Lorsque vous demandez CARO via MyCodabox, le titulaire de la carte doit finaliser l'activation en donnant son accord.
Le titulaire de la carte reçoit automatiquement un e-mail de Codabox, suivi de trois rappels si nécessaire. Vous pouvez également copier vous-même le lien d'activation via MyCodabox et suivre l'état d'avancement.
➜ Une fois que le titulaire de la carte a donné son autorisation, les relevés de carte de crédit sont disponibles à partir du mois suivant.
➜ Vous trouverez plus d'informations sur la livraison ici.
Activation CARO par le titulaire de la carte |
Informer votre client à l'avance (+ modèle d'e-mail)
Avant de faire une demande CARO via MyCodabox, nous vous recommandons d'envoyer un e-mail au(x) titulaire(s) de carte. Ils sauront ainsi qu'ils recevront un e-mail d'activation de la part de Codabox et qu'une action est requise de leur part : ils devront donner leur accord pour que les relevés soient partagés avec votre cabinet comptable. De plus, cela les rassurera sur le fait qu'il ne s'agit pas d'une tentative d'hameçonnage (phishing). En informant votre client et les titulaires de cartes, l'activation peut se dérouler sans problème.
Utilisez notre modèle d'e-mail pratique, c'est un mail type pour informer le titulaire de la carte.
Codabox envoie une demande d'activation au titulaire de la carte, et 3 rappels si nécessaire
Dès que vous demandez CARO via MyCodabox, Codabox envoie un e-mail au titulaire de la carte pour finaliser l'activation.
Si nécessaire, Codabox envoie jusqu'à 3 rappels hebdomadaires par e-mail au titulaire de la carte.
L'e-mail est envoyé à l'adresse que vous avez indiquée dans MyCodabox lors de la demande du service.
L'e-mail contient :
- Pour KBC/CBC : des instructions pour activer CARO dans les applications KBC/CBC respectives
- Pour les autres banques : un lien d'activation pour activer le service CARO (voir les étapes ci-dessous)
Étapes à suivre par le titulaire de la carte pour activer CARO
Dès que vous demandez le service CARO pour un dossier, un e-mail est automatiquement envoyé au titulaire de la carte avec des informations sur l'activation et les étapes nécessaires pour ce faire.
➟ S'il s'agit d'un compte KBC/CBC, le titulaire de la carte recevra ces instructions par e-mail pour activer le service dans son application bancaire.
➟ Pour les autres banques, le titulaire de la carte recevra par e-mail un lien d'activation. En utilisant le lien d'activation, le titulaire de la carte suit les courtes étapes ci-dessous pour activer le service. Le titulaire de la carte aura besoin de :
- Les détails de la carte de crédit (pour vérifier la référence client saisie par le comptable via MyCodabox) disponibles sur son relevé de carte de crédit.
- La carte de crédit et le lecteur de carte bancaire pour pouvoir signer afin d'activer le service CARO.
- Après avoir cliqué sur le lien d'activation, le titulaire de la carte est dirigé vers une page d'accueil. Le titulaire de la carte confirme la référence client, lit les conditions légales, les accepte et clique sur Suivant.
- Le titulaire de la carte saisit les détails de la carte de crédit. Aucun frais ne sera facturé.
- Un écran du site sécurisé de la banque s'ouvre, où le titulaire de la carte devra utiliser son lecteur de carte avec sa carte de crédit pour finaliser l'activation CARO. L'expérience de l'utilisateur est similaire à celle d'une transaction de E-commerce.
- L'activation est vérifiée et confirmée.
➜ Le titulaire de la carte reçoit un e-mail de Codabox confirmant l'activation du service. Cet e-mail contient un lien vers les conditions générales qui stipulent que si le titulaire de la carte veut révoquer cet accord, il/elle doit contacter son comptable.
➜ Une fois l'e-mail envoyé, l'adresse e-mail du titulaire de la carte est supprimée de notre base de données.
➜ Les relevés de carte de crédit pour cette référence client seront disponibles à partir du mois suivant l'activation.
Le titulaire de la carte ne trouve plus l'e-mail d'activation ?
Vous pouvez aider votre client depuis MyCodabox :
- Ouvrez l'onglet CARO du dossier.
Pour la référence client en question, l'état est 'Invitation envoyée'. - Copiez le lien et envoyez-le à votre client, ou lancez l'activation ensemble si le titulaire de la carte est chez vous :
Pour les clients KBC/CBC, cliquez sur Comment activer. Vous verrez alors la page d'instructions : vous pouvez la transmettre vous-même au titulaire de la carte par e-mail.  |
Dépannage sur l'activation par le titulaire de la carte |
Le titulaire de la carte signale que l'activation échoue ?
Demandez au titulaire de la carte de vérifier les points suivants.
Vous pouvez également vérifier l'état dans MyCodabox (plus d'infos ci-dessous).
| À vérifier | Solution (plus d'infos en bas) |
| A-t-on utilisé la bonne carte ? | Demandez au titulaire de la carte de vérifier sur l'état de dépenses si le numéro de la carte correspond à la référence client pour laquelle CARO a été demandé. |
| Les informations saisies sont-elles correctes ? (numéro de carte, nom, date d'expiration, code de vérification) | Demandez au titulaire de la carte de vérifier les informations (figurant sur la carte) et de réessayer. |
| Est-ce bien une carte de crédit ? | CARO n'est pas possible pour les cartes de débit. Demandez au titulaire de la carte de vérifier si la mention 'Crédit' figure sur la carte. Attention : la mention 'date de débit' figure-t-elle sur le relevé des dépenses ? Dans ce cas, il ne s'agit pas d'une carte de crédit ! |
| S'agit-il d'une nouvelle carte, pas encore utilisée ? | Le titulaire de la carte doit activer la nouvelle carte en l'utilisant pour la première fois avec son code PIN : retrait d'argent, paiement avec code PIN (pas en ligne) ou modification du code PIN. Si cela ne fonctionne pas, il s'agit probablement d'une vieille carte ou d'une carte bloquée. Le titulaire de la carte peut se renseigner auprès de sa banque. |
| La carte n'est plus valide ? | Le consentement n'est possible qu'avec la carte correcte qui n'est pas expirée. Le titulaire de la carte a probablement déjà reçu une nouvelle carte de la banque et doit l'activer en l'utilisant pour la première fois avec son code PIN : retrait d'argent, paiement avec code PIN (pas en ligne) ou modification du code PIN. |
La carte a-t-elle été bloquée par la banque ou le titulaire de la carte l'a-t-il (temporairement) bloquée via l'application ? | Pour ce consentement, nous demandons une transaction de 0 €. Demandez au titulaire de la carte de vérifier cela. Le déblocage peut se faire via la banque ou l'application bancaire. |
| La carte n'autorise pas les transactions en ligne ? | Pour ce consentement, nous demandons une transaction de 0 €. Demandez au titulaire de la carte de contacter sa banque. |
Attention : le dépannage ci-dessus ne s'applique pas aux comptes KBC/CBC : voir ces instructions.
Vous voyez l'état 'Problème' dans MyCodabox : plus d'infos
MyCodabox vous fournit plus d'informations sur l'état. Contactez ensuite votre client.
- Ouvrez l'onglet CARO du dossier.
- Consultez l'état: vous trouverez plus d'explications à côté.
Dans certains cas, vous pouvez résoudre le problème vous-même. Voici un aperçu des causes possibles :
| Message d'erreur | Solution |
| La carte utilisée n'est pas liée à la référence client dans votre commande. | Utilisez un relevé de carte de crédit récent pour vérifier les détails :
|
| La banque a confirmé que cette référence client est liée à un autre IBAN. (uniquement pour les cartes de crédit de KBC/CBC) | Utilisez un relevé de carte de crédit récent pour vérifier les détails :
|
| La carte utilisée lors de l'authentification ne correspond pas au numéro de carte enregistré. | Le titulaire de la carte a saisi des données de carte incorrectes ou une faute de frappe lors de l'autorisation, ou a ensuite utilisé une autre carte lors de l'authentification sur le portail bancaire. ➟ Demandez au titulaire de la carte de réessayer l'activation avec la carte et les détails de la carte corrects. Le titulaire de la carte peut utiliser un relevé de carte de crédit récent pour vérifier les détails. |
| La carte de crédit utilisée a été émise par une banque qui ne supporte pas CARO. | Le titulaire de la carte a utilisé la mauvaise carte lors de l'autorisation. ➟ Demandez au titulaire de la carte de réessayer l'activation avec la carte et les détails de la carte corrects. Le titulaire de la carte peut utiliser un relevé de carte de crédit récent pour vérifier les détails. |
| L'authentification du paiement a échoué. Réessayez avec les détails d'authentification corrects (PIN, ...). | Le titulaire de la carte a saisi des données de carte incorrectes ou une faute de frappe lors de l'autorisation, ou a utilisé la mauvaise carte/PIN lors de l'authentification via le portail bancaire. ➟ Demandez au titulaire de la carte de réessayer l'activation avec la carte et les détails d'authentification corrects. |
| Transaction refusée par la banque. Contactez la banque pour résoudre le problème. | Il est possible que la carte ne soit pas encore ou plus active :
➟ Demandez au titulaire de la carte de contacter la banque. |
| Erreur inconnue. Peut-être, le titulaire de la carte a utilisé une carte de débit au lieu d'une carte de crédit. | ➟ Demandez au titulaire de la carte de réessayer l'activation avec la carte et les détails de la carte corrects. CARO n'est possible que pour les cartes de crédit. |
| Erreur inconnue. Contacter le service d'assistance Codabox. | ➟ Nous sommes heureux de vous aider. Contactez helpdesk@codabox.com. |
Erreur technique. Codabox l'examine actuellement. | ➟ Réessayez plus tard ou contactez helpdesk@codabox.com. |
Si vous rencontrez encore des problèmes, veuillez contacter helpdesk@codabox.com.
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