L'état d'un mandat est accessible via MyCodaBox - MANDATS & SERVICES CLIENTS - CODA - Gérer
IMPORTANT : Un même état de mandat peut avoir plusieurs significations, ceci est dépendant de :
- La banque concernée (Twikey - Non Twikey - KBC ou autre banque)
- Qui gère les mandats de vos clients (Vous ou CodaBox)
Une question à propos des mandats ?
N'attendez pas de pouvoir nous avoir en ligne ou via e-mail mais consultez notre résumé des statuts de mandats pour lesquels notre Support reçoit fréquemment des demandes :
Envoyé au client + Envoyé par e-mail à votre client
Nous sommes en attente des documents signés. Le client peut signer ses documents digitalement ou en version papier (à renvoyer à helpdesk@codabox.com) La méthode de signature possible est dépendante de la banque, infos ICI Votre client ne donne pas suite à cet e-mail ? Nous lui envoyons des rappels (max. 3) |
| Procédure bancaire + Envoyé à la banque/Signé par Twikey/via notre lien de signature (SAUF KBC/CBC) Le mandat doit encore être accepté par la banque. Lorsque nous recevrons la confirmation de la banque, le statut changera (voir paragraphe suivant) Remarque : Seule La banque Nagelmakers ne donne pas la confirmation d’acceptation. |
Procédure bancaire + L’activation auprès de la banque a été faite. Le mandat sera actif dès la réception du premier fichier CODA Le mandat est accepté par la banque : Le premier fichier CODA sera généré dès qu'il y a une transaction sur un des comptes bancaires de ce mandat, le statut du mandat dans MyCodaBox devient alors 'Actif'.
Remarque : Il y a des transactions quotidiennes (à vérifier avec votre client avant de nous contacter) sur un des comptes bancaires mais toujours pas de CODA ?
Une erreur interne à la banque a pu empêcher l'activation du mandat → Contactez helpdesk@codabox.com
Activation bancaire terminée - En attente du premier fichier CODA + Le compte = KBC/CBC ?
➜ Il est 100% certain que le compte est enregistré pour CODA |
Procédure bancaire + Votre client doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne (POUR KBC/CBC) Vérifiez le status de chaque compte bancaire, 3 possibilités :
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Tableau complet de tous les statuts possibles
| ETAT DU MANDAT CODA | DESCRIPTION | PLUS D'INFOS | | Inscrit | Cette banque n’est pas compatible CODA | → Banque NON compatible
Le mandat restera dans ce statut jusqu'à ce qu'il y ait un accord avec cette banque. | Inscrit
| En cours de traitement | → Banque compatible
Notre service administratif vérifie l'exactitude des données. Si les données sont incorrectes, nous contacterons votre fiduciaire. | | En Préparation | Si nous disposons d’une adresse e-mail pour votre client, le mandat lui sera envoyé | → Si CodaBox gère les mandats de vos clients | | Envoyé Au Client | Envoyé par e-mail à votre client | Notre service administratif a envoyé le mandat à votre client par email. | En Préparation
Envoyé Au Client | Vous pouvez inviter votre client à signer digitalement | → S'il s'agit d'une banque qui supporte Twikey ou la signature digitale (CodaBox-sign), vous pouvez envoyer le lien Twikey ou de signature digitale (CodaBox-sign) à votre client | En Préparation
Envoyé Au Client | Vous pouvez télécharger le mandat ici. | → Banque qui ne supporte pas Twikey
Téléchargement du mandat possible via le bouton.
| | Dispo. En Ligne | Faites-nous parvenir le mandat signé par e-mail | → Si vous gérez les mandats de vos clients
Le mandat ne sera pas envoyé par à email à votre client. Téléchargez le mandat via le bouton*** | | Dispo. En Ligne | Vous pouvez inviter votre client à signer digitalement | → S'il s'agit d'une banque qui supporte Twikey ou la signature digitale (CodaBox-sign), vous pouvez envoyer le lien Twikey ou de signature digitale (CodaBox-sign) à votre client
| | Signé | Signé, reçu et en traitement | Les documents signés ont été reçus et font l'objet d'un contrôle interne. CodaBox traite le mandat. | | Procédure Bancaire | Envoyé à la banque
Signé via Twikey/Signature
| Nous avons envoyé le mandat signé par le client à la banque. | | Procédure Bancaire | L’activation auprès de la banque a été faite. Le mandat sera actif dès la réception du premier fichier CODA | Le premier fichier CODA sera généré dès qu'il y a une transaction.
Remarque (sauf KBC/CBC): Il y a des transactions quotidiennes mais toujours pas de CODA ?
Une erreur interne à la banque a pu empêcher l'activation du mandat → Contactez helpdesk@codabox.com | | Procédure Bancaire | Votre client doit activer chaque compte dans son environnement bancaire en ligne | → Il s'agit de la banque KBC/CBC
Plus d’infos sur : KBC/CBC - Statut d’un mandat CODA
Vérifiez l'état de chaque compte | | Procédure Bancaire | CODA disponible - livraison en attente | Nous recevons des fichiers CODA pour certains comptes, mais votre mode de livraison n'est pas encore défini. CodaBox vous contactera pour la mise en place de la livraison. | | Procédure Bancaire | Retard d'activation dû à un problème sur les données bancaires du client. La banque contactera le client ou l'agence bancaire. | → Il s'agit de la banque ING. | | Actif | Vous recevez des CODA. Vérifiez le statut de chaque compte bancaire afin de savoir lesquels sont actifs |
| | Actif | Aucun CODA récent. Vérifiez le statut de chaque compte bancaire pour plus d'informations | Plus d'infos dans notre article CODAs pas reçus, CODAs manquants ?
| | Problème | Ne peut pas être traité + motif | Il y a un problème avec le mandat. Consultez notre article qui décrit les différents problèmes possibles | | Archivé | La raison est indiquée de façon claire | Remarque :
Les différentes descriptions/raisons qui accompagnent le statut 'Archivé' sont en cours d'amélioration afin de les rendre plus claires et compréhensibles.
Elles seront implémentées au fur et à mesure des mises à jour de votre environnement MyCodaBox.
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Consultez aussi notre article Détails des Mandats/Comptes bancaires et actions possibles ainsi que nos *** Articles associés
