Quels documents mon client doit-il signer ?
CodaBox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :
- Le mandat Bancaire : L'Entreprise donne son accord pour que CodaBox récupère ses extraits de compte au format numérique (CODA) auprès de sa banque.
- Le mandat de Télétransmission : L'Entreprise donne son accord pour que CodaBox fasse parvenir ses extraits de compte au format numérique (CODA) à son comptable.
Documents (version papier) signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com
Livrer vous-même les mandats à votre client ? OUI VIA MYCODABOX !
En fonction de la banque, vous pouvez :
- Télécharger (au format PDF) le mandat de télétransmission ou le mandat complet et l'envoyer à votre client afin qu'il signe le ou les documents.
- Envoyer un lien SignHere ou Twikey à votre client afin qu'il signe ses documents digitalement
Méthodes de signature des mandats ?
Mandat bancaire + Mandat de télétransmission
| Banque | Méthode de signature | Plate-forme | Via | Renvoyer à CodaBox ? |
| Argenta | Digitale | SignHere | eID ou itsMe | Non |
| Belfius | Digitale | Twikey | IstMe ou carte bancaire | Non |
| BNP Paribas Fortis | Digitale | Twikey | eID ou itsMe | Non |
| Papier | Signature manuelle | Oui | ||
| Crelan, Banque Van Breda | Digitale | Twikey | Eid, itsMe ou carte bancaire | Non |
| Papier | Signature manuelle | Oui | ||
| KBC/CBC | Application bancaire + Papier | Application bancaire + PDF | Mandat de télétransmission : Signature manuelle ou via sa propre plate-forme de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign) | Oui |
| Mandat bancaire : le client doit suivre la procédure KBC/CBC et effectuer l'activation CODA via son app bancaire | Non | |||
| Toutes les autres banques partenaires | Papier | Signature manuelle | Oui |
Mandat de Télétransmission ( si mandat bancaire déjà actif*)
| Banque | Méthode de signature | Plate-forme | Via | Renvoyer à CodaBox ? |
| Toutes les banques partenaires | Papier | Signature manuelle ou via sa propre plate-forme de signature digitale (par ex. Connective, DocuSign) | Oui |
* Mandat bancaire actif :
- Suite à un transfert vers votre bureau, il est possible que votre client ait déjà un mandat bancaire actif, dans ce cas, il ne doit plus signer de mandat bancaire.
- S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le client a déjà activé les CODA dans sont KBC/CBC.
C'est CodaBox s’occupe de la gestion de vos mandats ?
| Mandat Bancaire déjà actif * | Mandat Bancaire NON actif | |||
| Toute Banque | Argenta | Belfius, Crelan, BNP Paribas Fortis, Bank Van Breda | KBC/CBC | Toutes les banques sauf Argenta, Belfius, KBC, CBC |
| Uniquement le Mandat de Télétransmission | Lien SignHere | Lien Twikey | Procédure à suivre par le client dans l'application bancaire KBC/CBC + Mandat de Télétransmission au format PDF | Mandat Bancaire + Mandat de Télétransmission au format PDF |
Votre client n'a pas réagit à notre e-mail après 14 jours ?
Notre système adapte le statut du mandat dans MyCodaBox, ceci génère un e-mail de rappel (max 3 rappels) :
- Statut : Envoyé au client + Envoyé par e-mail à votre client = Le client a reçu son mandat CODA mais il n'a pas encore signé le document.
- Statut : Procedure Bancaire + Votre client doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne = Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat de télétransmission mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.
Suivi des e-mails de rappel via MyCodaBox
L'onglet CODA de votre plateforme MyCodaBox affiche des informations détaillées à propos les e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :
- Le nombre de rappels envoyés à votre client
- La date d'envoi du rappel
- L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé
CodaBox ne connait PAS l'e-mail de votre client ?
Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de CodaBox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.
Solution :
- Accédez à MyCodaBox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA.
- Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours.
- Accédez aux détails du client en cliquant sur le code client et entrez l'adresse e-mail de votre client
Version papier des mandats : Qu'est-ce qu'un mandat CODA correctement signé ?
Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.
Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre Bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.
QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE ?
| INTEGRITÉ DU DOCUMENT |
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| SIGNATURE DU DOCUMENT |
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| ENVOI DU DOCUMENT |
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