Quels documents mon client doit-il signer ?

CodaBox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :

  • Le mandat Bancaire : L'Entreprise donne son accord pour que CodaBox récupère ses extraits de compte au format numérique (CODA) auprès de sa banque.
  • Le mandat de TélétransmissioL'Entreprise donne son accord pour que CodaBox fasse parvenir ses extraits de compte au format numérique (CODA) à son comptable.

Documents (version papier) signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com


Livrer vous-même les mandats à votre client ? OUI VIA MYCODABOX !

En fonction de la banque, vous pouvez :

  • Télécharger (au format PDF) le mandat de télétransmission ou le mandat complet et l'envoyer à votre client afin qu'il signe le ou les documents.
  • Envoyer un lien SignHere ou Twikey à votre client afin qu'il signe ses documents digitalement
Remarque : Les options SignHere et Twikey sont disponibles uniquement si le statut du mandat dans MyCodaBox est 'En préparation', 'Envoyé au client' ou 'Dispo. En ligne'.


Méthodes de signature des mandats ?

Mandat bancaire + Mandat de télétransmission

BanqueMéthode de signaturePlate-formeViaRenvoyer à CodaBox ?
ArgentaDigitaleSignHereeID ou itsMeNon
BelfiusDigitaleTwikeyIstMe ou carte bancaireNon
BNP Paribas FortisDigitaleTwikeyeID ou itsMeNon
PapierPDFSignature manuelleOui
Crelan, Banque Van BredaDigitaleTwikeyEid, itsMe ou carte bancaireNon
PapierPDFSignature manuelleOui
KBC/CBCApplication bancaire + PapierApplication bancaire + PDFMandat de télétransmission :
Signature manuelle ou
via sa propre plate-forme de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign) 
Oui

Mandat bancaire : le client doit suivre la procédure KBC/CBC et effectuer l'activation CODA via son app bancaire
Non
Toutes les autres banques partenairesPapierPDFSignature manuelleOui


Mandat de Télétransmission ( si mandat bancaire déjà actif*)

BanqueMéthode de signaturePlate-forme Via
Renvoyer à CodaBox ?
Toutes les banques partenairesPapierPDFSignature manuelle ou via sa propre plate-forme de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign) Oui


* Mandat bancaire actif :

  • Suite à un transfert vers votre bureau, il est possible que votre client ait déjà un mandat bancaire actif, dans ce cas, il ne doit plus signer de mandat bancaire.
  • S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le client a déjà activé les CODA dans sont KBC/CBC.


C'est CodaBox s’occupe de la gestion de vos mandats ?
CodaBox envoie un e-mail à votre client pour récupérer les documents signés.
Le contenu de l'e-mail dépend de la banque et varie si le client a déjà un mandat actif ou pas :
Mandat Bancaire déjà actif *Mandat Bancaire NON actif
Toute BanqueArgenta Belfius, Crelan, BNP Paribas Fortis, Bank Van BredaKBC/CBCToutes les banques sauf Argenta, Belfius, KBC, CBC
Uniquement le Mandat de TélétransmissionLien SignHere Lien TwikeyProcédure à suivre par le client dans l'application bancaire KBC/CBC +
Mandat de Télétransmission au format PDF
Mandat Bancaire + Mandat de Télétransmission au format PDF



Votre client n'a pas réagit à notre e-mail après 14 jours ? 

Notre système adapte le statut du mandat dans MyCodaBox, ceci génère un e-mail de rappel (max 3 rappels) :

  • Statut : Envoyé au client + Envoyé par e-mail à votre client = Le client a reçu son mandat CODA mais il n'a pas encore signé le document.
  • Statut : Procedure Bancaire + Votre client doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne = Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat de télétransmission mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.


Suivi des e-mails de rappel via MyCodaBox

L'onglet CODA de votre plateforme MyCodaBox affiche des informations détaillées à propos les e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :

  • Le nombre de rappels envoyés à votre client
  • La date d'envoi du rappel
  • L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé


CodaBox ne connait PAS l'e-mail de votre client ? 

Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de CodaBox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.

Solution :

  • Accédez à MyCodaBox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA. 
  • Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours. 
  • Accédez aux détails du client en cliquant sur le code client et entrez l'adresse e-mail de votre client


Version papier des mandats : Qu'est-ce qu'un mandat CODA correctement signé ?

Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.


Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre Bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.


QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE ?

INTEGRITÉ
 DU
DOCUMENT
  • Aucune modification ne peut être apportée au document : ni ajout, ni modification, ni suppression d'information.


SIGNATURE
DU
DOCUMENT
  • Chaque document doit être signé (mandat bancaire, mandat de télétransmission).
  • Seule la signature manuscrite est autorisée, la signature digitale n'est pas autorisée sur un document papier (sauf pour KBC/CBC).


ENVOI 
DU DOCUMENT
  • Le document complété et signé doit être renvoyé à CodaBox au format PDF (pas en tant qu'image ou photo) et via e-mail uniquement (pas via Dropbox ou WeTransfer).

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