VOILA en détail


Comment la facture me parvient-elle?

La manière dont vous recevez votre facture en tant que PME et comptable dépend de la manière dont vous êtes équipé pour recevoir la facture UBL-Peppol de façon digitale.  


CodaBox livre de préférence la facture dans le logiciel avec lequel la PME et le Bureau comptable travaillent ensemble (outil de collaboration ou logiciel de comptabilité en ligne) mais, il y aussi, certains Bureaux comptables qui reçoivent les documents de CodaBox via la livraison quotidienne sur leur Serveur (SFTP) et les importent ensuite dans leur logiciel de comptabilité installé localement.   


La PME reçoit toujours en parallèle la version PDF de sa facture via un e-mail de invoices@CodaBox.com

Cela lui permet de recevoir aussi un exemplaire du document et de pouvoir effectuer son paiement. 

Cet e-mail informe également la PME que CodaBox a déjà transmis la même facture à son Bureau comptable, de sorte qu'il n'est plus nécessaire de lui envoyer ce document.


Pourquoi le client doit-il valider son adresse e-mail ?
Les factures sont avant tout un échange entre un fournisseur et un client. Pour CodaBox, il est impératif que la facture parvienne bien à votre client afin qu'il puisse faire le nécessaire pour la payer. 
Il existe probablement d'autres manières d'organiser cela parmi les multiples façons qui permettent aux comptables de travailler avec leurs clients, mais, l'e-mail est un standard qui permet à CodaBox de garantir la livraison aux PME. 

Pour être certain(e) d'envoyer la facture à la bonne personne, nous demandons à votre client de vérifier son adresse e-mail. Après vérification, votre client recevra les factures par email au format PDF.


Quels e-mails mon client reçoit-il lors du processus de commande de VOILA ? 

Votre client recevra les e-mails suivants au cours du processus d'inscription:

  • Un e-mail d'invitation avec un lien lui permettant d'accepter l'utilisation du Service
  • Si nécessaire, un e-mail de vérification de son adresse e-mail.
  • Une confirmation de l'inscription.


Dépannage


Pourquoi l'inscription à Voila ne se fait pas immédiatement et que pourrait-il y avoir comme problème ?
Activer le Service VOILA pour un client se fait en plusieurs étapes qui nécessitent chacunes une validation.
Etant donné qu'une facture est un document officiel, il y a certaines formalités à accomplir (vérification BCE et du Point d'Accès) d'autant que nous changeons radicalement la manière dont celle-ci est livrée.
Il est aussi impératif pour CodaBox que la facture parvienne au destinataire/client afin qu'il/elle puisse l'accepter et la payer.

Quel problème peut survenir ?
  • Le client n'accepte pas le Service
  • Le client ne valide pas son adresse e-mail
  • CodaBox ne peut pas valider la vérification BCE (si le nom est incorrect, adaptez-le via MyCodaBox. Nous pourrons alors effectuer la validation.
  • Le client est connecté à un autre Point d'Accès (si le client était déjà enregistré via un autre point d'accès, il devra d'abord se désenregistrer. Un client ne peut pas être enregistré via plusieurs Points d'Accès.).


L'activation VOILA 'A un problème'

L'activation VOILA 'A un problème' dans MyCodaBox.

Pourquoi cet Etat ? 

L'inscription a PEPPOL a échoué, veuillez contacter notre Support pour plus d'information.


Le lien pour activer le service VOILA ne fonctionne pas

J'ai invité mon client mais mais son lien d'activation ne fonctionne pas.

Le lien d'activation n'est valable que durant 14 jours, ensuite, vous pouvez renvoyer l'invitation ainsi:

  1. Rendez-vous sur MyCodaBox
  2. Rendez-vous sur la vue d'ensemble du service VOILA
  3. Recherchez votre client
  4. Renvoyez l'invitation


J'ai activé VOILA pour mon client. Sous quels formats vais-je recevoir les documents ?
  • Les factures transmises via Peppol seront au format UBL et pourront être importées dans votre logiciel. L'UBL peut contenir une version PDF de la facture. 
  • Les factures transmises via Zoomit sont disponibles uniquement en format PDF.


Mon client ne reçoit plus ses factures d'achat par e-mail

Mon client utilise le Service VOILA, mais ne reçoit pas/plus ses factures d'achat par e-mail.

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela :

  • L'adresse e-mail du client est incorrecte, veuillez la vérifier dans MyCodaBox.
  • Le client n'a pas encore confirmé son adresse e-mail, veuillez la vérifier dans MyCodaBox


Le contenu de la facture n'est pas correct ? 

Que dois-je dire à mon client s'il a des questions à propos du contenu de la facture ?

→ Votre client doit contacter directement son fournisseur. 


Mon client à des questions concernant la réception de notifications Zoomit

Afin de vous fournir un maximum de factures d'achat, CodaBox inscrit également votre client sur le réseau Zoomit. 

Cela implique que votre client reçoit ces factures dans son environnement bancaire. 

Dans ce cas, il recevra une notification pour chaque nouvelle facture. Ceci ne peut être arrêté qu'en annulant le Service VOILA.


Stopper les notifications de Zoomit après l'annulation du Service VOILA ?

Mon client se demande pourquoi il reçoit toujours des notifications de Zoomit, même après avoir arrêté le Service VOILA

→ Votre client doit se connecter à son environnement bancaire afin de mettre fin au service Zoomit (plus de détails dans Refuser des émetteurs)

Consultez aussi nos articles associés