Quels documents mon client doit-il signer ?

CodaBox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :

  • Le mandat Bancaire : L'Entreprise donne son accord pour que CodaBox récupère ses extraits de compte au format numérique (CODA) auprès de sa banque.
  • Le mandat de TélétransmissioL'Entreprise donne son accord pour que CodaBox fasse parvenir ses extraits de compte au format numérique (CODA) à son comptable.

Documents (version papier) signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com


C'est CodaBox qui s’occupe de la gestion de vos mandats ?
CodaBox envoie un e-mail à votre client pour récupérer les documents signés.
Le contenu de l'e-mail dépend de la banque et varie si le client a déjà un mandat actif ou pas :
Mandat Bancaire déjà actif *Mandat Bancaire NON actif
Toute BanqueArgenta Belfius, Crelan, BNP Paribas Fortis, Bank Van BredaKBC/CBCToutes les banques sauf Argenta, Belfius, KBC, CBC
Uniquement le Mandat de TélétransmissionLien de Signature digitale (CodaBox-sign)Lien TwikeyProcédure à suivre par le client dans l'application bancaire KBC/CBC +
Mandat de Télétransmission au format PDF
Mandat Bancaire + Mandat de Télétransmission au format PDF




Prévenez votre client à l'avance:
Au bas de cet article, vous trouverez un modèle d'e-mail que vous pouvez utiliser pour informer votre client que le titulaire du compte bancaire doit signer les mandats et qu'il recevra un e-mail de CodaBox à cet effet. 


Votre client n'a pas réagi à notre e-mail après 14 jours ? 

Notre système adapte le statut du mandat dans MyCodaBox, ceci génère un e-mail de rappel (max 3 rappels) :

  • Statut : Envoyé au client + Envoyé par e-mail à votre client = Le client a reçu son mandat CODA mais il n'a pas encore signé le document.
  • Statut : Procedure Bancaire + Votre client doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne = Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat de télétransmission mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.


Suivi des e-mails de rappel via MyCodaBox

L'onglet CODA de votre environnement MyCodaBox affiche des informations détaillées à propos les e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :

  • Le nombre de rappels envoyés à votre client
  • La date d'envoi du rappel
  • L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé


CodaBox ne connait PAS l'e-mail de votre client ? 

Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de CodaBox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.

Solution :

  • Accédez à MyCodaBox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA. 
  • Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours. 
  • Accédez aux détails du client en cliquant sur le code client et entrez l'adresse e-mail de votre client


Livrer vous-même les mandats à votre client ? OUI VIA MYCODABOX !

En fonction de la banque, vous pouvez :

  • Télécharger (au format PDF) le mandat de télétransmission ou le mandat complet et l'envoyer à votre client afin qu'il signe le ou les documents.
  • Envoyer un lien de signature digitale (CodaBox-sign) ou Twikey à votre client afin qu'il signe ses documents digitalement
Remarque : Les options signature digitale et Twikey sont disponibles uniquement si le statut du mandat dans MyCodaBox est 'En préparation', 'Envoyé au client' ou 'Dispo. En ligne'.


Méthodes de signature des mandats ?

Mandat bancaire + Mandat de télétransmission

BanqueMéthode de signatureEnvironnementViaRenvoyer à CodaBox ?
ArgentaDigitaleCodaBox-signeID ou itsMeNon
BelfiusDigitaleTwikeyIstMe ou carte bancaireNon
BNP Paribas FortisDigitaleTwikeyeID ou itsMeNon
PapierPDFSignature manuelleOui
Crelan, Banque Van BredaDigitaleTwikeyEid, itsMe ou carte bancaireNon
PapierPDFSignature manuelleOui
KBC/CBCApplication bancaire + PapierApplication bancaire + PDFMandat de télétransmission :
Signature manuelle ou
via son propre environnement de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign) 
Oui

Mandat bancaire : le client doit suivre la procédure KBC/CBC et effectuer l'activation CODA via son app bancaire
Non
Toutes les autres banques partenairesPapierPDFSignature manuelleOui


Mandat de Télétransmission ( si mandat bancaire déjà actif*)

BanqueMéthode de signatureEnvironnement Via
Renvoyer à CodaBox ?
Toutes les banques partenairesPapierPDFSignature manuelle ou via son propre environnement de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign) Oui


* Mandat bancaire actif :

  • Suite à un transfert vers votre bureau, il est possible que votre client ait déjà un mandat bancaire actif, dans ce cas, il ne doit plus signer de mandat bancaire.
  • S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le client a déjà activé les CODA dans son KBC/CBC.


Version papier des mandats : Qu'est-ce qu'un mandat CODA correctement signé ?

Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.


Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre Bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.


QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE ?

INTEGRITÉ
 DU
DOCUMENT
  • Aucune modification ne peut être apportée au document : ni ajout, ni modification, ni suppression d'information.


SIGNATURE
DU
DOCUMENT
  • Chaque document doit être signé (mandat bancaire, mandat de télétransmission).
  • Seule la signature manuscrite est autorisée, la signature digitale n'est pas autorisée sur un document papier (sauf pour KBC/CBC).


ENVOI 
DU DOCUMENT
  • Le document complété et signé doit être renvoyé à CodaBox au format PDF (pas en tant qu'image ou photo) et via e-mail uniquement (pas via Dropbox ou WeTransfer).

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