL niet correct heeft ingesteld.

Drie mogelijke oorzaken:

  • Onjuiste Exact Online Brievenbus
    Het is van essentieel belang om de brievenbus in EOL te configureren (zie procedure hierboven) om je CODA-bestanden rechtstreeks in je boekhoudsoftware te ontvangen.
  • De koppeling met CodaBox is niet gemaakt in Exact Online
    Na het instellen van je digitale brievenbus in EOL, moet je de koppeling met CodaBox tot stand brengen (zie bovenstaande procedure).
  • Boekjaar niet gecreëerd 
    In Exact Online is het zo dat, bij de start van een nieuw boekjaar, de klant een nieuw boekjaar in Exact Online moet instellen op de eerste dag van het nieuwe boekjaar. Zoniet worden de door CodaBox verzonden CODA-bestanden niet in Exact Online weergegeven. Zodra het nieuwe boekjaar is gecreëerd, sluit je Exact Online af en start je opnieuw. Alle reeds geleverde CODA-bestanden zijn dan zichtbaar.


 

Zie ook onze Gerelateerde Artikelen