Les mandats : Envoi - Signature - Suivi

CodaBox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :

• Le mandat Bancaire : l'Entreprise donne son accord pour que CodaBox récupère les CODA auprès de sa banque.
• Le mandat CodaBox : l'Entreprise donne son accord pour que CodaBox fasse parvenir ses CODA à son comptable.

Documents (version papier) signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com

• Argenta, Beobank, CPH, Europabank, ING, Banque Triodos, vdk banque, Viva Wallet :
  ➟ CodaBox envoie un lien pour la signature digitale (CodaBox-sign) des deux mandats.
• Banque Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA) :
  ➟ CodaBox envoie un lien pour la signature digitale (Twikey) des deux mandats.
• KBC/CBC :
  ➟ CodaBox envoie des informations sur la procédure à suivre par le titulaire du compte dans son application bancaire KBC/CBC pour le mandat bancaire + un lien pour la signature digitale (CodaBox-sign) du mandat CodaBox.
• Nagelmackers :
  ➟ CodaBox envoie le mandat bancaire et le mandat CodaBox au format PDF pour signature.

Votre client n'a pas réagi à notre e-mail après 14 jours ? 

Notre système adapte le statut du mandat dans MyCodaBox, ceci génère un e-mail de rappel (max 3 rappels) :

• Statut : En attente de signature + Envoyé à l'adresse e-mail = Le client a reçu son mandat CODA mais il n'a pas encore signé le document.
• Statut : Procedure Bancaire + Le titulaire du compte doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne = Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat CodaBox mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.

Suivi des e-mails de rappel via MyCodaBox

L'onglet CODA de votre environnement MyCodaBox affiche des informations détaillées à propos des e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :

• Le nombre de rappels envoyés à votre client
• La date d'envoi du rappel
• L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé

CodaBox ne connait PAS l'e-mail de votre client ? 

Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de CodaBox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.

Solution :

• Accédez à MyCodaBox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA. 
• Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours. 
• Accédez aux détails du dossier en cliquant sur le code dossier et entrez l'adresse e-mail pour cette entreprise.

  

En fonction de la banque, vous pouvez :

• Envoyer le lien à votre client afin qu'il signe ses documents digitalement.
• Télécharger (au format PDF) le mandat et l'envoyer à votre client afin qu'il signe au stylo.

Mandat bancaire + Mandat CodaBox

Mandat CodaBox (si mandat bancaire déjà actif*)

* Mandat bancaire actif :

• Suite à un transfert d'un dossier existant vers votre bureau, il est possible que il y a déjà un mandat bancaire actif pour ce dossier. Dans ce cas, il ne faut plus signer de mandat bancaire.
• S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le titulaire du compte a déjà activé les CODA dans son app bancaire KBC/CBC.

Pour plus d'informations (et astuces de dépannage !) sur la signature digitale de mandats, cliquez ici.

Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.

Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.

QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE POUR LES MANDATS PAPIER ?