Codabox Business: De meest gestelde vragen door onze kmo klanten
Is jouw kmo al Codabox klant, maar heb je nog geen toegang tot MyCodabox om je diensten te beheren?
Contacteer helpdesk@codabox.com.
CODA |
Hoe moet ik mijn rekening koppelen voor KBC? Waarom ontvang ik nog geen CODA voor KBC?
Ga in MyCodabox naar de juiste volmacht en bekijk wat van toepassing is:
- Is de KBC link tussen Codabox en de bank nog niet gemaakt?
➟ Volg deze instructies of geef ze door aan de rekeninghouder:- Tik op het Kate zoekveld bovenaan je KBC mobile.
- Typ 'Codabox'.
- Kies dan 'Codabox activeren' en volg de instructies van Kate.
Lukt het niet via Kate? Volg dan de instructies onderaan deze pagina (koppelen via KBC Touch of Business Dashboard).
- Is het Codabox mandaat nog niet getekend?
➟ Klik op de knop Ondertekening nu starten als je zelf de wettelijke vertegenwoordiger bent.
of
➟ Klik op het kopieer-icoon (Kopieer ondertekenlink) om dan de link via e-mail naar de juiste persoon te sturen.
Waarom ontvang ik nog geen CODA?
Ga in MyCodabox naar Volmachten & diensten > CODA en bekijk de status.
- Moet de volmacht nog getekend worden?
➟ Mandaten met status 'In afwachting van ondertekening' moeten nog getekend worden. Klik op Beheer om je opties te zien. - Is de volmacht al getekend, maar nog niet actief?
➟ Bekijk het mandaat op het CODA tabblad. De status geeft je meer informatie. Klik op het rekeningnummer voor meer details.
Nota: de bank moet het mandaat verwerken. De wachttijd hiervoor varieert van bank tot bank. - Is de volmacht actief en werk je met Exact Online?
➟ Kijk na of je het nodige hebt gedaan voor de EOL instellingen. - Is de volmacht actief, maar zijn er nog geen transacties op de rekening?
Als er geen transacties zijn, is er ook geen CODA.
Waarom ontvang ik plots geen CODA meer?
- Ontvang je helemaal geen CODA meer? Bekijk eerst onze statuspagina. Is er geen lopend incident, contacteer helpdesk@codabox.com.
- Ontvang je voor 1 dossier of 1 rekening geen CODA meer? Is de status van de rekening 'actief' met 'CODA wordt geleverd'?
★ Kijk na of er recent verrichtingen zijn gebeurd op de rekening.
Als er geen transacties zijn, is er ook geen CODA.
★ Zijn er wel verrichtingen geweest waarvoor je geen CODA hebt ontvangen?
➟ Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > CODA > Opnieuw aanleveren CODA. Klik op Uitgebreid (per bankrekening): je ziet de datum van de laatst ontvangen CODA:
- Is dit een recente datum? Controleer dan je boekhoudpakket.
- Is dit geen recente datum? Contacteer helpdesk@codabox.com.
Er ontbreekt een CODA-bestand, kan ik dit nog krijgen?
Ga in MyCodabox naar het dossier en klik op het tabblad CODA. Klik op Opnieuw aanleveren CODA.
★ We kunnen enkel de CODA's leveren die we ontvangen hebben van de bank: voor een dossier dat in het verleden al een CODA mandaat had (onder jouw beheer of via een boekhouder), kunnen we CODA-bestanden retroactief aanleveren vanaf de datum waarop het CODA mandaat werd geactiveerd (max. 2 jaar terug in het verleden).
➟ Kies de periode (in het veld bovenaan, of via de knop 'per bankrekening').
Je ontvangt de gevraagde CODA-bestanden via je dagelijkse aanlevermethode.
Het lukt me niet om CODA uit het verleden op te vragen via MyCodabox
Wanneer je op de knop Opnieuw aanleveren CODA klikt, geeft het scherm aan voor welke periode CODA-bestanden beschikbaar zijn.
★ We kunnen enkel de CODA's leveren die we ontvangen hebben van de bank: voor een dossier dat in het verleden al een CODA mandaat had (onder jouw beheer of via een boekhouder), kunnen we CODA-bestanden retroactief aanleveren vanaf de datum waarop het CODA mandaat werd geactiveerd (max. 2 jaar terug in het verleden).
➟ Ontvang je toch geen CODA van een tussenliggende aangevraagde periode? Dan heeft Codabox deze bestanden niet (wegens tijdelijke stopzetting van de aanlevering van CODA van de bank naar Codabox).
Ik kan niet digitaal ondertekenen. Wat nu?
Om digitaal te ondertekenen moet de vertegenwoordiger van de onderneming zich identificeren via eID of itsme.
➟ Ga in MyCodabox naar het mandaat en klik op Ondertekening nu starten.
Loopt er iets fout? Open de link met de browser Google Chrome en probeer het nog eens.
➟ Lukt digitaal tekenen nog steeds niet? Contacteer helpdesk@codabox.com.
Hoe bestel ik CODA voor een extra IBAN?
Ga in MyCodabox naar het dossier en klik op Nieuwe CODA volmacht.
- Zie je geen leeg IBAN-vak of wil je meerdere rekeningen toevoegen? Klik dan op Bankrekening toevoegen.
- Zie je een lijst van Bestelbare bankrekeningen? Dit zijn de gearchiveerde bankrekeningen voor dit dossier die kunnen besteld worden. Je kan deze selecteren.
Verschijnt er een melding of ervaar je problemen? Lees meer.
★ Vergeet niet dat het mandaat hierna nog getekend moet worden.
Kan ik CODA voor een extra onderneming bestellen?
Voeg een nieuw dossier toe via MyCodabox > Dossiers > + Toevoegen of overbrengen
➟ Daarna kan je een CODA volmacht aanvragen en het mandaat tekenen om de dienst te activeren.
Kan mijn boekhouder ook de CODA-bestanden ontvangen?
Zo lang je zelf een direct contract hebt met Codabox, kan dit niet.
Gaat een externe boekhouder jouw boekhouding beheren? Vraag dan of je boekhouder al klant is bij Codabox. Dan kan je boekhouder jouw onderneming toevoegen aan zijn dossiers in Mycodabox. Jij kan vanaf dan enkel je CODA ontvangen als je software compatibel is met de Codabox API. De lijst van deze compatibele softwares is beschikbaar op de Codabox-website, onder 'Softwares for entrepreneurs'.
➟ Contacteer eerst helpdesk@codabox.com zodat we je gegevens veilig kunnen overzetten.
Waarom is de volmacht geweigerd door de bank? Status 'Probleem' of 'Gearchiveerd'
Is de status 'Probleem'?
Mogelijke redenen:
- De bank weigert het mandaat omdat bepaalde gegevens niet kloppen of de handtekening niet is toegestaan.
➟ Archiveer het geweigerde mandaat in MyCodabox
➟ Pas de gegevens aan in het dossier en bestel een Nieuwe CODA Volmacht. - De bank weigert het mandaat omdat meerdere personen moeten tekenen: Codabox heeft de vertegenwoordiger van de onderneming al gecontacteerd met de vraag wie de juiste personen zijn. Heb jij deze informatie? Geef ons de contactgegevens van de juiste personen door via e-mail. Wij volgen dit voor je op.
Is de status 'Gearchiveerd'?
Bepaalde rekeningtypes kunnen de levering van CODA-bestanden niet toestaan (bijvoorbeeld privérekeningen niet gekoppeld aan ondernemingsnummer, derdenrekeningen, ING Lion accounts, KBC beleggersrekeningen).
Bij de aanvraag van de volmacht kan Codabox niet nagaan om welke type rekening het gaat. Wanneer het mandaat ondertekend is en naar de bank wordt gestuurd, wordt het dan geweigerd.
Hoe werkt het wanneer 2 personen de volmacht moeten tekenen?
Verloopt de ondertekening via Twikey?
➟ Je gaat als volgt te werk (of geef deze informatie aan de vertegenwoordiger van de onderneming als je dat zelf niet bent):
- Start het ondertekeningsproces in Twikey via de ontvangen link.
- Vink in de tweede stap onderaan aan dat een 2de persoon moet tekenen.
- Vervolledig je eigen ondertekening door de procedure volledig te volgen.
- Je ontvangt een e-mail 'Kennisgeving nieuw document' ter bevestiging van de ondertekening. Bezorg deze e-mail met link aan de 2de persoon die moet tekenen.
Verloopt de ondertekening via Codabox-Sign?
➟ Contacteer helpdesk@codabox.com en geef de namen van de 2 volmachthouders door. Wij bezorgen de volmacht
ter ondertekening.
Waarom is de nummering van de CODA-bestanden fout?
Gaat het om een Argenta rekening?
Argenta voorziet standaard voor elke dag een nieuw CODA-nummer. Indien er op een dag geen verrichtingen zijn, zie je daarna een sprong in de nummering aangezien er die dag geen CODA-bestand werd aangemaakt (maar de nummering de volgende dag wel doorloopt).
➟ Ondervind je hierdoor problemen met de verwerking van de bestanden? Neem rechtstreeks contact op met de support van jouw softwarepakket. Zij kunnen eventueel bepaalde parameters aanpassen, zodat het boeken correct kan gebeuren.
Gaat het om een Crelan rekening?
➟ Ontvang je bestanden met repetitieve nummering die je niet in je boekhoudsoftware kan importeren? Lees meer.
➟ Ontvang je bestanden met nummering 000? De rekeninghouder kan bij zijn bankkantoor de creatie van zijn myCrelan-abonnement en de activering van de rekeninguittreksels aanvragen. Het bankkantoor zal die vervolgens dagelijks in elektronische versie en genummerd naar het online-abonnement sturen.
Ik verander van software, wat moet ik doen?
Contacteer helpdesk@codabox.com. Wij doen het nodige.
Mijn ondernemingsnummer wijzigt, moet ik Codabox verwittigen?
Ja! Contacteer helpdesk@codabox.com tijdig. Wij doen het nodige.
Meer weten over CODA: je leest het hier!
CARO |
Hoe bestel ik CARO? Hoeveel kost het?
Je bestelt CARO eenvoudig via MyCodabox. De dienst is momenteel beschikbaar voor Argenta, Bank Van Breda, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA), Fintro (BNP Paribas Groep) en KBC/CBC (deze lijst wordt regelmatig uitgebreid).
➟ Heb je nog geen toegang tot MyCodabox of zie je CARO niet in het linkermenu? Contacteer helpdesk@codabox.com om een nieuw contract te tekenen, daarna kan je CARO aanvragen.
Algemene informatie en tarieven vind je via MyCodabox > Omgeving > Diensten & tarieven.
Het lukt me niet om CARO te activeren, wat loopt er mis?
Kijk na voor welke bank je CARO bestelt. Momenteel ondersteunen enkel deze banken CARO: Argenta, Bank Van Breda, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA), Fintro (BNP Paribas Groep) en KBC/CBC.
Klopt de klantenreferentie? Kijk ze na op een pdf-uitgavenstaat.
Is de status 'uitnodiging verzonden'?
★ Gaat het om een KBC rekening?
De rekeninghouder moet in zijn/haar banktoepassing de link maken tussen Codabox en de bank.
➟ Volg deze instructies of geef ze door aan de kaarthouder: KBC koppelen (kredietkaartafschriften delen)
★ Gaat het niet om een KBC rekening?
➟ Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > CARO > Beheer. Klik op Start activatie (als je zelf de kaarthouder bent) of klik op het kopieer-icoon (Kopieer activatielink) en stuur deze link via e-mail naar de kaarthouder. Lees meer
 | Je kan de status en de vereiste acties opvolgen via MyCodabox > Volmachten & diensten > CARO > Beheer. |
Kan mijn boekhoudpakket CARO-bestanden inlezen? Kan ik de bestanden op een andere manier krijgen?
Momenteel kunnen enkel Adsolut, Expert/M en BOB de CARO in XML-formaat inlezen.
➟ Zolang je software de XML integratie niet geïmplementeerd heeft, kan je het pdf-bestand gebruiken.
Meer weten over CARO: je leest het hier!
SODA |
Hoe bestel ik SODA? Hoeveel kost het?
Je bestelt SODA eenvoudig via MyCodabox.
- Controleer via onze website of jouw sociaal secretariaat een Codabox-partner is.
- Controleer of je boekhoudsoftware compatibel is met SODA (o.a. Adsolut, Exact Online, Expert/M Plus, Horus, Octopus, Odoo, Popsy, Sage BOB, Top Account, Venice, Vero Count, Winauditor, WinBooks, Wings, Yuki).
★ Deze lijst is niet volledig. Staat je software er niet bij, vraag het dan even na.
➟ Heb je nog geen toegang tot MyCodabox of zie je SODA niet in het linkermenu? Contacteer helpdesk@codabox.com om een nieuw contract te tekenen, daarna kan je SODA aanvragen.
Algemene informatie en tarieven vind je via MyCodabox > Omgeving > Diensten & tarieven.
Ik ontvang geen SODA. Hoe komt dat?
Kijk de status na via MyCodabox > Volmachten & diensten > SODA.
- Status 'Niet ondertekend': Er is geen ondertekend CODA mandaat. SODA kan enkel geactiveerd worden op voorwaarde dat er voor het dossier een ondertekend CODA mandaat is, dat de toestemming voor SODA bevat. Doe dit via MyCodabox of vraag de vertegenwoordiger van de onderneming om het CODA mandaat te ondertekenen.
- Status 'Bevestigd': Kijk na of er wel degelijk loonboekingen gebeuren. Zo ja, contacteer helpdesk@codabox.com.
Extra info: hou er rekening mee dat er pas op het einde van de maand een loonboekingsdocument verzonden wordt, en dat de status niet onmiddellijk actief zal worden. - Status 'Gearchiveerd' of 'Probleem': Lees meer over de statussen en troubleshooting.
Er ontbreken SODA-bestanden. Kan ik die nog krijgen? Kan ik SODA uit het verleden opvragen?
Contacteer helpdesk@codabox.com. Indien we de SODA-bestanden hebben, leveren we ze opnieuw aan.
Meer weten over SODA: je leest het hier!
Algemene informatie en tarieven van onze diensten vind je via MyCodabox > Omgeving > Diensten & tarieven.
Heb je hulp nodig? Contacteer helpdesk@codabox.com