CodaBox/Exact Online interacties: Help & Troubleshooting

Gewijzigd op: Wo, 25 Sep, 2024 om 1:18 PM

Je CODA in Exact Online ontvangen

Om de CODA-bestanden van je dossiers rechtstreeks in je Exact Online software te ontvangen, volg je onderstaande instructies (2 stappen in Exact Online én daarna 1 bijkomende stap in MyCodaBox):

☆ Ben je een kmo? Klik dan hier voor instructies om ervoor te zorgen dat je CODA-bestanden naar je Exact Online brievenbus gestuurd worden.

Volg deze 2 stappen in Exact Online en 1 bijkomende stap in MyCodaBox:

Stap 1: je digitale brievenbus instellen in Exact Online

Via je gebruikersnaam rechts bovenaan in Exact Online, klik op Mijn Exact Online.
In het linkermenu, klik op Mijn relatiegegevens.
Ga naar Mijn digitale brievenbussen, onderaan de pagina.
! Er is meestal minstens één digitale brievenbus aangemaakt. Mogelijk is dit adres nog niet gekoppeld aan je administratie in EOL.
(Is er nog geen digitale brievenbus aangemaakt? Klik dan rechts op Toevoegen.)
Klik op het bestaande e-mailadres.
Controleer of deze brievenbus gelinkt is aan de juiste 'Administratie' (het Exact Online abonnement waarvoor je de digitale brievenbus wil gebruiken):
Is dit al ingevuld? Controleer en pas aan indien nodig.
Is dit nog niet ingevuld? Klik op het vergrootglas...en selecteer de juiste administratie.
Klik links bovenaan op Opslaan.

➟ Het adres dat je hier hebt ingesteld voor de EOL brievenbus:

moet in Exact Online ook gelinkt worden aan elke bankrekening waarvoor je CODA wil ontvangen. Dat doe je in Stap 2 hieronder.
moet ook in je MyCodaBox omgeving worden ingegeven. Dat doe je in Stap 3 hieronder.

Heb je meer informatie nodig over Stap 1? Ga naar de Exact Online help pagina Digitale brievenbus | Instellen. Er is ook een instructievideo beschikbaar.

Stap 2: je digitale brievenbus aan de bankrekening(en) koppelen in Exact Online

Wanneer je jouw digitale brievenbus hebt ingesteld in Exact Online, moet je die in Exact Online aan de bankrekening(en) koppelen om het automatisch importeren van bankafschriften mogelijk te maken.

Doe dit voor elk van de relevante bankrekeningen.

Klik links bovenaan in Exact Online op de naam van het dossier.
Klik op Stamgegevens.
Klik op Dagboeken.
Klik op de bankrekening waarvoor je CODA wil ontvangen.
Als er nog geen brievenbus aan de rekening gekoppeld is, klik dan op Inschrijven: Digitale brievenbus.
Als er wel al een digitale brievenbus aan de rekening gekoppeld is, klik dan naast Automatische Bankkoppeling op Beschikbaar: Digitale Brievenbus en controleer of de juiste brievenbus is gekoppeld (= het adres dat je in Stap 1 hierboven hebt ingesteld).
(zie je 'Automatische bankkoppeling' niet op je scherm, klik dan op de knop Bewerken en zorg ervoor dat het rekeningnummer correct ingesteld is)
Selecteer de juiste brievenbus (= het adres dat je in Stap 1 hierboven hebt ingesteld) en zet dan het vinkje aan.
Klik op Opslaan.

➟ Het adres dat je hier hebt ingesteld voor EOL, moet ook in je MyCodaBox omgeving worden ingegeven.

Dat doe je in Stap 3 hieronder.

Heb je meer informatie nodig over Stap 2 of is de instelling 'automatisch bankafschriften importeren' in EOL nog niet ingeschakeld?

Ga dan naar de Exact Online helppagina Codabox gebruiken.

Stap 3: in je MyCodaBox omgeving het e-mailadres invoeren dat je in Exact Online geregistreerd hebt

In het linkermenu in je MyCodaBox omgeving, ga naar Dossiers > Lijst dossiers, klik op het dossier in kwestie.
Klik op de knop Dossierinfo bewerken.
Voeg links onderaan het adres van je Exact Online Digitale Brievenbus toe (= het adres dat je in Stap 1 hierboven hebt ingesteld) en klik op de knop Wijzigingen opslaan.

Als je deze 3 stappen hebt gevolgd, zullen de beschikbare CODA-bestanden
automatisch naar je Exact Online brievenbus gestuurd worden.

Troubleshooting

Exact Online en subrekeningen

Wat is een subrekening?
Een subrekening is een bankrekening waarvan het IBAN identiek is aan de hoofdrekening waaraan deze gekoppeld is.
Het is bijvoorbeeld mogelijk een hoofdrekening in EUR te openen en vervolgens subrekeningen in een andere valuta (USD, GBP, enz.). Een ander voorbeeld van een subrekening is de specifieke ING-rekening, die een gescheiden beheer van het vermogen en van de dagelijkse verrichtingen mogelijk maakt.
Verwerking door Exact Online?
Merk je dat alle transacties op de subrekening worden geboekt op de hoofdrekening? Deze subrekening heeft hetzelfde rekeningnummer als de hoofdrekening, aangevuld met een rubrieknummer.
➜ Neem contact op met Exact Online: Het rubrieknummer wordt door Exact Online niet in aanmerking genomen, de omgeving detecteert niet dat het om een subrekening van een hoofdrekening gaat. Je kan contact opnemen met Exact Online om deze subrekening apart te laten behandelen.
Wil je geen CODA meer ontvangen voor een subrekening?
Wil je geen CODA meer ontvangen voor een subrekening met betrekking tot één van je actieve mandaten?
➜ Neem contact op met Exact Online: CodaBox kan de CODA-levering van subrekeningen niet stoppen, maar je kan deze subrekening in Exact Online wel apart laten verwerken.

Geen CODA in Exact Online

De meest voorkomende reden waarom een CodaBox klant de CODA-bestanden niet in Exact Online ontvangt, is dat hij/zij EOL niet correct heeft ingesteld.

Drie mogelijke oorzaken:

Onjuiste Exact Online Brievenbus
Het is van essentieel belang om de brievenbus in EOL te configureren (zie de instructies hierboven, stap 1) om je CODA-bestanden rechtstreeks in je boekhoudsoftware te ontvangen.
De bankkoppeling is niet gemaakt in Exact Online
Na het instellen van je digitale brievenbus in EOL, moet je in Exact Online je brievenbus koppelen aan de bankrekening(en) waarvoor je CODA wil ontvangen (zie de instructies hierboven, stap 2).
Boekjaar niet gecreëerd
In Exact Online is het zo dat je, bij de start van een nieuw boekjaar, een nieuw boekjaar in Exact Online moet instellen op de eerste dag van het nieuwe boekjaar. Zoniet worden de door CodaBox verzonden CODA-bestanden niet in Exact Online weergegeven. Zodra het nieuwe boekjaar is gecreëerd, sluit je Exact Online af en start je opnieuw. Alle reeds geleverde CODA-bestanden zijn dan zichtbaar.

Zie ook onze Gerelateerde Artikelen