Avec les données de votre/vos entreprise(s), on a créé votre/vos dossier(s) dans MyCodaBox.
Via le portail en ligne MyCodaBox, vous pouvez gérer vous-même votre/vos dossier(s) et ajouter de nouveaux dossiers, comptes et/ou autres services si nécessaire.
Vous trouverez ici des instructions sur la manière d'ajouter un nouveau compte pour CODA.
★ Tout de suite, un mandat est généré dans MyCodaBox et doit être signée : cela permet à CodaBox de récupérer les CODA auprès de la banque et de vous les remettre.
Une fois que les mandats nécessaires ont été signés et activés, vous recevrez les fichiers requis.
Ajouter un compte bancaire pour un dossier existant
- Dans MyCodaBox, cliquez sur Dossiers > Liste des dossiers > Rechercher.
- Pour le dossier de votre choix, à droite de la page, cliquez sur Nouveau Mandat CODA.
Le dossier ouvre sur l'onglet CODA. - Cliquez sur Nouveau mandat CODA+.
- Ajoutez le compte bancaire (IBAN).
✦Vous ne voyez pas de champ IBAN vide ou vous souhaitez ajouter plusieurs comptes ? Cliquez sur Ajouter un compte bancaire.
✦Vous voyez une liste de comptes bancaires commandables ? Ce sont les comptes bancaires archivés pour ce dossier et qui peuvent être commandés. Vous pouvez le(s) sélectionner.
✦Vous voyez une liste de comptes bancaires non commandables ? Ce sont les comptes qui ont déjà été demandés, qui sont donc en cours de traitement pour ce dossier et ne peuvent plus être commandés. - Cliquez sur Sauvegarder le mandat.
Un nouveau mandat bancaire est généré. Dans l'onglet CODA du dossier, vous voyez la ou les actions requises (signature du mandat). - Suivez les instructions pour signer le mandat.
Les possibilités et les instructions varient selon votre situation et la banque en question:- Utilisez le lien Signer maintenant si vous êtes le signataire.
- Utilisez le bouton Copier le lien de signature pour envoyer le lien au représentant de l'entreprise.
- Utilisez le bouton Télécharger pour signer sur papier. Ensuite, envoyez les mandats signés à helpdesk@codabox.com.
- Suivez les instructions spécifiques indiqués si c'est un compte KBC/CBC.
Dépannage |
Message 'Détacher le compte bancaire' : ajouter un compte existant déjà sous un autre dossier
Le compte que vous souhaitez ajouter à un dossier existe déjà dans un autre dossier ou a été archivé mais existait auparavant dans un de vos autres dossiers. Il peut s'agir d'une fusion ou d'une erreur dans vos données MyCodaBox.
Dans ce cas, vous pouvez déplacer le compte vous-même via MyCodaBox.
Dans ce cas, vous pouvez déplacer le compte vous-même via MyCodaBox.
- Suivez les instructions ci-dessus pour ajouter le compte.
Lorsque vous cliquez sur Sauvegarder le mandat, vous voyez le message "Ce compte bancaire est déjà répertorié dans notre base de données. Il est assigné à un dossier sous votre propre bureau". - Cliquez sur le bouton Détacher le compte bancaire.
- Confirmez l'action par le bouton Détacher le compte bancaire dans le pop-up.
- Cliquez de nouveau sur Sauvegarder le mandat.
Un nouveau mandat bancaire est généré. Dans l'onglet CODA du dossier, vous voyez la ou les actions requises (signature du mandat).
Vous recevrez les CODA dès que ce mandat sera signé et activé.
☆ Cela ne fonctionne pas pour les comptes qui existent déjà sous un autre environnement MyCodaBox (un autre environnement sous votre gestion, ou sous un autre comptable).
➟ Dans ce cas, envoyez un e-mail à helpdesk@codabox.com avec le numéro de compte bancaire concerné ainsi que le code dossier. Indiquez que vous ne pouvez pas ajouter ce compte via MyCodaBox car il existe déjà dans notre système. Nous ferons le nécessaire pour vous.
Message 'Ce compte bancaire est déjà répertorié dans notre base de données'
(a) Vous voyez ce message lorsque le compte que vous voulez ajouter au dossier existe déjà dans un dossier sous un autre environnement (un autre environnement sous votre gestion, ou sous un autre comptable).
(b) Vous recevez également ce message lorsque l'activation de CODA pour ce compte est déjà en cours. Le compte est alors repris dans la liste des 'Comptes bancaires non commandables' dans la fenêtre pop-up. Dans l'onglet CODA du dossier, vous verrez la ou les actions requises (signature du mandat). 
➟ Dans le cas (a) : envoyez un e-mail à helpdesk@codabox.com avec le numéro de compte bancaire concerné ainsi que le code dossier. Indiquez que vous ne pouvez pas ajouter ce compte via MyCodaBox car il existe déjà dans notre système. Nous ferons le nécessaire pour vous.
Message 'CODA ne peut pas être commandé'
En ajoutant un compte bancaire dans MyCodaBox via les instructions ci-dessus, le message suivant apparaît :
Il s'agit peut-être d'un compte d'investissement bancaire : certains comptes d'investissement bancaires spécifiques peuvent être partagés entre des sociétés : ce type de compte bancaire appartient à la banque et aucun mandat ne peut être commandé sur ce type de compte.
Quels comptes peuvent être ajoutés ?
- Nouveau compte bancaire faisant partie d'une banque partenaire
- Compte bancaire archivé faisant partie d'une banque partenaire, précédemment lié au même dossier ou à un autre dossier dans le même environnement
Le compte doit être unique dans notre système
Si le système détecte que le compte existe déjà, un message d'erreur s'affiche lorsque vous cliquez sur Sauvegarder le mandat (voir les messages ci-dessus).
Types de comptes non commandables pour CODA / Refusés par la banque
Certains types de comptes ne permettent pas la livraison des fichiers CODA parce que c'est une règle établie par la banque ou par CodaBox. Lorsque le mandat est signé et envoyé à la banque, il est rejeté par la banque.
| Règle établie par | Pas de livraison de CODA pour | Remarque |
| Banque |
| Peut varier d'une banque à l'autre. CodaBox accepte toujours un mandat lié à un compte pour un numéro d'entreprise Belge car nous ne connaissons pas le type de compte pour lequel CODA est commandé. Le mandat est envoyé à la banque qui décide de la suite à donner à cette demande en fonction des règles qu'elle a établit. |
| CodaBox |
| Restriction uniquement si le compte n'est pas lié à un numéro d'entreprise Belge. Pas de livraison CODA pour les comptes IBAN étrangers |
Consultez aussi nos Articles Associés