Met de gegevens van je klanten worden in MyCodaBox dossiers aangemaakt. Je klanten kunnen dan hun mandaten tekenen zodat jij de bestanden ontvangt. Je krijgt ook toegang tot MyCodaBox om je dossiers voortaan zelf te beheren, op te volgen en nieuwe dossiers toe te voegen.
Om bij je aansluiting bij CodaBox al meteen CODA mandaten te bestellen voor je dossiers, nodigen we je uit onze gegevensfiche (download hier) in te vullen. Deze kan gebruikt worden bij de eerste bestelling, of bij volgende grote bestellingen. Voor individuele aanvragen na opstart met CodaBox nodigen we je uit om deze zelf te doen via MyCodaBox.
Welke informatie hebben we nodig? |
⇨ Je contractgegevens met CodaBox
- De naam en het ondernemingsnummer van je kantoor.
- De e-mail en mobiele gegevens van de persoon met wie CodaBox indien nodig informatie kan uitwisselen.
⇨ Informatie over je kantoor
- Het boekhoudpakket waarmee je werkt: vul voor elk boekhoudpakket een aparte Gegevensfiche in.
- De naam en het e-mailadres van de persoon met wie CodaBox indien nodig technische informatie kan uitwisselen.
- De datum* vanaf wanneer wij de mandaten naar je klanten moeten sturen.
⇨ Je facturatiegegevens
- Het e-mailadres waarop je de factuur van CodaBox wenst te ontvangen.
- De naam van deze persoon.
⇨ MyCodaBox toegang
- De e-mailadressen van de werknemers die toegang wensen tot MyCodaBox (gelieve geen generieke adressen te gebruiken en geen logins te delen onder de werknemers).
* Datum verzending mandaten Als boekhouder moet je je klanten VÓÓR deze datum meedelen dat zij via CODABOX een mandaat zullen ontvangen om te ondertekenen. Gebruik daarvoor onze handige e-mail template om je klant in te lichten. Meer informatie over de mandaten vind je in dit artikel. |
⇨ De nodige gegevens voor de bestelling van de CODA mandaten voor je dossiers:
| Veld | Beschrijving | ||
| Dossiercode | Indien de CODA bestanden geleverd worden op je server, zullen de CODA bestanden opgeslagen worden onder de map met als naam deze dossiercode in de CODA boomstructuur. Deze waarde is uniek per ondernemingsnummer. Gebruik dus geen twee verschillende dossiercodes voor hetzelfde ondernemingsnummer. Deze naam kan bijvoorbeeld overeenkomen met de naam van het dossier van je klant in je boekhoudpakket. | ||
| Bedrijfsnaam | De bedrijfsnaam van je klant. | ||
| Rechtsgeldig vertegenwoordigd door | De naam van de persoon die volmachthouder is op de rekening(en) en dus gemachtigd is om het mandaat te ondertekenen. | ||
| Functie in het bedrijf | De functie van de volmachthouder. | ||
| Taal | De taal die door CodaBox zal worden gebruikt om met je klant te communiceren. | ||
| Straat en nr | Gelieve geen komma te plaatsen tussen straat en nummer. | ||
| Postcode | De postcode | ||
| Gemeente | De stad | ||
| Ondernemingsnummer | Gelieve geen BE voor het nummer te plaatsen. Er kan enkel CODA aangevraagd worden voor Belgische bedrijven. | ||
| Dit e-mailadres wordt gebruikt om te communiceren met je klant (verzending van de CODA volmachten, activatie van andere diensten). Gelieve niet het e-mailadres van je kantoor in te voeren tenzij deze aanvraag je eigen kantoor betreft. | |||
| Bank | Vul hier de naam van de bank in en zorg ervoor dat je één lijn per bedrijf en per bank invult.
| ||
| Bankrekening 1- IBAN | Geef enkel het 14-cijferige IBAN nummer op. Gekoppelde valuta rekeningen (USD,GBP,..) of ING subrekeningen (OptiCash, …) worden automatisch mee geactiveerd. | ||
| Bankrekening 2 - IBAN | " | ||
| Bankrekening 2 - IBAN | " | ||
| Bankrekening 4 - IBAN | " | ||
| Bankrekening 5 - IBAN | " | ||
| Exactbox e-mail | Enkel in te vullen als deze fiche voor je Exact Online pakket bestemd is. Vul de waarde van de Exact Online digitale brievenbus in. |