CodaBox vérifie l'adresse e-mail de votre client |
Tout comme on s'enregistre sur une boutique en ligne, CodaBox demande à votre client de confirmer son adresse e-mail.
Pourquoi ?
Pour garantir une livraison sécurisée des documents que nous envoyons par e-mail à votre client.
Quand le client doit-il confirmer son adresse e-mail ?
Lorsque CodaBox veut lui envoyer des documents PDF (CODA/SODA ou des factures d'achat) :
- Parce que vous avez enregistré l'entreprise sur VOILA.
- Parce que vous avez convenu que votre client reçoive ses CODA/SODA en PDF
Comment ?
Quelles adresses e-mail doivent être confirmées ?
- L'adresse e-mail de contact de ce dossier
- L'adresse e-mail supplémentaire pour VOILA
Comment suivre l'état d'avancement ?
Via MyCodaBox, vous pouvez vérifier si l'adresse e-mail pour ce dossier a déjà pu être vérifiée.
Voir ci-dessous 'Consulter le statut de la vérification de l'e-mail'.
Votre client confirme son adresse e-mail |
Votre client reçoit un e-mail de CodaBox
Contenu : Des informations à propos de son entreprise et deux liens :
- Il est le représentant légal de l'entreprise ? Il clique sur le lien correspondant et le formulaire se lance.
- Il n'est pas le représentant légal ? Il peut nous contacter.
Le formulaire de vérification
Le client doit sélectionner le nom du bureau comptable avec lequel il travaille.
Lorsque les première lettres du nom du bureau comptable sont introduites dans le champ, l'auto complétion se lance et propose une liste de noms.
Une fois le nom correctement sélectionné, le choix doit être validé en cliquant sur 'Confirmer'.
Un dernier écran affiche alors l'enregistrement de l'adresse e-mail.
Le processus de validation échoue ?
Le lien n'est plus valable ?
Les liens sont valables durant 2 semaines. Passé ce délai, le client peut réactiver le processus de vérification de son adresse e-mail via "Si votre lien est expiré, vous pouvez en demander un nouveau ici." (lien présent dans l'e-mail de vérification).
Tentatives infructueuses ?
En cas d'erreur lors de la sélection du bureau comptable, un message s'affiche 'Les données ne sont pas correctes. Il vous reste encore X tentatives'. Après 3 tentatives infructueuses, le client est invité à contacter notre Support via helpdesk@codabox.com pour demander qu'une nouvelle invitation à vérifier son adresse e-mail lui soit envoyée.
Consulter le statut de la vérification de l'e-mail |
Dans MyCodaBox > Dossiers > Liste des dossiers > dans la colonne 'Adresse e-mail', la couleur de l'adresse e-mail de chaque dossier indique le statut de vérification.
Obtenez plus d'informations sur le statut en cliquant sur le (i) à côté de l'adresse e-mail
- Adresse e-mail en rouge = Echec de la vérification
L’adresse e-mail n'a pas été vérifiée par votre client. Codabox ne peut pas envoyer les documents disponibles à cette adresse électronique. Lorsque le client essaie d'utiliser le lien expiré, il recevra automatiquement un nouveau lien. Si le client ne sait pas compléter la validation, il doit nous contacter. - Adresse e-mail en orange = En attente de vérification
Cette adresse email doit encore être vérifiée par votre client. Codabox ne peut pas envoyer les documents disponibles à cette adresse mail. Le lien dont le client dispose est toujours valide pour pouvoir vérifier son adresse e-mail. - Adresse e-mail en vert = Vérifié
Cette adresse email a été vérifiée par votre client. CodaBox envoie des documents à cette adresse email. - Adresse e-mail en noir = Aucune vérification requise
- CodaBox n'a aucun document à envoyer à votre client (aucun fichier disponible)
ou - L'option *'Ce dossier reçoit des fichiers CODA et SODA par email' n'a pas été sélectionnée pour ce client.
Il se peut que des fichiers soient disponibles mais comme cette option n'est pas sélectionnée, ils ne seront pas envoyés au client.
- CodaBox n'a aucun document à envoyer à votre client (aucun fichier disponible)
Gérer l'envoi ou le renvoi de la vérification |
Vous avez créé un nouveau dossier via MyCodaBox et :
- Vous préférez envoyer vous-même l'invitation à la vérification de l'adresse e-mail sans attendre que CodaBox l'envoie automatiquement ?
- Vous laissez CodaBox envoyer l'invitation à la vérification de l'adresse e-mail mais le client n'a pas encore confirmé son e-mail et vous souhaitez accélérer ce processus ?
➟ Utilisez la fonction d'envoi ou renvoi de l'email de vérification MyCodaBox vous offre la possibilité de gérer vous même l'envoi ou le renvoi de l'email de vérification. Dès que que votre client confirme son adresse e-mail, CodaBox est en mesure de lui transmettre le PDF de ses CODA/SODA/Factures d'achat dans les plus brefs délais ! |
ENVOYER l'e-mail de vérification
| Recherchez le dossier dans MyCodaBox > Dossiers > Liste des dossiers, cliquez sur le code dossier. Sous 'Adresse e-mail du dossier', cliquez sur Envoyer la vérification et confirmez dans l'écran suivant. | |
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RÉ-ENVOYER l'e-mail de vérification
Recherchez le dossier dans MyCodaBox > Dossiers > Liste des dossiers. L'email de vérification peut être ré envoyé pour les adresses e-mail dont le statut n'est pas encore vérifié
Cliquez sur le Code dossier, et sous 'Adresse e-mail du dossier', cliquez sur Renvoyer, ensuite confirmez dans l'écran suivant. | |
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Remarque : Le renvoi ne s'est pas passé comme prévu ?
Vous recevez ce message : 'Quelque chose s'est mal passé en renvoyant l'e-mail de vérification. Veuillez réessayer ou contacter le service d'assistance si le problème persiste.'
➜ Contactez helpdesk@codabox.com si nécessaire.
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