De CodaBox SyncTool is een synchronisatie-tool die ervoor zorgt dat je de CODA-bestanden bij Codabox kan ophalen en lokaal kan bewaren.


INSTALLATIE


Hieronder de te volgen stappen om de CodaBox Synchronisation Tool op je machine te installeren.


Download de software
Je kan de software downloaden via deze link

Opmerking: De software detecteert de taal van je Windows Operating System en past zijn taal daaraan aan.

Zodra de toepassing is geïnstalleerd, wordt deze automatisch geüpdatet wanneer de SyncTool start: na de update hoef je de software alleen maar opnieuw te starten om te genieten van de nieuwste, veilige versie. 


Installatie op Windows
Belangrijk: Je moet de lokale Windows beheerdersrechten hebben om de Synctool te installeren (als je hierover twijfelt, neem dan contact op met je IT-verantwoordelijke).
  • Als je op de link voor Windows op bovenstaande pagina klikt, zal je het zip bestand ‘CodaBox-SyncTool-0.3.10.signedSetup.exe’ kunnen downloaden op je computer
  • Open/dubbelklik op het installatiebestand om het verder te installeren
  • Het volgende venster verschijnt terwijl de software aan het installeren is:
  • Na installatie opent de software automatisch
Opmerking over de synchronisatie van bestanden:
De computer waarop je de installatie hebt uitgevoerd moet ingeschakeld zijn EN het gebruiksaccount, waarmee de installatie werd uitgevoerd, moet actief zijn om de synchronisatie van bestanden automatisch te laten plaatsvinden. Installeer je de SyncTool op een Server? Zorg er voor dat je deze installeert met een gebruiksaccount dat het vaakst actief is op je Server.


OPENEN EN SLUITEN VAN DE SOFTWARE


Software openen
Je kan de software openen door op de shortcut op de Desktop te klikken of via het Windows Start menu of via het Systeemvak van de Windows-taakbalk (links van de klok)


Software sluiten

Het sluiten van de software kan op verschillende manieren:

  • Via het menu: Acties > Toepassing afsluiten
  • Via het systeemvak van de Windows taakbalk, op het icoontje van de CodaBox SyncTool te rechts klikken en te kiezen voor Toepassing afsluiten

Je kan de software ook minimaliseren zodat deze op de achtergrond nog verder draait en automatisch bestanden download als er nieuwe beschikbaar zijn. Dit kan je doen door op de 'x' rechtsboven in de applicatie te klikken.

Eens geminimaliseerd kan je de applicatie weer openen door op het icoontje in de taakbalk te klikken.


De menu's
De CodaBox SyncTool heeft volgende menu's:
  1. Acties
    • Nieuwe verbinding toevoegenEen nieuw venster verschijnt waar je een nieuwe connectie kan toevoegen
    • Toepassing afsluiten: De CodaBox SyncTool wordt afgesloten
  2. Instellingen
    • Taal: Keuze van de applicatietaal
  3. Help
    • Gebruikershandleiding bekijken: De gebruikershandleiding in het Nederlands openen in je browser
    • Versie weergeven: Hier kan je info vinden over de geïnstalleerde versie van de software


CONFIGURATIE


Om de bestanden te downloaden, moet je eerst je software configureren met een gebruikersnaam en paswoord die je van CodaBox ontving. Beschik je hier niet over, gelieve dan contact op te nemen met het CodaBox Support team 


Toevoegen van een verbinding

Een verbinding is een combinatie van een gebruikersnaam, paswoord en een download map.

Je kan verschillende verbindingen toevoegen zodat je van verschillende ftp's de bestanden kunt downloaden, elk in een andere folder op je computer.


Om een verbinding toe te voegen, klik je op de Nieuwe verbinding toevoegen knop die je vindt in het hoofdvenster, of via het menu Acties > Nieuwe verbinding toevoegen. In een nieuw venster zal je de ontvangen gebruikersnaam en paswoord kunnen invullen, alsook de map (naar keuze) waar je de bestanden wil downloaden door op het map-icoon te klikken om de locatie te kiezen via de bestandsverkenner
Gebruik eventueel het (optionele) veld 'Naam van de verbinding' om je verbinding een naam te geven.
Hieronder kan je een voorbeeld vinden van hoe je de connectie details zou kunnen invullen:

Nadat je alles ingevuld hebt, klik je op de Bevestigen knop.  Als je de connectie niet wil opslaan, klik dan op de Annuleren knop. De opgeslagen verbinding zal verschijnen in het hoofdvenster:


Test van de verbinding
Eens de verbinding is toegevoegd, kan je checken of deze wel actief is. Dat kan door op de Test verbinding knop te drukken

Bij een succesvolle verbinding:

  • Toont de Test verbinding knop een groen V voor 5 seconden
  • Wordt de Verbindingsstatus op OK gezet via een groen V
  • Wordt de datum en tijd van de laatste succesvolle verbinding ingevuld

Bij een fout bij de verbinding:

  • Toont de Test verbinding knop een rood uitroepteken ! voor 5 seconden
  • Wordt de Verbindingsstatus op gefaald gezet via een rood uitroepteken !
  • Krijgt de gebruiker een pop-up met de reden van falen

OPGELET! Hieronder vind je een lijst met de meest voorkomende foutmeldingen en hun oplossing


Aanpassen van een verbinding

Als je een fout gemaakt hebt bij het invullen van de gegevens, of je wil de bestemmingsmap wijzigen voor de downloads, dan kan je op de Wijzig verbinding knop klikken die je vindt naast de connectie die je wil aanpassen

Er zal een venster verschijnen met de reeds ingevulde gegevens, zodat je deze makkelijk kan aanpassen. Als je klaar bent, druk je op de Bevestigen knop. Als je niets wilt aanpassen, kan je op de Annuleren knop drukken.


Verwijderen van een verbinding
Je kan ook een bestaande verbinding verwijderen door op de Verwijder verbinding knop te drukken. 
Na een extra confirmatie is deze connectie verwijderd


OPGELET! De bestanden die je lokaal gedownload had, zullen niet verwijderd worden als je de connectie verwijdert in de CodaBox SyncTool. Als je deze ook wil verwijderen, zal je dit manueel moeten doen op je computer.


Download van bestanden

Van zodra de verbinding opgezet is, zal de CodaBox SyncTool elke 2 uur checken of er nieuwe bestanden beschikbaar zijn, en ze ook downloaden in de gespecifieerde folder.


Je kan ook op elk moment zelf checken en bestanden downloaden als ze beschikbaar zijn op de server.

 Klik hiervoor op de Download bestanden knop naast de gewenste connectie


De downloadmap van de bestanden raadplegen
De downloadmap is toegankelijk via het map icoontje


Meer over het aanleveren van bestanden in ons artikel 'Waar worden alle CodaBox-bestanden afgeleverd via FTP?'


MEEST VOORKOMENDE FOUTMELDINGEN


Als er een fout optreedt, zal je een venster krijgen met de omschrijving van de fout. In dit hoofdstuk kan je een overzicht vinden van de meest voorkomende fouten en wat je eraan kan doen.


Ik kan niet inloggen
  1. Login of paswoord incorrect
    Het is mogelijk dat jouw login of paswoord niet correct zijn. Check even of je inderdaad de login en het paswoord gebruikt dat je van CodaBox ontvangen hebt.
  2. Firewall problemen
    Als je een juiste login en paswoord gebruikt, maar toch lukt het niet om te verbinden met de CodaBox server, dan kunnen er verschillende andere redenen zijn waarom je niet kan verbinden. Check daarom altijd eerst met je IT-afdeling: het kan zijn dat het probleem bij de firewall ligt die je gebruikt. Zij kunnen dit eenvoudig oplossen voor jou.


Mijn bestanden worden niet gedownload
  1. Geen toegang tot de folder
    Je hebt een werkende connectie, maar toch komen de de bestanden niet in de door jou gekozen folder. Het kan gebeuren dat je geen rechten hebt om in die folder bestanden te schrijven. Check even met je IT-afdeling, zij kunnen dit probleem oplossen voor jou.
  2. Niet genoeg ruimte
    Het kan ook zijn dat er niet genoeg opslagruimte hebt op de schijf waar de folder zich bevindt. In dit geval zal je ruimte moeten vrijmaken door andere documenten te verwijderen of verplaatsen.


Andere foutmeldingen
Je hebt de meest voorkomende foutmeldingen hierboven gecontroleerd, maar het probleem blijft bestaan? Raadpleeg de logs, de oplossing voor je probleem kan zich daar bevinden. 
De logs zijn op datum/verbinding gesorteerd en kunnen zeer nuttige informatie bevatten over wat er is gebeurd. 
Ze zijn beschikbaar in het venster dat je verbindingen weergeeft, via de knop 'Toon logs':

Kan je het probleem zelf niet oplossen?

Neem contact op met het CodaBox Support Team, we helpen je graag!