De e-mail van je klant controleren: Een belangrijke stap!

CodaBox wil op een veilige manier documenten afleveren bij je klant.

Op het moment dat CodaBox documenten wil versturen naar je klant (CODA/SODA of Aankoopfacturen)

• Omdat je hebt besloten om de klant CODA/SODA in pdf te sturen
• Omdat je deze onderneming hebt geregistreerd op VOILA

Je klant ontvangt een e-mail van CodaBox en de klant moet de naam van zijn boekhouder invullen.

• Het contact e-mailadres voor dit dossier
• Het extra VOILA e-mailadres

Via MyCodaBox kan je controleren of het e-mailadres voor een dossier al geverifieerd is. 

Zie hieronder 'Controleer de status van de e-mail verificatie'.

Onderwerp: Verifieer je e-mailadres

Inhoud van de e-mail: Informatie over zijn bedrijf en twee links:

• Hij/zij is de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf? Dan klikt hij op de betreffende link en het formulier start
• Hij/zij is niet de wettelijke vertegenwoordiger? Dan kan de klant ons contacteren.

De klant moet de naam kiezen van het boekhoudkantoor waarmee hij werkt.

Wanneer de eerste letters van de naam van het boekhoudkantoor in het veld worden ingevoerd, start het auto-completion proces en wordt een lijst van namen voor het boekhoudkantoor voorgesteld.

Zodra de naam van het boekhoudkantoor correct is gekozen, moet de keuze worden gevalideerd door op 'Bevestigen' te klikken. Een laatste scherm toont de verificatie van het e-mailadres.

De link is vervallen?

De links zijn 2 weken geldig. Na deze periode kan de klant het verificatieproces van zijn e-mailadres opnieuw activeren via 'Link vervallen, vraag hier een nieuwe link aan' (link bevindt zich in de verificatiemail).

Mislukte pogingen?

Als bij de selectie van het boekhoudkantoor een fout optreedt, wordt een bericht weergegeven  'de gegevens zijn niet correct'. U heeft nog X pogingen''. Na 3 mislukte pogingen wordt de klant uitgenodigd om contact op te nemen met onze Support via helpdesk@codabox.com om een nieuwe uitnodiging te laten versturen.

• E-mailadres rood = Verificatie mislukt
  Dit e-mailadres moet nog steeds worden geverifieerd door je klant. Codabox kan de beschikbare documenten niet naar dit e-mailadres sturen. De link is verlopen maar de klant ontvangt automatisch een nieuwe link bij een nieuwe poging. Als de validatie zelf niet lukt, moet de klant contact met ons opnemen.
• E-mailadres oranje = In afwachting van verificatie
  Dit e-mailadres moet nog steeds worden geverifieerd door je klant. Codabox kan de beschikbare documenten niet naar dit e-mailadres sturen. De link die de klant heeft ontvangen is nog steeds geldig om zijn e-mailadres te kunnen verifiëren.
• E-mailadres groen = Geverifieerd 
  Dit e-mail adres is geverifieerd door je klant. CodaBox stuurt documenten naar dit e-mailadres.
• E-mailadres zwart = Geen verificatie vereist 
  • CodaBox heeft geen documenten om naar je klant te sturen (geen documenten beschikbaar).
    of
  • De optie * Dit dossier ontvangt PDF van CODA en SODA via e-mail' is niet geselecteerd voor dit dossier. Mogelijk zijn er bestanden beschikbaar zijn, maar aangezien deze optie niet geselecteerd is, worden ze niet naar de klant verzonden.

Zoek het dossier in MyCodaBox > Dossiers > Lijst dossiers. De verificatie-e-mail kan opnieuw worden verzonden voor e-mailadressen waarvan de status nog niet geverifieerd is

Klik op de dossiercode en onder 'Dossier e-mailadres' klik je op Opnieuw verzenden. Bevestig daarna in het volgende scherm.

Opmerking: Verloopt de verzending niet zoals gepland ? Dan ontvang je dit bericht:

'Er is iets fout gegaan bij het opnieuw verzenden van de e-mailverificatie. Probeer opnieuw of neem contact op met Support indien het probleem zich blijft voordoen.'  

➜ Contacteer helpdesk@codabox.com indien nodig.