Questions et réponses à propos de VOILA

La manière dont le comptable et l'entreprise/la PME reçoivent la facture dépend de la manière dont chaque partie est équipée pour recevoir cette facture UBL-Peppol véritablement numérique.  

Codabox livre de préférence la facture dans le logiciel avec lequel l'entreprise/la société et le bureau comptable travaillent ensemble (outil de collaboration du logiciel de comptabilité en ligne). 

Une autre possibilité est que le bureau comptable reçoit les documents de Codabox via la livraison quotidienne sur son serveur (SFTP) et les importe ensuite dans son logiciel de comptabilité installé localement.   

L'entreprise reçoit toujours en parallèle la version PDF de sa facture via un e-mail de invoices@codabox.com (sauf si vous indiquez dans MyCodabox que l'entreprise ne doit pas recevoir de facture via e-mail). Cela lui permet de recevoir aussi un exemplaire du document et de pouvoir effectuer son paiement. Cet e-mail informe également l'entreprise que Codabox a déjà transmis la même facture à son bureau comptable, de sorte qu'il n'est plus nécessaire de lui envoyer ce document.

Si votre client est enregistré sur le réseau Peppol via Doccle, la livraison est différente. Plus d'infos.

Votre client recevra les e-mails suivants au cours du processus d'inscription:

1. Un e-mail d'invitation avec un lien lui permettant d'accepter l'utilisation du service.
   ★ ASTUCE : grâce à VOILA Boost cette activation par votre client n'est pas requise !
2. Si nécessaire, un e-mail de vérification de son adresse e-mail.
3. Une confirmation de l'inscription.

• Votre client n'accepte pas le service. Contactez votre client.
  ★ Si vous avez un contrat VOILA Boost, cette activation par votre client n'est pas requise.
• Votre client ne valide pas son adresse e-mail. Contactez votre client.
• Codabox ne peut pas valider la vérification BCE. Si le nom est incorrect, adaptez-le via MyCodabox. Nous pourrons alors effectuer la validation du nouveau nom.
• L'entreprise est déjà connectée à un autre Point d'Accès. Voir ci-dessous : L'activation VOILA a le statut 'problème'. 

L'activation VOILA a un 'problème' dans MyCodabox.

Pourquoi cet état ? 

→ L'inscription a PEPPOL a échoué.

L'entreprise est déjà connectée à un autre Point d'Accès. Si votre client était déjà enregistré via un autre point d'accès, il devra d'abord se désenregistrer. Une société ne peut pas être enregistrée pour recevoir des factures via plusieurs Points d'Accès. Contactez votre client.

Vous pouvez utiliser ce site web pour vérifier si l'entreprise est déjà enregistrée sur un autre point d'accès : Vérification du point d'accès Peppol.
★ Hermes n'est pas considéré comme un point d'accès. Si l'entreprise est enregistrée via Hermes, le service VOILA peut être activé sans problème.

Vous avez demandé VOILA pour votre client mais le lien d'activation qu'il a reçu ne fonctionne pas/plus.

Le lien d'activation n'est valable que durant 14 jours. Ensuite, vous pouvez renvoyer l'invitation ainsi :

1. Rendez-vous sur MyCodabox > Mandats & services > VOILA.
2. Recherchez le dossier avec le status 'Invitation dossier expirée'.
3. Cliquez sur Renvoyer l'invitation dans la colonne 'Actions' ou utilisez le bouton Renvoyer toutes les invitations expirées en haut à droite.
   
4. Dans l'écran contextuel, confirmez en cliquant sur le bouton Renvoyer. 

Nous avons demandé à votre client de vérifier son adresse e-mail, mais votre client ne l'a pas fait à temps.

Vous pouvez renvoyer l'e-mail avec le lien de vérification :

1. Rendez-vous sur MyCodabox > Mandats & services > VOILA.
2. Recherchez le dossier.
3. Cliquez sur Gérer dans la colonne la plus à droite.
4. Sous 'Paramètres', cliquez sur Renvoyer.
   
5. Dans l'écran contextuel, confirmez en cliquant sur le bouton Renvoyer l'e-mail.

• Les factures transmises via Peppol seront au format UBL et pourront être importées dans votre logiciel. L'UBL peut contenir une version PDF de la facture. 
• Les factures transmises via Zoomit sont disponibles uniquement en format PDF.

Votre client utilise le service VOILA, mais ne reçoit pas/plus ses factures d'achat par e-mail.

Il peut y avoir plusieurs raisons :

• L'adresse e-mail du client est incorrecte, veuillez la vérifier dans MyCodabox via Mandats & services > VOILA.
• Le client n'a pas encore confirmé son adresse e-mail, veuillez vérifier cela dans MyCodabox.
• L'adresse e-mail du client a été changée.
  ➜ Le client devra de nouveau faire une vérification de l'adresse e-mail. Nous envoyons plusieurs rappels à cet effet. Si cela n'est pas fait, le service VOILA sera annulé.
• Vous avez paramétré dans MyCodabox que l'entrerprise ne doit pas recevoir de factures par e-mail. Vous pouvez annuler ce réglage individuellement par dossier : 
  1. Accédez à Mandats & services > VOILA. 
  2. Recherchez le dossier et cliquez sur Gérer à droite dans la liste. 
  3. Cliquez sur Editer à côté du titre 'Paramètres' et choisissez l'une des deux options pour que les factures soient envoyées à l'entreprise par e-mail (l'adresse e-mail de contact enregistrée dans l'onglet 'Dossier', ou saisissez une autre adresse spécifique).
     

Que dire à votre client s'il a des questions à propos du contenu de la facture ?

→ Votre client doit contacter directement son fournisseur. 

Afin de vous fournir un maximum de factures d'achat, Codabox inscrit également votre client sur le réseau Zoomit. 

Cela implique que votre client reçoit ces factures dans son environnement bancaire. 

Dans ce cas, il recevra une notification pour chaque nouvelle facture. Ceci ne peut être arrêté qu'en annulant le service VOILA.

Votre client se demande pourquoi il reçoit toujours des notifications de Zoomit, même après avoir arrêté le service VOILA.

→ Votre client doit se connecter à son environnement bancaire afin de mettre fin au service Zoomit (plus de détails dans Refuser des émetteurs).