Eenvoudig een dossier aanmaken via MyCodaBox

Voeg een nieuw dossier toe via MyCodaBox > Dossiers > + Toevoegen of overbrengen 

Dossier toevoegen in MyCodaBox

Voer in het volgende scherm de vereiste informatie in over de onderneming en klik op Dossier opslaan.


Houd rekening met de volgende richtlijnen:

  • Dossiercode: Dit is een unieke waarde die gekoppeld wordt aan de onderneming (handig in geval van 2 ondernemingen met dezelfde bedrijfsnaam maar met een ander bedrijfsnummer of BTW-nummer) en die gebruikt wordt als mapnaam in de CODA-boomstructuur waar de CODA-bestanden worden opgeslagen.
  • Dossier e-mailadres: Gebruik het adres van de onderneming (je klant). Voer NIET jouw e-mailadres in, tenzij dit dossier voor je eigen onderneming is.
  • Exact Online Digitale Brievenbus: Vul het adres in van je Exact Online 'Digitale Brievenbus' (dit veld is alleen zichtbaar als de omgeving gecreëerd werd voor de Exact Online software).


De procedure is ook beschikbaar via een korte video

Op deze pagina kan je onze korte video-tutorial 'Hoe een nieuwe klant aanmaken' bekijken (let op: de gebruikte termen op de schermen zijn in tussentijd gewijzigd).

Bekijk zeker ook onze andere video tutorials die je stap voor stap door MyCodaBox leiden met concrete voorbeelden.


Belangrijk
Het Ondernemingsnummer is een verplicht veld.
MyCodaBox toont een duidelijk waarschuwingsbericht in de lijstweergave en in de dossiergegevens wanneer het ondernemingsnummer ontbreekt. Het Ondernemingsnummer is verplicht: 
  • Bij het toevoegen van een dossier 
  • Bij het wijzigen van gegevens, bestellen van nieuwe Diensten of het aanvragen van een omgeving Transfer voor een bestaand dossier.


Troubleshooting

Bij het toevoegen van een Nieuw dossier controleert ons systeem of de dossiercode en ondernemingsnummer die je in het formulier invult, al in ons systeem bestaan. 

  • Het Ondernemingsnummer moet uniek zijn in ons systeem. 
  • De Dossiercode moet uniek zijn in je omgeving (één omgeving per boekhoudsoftware).

Als het systeem detecteert dat deze gegevens al bestaan, wordt een melding weergegeven wanneer je op Dossier opslaan klikt:


'Het dossier bestaat al in ons systeem'
Het systeem detecteert dat er al een dossier met deze gegevens bestaat bij CodaBox: in een pop-up stelt MyCodaBox automatisch een transfer (Bestaand dossier overbrengen naar jouw kantoor) voor.
→ Bestel in het getoonde formulier de nodige diensten voor dit dossier:
  • De bankrekeningen voor CODA
  • SODA
  • VOILA


'Die gegevens bestaan reeds'
Deze foutmelding verschijnt onder het ondernemingsnummer: deze onderneming is al bekend op één van je omgevingen.

→ Ga naar je omgeving (via de linkerbovenboek) in MyCodaBox waarop dit dossier al bestaat. Wil je een bestaand dossier van één van je MyCodaBox omgevingen overzetten naar je andere omgeving? Lees dan dit.


'Dossiercode is al in gebruik'
Deze foutmelding verschijnt onder de dossiercode: deze dossiercode is al gebruikt voor één van je dossiers.
→ Kies een andere dossiercode


Zie ook onze Gerelateerde Artikelen