Vragen en antwoorden over VOILA

Je klant ontvangt volgende e-mails tijdens het registratieproces:

1. Uitnodigingsmail met een link om de dienst te aanvaarden.
   ★ TIP: dankzij VOILA Boost is deze activatie door je klant niet nodig!
2. Indien nodig, een e-mail om zijn e-mailadres te verifiëren.
3. Bevestiging van de inschrijving op de dienst.

De VOILA-dienst activeren voor een onderneming gebeurt in verschillende stappen waar telkens validatie voor nodig is.

Aangezien een factuur een officieel document is, zijn er bepaalde formaliteiten die vervuld moeten worden (verificatie KBO en Access Point), zeker omdat we de manier waarop de factuur wordt geleverd radicaal veranderen.

Het is ook noodzakelijk voor Codabox dat de factuur bij de ontvanger/onderneming terecht komt zodat deze de factuur al dan niet kan aanvaarden en betalen.

Wat kan er dan foutlopen?

• Je klant aanvaardt de dienst niet.
  ★ Als je een VOILA Boost-contract hebt, is deze activatie door je klant niet nodig.
• Je klant valideert zijn e-mailadres niet.
• Codabox kan de KBO verificatie niet goedkeuren (indien de naam niet overeenstemt, ga naar MyCodabox en pas de naam aan. Wij kunnen deze nieuwe naam dan valideren).
• De onderneming is al aangesloten op een ander Access Point (indien je klant al ingeschreven werd via een ander Access Point, zal je klant zich eerst moeten uitschrijven. Een onderneming kan niet via verschillende Access Points ingeschreven zijn).

De VOILA activering staat in 'Probleem' in MyCodabox.

Waarom deze status?

→ De registratie bij PEPPOL is mislukt, contacteer helpdesk@codabox.com voor meer informatie.

Je hebt je klant uitgenodigd, maar zijn uitnodigingslink werkt niet.

De uitnodigingslink is slechts 14 dagen geldig, na deze periode kan je de uitnodiging op elk moment opnieuw versturen:

1. Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > VOILA.
2. Zoek het dossier op.
3. Klik op Beheer in de meest rechtse kolom.
4. Bij 'Instellingen' klik je op Opnieuw verzenden.
   

• In het geval van Peppol ontvang je de facturen in UBL, een formaat dat je in je software kan importeren. De UBL kan ook een pdf-weergave van de factuur bevatten.
• Facturen uit Zoomit zijn enkel beschikbaar in pdf formaat.

Je klant maakt gebruik van de dienst VOILA, maar ontvangt zijn aankoopfacturen niet/meer via e-mail.

Dit kan meerdere oorzaken hebben:

• Het e-mailadres van de klant is foutief: kijk dit na in MyCodabox via Volmachten & diensten > VOILA.
• De klant heeft zijn e-mailadres nog niet bevestigd, controleer dit in MyCodabox.
• De klant heeft zijn e-mailadres veranderd.
  ➜ De klant zal opnieuw een e-mailverificatie in orde moeten brengen. Wij sturen hiervoor enkele reminders. Indien hij/zij dit niet in orde brengt, wordt de onderneming uitgeschreven van VOILA.
• Je hebt in MyCodabox ingesteld dat de onderneming geen facturen via e-mail hoeft te ontvangen. Je kan dit individueel per dossier ongedaan maken: 
  1. Ga naar Volmachten & diensten > VOILA. 
  2. Zoek het dossier en klik rechts in de lijst op Beheer. 
  3. Klik op Bewerken naast de titel 'Instellingen' en kies één van de 2 opties om de facturen via e-mail aan de onderneming te laten bezorgen (het contact e-mailadres dat in de tab 'Dossier' is geregistreerd, of voer een ander specifiek adres in).
     

Wat zeg je aan je klant als hij vragen heeft over de inhoud van een factuur ? 

→ Je klant moet rechtstreeks contact opnemen met zijn leverancier.

Om jou en je klant zo veel mogelijk aankoopfacturen te bezorgen, schrijft Codabox je klant ook in op het Zoomit-netwerk. Dat houdt in dat de klant facturen ontvangt in zijn bank-app en een melding krijgt voor elke nieuwe factuur. 

Dit kan enkel worden voorkomen door de dienst VOILA stop te zetten.

Je klant vraagt waarom hij na stopzetting van de dienst VOILA nog steeds Zoomit-meldingen ontvangt.

→ Je klant moet, nadat Codabox de VOILA dienst heeft stopgezet, zich ook nog aanmelden bij zijn bank-app om de Zoomit-dienst stop te zetten (voor meer info zie: Verzender weigeren).