Quels documents votre client doit-il signer ?

CodaBox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :

  • Le mandat Bancaire : l'Entreprise donne son accord pour que CodaBox récupère les CODA auprès de sa banque.
  • Le mandat CodaBox : l'Entreprise donne son accord pour que CodaBox fasse parvenir ses CODA à son comptable.


Documents (version papier) signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com


C'est CodaBox qui s’occupe de la gestion de vos mandats ?
CodaBox envoie un e-mail à votre client pour faire signer les documents
Le contenu de l'e-mail dépend de la banque et varie s'il y a déjà un mandat actif pour le dossier ou pas :


Il y a déjà un mandat bancaire actif :
            ➟ CodaBox envoie un lien pour la signature digitale du mandat CodaBox.

Il n'y a pas encore de mandat bancaire actif :
  • Argenta, Beobank, CPH, Europabank, ING, Banque Triodos, vdk banque, Viva Wallet :
    ➟ CodaBox envoie un lien pour la signature digitale (CodaBox-sign) des deux mandats.
  • Banque Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan/AXA :
    ➟ CodaBox envoie un lien pour la signature digitale (Twikey) des deux mandats.
  • KBC/CBC :
    ➟ CodaBox envoie des informations sur la procédure à suivre par le titulaire du compte dans son application bancaire KBC/CBC pour le mandat bancaire + un lien pour la signature digitale (CodaBox-sign) du mandat CodaBox.
  • Nagelmackers :
    ➟ CodaBox envoie le mandat bancaire et le mandat CodaBox au format PDF pour signature.




Prévenez votre client à l'avance:
Au bas de cet article, vous trouverez un modèle d'e-mail que vous pouvez utiliser pour informer votre client que le titulaire du compte bancaire doit signer les mandats et qu'il recevra un e-mail de CodaBox à cet effet. 


Votre client n'a pas réagi à notre e-mail après 14 jours ? 

Notre système adapte le statut du mandat dans MyCodaBox, ceci génère un e-mail de rappel (max 3 rappels) :

  • Statut : En attente de signature + Envoyé à l'adresse e-mail = Le client a reçu son mandat CODA mais il n'a pas encore signé le document.
  • Statut : Procedure Bancaire + Le titulaire du compte doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne = Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat CodaBox mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.


Suivi des e-mails de rappel via MyCodaBox

L'onglet CODA de votre environnement MyCodaBox affiche des informations détaillées à propos des e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :

  • Le nombre de rappels envoyés à votre client
  • La date d'envoi du rappel
  • L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé


CodaBox ne connait PAS l'e-mail de votre client ? 

Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de CodaBox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.

Solution :

  • Accédez à MyCodaBox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA. 
  • Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours. 
  • Accédez aux détails du dossier en cliquant sur le code dossier et entrez l'adresse e-mail pour cette entreprise.

    Suivi des mandats dans MyCodaBox


Livrer vous-même les mandats à votre client ? OUI VIA MYCODABOX !

En fonction de la banque, vous pouvez :

  • Envoyer le lien à votre client afin qu'il signe ses documents digitalement.
  • Télécharger (au format PDF) le mandat et l'envoyer à votre client afin qu'il signe au stylo.


Méthodes de signature des mandats ?


Mandat bancaire + Mandat CodaBox

BanqueMéthode de signatureEnvironnementViaRenvoyer à CodaBox ?
Argenta, Beobank, CPH, Europabank, ING, Banque Triodos, vdk banque, Viva Wallet DigitaleCodaBox-signeID ou itsmeNon
Banque Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan/AXADigitaleTwikeyeID ou itsmeNon
KBC/CBC Mandat bancaireDigitaleApplication bancaireIl y a une procédure KBC/CBC séparée: le titulaire du compte doit suivre ces instructions pour activer CODA via son app bancaireNon
KBC/CBC Mandat CodaBoxDigitaleCodaBox-signeID ou itsmeNon
NagelmackersPapierPDFSignature manuelle (au stylo)Oui


Mandat CodaBox (si mandat bancaire déjà actif*)

BanqueMéthode de signatureEnvironnement Via
Renvoyer à CodaBox ?
Toutes les banques partenairesDigitaleCodaBox-signeID ou itsme Non


* Mandat bancaire actif :

  • Suite à un transfert d'un dossier existant vers votre bureau, il est possible que il y a déjà un mandat bancaire actif pour ce dossier. Dans ce cas, il ne faut plus signer de mandat bancaire.
  • S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le titulaire du compte a déjà activé les CODA dans son app bancaire KBC/CBC.


Pour plus d'informations (et astuces de dépannage !) sur la signature digitale de mandats, cliquez ici.


Version papier des mandats : Qu'est-ce qu'un mandat CODA correctement signé ?

Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.


Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.


QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE POUR LES MANDATS PAPIER ?


INTEGRITÉ
 DU
DOCUMENT
  • Aucune modification ne peut être apportée au document : ni ajout, ni modification, ni suppression d'information.


SIGNATURE
DU
DOCUMENT
  • Chaque document doit être signé (mandat bancaire, mandat CodaBox).
  • Seule la signature manuscrite est autorisée, la signature digitale n'est pas autorisée sur un document papier.


ENVOI 
DU DOCUMENT
  • Le document complété et signé doit être renvoyé à CodaBox au format PDF (pas en tant qu'image ou photo) et via e-mail uniquement (pas via Dropbox ou WeTransfer).

Consultez aussi nos Articles Associés