Codabox Business: les questions les plus fréquemment posées par nos clients PME
Votre PME est déjà cliente de Codabox, mais vous n'avez pas encore accès à MyCodabox pour gérer vos services ?
Contactez helpdesk@codabox.com.
CODA |
Comment lier mon compte pour KBC/CBC ? Pourquoi n'ai-je pas encore reçu de CODA pour KBC/CBC ?
Dans MyCodabox, ouvrez le bon mandat et vérifiez ce qui s'applique dans votre cas :
- Le lien KBC/CBC entre Codabox et la banque n'a pas encore été établi ?
➟ Suivez ces instructions ou donnez-les au titulaire du compte :- Tapez dans le champ de recherche Kate en haut de votre KBC/CBC mobile.
- Tapez 'Codabox'.
- Choisissez 'activer Codabox' et suivez les instructions de Kate.
Vous n'avez pas réussi à le faire via Kate ? Suivez alors les instructions en bas de cette page (lier via KBC/CBC Touch ou Business Dashboard).
- Le mandat Codabox n'a pas encore été signé ?
➟ Cliquez sur le bouton Signer maintenant si vous êtes le représentant légal
ou
➟ Cliquez sur le bouton Copier le lien de signature pour envoyer le lien via e-mail à la bonne personne.
Pourquoi n'ai-je pas encore reçu de CODA ?
Dans MyCodabox, allez dans Mandats & services > CODA et vérifiez l'état.
- Le mandat doit-il encore être signé ?
➟ Les mandats dont l'état est 'En attente de signature' doivent encore être signés. Cliquez sur Gérer pour voir les options disponibles. - Le mandat est déjà signé mais pas encore actif ?
➟ Regardez le mandat via l'onglet CODA. L'état vous donne plus d'informations. Cliquez sur le numéro de compte pour plus de détails.
Notez : la banque doit traiter le mandat. Le temps d'attente pour cela varie d'une banque à l'autre. - Le mandat est-il actif et utilisez-vous Exact Online?
➟ Vérifiez si vous avez fait le nécessaire pour les paramètres EOL. - Le mandat est-il actif, mais il n'y a pas encore de transactions sur le compte ?
S'il n'y a pas de transactions, il n'y a pas non plus de CODA.
Pourquoi ne reçois-je soudainement plus de CODA ?
- Vous ne recevez plus du tout de CODA ? Consultez d'abord notre page sur l'état du système. N'y a-t-il pas d'incident actuel? Contactez helpdesk@codabox.com.
- Vous ne recevez plus de CODA pour 1 dossier ou 1 compte ? L'état du compte est-il 'actif' avec 'CODA est fourni' ?
★ Vérifiez s'il y a eu des transactions récemment sur le compte.
S'il n'y a pas de transactions, il n'y a pas non plus de CODA.
★ Y a-t-il eu des transactions pour lesquelles vous n'avez pas reçu de CODA ?
➟ Naviguez vers MyCodabox > Mandats & services > CODA > Renvoyer des fichiers CODA. Cliquez sur Avancé (par compte bancaire) : vous voyez la date du dernier CODA reçu :
- Est-ce une date récente ? Vérifiez votre logiciel comptable.
- N'est-ce pas une date récente ? Contactez helpdesk@codabox.com.
Un fichier CODA manque, puis-je quand même l'obtenir ?
Dans MyCodabox, naviguez au dossier souhaité et cliquez sur l'onglet CODA. Cliquez sur Renvoyer des fichiers CODA.
★ Nous ne pouvons livrer que les CODA reçus de la banque : pour un dossier qui avait déjà un mandat CODA dans le passé (sous votre gestion ou via un comptable), nous pouvons livrer les fichiers CODA rétroactivement à partir de la date d'activation du mandat CODA (max. 2 ans en arrière).
➟ Choisissez la période (dans le champ en haut, ou via le bouton 'par compte bancaire').
Vous recevrez les fichiers CODA via votre méthode de livraison quotidienne.
Je ne parviens pas à récupérer les CODA du passé via MyCodabox
Lorsque vous cliquez sur le bouton Renvoyer des fichiers CODA, l'écran indique la période pour laquelle les fichiers CODA sont disponibles.
★ Nous ne pouvons livrer que les CODA reçus de la banque : pour un dossier qui avait déjà un mandat CODA dans le passé (sous votre gestion ou via un ancien comptable), nous pouvons livrer les fichiers CODA rétroactivement à partir de la date d'activation du mandat CODA (max. 2 ans en arrière).
➟ Vous ne recevez toujours pas de CODA pour une période dans la fourchette demandée ? Cela signifie que Codabox ne dispose pas de ces fichiers (en raison d'une suspension temporaire de la livraison de CODA de la banque à Codabox).
Je ne peux pas signer numériquement. Que faire ?
Pour signer digitalement, le représentant de l'entreprise doit s'identifier via eID ou itsme.
➟ Dans MyCodabox, allez au mandat et cliquez sur Signer maintenant.
Quelque chose ne va pas ? Ouvrez le lient avec le navigateur Google Chrome et réessayez.
➟ La signature numérique ne fonctionne toujours pas ? Contactez helpdesk@codabox.com.
Comment commander CODA pour un IBAN supplémentaire ?
Dans MyCodabox, allez dans le dossier et cliquez sur Nouveau mandat CODA.
- Vous ne voyez pas de champ IBAN vide ou vous souhaitez ajouter plusieurs comptes ? Cliquez sur Ajouter un compte bancaire.
- Vous voyez une liste de comptes bancaires commandables ? Ce sont les comptes bancaires archivés pour ce dossier et qui peuvent être commandés. Vous pouvez le(s) sélectionner.
Vous avez de problèmes ou vous voyez une notification ? En savoir plus.
★ N'oubliez pas que le mandat doit encore être signé.
Puis-je commander CODA pour une entreprise supplémentaire ?
Ajoutez un nouveau dossier via MyCodabox > Dossiers > + Ajouter ou transférer
➟ Ensuite vous pouvez commander un mandat CODA et signer le mandat pour activer le service.
Mon comptable peut-il également recevoir les fichiers CODA ?
Tant que vous avez vous-même un contrat direct avec Codabox, ce n'est pas possible.
Un comptable extenr va-t-il gérer votre comptabilité ? Dans ce cas, demandez-lui s'il est déjà client de Codabox. Il pourra alors ajouter votre entreprise à ses dossiers dans Mycodabox. Dès lors, vous ne pourrez recevoir vos CODA que si votre logiciel est compatible avec le API de Codabox. La liste des logiciels compatibles est disponible sur le site site web de Codabox, sous 'Softwares for entrepreneurs'.
➟ Contactez d'abord helpdesk@codabox.com afin que nous puissions transférer vos données en toute sécurité.
Pourquoi la banque a-t-elle refusé le mandat ? État 'Problème' ou 'Archivé'
L'état est-il 'Problème' ?
Raisons possibles :
- La banque refuse le mandat parce que certaines données sont incorrectes ou que la signature n'est pas autorisée.
➟ Archivez le mandat refusé dans MyCodabox.
➟ Modifiez les données dans l'onglet 'Dossier' et commandez un Nouveau mandat CODA. - La banque refuse le mandat parce que plusieurs personnes doivent signer : Codabox a déjà contacté le représentant de l'entreprise pour lui demander qui sont les bonnes personnes. Disposez-vous de ces informations ? Communiquez-nous les coordonnées des personnes concernées par e-mail. Nous ferons le nécessaire.
L'état est-il 'Archivé' ?
Certains types de comptes peuvent ne pas permettre la livraison de fichiers CODA (par exemple, les comptes privés non liés à un numéro d'entreprise, les comptes tiers, les comptes ING Lion, les comptes KBC/CBC d'investissement).
Lors de la demande du mandat, Codabox ne peut pas vérifier de quel type de compte il s'agit. Lorsque le mandat est signé et envoyé à la banque, il est alors rejeté.
Comment faire si 2 personnes doivent signer le mandat ?
La signature se fait-elle via Twikey ?
➟ Suivez ces étapes (ou passez ces instructions au représentant de l'entreprise si vous ne l'êtes pas) :
- Lancez le processus de signature dans Twikey via le lien reçu.
- Dans la deuxième étape en bas, cochez la case indiquant qu'une 2e personne doit signer.
- Complétez votre propre signature en suivant la procédure dans son intégralité.
- Vous recevez un e-mail 'Notification de nouveau document' confirmant la signature. Envoyez cet e-mail avec le lien à la 2e personne qui doit signer.
La signature se fait-elle via Codabox-Sign ?
➟ Contactez helpdesk@codabox.com et donnez-nous les noms des 2 mandataires. Nous enverrons le mandat pour signature.
Pourquoi la numérotation des fichiers CODA est-elle erronée ?
S'agit-il d'un compte Argenta ?
Argenta utilise par défaut un nouveau numéro CODA pour chaque jour. S'il n'y a pas de transaction un jour donné, vous constaterez par la suite un saut dans la numérotation, car aucun fichier CODA n'a été créé ce jour-la (mais la numérotation se poursuit le lendemain).
➟ Vous rencontrez des problèmes dans le traitement des fichiers à cause de cela ? Contactez le service d'assistance de votre logiciel. Ils pourront éventuellement ajuster certains paramètres pour que l'enregistrement se fasse correctement.
S'agit-il d'un compte Crelan ?
➟ Vous recevez des fichiers avec une numérotation répétitive, que vous ne pouvez pas importer dans votre logiciel comptable ? En savoir plus.
➟ Vous recevez des fichiers avec numérotation 000 ? Demandez au titulaire du compte de demander à son agence bancaire la création de son abonnement myCrelan et l'activation des extraits de compte. L'agence bancaire enverra alors quotidiennement ces derniers en version électronique et numérotés à l'abonnement en ligne.
Je change de logiciel, que dois-je faire ?
Contactez helpdesk@codabox.com. Nous ferons le nécessaire.
Mon numéro d'entreprise change, dois-je en informer Codabox ?
Oui ! Contactez helpdesk@codabox.com en temps utile. Nous ferons le nécessaire.
Plus d'infos sur CODA : c'est ici !
CARO |
Comment commander CARO ? Combien ça coûte ?
Vous pouvez facilement commander CARO via MyCodabox. Le service est actuellement disponible pour Argenta, Bank Van Breda, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA), Fintro (Groupe BNP Paribas) et KBC/CBC (cette liste est régulièrement complétée).
➟ Vous n'avez pas encore accès à MyCodabox ou vous ne voyez pas CARO dans le menu de gauche ? Contactez helpdesk@codabox.com pour signer un nouveau contrat, après quoi vous pourrez commander CARO.
Des informations générales et les tarifs sont disponibles via MyCodabox > Environnement > Services & tarifs.
Je ne parviens pas à activer CARO, que se passe-t-il ?
Vérifiez pour quelle banque vous commandez CARO. Actuellement, CARO est disponible pour Argenta, Bank Van Breda, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA), Fintro (Groupe BNP Paribas) et KBC/CBC.
La référence client est-elle correcte ? Vérifiez-la sur un état de dépenses en format PDF.
L'état est-il 'invitation expirée' et vous n'êtes pas le titulaire de la carte? Envoyez l'invitation à nouveau via MyCodabox.
L'état est-il 'invitation envoyée' ?
★ S'agit-il d'un compte KBC/CBC ?
Le titulaire du compte doit faire le lien entre Codabox et la banque dans son application bancaire.
➟ Suivez ces instructions ou donnez-les au titulaire du compte : Lier KBC/CBC (partager les relevés de carte de crédit)
★ Ne s'agit-il pas d'un compte KBC/CBC ?
➟ Allez dans MyCodabox > Mandats & services > CARO > Gérer. Cliquez sur Démarrer l'activation (si vous êtes le titulaire de la carte) ou cliquez sur Copier le lien d'activation et envoyez ce lien par e-mail au titulaire de la carte. En savoir plus
 | Vous pouvez suivre l'état et les actions requises via MyCodabox > Mandats & services > CARO > Gérer. |
Mon logiciel de comptabilité peut-il lire les fichiers CARO ? Puis-je obtenir les fichiers d'une autre manière ?
Actuellement, seuls Adsolut, Expert/M et BOB peuvent lire CARO en format XML.
➟ Tant que votre logiciel n'a pas implémenté l'intégration XML, vous pouvez utiliser le fichier pdf.
Plus d'infos sur CARO : c'est ici !
SODA |
Comment commander SODA ? Combien ça coûte ?
Vous pouvez facilement commander SODA via MyCodabox.
- Vérifiez sur notre site web si votre secrétariat social est un partenaire CodaBox.
- Vérifiez si votre logiciel de comptabilité est compatible avec SODA (e.a. Adsolut, Exact Online, Expert/M Plus, Horus, Octopus, Odoo, Popsy, Sage BOB, Top Account, Venice, Vero Count, Winauditor, WinBooks, Wings, Yuki).
★ Cette liste n'est pas exhaustive. Si votre logiciel n'y figure pas, n'hésitez pas à le leur demander.
➟ Vous n'avez pas encore accès à MyCodabox ou vous ne voyez pas SODA dans le menu de gauche ? Contactez helpdesk@codabox.com pour signer un nouveau contrat, après quoi vous pourrez demander SODA.
Des informations générales et les tarifs sont disponibles via MyCodabox > Environnement > Services & tarifs.
Je ne reçois pas encore de SODA, que se passe-t-il ?
Vérifiez l'état via MyCodabox > Mandats & services > SODA.
- État 'Non signé' : Il n'y a pas de mandat CODA signé. SODA ne peut être activé qu'à condition qu'il y ait un mandat CODA signé pour le dossier, contenant l'autorisation pour SODA. Signez-le via MyCodabox ou demandez au représentant de l'entreprise le faire.
- État 'Confirmé' : Vérifiez s'il y a effectivement des écritures de paie. Si c'est le cas, contactez helpdesk@codabox.com.
Info supplémentaire : gardez à l'esprit que le document des OD de paie n'est envoyé qu'à la fin du mois et que l'état ne deviendra pas immédiatement actif. - État 'Archivé' ou 'Problème' : En savoir plus sur les états et dépannage.
Il y a des fichiers SODA qui manquent, puis-je encore les obtenir ? Puis-je demander des SODA du passé ?
Contactez helpdesk@codabox.com. Si nous disposons des fichiers SODA, nous les renverrons.
Plus d'infos sur SODA : c'est ici !
Des informations générales et les tarifs de nos services sont disponibles via MyCodabox > Environnement > Services & tarifs.
Besoin d'aide ? Contactez helpdesk@codabox.com