Avec les données de votre/vos entreprise(s), on a créé votre/vos dossier(s) dans MyCodabox. 

Via le portail en ligne MyCodabox, vous pouvez gérer vous-même votre/vos dossier(s) et ajouter de nouveaux dossiers, comptes et/ou autres services si nécessaire. 


Vous trouverez ici des instructions sur la manière d'ajouter un nouveau compte pour CODA. 

➟  Tout de suite, un mandat est généré dans MyCodabox et doit être signée : cela permet à Codabox de récupérer les CODA auprès de la banque et de vous les remettre.
Vous êtes le représentant légal ? Dans ce cas, vous pouvez signer immédiatement le(s) mandat(s) via MyCodabox.

Une fois que les mandats nécessaires ont été signés et activés, vous recevrez les fichiers requis.


Ajouter un compte bancaire pour un dossier existant
  1. Dans MyCodabox, cliquez sur Dossiers > Liste des dossiers > Rechercher.
    (Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici si vous gérez plusieurs entreprises.)
  2. Pour le dossier de votre choix, dans la colonne la plus à droite, cliquez sur Nouveau Mandat CODA.
  3. Ajoutez le compte bancaire (IBAN).
    Ajouter IBAN✦Vous ne voyez pas de champ IBAN vide ou vous souhaitez ajouter plusieurs comptes ? Cliquez sur Ajouter un compte bancaire.
    ✦Vous voyez une liste de comptes bancaires commandables ? Ce sont les comptes bancaires archivés pour ce dossier et qui peuvent être commandés. Vous pouvez le(s) sélectionner.
  4. Etes-vous le représentant légal de l'entreprise ?
    • Oui ? ➟ Cliquez sur Suivant.
      Suivez les instructions sur l'écran suivant. Les possibilités et les instructions varient selon votre situation et la banque en question.
      Vous ne pouvez pas compléter la signature des documents ? Vous pouvez alors suivre ces instructions plus tard.
    • Non ? ➟ Décochez la case 'Je peux signer le(s) mandat(s) maintenant' et cliquez sur Sauvegarder le mandat.
      Un nouveau mandat est généré et envoyé à l'adresse e-mail enregistrée pour ce dossier. Vous pouvez également contacter vous-même le représentant légal et utiliser ces instructions pour que le représentant légal signe le mandat. 


Activation et livraison des CODA
Vous recevrez les CODA dès que le mandat sera signé et activé.

En coulisses, nous commencerons à travailler pour vous :


CODABOX

Reçoit les mandats signés et les envoie à la banque pour validation et activation.

⇩
LA BANQUE

Vérifie les signatures et active la livraison des fichiers CODA. 

⇩
CODABOX

Délivre les fichiers CODA. 



➟ Est-ce votre première commande CODA et la méthode de livraison n'a-t-elle pas encore été paramétrée ? Consultez ces informations.
➟ Souhaitez-vous faire le suivi de l'état du mandat ? Vous trouverez plus d'infos ici. 



Dépannage


Message 'Détacher le compte bancaire' : ajouter un compte existant déjà sous un autre dossier
Le compte que vous souhaitez ajouter à un dossier existe déjà dans un autre dossier ou a été archivé mais existait auparavant dans un de vos autres dossiers. Il peut s'agir d'une fusion ou d'une erreur dans vos données MyCodabox.
Dans ce cas, vous pouvez déplacer le compte vous-même via MyCodabox.
  1. Suivez les instructions ci-dessus pour ajouter le compte.
    Lorsque vous cliquez sur Sauvegarder le mandat, vous voyez le message "Ce compte bancaire est déjà répertorié dans notre base de données. Il est assigné à un dossier sous votre propre bureau".
  2. Cliquez sur le bouton Détacher le compte bancaire.
    Détacher le compte bancaire
  3. Confirmez l'action par le bouton Détacher le compte bancaire dans le pop-up.
    Confirmer: détacher le compte bancaire
  4. Cliquez de nouveau sur Sauvegarder le mandat.
    Un nouveau mandat bancaire est généré. Dans l'onglet CODA du dossier, vous voyez la ou les actions requises (signature du mandat).
    Vous recevrez les CODA dès que ce mandat sera signé et activé.


☆ Cela ne fonctionne pas pour les comptes qui existent déjà sous un autre environnement MyCodabox (un autre environnement sous votre gestion, ou sous un autre comptable). 
➟  Dans ce cas, envoyez un e-mail à helpdesk@codabox.com avec le numéro de compte bancaire concerné ainsi que le code dossier. Indiquez que vous ne pouvez pas ajouter ce compte via MyCodabox car il existe déjà dans notre système. Nous ferons le nécessaire pour vous.

Message 'Ce compte bancaire est déjà répertorié dans notre base de données'
(a) Vous voyez ce message lorsque le compte que vous voulez ajouter au dossier existe déjà dans un dossier sous un autre environnement (un autre environnement sous votre gestion, ou sous un autre comptable). 
(b) Vous recevez également ce message lorsque l'activation de CODA pour ce compte est déjà en cours. Le compte est alors repris dans la liste des 'Comptes bancaires non commandables' dans la fenêtre pop-up. Dans l'onglet CODA du dossier, vous verrez la ou les actions requises (signature du mandat).  Message: le compte existe déjà
➟  Dans le cas (a) : envoyez un e-mail à helpdesk@codabox.com avec le numéro de compte bancaire concerné ainsi que le code dossier. Indiquez que vous ne pouvez pas ajouter ce compte via MyCodabox car il existe déjà dans notre système. Nous ferons le nécessaire pour vous.

Message 'CODA ne peut pas être commandé'

En ajoutant un compte bancaire dans MyCodabox via les instructions ci-dessus, le message suivant apparaît :
Message: CODA ne peut pas être commandéIl s'agit peut-être d'un compte d'investissement bancaire : certains comptes d'investissement bancaires spécifiques peuvent être partagés entre des sociétés : ce type de compte bancaire appartient à la banque et aucun mandat ne peut être commandé sur ce type de compte.


Quels comptes peuvent être ajoutés ? 
  • Nouveau compte bancaire faisant partie d'une banque partenaire
  • Compte bancaire archivé faisant partie d'une banque partenaire, précédemment lié au même dossier ou à un autre dossier dans le même environnement

Le compte doit être unique dans notre système

Si le système détecte que le compte existe déjà, un message d'erreur s'affiche lorsque vous cliquez sur Sauvegarder le mandat (voir les messages ci-dessus).


Types de comptes non commandables pour CODA / Refusés par la banque 
Certains types de comptes ne permettent pas la livraison des fichiers CODA parce que c'est une règle établie par la banque ou par Codabox. Lorsque le mandat est signé et envoyé à la banque, il est rejeté par la banque.
Règle établie parPas de livraison de CODA pour Remarque 
Banque
  • Les Comptes Tiers 
  • Les ING Lion accounts
  • Les comptes KBC/CBC d'investissement
  • Les comptes privés de personnes physiques
Peut varier d'une banque à l'autre.

Codabox accepte toujours un mandat lié à un compte pour un numéro d'entreprise Belge car nous ne connaissons pas le type de compte pour lequel CODA est commandé.
Le mandat est envoyé à la banque qui décide de la suite à donner à cette demande en fonction des règles qu'elle a établit.
Codabox
  • IBAN étranger
  • Les comptes privés de personnes physiques
Pas de livraison CODA pour les comptes IBAN étrangers (sauf VIVA).


Pas de livraison CODA pour les comptes privés si le compte n'est pas lié à un numéro d'entreprise Belge.

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