SignHere et Twikey sont deux plateformes via lesquelles les mandats peuvent être signés digitalement via différentes méthodes.

Via MyCodaBox, nous vous offrons la possibilité de générer un lien SignHere ou Twikey afin de l'envoyer par e-mail à votre client ou de lui permettre de signer directement son mandat si il est présent à votre Bureau.


Conditions ?

Pour signer digitalement avec SignHere ou Twikey, dans MyCodaBox, le mandat doit avoir un statut  'En préparation', 'Envoyé au client' et 'Dispo. En ligne' 

Quelles banques ?

SignHere : Argenta

Twikey : Belfius, Bank van Breda, BNP Paribas Fortis et Crelan

Méthodes de signature ?

Signhere : Eid, Itsme

Twikey : Dépendant de la banque (par exemple Belfius n'accepte pas la signature via eID). ➞ Plus d'infos à propos des méthodes de signature dans cet article


Etapes pour la signature digitale


Votre Bureau


Obtient le lien SignHere ou Twikey : Via MyCodaBox > MANDATS & SERVICES CLIENTS > CODA, recherchez le client pour lequel vous voulez obtenir le lien, cliquez sur Gérer et sélectionnez une des 2 options suivantes pour le mandat qui doit être signé par votre client :


Votre client est présent à votre Bureau ? 

Utilisez le bouton 'Signer maintenant' : Ouvre une fenêtre SignHere ou Twikey (suivant la banque). 


Vous voulez envoyer le lien à votre client via e-mail ? 

Utilisez le bouton 'Copier le lien' : Le lien de signature électronique est copié dans le presse-papier, il vous suffit de le coller dans un e-mail avec une invitation à signer a adresser à votre client.

Remarque : Les boutons 'Signer maintenant' et 'Copier le lien' sont visibles uniquement si il n'y a pas encore de mandat bancaire actif, par exemple dans le cas d'un transfert de client.
Votre clientSigne son document via SignHere ou Twikey
CodaBoxModifie le statut du mandat, qui devient ‘Procédure bancaire’ dans MyCodaBox
La banqueAccepte le mandat dans un délai de quelques jours et active l'envoi des fichiers CODA
CodaBoxReçoit le premier fichier CODA et modifie le statut du mandat, qui passe à ‘Actif’ dans MyCodaBox


Suivez le statut de vos mandats via MyCodaBox > MANDATS & SERVICES CLIENTS > CODA, recherchez le client pour lequel vous voulez connaître le statut du mandat. 
Si le Statut du mandat est ‘Envoyé au Client’ dans MyCodaBox, cela signifie que votre client a reçu l'invitation.


Remarque :

Suivant le choix que vous avez fait durant la procédure d'Enregistrement de votre Fiduciaire chez CodaBox, nous nous chargeons ou pas de contacter votre client pour la signature des ses mandats.

  • Vous nous avez confié la gestion de vos mandats et vous nous avez communiqué l'e-mail de votre client ?
    Nous sommes en mesure l'inviter par e-mail à signer ses mandats par voie électronique. L'invitation est alors automatiquement envoyée par notre système interne.
  • Vous avez choisit de gérer vous même les mandats de votre client ?
    Le statut du mandat est 'Dispo. En ligne' dans MyCodaBox, nous ne contactons pas votre client.


Dépannage


SignHere : Le statut du mandat dans MyCodaBox est 'problème' + message du client
Lorsque votre client reçoit un lien SignHere pour signer son mandat, il a la possibilité de refuser de signer ce mandat. Dans ce cas, il doit obligtoirement indiquer la raison de son refus. 
Solution : Consultez Le statut du mandat est Problème


Twikey : Signature digitale de mandats sur MAC ou PC ?

Pour signer des mandats avec Twikey, que cela soit via PC ou MAC, l'utilisateur doit télécharger (sur le site du gouvernement) et installer le logiciel eID d'identité électronique qui correspond à son Système d'Exploitation (Window, Mac ou Linux).

Solution :  La procédure est disponible ICI ainsi que le lien de téléchargement


Le mandat CODA ne peut pas être envoyé à votre client en raison d'une adresse e-mail manquante

CodaBox envoie les mandats par e-mail à votre client (si CodaBox s'occupe de la gestion des mandats).


Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de CodaBox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.

Solution : Via MyCodaBox, recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' dans la liste des mandats CODA. 

Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours.

Accédez aux détails du client en cliquant sur le code client et ajoutez l'adresse e-mail de votre client 


Le processus de signature du mandat avec eID ne se déroule pas comme prévu

Avant de commencer le processus de signature électronique du mandat, l'utilisateur doit vérifier s'il dispose des éléments nécessaires et répond aux exigences suivantes:

  • Un signataire possédant une procuration bancaire
  • La carte d'identité du signataire
  • Un lecteur eID ou un lecteur de carte bancaire Belgium eID (capable de lire l'eID)
  • Un navigateur (Chrome, Firefox, Internet Explorer) à jour
  • Certaines banques autorisent la signature avec la carte bancaire, dans ce cas l'utilisateur en est informé durant la procédure de signature


Remarque : Pour utiliser cette fonctionnalité, selon le type de navigateur utilisé, il est nécessaire d'Installer un ou plusieurs plug-ins, y compris le Plugin eID pour Firefox, Safari, Chrome et Internet Explorer.
Navigateurs compatibles, procédures et dépannage sont disponibles sur le site eID Belgium


Le site de Twikey mentionne que ce lien est non valide  ? 

Réessayez en utilisant le Mode privé de votre navigateur

Le processus échoue après avoir suivi la procédure et après avoir installé les plug-ins nécessaires ?

 Consultez le document de support Signer avec eID : problèmes les plus courants.


Liens utiles
Twikey : Comment signer ?
SignHere : FAQ


 
Vous avez consulté notre rubrique dépannage mais vous avez encore des questions à propos de la signature digitale ? Contactez notre support via helpdesk@codabox.com


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