Hoe werkt het in detail?


Op welke manier krijgen boekhouder en/of onderneming de factuur?
De manier waarop de boekhouder en de onderneming/kmo de factuur ontvangen, hangt af van de manier waarop elke partij is uitgerust voor ontvangst van deze écht digitale UBL-Peppol factuur. 


CodaBox levert de factuur bij voorkeur af in de software waarin kmo en boekhouder samenwerken (samenwerkingstool van online boekhoudsoftware). 
Daarnaast zijn er ook nog boekhouders die de documenten van CodaBox dagelijks via aflevering op hun server ontvangen (SFTP) en deze vervolgens importeren in hun lokaal geïnstalleerd boekhoudpakket. 

De kmo ontvangt ook steeds de pdf-versie via mail vanuit invoices@CodaBox.com (tenzij je in MyCodaBox instelt dat de onderneming geen facturen via e-mail hoeft te ontvangen).
Zo ziet de kmo de factuur toekomen en kan hij/zij op basis daarvan betalen. In de mail staat tevens vermeld dat CodaBox dezelfde factuur reeds bij de boekhouder heeft afgeleverd, en dat het document doorsturen dus niet meer nodig is.


Waarom moet je klant zijn/haar e-mailverificatie in orde brengen?
Facturen worden in eerste instantie gedeeld tussen een leverancier en een klant. De dienst VOILA onderschept de factuur en dus is het voor CodaBox noodzakelijk dat de factuur ook effectief bij je klant geraakt, zodat deze het nodige kan doen om deze factuur te betalen. 

Er zijn waarschijnlijk andere manieren om dit te organiseren in de veelheid van manieren waarop boekhouders samenwerken met hun klanten, maar e-mail is een standaard die CodaBox toelaat om een aflevering te garanderen naar de kmo. 

Om zeker te zijn dat we de factuur aan de juiste persoon versturen, vragen wij aan jouw klant om zijn e-mailadres te verifiëren. Je klant krijgt na verificatie de facturen per e-mail in pdf formaat.


Welke e-mails zal mijn klant ontvangen voor VOILA registratie?

Je klant ontvangt volgende e-mails tijdens het registratieproces:

  • Uitnodigingsmail met een link om de dienst te aanvaarden.
  • Indien nodig, een e-mail om zijn e-mailadres te verifiëren.
  • Bevestiging van de inschrijving op de dienst.



Troubleshooting


Waarom gebeurt een inschrijving op Voila niet onmiddellijk en wat kan er eventueel fout lopen?

De VOILA-dienst activeren voor een onderneming gebeurt in verschillende stappen waar telkens validatie voor nodig is.

Aangezien een factuur een officieel document is, zijn er bepaalde formaliteiten die vervuld moeten worden (verificatie KBO en Access Point), zeker omdat we de manier waarop de factuur wordt geleverd radicaal veranderen.

Het is ook noodzakelijk voor CodaBox dat de factuur bij de ontvanger/onderneming terecht komt zodat deze de factuur al dan niet kan aanvaarden en betalen.

Wat kan er dan foutlopen?

  • Je klant aanvaardt de dienst niet.
  • Je klant valideert zijn e-mailadres niet.
  • CodaBox kan de KBO verificatie niet goedkeuren (indien de naam niet overeenstemt, ga naar MyCodaBox en pas de naam aan. Wij kunnen deze nieuwe naam dan valideren).
  • De onderneming is al aangesloten op een ander Access Point (indien je klant al ingeschreven werd via een ander Access Point, zal je klant zich eerst moeten uitschrijven. Een onderneming kan niet via verschillende Access Points ingeschreven zijn).


De VOILA activering heeft de status 'probleem'

De VOILA activering staat in 'Probleem' in MyCodaBox.

Waarom deze status?

→ De registratie bij PEPPOL is mislukt, neem contact op met onze Support voor meer informatie.


De link om de VOILA-dienst te activeren werkt niet

Je hebt je klant uitgenodigd, maar zijn uitnodigingslink werkt niet.

De uitnodigingslink is slechts 14 dagen geldig, na deze periode kan je de uitnodiging op elk moment opnieuw versturen:

  1. Ga naar MyCodaBox > Volmachten & diensten > VOILA.
  2. Zoek het dossier op.
  3. Klik op Beheer in de meest rechtse kolom.
  4. Bij 'Instellingen' klik je op Opnieuw verzenden.
    VOILA uitnodiging voor verificatie e-mail opnieuw verzenden


Ik heb VOILA voor mijn klant geactiveerd. In welke formaten ontvang ik de documenten?
  • Bij Peppol ontvang je de facturen in UBL, een formaat dat je in je software kan importeren. De UBL kan ook een pdf-weergave van de factuur bevatten.
  • Facturen uit Zoomit zijn enkel beschikbaar in pdf formaat.


Mijn klant ontvangt zijn aankoopfacturen niet meer per e-mail 

Je klant maakt gebruik van de dienst VOILA, maar ontvangt zijn aankoopfacturen niet/meer via e-mail.

Dit kan meerdere oorzaken hebben:

  • Het e-mailadres van de klant is foutief: kijk dit na in MyCodaBox via Volmachten & diensten > VOILA.
  • De klant heeft zijn e-mailadres nog niet bevestigd, controleer dit in MyCodaBox.
  • De klant heeft zijn e-mailadres veranderd.
    ➜ De klant zal opnieuw een e-mailverificatie in orde moeten brengen. Wij sturen hiervoor enkele reminders. Indien hij/zij dit niet in orde brengt, wordt de onderneming uitgeschreven van VOILA.
  • Je hebt in MyCodaBox ingesteld dat de onderneming geen facturen via e-mail hoeft te ontvangen. Je kan dit ongedaan maken: 
    1. Ga naar Volmachten & diensten > VOILA. 
    2. Zoek het dossier en klik rechts in de lijst op Beheer. 
    3. Klik op Bewerken naast de titel 'Instellingen' en kies één van de 2 opties om de facturen via e-mail aan de onderneming te laten bezorgen (het contact e-mailadres dat in de tab 'Dossier' is geregistreerd, of voer een ander specifiek adres in).
      VOILA instellingen voor levering van facturen via mail


Wat als de factuur niet correct is? 

Wat zeg je aan je klant als hij vragen heeft over de inhoud van een factuur ? 

→ Je klant moet rechtstreeks contact opnemen met zijn leverancier.


Ik krijg vragen van mijn klant over het ontvangen van Zoomit-notificaties

Om jou en je klant zo veel mogelijk aankoopfacturen te bezorgen, schrijft CodaBox je klant ook in op het Zoomit-netwerk. Dat houdt in dat de klant facturen ontvangt in zijn bank-app en een melding krijgt voor elke nieuwe factuur. 

Dit kan enkel worden voorkomen door de dienst VOILA stop te zetten.


Zoomit notificaties stoppen na het annuleren van de dienst VOILA

Je klant vraagt waarom hij na stopzetting van de dienst VOILA nog steeds Zoomit-meldingen ontvangt.

→ Je klant moet, nadat CodaBox de VOILA dienst heeft stopgezet, zich ook nog aanmelden bij zijn bank-app om de Zoomit-dienst stop te zetten (voor meer info zie: Verzender weigeren).

Zie ook onze Gerelateerde Artikelen