Quels documents votre client doit-il signer ?
CodaBox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :
- Le mandat Bancaire : l'Entreprise donne son accord pour que CodaBox récupère les CODA auprès de sa banque.
- Le mandat CodaBox : l'Entreprise donne son accord pour que CodaBox fasse parvenir ses CODA à son comptable.
Documents (version papier) signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com
C'est CodaBox qui s’occupe de la gestion de vos mandats ?
➟ CodaBox envoie un lien pour la signature digitale du mandat CodaBox.
- Argenta, Beobank, CPH, Europabank, ING, Banque Triodos, vdk banque, Viva Wallet :
➟ CodaBox envoie un lien pour la signature digitale (CodaBox-sign) des deux mandats. - Banque Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA) :
➟ CodaBox envoie un lien pour la signature digitale (Twikey) des deux mandats. - KBC/CBC :
➟ CodaBox envoie des informations sur la procédure à suivre par le titulaire du compte dans son application bancaire KBC/CBC pour le mandat bancaire + un lien pour la signature digitale (CodaBox-sign) du mandat CodaBox. - Nagelmackers :
➟ CodaBox envoie le mandat bancaire et le mandat CodaBox au format PDF pour signature.
Prévenez votre client à l'avance: Au bas de cet article, vous trouverez un modèle d'e-mail que vous pouvez utiliser pour informer votre client que le titulaire du compte bancaire doit signer les mandats et qu'il recevra un e-mail de CodaBox à cet effet. |
Votre client n'a pas réagi à notre e-mail après 14 jours ?
Notre système adapte le statut du mandat dans MyCodaBox, ceci génère un e-mail de rappel (max 3 rappels) :
- Statut : En attente de signature + Envoyé à l'adresse e-mail = Le client a reçu son mandat CODA mais il n'a pas encore signé le document.
- Statut : Procedure Bancaire + Le titulaire du compte doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne = Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat CodaBox mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.
Suivi des e-mails de rappel via MyCodaBox
L'onglet CODA de votre environnement MyCodaBox affiche des informations détaillées à propos des e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :
- Le nombre de rappels envoyés à votre client
- La date d'envoi du rappel
- L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé
CodaBox ne connait PAS l'e-mail de votre client ?
Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de CodaBox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.
Solution :
- Accédez à MyCodaBox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA.
- Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours.
- Accédez aux détails du dossier en cliquant sur le code dossier et entrez l'adresse e-mail pour cette entreprise.
Livrer vous-même les mandats à votre client ? OUI VIA MYCODABOX !
En fonction de la banque, vous pouvez :
- Envoyer le lien à votre client afin qu'il signe ses documents digitalement.
- Télécharger (au format PDF) le mandat et l'envoyer à votre client afin qu'il signe au stylo.
Méthodes de signature des mandats ?
Mandat bancaire + Mandat CodaBox
| Banque | Méthode de signature | Environnement | Via | Renvoyer à CodaBox ? |
| Argenta, Beobank, CPH, Europabank, ING, Banque Triodos, vdk banque, Viva Wallet | Digitale | CodaBox-sign | eID ou itsme | Non |
| Banque Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan(AXA) | Digitale | Twikey | eID ou itsme | Non |
| KBC/CBC Mandat bancaire | Digitale | Application bancaire | Il y a une procédure KBC/CBC séparée: le titulaire du compte doit suivre ces instructions pour activer CODA via son app bancaire | Non |
| KBC/CBC Mandat CodaBox | Digitale | CodaBox-sign | eID ou itsme | Non |
| Nagelmackers | Papier | Signature manuelle (au stylo) | Oui |
Mandat CodaBox (si mandat bancaire déjà actif*)
| Banque | Méthode de signature | Environnement | Via | Renvoyer à CodaBox ? |
| Toutes les banques partenaires | Digitale | CodaBox-sign | eID ou itsme | Non |
* Mandat bancaire actif :
- Suite à un transfert d'un dossier existant vers votre bureau, il est possible que il y a déjà un mandat bancaire actif pour ce dossier. Dans ce cas, il ne faut plus signer de mandat bancaire.
- S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le titulaire du compte a déjà activé les CODA dans son app bancaire KBC/CBC.
Pour plus d'informations (et astuces de dépannage !) sur la signature digitale de mandats, cliquez ici.
Version papier des mandats : Qu'est-ce qu'un mandat CODA correctement signé ?
Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.
Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.
QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE POUR LES MANDATS PAPIER ?
| INTEGRITÉ DU DOCUMENT |
|
| SIGNATURE DU DOCUMENT |
|
| ENVOI DU DOCUMENT |
|
Consultez aussi nos Articles Associés