Beschikbare opties per dossier


E-mail voor levering van aankoopfacturen aan de onderneming
Aanpassen van het e-mailadres, door Codabox gebruikt om aankoopfacturen naar je klant te sturen: 
  1. Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > VOILA.
  2. Zoek het dossier en klik rechts in de lijst op Beheer. 
  3. Klik op Bewerken naast de titel 'Instellingen'.
  4. Selecteer een optie: levering aan het adres van de contactpersoon dat al in de dossiergegevens is geconfigureerd of via een specifiek adres voor VOILA. Voer, indien nodig, het nieuwe e-mailadres in.
    (of zie ook hieronder: 'Facturen niet via e-mail aan de onderneming laten bezorgen')
  5. Klik op Wijzigingen opslaan.VOILA - selecteer het adres van de onderneming waarop de facturen moeten toekomen

Een specifiek e-mailadres?
We zien dat sommige ondernemingen soms processen hebben waarbij de facturen door andere personen dan de mandatarissen opgevolgd worden. Dan is het soms handig om de facturen op een andere mailbox te laten afleveren.
Het e-mailadres van het dossier is het adres waarop we de vertegenwoordiger van dit dossier contacteren. Het VOILA-emailadres is dan eventueel het alternatieve adres waarop we de facturen afleveren. Wordt dit 2e niet ingevuld, dan wordt het contact emailadres gebruikt. Voor beiden geldt steeds de regel: elk nieuw onbekend e-mailadres binnen MyCodabox moet geverifieerd worden.
★ Let op: Gebruik hier niet de mailbox van je boekhoudapplicatie! De e-mail met de factuur hoort naar de onderneming zelf te gaan. De facturatie software krijgt de facturen via de “normale” Codabox weg (FTP, API, EOL-mailbox, afhankelijk van de gebruikte software).


Facturen niet via e-mail aan de onderneming laten bezorgen
Je kan ervoor kiezen om de facturen niet via e-mail naar de onderneming te laten sturen, bijvoorbeeld omdat zowel boekhouder als kmo de facturen al in de gezamenlijke boekhoudsoftware zien, en de e-mail voor de onderneming niet nodig is, of verwarrend kan zijn.
  1. Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > VOILA.
  2. Zoek het dossier en klik rechts in de lijst op Beheer.
  3. Klik op Bewerken naast de titel 'Instellingen'.
  4. Selecteer de optie 'Geen factuur via email sturen naar deze onderneming'.
  5. Bevestig je keuze in de pop-up: selecteer 'Ik begrijp de gevolgen van deze keuze' en klik op Bevestigen.VOILA: bevestiging geen email naar onderneming
Let op: breng je klant hiervan op de hoogte: de onderneming zal namelijk via de boekhoudsoftware/klantenportaal (bijv. Clearfacts) de facturen moeten opvolgen om ze tijdig te betalen.
Wil je deze instelling ongedaan maken? Kies dan één van de 2 bovenstaande opties om de facturen wel via e-mail aan de onderneming te laten bezorgen.

Peppol-integratie via Doccle
Sinds eind 2024 kan elke zelfstandige en kmo zich via Doccle gratis op Peppol registreren. Doccle heeft dus een integratie met Peppol, net zoals VOILA dat heeft. De 'Doccle-Peppol integratie' werkt perfect samen met VOILA, waardoor niemand meer op zoek hoeft te gaan naar inkomende facturen.


Wat betekent de combinatie van Doccle en VOILA?

De aankoopfacturen van leveranciers die via het Peppol-netwerk versturen,
komen voortaan rechtstreeks via Doccle bij je klant terecht. 

Diezelfde aankoopfacturen bezorgen we jou (nog steeds) in je gewenste software,
máár we sturen ze niet (meer) via e-mail naar je klant aangezien dat nu overbodig is.
De documenten die via Zoomit aangeleverd worden, worden wel via e-mail naar je klant gestuurd.

Gebruik je een software waarin jij en je klant samenwerken?
Dan kan je klant alle aankoopfacturen ook daar terugvinden
(en kan je, indien je klant dit wenst, de levering via e-mail uitschakelen).



Uitnodiging voor verificatie van e-mail opnieuw versturen
De uitnodigingse-mail voor verificatie van het e-mailadres van de onderneming kan opnieuw worden verzonden:
  1. Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > VOILA. 
  2. Zoek het dossier en klik rechts in de lijst op Beheer.
  3. Bij 'Instellingen' klik je op Opnieuw verzenden.Opnieuw verzenden van uitnodiging voor verificatie e-mailadresBelangrijk: Zolang het e-mailadres van je klant niet 'Geverifieerd' is in MyCodabox, kunnen wij hem zijn/haar aankoopfacturen niet sturen. Aarzel dus niet om deze functie te gebruiken om het verificatieproces te versnellen.


Zoomit-bankrekeningen toevoegen/verwijderen

Wanneer je een bankrekening activeert voor VOILA, zullen de facturen die via Zoomit op deze rekening beschikbaar zijn, rechtstreeks door Codabox worden opgehaald. 

De bankrekeningen waarvoor wij een actief mandaat hebben en die geactiveerd kunnen worden voor Zoomit zijn beschikbaar in MyCodabox:

  1. Ga naar Volmachten & diensten > VOILA.
  2. Zoek het dossier en klik rechts in de lijst op Beheer.
  3. Scroll verder naar 'Zoomit'.
  4. Geef je selectie aan.Zoomit bankrekeningen


De VOILA-dienst voor mijn klant stoppen 

De VOILA-dienst kan gestopt worden via MyCodabox > Volg onze procedure


Beschikbare opties voor mijn Kantoor


Levering van aankoopfacturen in mijn boekhoudprogramma

Aankoopfacturen worden geleverd via de leveringsmethode van je keuze.

Wil je enkel aankoopfacturen ontvangen in jouw software die verbonden is met de Codabox API (bv. ClearFacts) en niet op een andere manier / via een andere software? 

Activeer de optie die voor elk dossier afzonderlijk beschikbaar is:

  1. Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > VOILA.
  2. Zoek het dossier en klik rechts in de lijst op Beheer.
  3. Klik op Bewerken naast de titel 'Instellingen'.
  4. Zet de schakelaar aan, bij 'Instellingen' onder 'Levering van facturen aan boekhoudsoftware'.
    Deze instelling voorkomt dat facturen dubbel worden afgeleverd aan je boekhoudsoftware.Levering enkel via API

Opmerking: Voordat je deze optie activeert, neem contact op met je softwareleverancier om na te gaan of dit in jouw pakket mogelijk is.



De verschillende statussen van de VOILA-dienst


De status van de bestellingen van al je dossiers voor VOILA, vind je in MyCodabox > Volmachten & diensten > VOILA. Deze informatie is ook beschikbaar in het VOILA onderdeel per individueel dossier.


VOILA STATUSBESCHRIJVINGMEER INFO
Niet besteldJe hebt VOILA niet besteld voor dit dossier.
Dossier uitgenodigdVOILA is besteld voor deze onderneming. Er is een e-mail verzonden waarin de verantwoordelijke van de onderneming wordt gevraagd om de inschrijving op de dienst te aanvaarden.VOILA is besteld voor dit dossier.

Codabox heeft een e-mail naar de onderneming gestuurd via het contact e-mailadres.

De uitnodigingsmail bevat een link waarmee je klant zijn/haar bedrijfsgegevens kan bevestigen en zijn toestemming kan geven voor de VOILA-dienst.

Indien je klant na 7 dagen niet op de uitnodiging heeft gereageerd, sturen wij een herinnering.

De link vervalt na 14 dagen.

Dossieruitnodiging vervallenDe verantwoordelijke van de onderneming heeft de inschrijving op de dienst niet binnen de verwachte termijn aanvaard via de e-mail die was verzonden.Je klant heeft niet binnen 14 dagen op de uitnodiging gereageerd. Je kan de uitnodiging opnieuw versturen via MyCodabox > Volmachten & diensten > VOILA.
Validatie in uitvoeringToestemming van de onderneming geregistreerd. Codabox verifieert het ondernemingsnummer en de verantwoordelijke van de onderneming moet zijn e-mailadres verifiëren. Zonder deze twee controles kan VOILA niet worden geactiveerd voor de onderneming.

Deze status wordt weergegeven:

  • Zodra je klant toestemming gegeven heeft voor de VOILA-dienst.
  • Indien je je klant hebt ingeschreven op VOILA via de 'Boost' optie (de bevestiging door je klant is dan niet nodig).
Registratie in uitvoeringDe onderneming wordt geregistreerd op de verschillende netwerken voor aankoopfacturen.

De KBO-controle is goedgekeurd en het e-mailadres van je klant is bevestigd. Het proces gaat verder met de inschrijving van de onderneming op de verschillende kanalen (Zoomit en Peppol)

Probleem

De registratie op de verschillende netwerken voor aankoopfacturen kon niet worden voltooid vanwege een onverwacht probleem.

Een van de stappen van het activeringsproces werkte niet goed.

Contacteer helpdesk@codabox.com voor meer informatie.

ActiefDe onderneming is volledig geregistreerd op VOILA. De verantwoordelijke ontvangt zijn facturen op het aangeduide e-mailadres wanneer geverifieerd. Je ontvangt de facturen via de dagelijkse bezorgmethode.Je klant ontvangt een e-mail van Codabox die de activatie van de VOILA-dienst bevestigt.

Codabox heeft de onderneming geregistreerd op alle aangesloten kanalen. Je klant is klaar om zijn/haar eerste factuur via Codabox te ontvangen.

GeannuleerdDe dienst werd op verzoek geannuleerd of de gegevens van het dossier konden niet door Codabox worden geverifieerd.De VOILA-dienst is gedeactiveerd en de onderneming is uitgeschreven op de verschillende kanalen. De onderneming zal vanaf heden zijn facturen rechtstreeks van zijn verzenders ontvangen, hier heeft Codabox geen controle meer over.
3 mogelijke redenen voor deze status:
  • De dienst werd op verzoek van het boekhoudkantoor geannuleerd omdat deze geen aankoopfacturen voor deze onderneming meer wenst te ontvangen.
  • De dienst werd op verzoek van de onderneming geannuleerd omdat hij/zij het VOILA-mandaat bij Codabox heeft stopgezet.
  • Het e-mail adres van de onderneming is gewijzigd en je klant heeft de verificatie e-mail van Codabox niet bevestigd. Hierdoor kon Codabox de facturen niet langer afleveren aan de onderneming. 


Dossiers filteren op status in het VOILA overzicht:

In MyCodabox > Volmachten & diensten > VOILA kan je je dossiers filteren per VOILA status:VOILA filteren op status

Zie ook onze Gerelateerde Artikelen