Met de gegevens van jouw onderneming(en) zijn in MyCodabox dossier(s) aangemaakt. 

Via het online MyCodabox-portaal kan je zelf je dossier(s) beheren en zo nodig nieuwe dossiers, rekeningen en/of andere diensten toevoegen. 


Hier vind je instructies om een nieuwe rekening voor CODA toe te voegen.

➟  Dan wordt in MyCodabox meteen een volmacht gegenereerd die getekend moet worden: zo krijgt Codabox toestemming om de CODA op te vragen bij de bank en bij jou te leveren.
Ben jij de wettelijke vertegenwoordiger? Dan kan je de volmacht(en) meteen via MyCodabox tekenen.

Zodra de nodige volmachten getekend en geactiveerd zijn, ontvang je de gewenste bestanden.


Voeg een rekening toe voor een bestaand dossier
  1. In MyCodabox, klik op Dossiers > Lijst dossiers > Zoeken.
    (Vind je het dossier niet? Klik hier indien je meerdere ondernemingen beheert.)
  2. Voor het gekozen dossier, in de meest rechtse kolom, klik je op Nieuwe CODA volmacht.
  3. Voeg de bankrekening (IBAN) toe.
    IBAN toevoegen✦Zie je geen leeg IBAN-vak of wil je meerdere rekeningen toevoegen? Klik dan op Bankrekening toevoegen.
    ✦Zie je een lijst van Bestelbare bankrekeningen? Dit zijn de gearchiveerde bankrekeningen voor dit dossier die kunnen besteld worden. Je kan deze selecteren.
  4. Ben je zelf de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming?
    • Ja? ➟ Klik op Volgende.
      Volg de instructies op het volgende scherm. De mogelijkheden en instructies verschillen naargelang de bank in kwestie.
      Kan je de ondertekening toch niet meteen voltooien? Dan kan je later deze instructies volgen.
    • Nee? ➟ Zet het vinkje 'Ik kan de volmacht(en) nu ondertekenen' uit en klik op Volmacht opslaan.
      Een nieuw mandaat wordt gegenereerd en verstuurd naar het e-mailadres dat voor dit dossier geregistreerd is. Je kan ook zelf contact opnemen met de wettelijke vertegenwoordiger en deze instructies gebruiken voor de ondertekening van het mandaat.


Activatie en levering CODA
Je ontvangt CODA zodra de volmacht ondertekend en geactiveerd is.

Achter de schermen gaan wij voor jou aan de slag:


CODABOX

Ontvangt de ondertekende mandaten en stuurt ze naar de bank voor validatie en activatie.

⇩
DE BANK

Verifieert de handtekeningen en activeert de aanlevering van CODA-bestanden. 

⇩
CODABOX

Levert de CODA-bestanden aan. 



➟ Is dit je eerste CODA-bestelling en is de leveringsmethode nog niet ingesteld? Bekijk dan deze informatie.
➟ Volg je de status van het mandaat graag mee op? Hier vind je meer info.



Troubleshooting


Melding 'Ontkoppel bankrekening': een rekening toevoegen die al onder een ander dossier bestaat
De rekening die je aan een dossier wil toevoegen, bestaat al onder een ander dossier of werd gearchiveerd maar bestond vroeger onder één van je andere dossiers. Het gaat bijvoorbeeld om een fusie of een vergissing in je MyCodabox-gegevens.
In dat geval kan je de rekening zelf verplaatsen via MyCodabox.
  1. Volg de instructies hierboven om de rekening toe te voegen.
    Wanneer je op Volmacht opslaan klikt, zie je de boodschap "Deze bankrekening bestaat al in ons systeem. Ze is al toegekend aan een dossier."
  2. Klik op de knop Ontkoppel bankrekening.
    Ontkoppel bankrekening
  3. Bevestig je keuze in de pop-up, met de knop Ontkoppel bankrekening.
    Bevestig: Ontkoppel bankrekening
  4. Klik opnieuw op Volmacht Opslaan.
    Er wordt een nieuw mandaat gegenereerd. In het tabblad CODA van het dossier zie je de vereiste actie(s) (ondertekening mandaat).
    Je ontvangt CODA zodra dit mandaat ondertekend en geactiveerd is.

☆ Dit werkt niet voor rekeningen die al bestaan onder een andere MyCodabox omgeving (een andere omgeving onder jouw beheer, of onder een andere boekhouder). 
➟  Stuur in dat geval een e-mail naar helpdesk@codabox.com met het bankrekeningnummer en de dossiercode. Vermeld dat je deze rekening niet kan toevoegen via MyCodabox omdat ze al bestaat in ons systeem. We zullen het nodige doen.

Melding 'Deze bankrekening bestaat al in ons systeem'
(a) Je krijgt deze melding wanneer de rekening die je aan het dossier wil toevoegen al bestaat in een dossier onder een andere omgeving (een andere omgeving onder jouw beheer, of onder een andere boekhouder). 
(b) Je krijgt deze melding ook wanneer de activatie van CODA voor deze rekening al in behandeling is. De rekening wordt dan vermeld in de lijst 'Niet bestelbare rekeningen' in het pop-up scherm. In het tabblad CODA van het dossier zie je de vereiste actie(s) (ondertekening mandaat).  Melding: de bankrekening bestaat al
➟  Gaat het om geval (a)? Stuur een e-mail naar helpdesk@codabox.com met het bankrekeningnummer en de dossiercode. Vermeld dat je deze rekening niet kan toevoegen via MyCodabox omdat ze al bestaat in ons systeem. We zullen het nodige doen.

Melding 'CODA kan niet besteld worden'

Bij het toevoegen van een bankrekening in MyCodabox via de instructies hierboven verschijnt het volgende bericht:
Melding: bankrekening kan niet worden besteld in MyCodaBoxMogelijk gaat het om een bankinvesteringsrekening: sommige specifieke bankinvesteringsrekeningen kunnen worden gedeeld tussen bedrijven: dit type bankrekening behoort toe aan de bank en er kan geen volmacht worden besteld op dit type van rekening.


Welke soorten bankrekeningen kunnen worden toegevoegd?
  • Nieuwe bankrekening van een partnerbank
  • Gearchiveerde bankrekening van een partnerbank, voorheen gekoppeld aan hetzelfde dossier of een ander dossier in dezelfde omgeving

De rekening moet uniek zijn in ons systeem

Als het systeem detecteert dat de rekening al bestaat, wordt een foutbericht weergegeven wanneer je op Volmacht opslaan klikt (zie de meldingen hierboven).


Type rekeningen waarvoor CODA niet mogelijk / Geweigerd door bank
Bepaalde rekeningtypes kunnen de levering van CODA-bestanden niet toestaan. Ofwel omdat dit een regel is die door de bank is ingesteld, ofwel door Codabox. Wanneer het mandaat ondertekend is en naar de bank wordt gestuurd, wordt het door de bank geweigerd.
Regel ingesteld doorGeen CODA levering voorOpmerking
Bank
  • Derdenrekeningen
  • ING Lion accounts
  • KBC Beleggersrekeningen
  • Privérekeningen van natuurlijke personen
Kan van bank tot bank verschillen.

Codabox aanvaardt altijd een mandaat gekoppeld aan een rekening voor een Belgisch ondernemingsnummer, daar wij niet weten voor welk type rekening CODA wordt besteld.

Het mandaat wordt naar de bank gestuurd. Die beslist wat er met het verzoek moet gebeuren volgens de regels die zij heeft vastgesteld.

Codabox
  • Buitenlandse IBANs
  • Privérekeningen van natuurlijke personen

Geen CODA levering voor buitenlandse IBANs (behalve VIVA).


Geen CODA voor privérekeningen indien de rekening niet gekoppeld is aan een Belgisch ondernemingsnummer.


Zie ook onze Gerelateerde Artikelen