Quels documents mon client doit-il signer ?

CodaBox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :

  • Le mandat Bancaire : L'Entreprise donne son accord pour que CodaBox récupère ses extraits de compte au format numérique (CODA) auprès de sa banque.
  • Le mandat de TélétransmissioL'Entreprise donne son accord pour que CodaBox fasse parvenir ses extraits de compte au format numérique (CODA) à son comptable.

Documents signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com


Qu'est-ce qu'un mandat CODA correctement signé ?

Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.

Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre Bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.


QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE ?

INTEGRITÉ
 DU
DOCUMENT
  • Aucune modification ne peut être apportée au document : ni ajout, ni modification, ni suppression d'information.


SIGNATURE
DU
DOCUMENT
  • Chaque document doit être signé (mandat bancaire, mandat de télétransmission).
  • Seule la signature manuscrite est autorisée, la signature digitale n'est pas autorisée sur un document papier (sauf pour KBC/CBC).


ENVOI 
DU DOCUMENT
  • Le document complété et signé doit être renvoyé à CodaBox au format PDF (pas en tant qu'image ou photo) et via e-mail uniquement (pas via Dropbox ou WeTransfer).


Livrer vous-même les mandats à votre client ? OUI VIA MYCODABOX !

Modes de livraison ?

En fonction de la banque, vous pouvez :

  • Télécharger (au format PDF) le mandat de télétransmission ou le mandat complet et l'envoyer à votre client afin qu'il signe le ou les documents.
  • Envoyer un lien SignHere ou Twikey à votre client afin qu'il signe ses documents digitalement

Remarque : Les options SignHere et Twikey sont disponibles uniquement si le statut du mandat dans MyCodaBox est 'En préparation', 'Envoyé au client' ou 'Dispo. En ligne'.


Comment livrer les mandats à votre client via MyCodaBox ?

Dans MyCodaBox > MANDATS & SERVICES CLIENTS > CODA > Recherchez votre Client > Gérer

Les actions de téléchargement possibles diffèrent suivant l'état du mandat et du type de banque. 


Méthodes de signature des mandats ?

Mandat bancaire + Mandat de télétransmission

BanqueMéthode de signaturePlate-formeVia
ArgentaDigitaleSignHereeID ou itsMe
BelfiusDigitaleTwikeyIstMe ou carte bancaire
BNP Paribas FortisDigitaleTwikeyeID ou itsMe
PapierPDFSignature manuelle
Crelan, Banque Van BredaDigitaleTwikeyEid, itsMe ou carte bancaire
PapierPDFSignature manuelle
KBC/CBCApplication bancaire + PapierApplication bancaire + PDFMandat de télétransmission :
Signature manuelle ou via sa propre plate-forme de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign)

Mandat bancaire : le client doit suivre la procédure KBC/CBC et effectuer l'activation CODA via son app bancaire
Toutes les autres banques partenairesPapierPDFSignature manuelle


Mandat de Télétransmission ( si mandat bancaire déjà actif*)

BanqueMéthode de signaturePlate-forme Via
Toutes les banques partenairesPapierPDFSignature manuelle ou via sa propre plate-forme de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign)


* Mandat bancaire actif :

  • Suite à un transfert vers votre bureau, il est possible que votre client ait déjà un mandat bancaire actif, dans ce cas, il ne doit plus signer de mandat bancaire.
  • S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le client a déjà activé les CODA dans sont KBC/CBC.


Qu'est-ce que CodaBox envoie à votre client ?

Si c'est CodaBox qui assure la gestion de vos mandats :

Nous nous chargeons d'envoyer un e-mail à votre client pour récupérer les documents signés.  

Afin de réduire le nombre de documents administratifs envoyés, nous envoyons uniquement les données nécessaires via e-mail.

Contenu de l'email envoyé au client

Mandat Bancaire déjà actif *Mandat Bancaire NON actif
Toute BanqueArgenta Belfius, Crelan, BNP Paribas Fortis, Bank Van BredaKBC/CBCToutes les banques sauf Argenta, Belfius, KBC, CBC
Uniquement le Mandat de TélétransmissionLien SignHere Lien TwikeyMandat de Télétransmission au format PDFMandat Bancaire + Mandat de Télétransmission au format PDF


*Mandat bancaire actif :

  • Suite à un transfert vers votre bureau, il est possible que votre client ait déjà un mandat bancaire actif, dans ce cas, il ne doit plus signer de mandat bancaire.
  • S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le client a déjà activé les CODA dans sont KBC/CBC.


CodaBox connait l'adresse e-mail de votre client : Nous lui envoyons un e-mail de rappel

Si vous avez choisit de nous confier la gestion de vos mandats et si nous connaissons l'adresse e-mail de votre client, alors nous envoyons un e-mail de rappel à votre client, si celui-ci à des mandats avec le status suivant :

  • Envoyé au client + Envoyé par e-mail à votre client  :  Le client a reçu son mandat CODA mais il n' a pas encore signé le document.
  • Procedure Bancaire + Votre client doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne   : Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat de télétransmission mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.


CodaBox ne connait PAS l'adresse e-mail de votre client : Ajoutez son e-mail via MyCodaBox

CodaBox envoie les mandats par e-mail à votre client (si CodaBox s'occupe de la gestion des mandats).


Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de CodaBox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.

Accédez à MyCodaBox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA. 

Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours.


Accédez aux détails du client en cliquant sur le code client et entrez l'adresse e-mail de votre client 


Suivi des e-mails de rappel via MyCodaBox

L'onglet CODA de votre plateforme MyCodaBox affiche des informations détaillées à propos les e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :

  • Le nombre de rappels envoyés à votre client
  • La date d'envoi du rappel
  • L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé

Que reçoit mon client ?

  • L'Objet de l'e-mail contient le mot 'Rappel'
  • L'e-mail contient des instructions claires sur les étapes à réaliser pour activer son mandat

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