Avec les données de vos clients, vos dossiers sont créés dans MyCodaBox. Vos clients peuvent alors signer leur mandat pour que vous receviez les fichiers. Vous aurez également accès à MyCodaBox pour gérer et suivre vos dossiers et ajouter vous-même de nouveaux dossiers.
La fiche signalétique (téléchargez ici) est un document que nous vous invitons à compléter pour que vous puissiez commander des mandats pour vos dossiers dès que vous devenez client chez CodaBox. Ce document peut être utilisé pour passer votre première commande mais aussi par la suite, si vous devez effectuer une commande importante. Dans le cas de commandes individuelles, nous vous invitons à les effectuer via MyCodaBox.
Quelles sont les informations dont nous avons besoin ? |
⇨ Les données de votre contrat avec CodaBox
- Le nom et le numéro d'entreprise de votre bureau comptable.
- Les coordonnées e-mail et GSM de la personne avec qui CodaBox pourra échanger des informations si nécessaire.
⇨ Les informations de votre bureau comptable
- Le logiciel comptable avec lequel vous travaillez : complétez une Fiche signalétique PAR logiciel comptable.
- Le nom et l'e-mail de la personne avec qui CodaBox pourra échanger des informations techniques si nécessaire.
- La date* à partir de laquelle nous devons envoyer les mandats à vos clients.
⇨ Les détails de facturation
- L'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez recevoir la facture de CodaBox.
- Le nom de la personne.
⇨ L'accès à MyCodaBox
- Les adresses e-mail des employés qui souhaitent accéder à MyCodaBox (veuillez ne pas utiliser d'adresses génériques et ne pas partager les logins entre les employés).
| * Date d'envoi des mandats En tant que comptable, vous devez informer vos clients AVANT cette date qu'ils recevront un mandat à signer via CODABOX. Utilisez notre modèle d'e-mail pour informer votre client. Vous trouverez plus d'informations sur les mandats dans cet article. |
⇨ Les données nécessaires pour la commande des mandats pour vos dossiers:
| Champ | Description | ||
| Code dossier | Si les fichiers CODA sont livrés sur votre serveur, ils seront stockés dans l'Arborescence CODA, dans le dossier ayant comme nom ce code dossier. Cette valeur est unique par numéro d'entreprise et un seul code dossier peut être choisi par numéro d'entreprise. Ce nom peut par exemple correspondre au nom du dossier de votre client dans votre programme comptable. | ||
| Nom d'entreprise | Le nom de l’entreprise de votre client. | ||
| Valablement représenté par | Le nom de la personne qui est le mandataire sur le(s) compte(s) et qui est donc autorisée à signer le mandat. | ||
| Fonction dans la société | La fonction du Représentant de l'entreprise. | ||
| Langue | La langue qui sera utilisée par CodaBox pour communiquer avec votre client. | ||
| Adresse | Veuillez ne pas mettre de virgule entre le nom de la rue et le numéro du bâtiment. | ||
| Code Postal | Le Code Postal | ||
| Commune | La Ville | ||
| N° d'entreprise | Uniquement des chiffres (sans le BE) et uniquement des entreprises Belges. | ||
| Cette adresse e-mail est utilisée pour communiquer avec votre client (envoi des mandats CODA, activation d'autres services). Veuillez ne pas entrer l'adresse e-mail de votre Fiduciaire, sauf si cela concerne votre propre bureau. | |||
| Banque | Indiquez ici le nom de la banque, en veillant à compléter une ligne par entreprise et par banque.
| ||
| Compte 1- IBAN | Indiquez le numéro IBAN à 14 chiffres. Les comptes en devises liés (USD, GBP, ...) ou les sous-comptes ING (OptiCash, ...) sont automatiquement activés. | ||
| Compte 2- IBAN | " | ||
| Compte 3- IBAN | " | ||
| Compte 4- IBAN | " | ||
| Compte 5- IBAN | " | ||
| Boîte Exact Online | À compléter uniquement si cette fiche est destinée à votre logiciel Exact Online. Indiquez les coordonnées de la boîte aux lettres électronique Exact Online. |