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Demander CARO pour votre client


Vous pouvez demander CARO pour les dossiers pour lesquels le service CODA est déjà actif auprès d'une banque qui offre CARO.


Dès que vous effectuez la demande, Codabox envoie automatiquement un e-mail au titulaire de la carte : celui-ci doit donner une autorisation unique pour partager les relevés. Informez donc votre client à l'avance : cela le rassurera et garantira le bon déroulement du processus.


Informer votre client à l'avance (+modèle d'e-mail)
Avant de faire une demande CARO via MyCodabox, nous vous recommandons d'envoyer un e-mail au(x) titulaire(s) de carte. Ils sauront ainsi qu'ils recevront un e-mail d'activation de la part de Codabox et qu'une action est requise de leur part : ils devront donner leur accord pour que les relevés soient partagés avec votre cabinet comptable. De plus, cela les rassurera sur le fait qu'il ne s'agit pas d'une tentative d'hameçonnage (phishing). En informant votre client et les titulaires de cartes, l'activation peut se dérouler sans problème.


Utilisez notre modèle d'e-mail pratique, c'est un mail type pour informer le titulaire de la carte.


Demander CARO

Vous pouvez demander CARO pour les dossiers pour lesquels vous avez déjà le service CODA actif chez une banque qui offre CARO.

  1. Ouvrez l'onglet CARO du dossier. 
  2. Cliquez sur Nouvelle demande CARO en haut à droite.
  3. Sélectionnez d'abord la banque CARO.
    En fonction de votre sélection, vous devrez ensuite compléter 2 ou 3 champs.
    Commander CARO via MyCodabox
  4. Saisissez la Référence Client* et l'adresse e-mail du titulaire de la carte.
    Pour un client KBC/CBC, vous saisissez aussi l'IBAN lié à la carte de crédit.
    Commander CARO pour un compte KBC et compléter le formulaire
  5. Cliquez sur Nouvelle demande CARO.
    La demande CARO est confirmée, l'état est à présent 'Invitation envoyée'.

Les informations qui sont introduites dans le formulaire ci-dessus sont vérifiées via un contrôle de saisie des données.
Un message d'erreur s'affiche si elles ne sont pas correctes.
Les * indiquent les champs obligatoires. En survolant les i vous accédez à plus d'informations. Lisez aussi le guide de dépannage ci-dessous.


★ Une fois l'activation effectuée, les coordonnées du titulaire de la carte sont supprimées de notre base de données en toute sécurité. Elles ne seront pas utilisées pour d'autres communications.


La demande CARO a été faite : le titulaire de la carte doit confirmer !
Dès que vous demandez CARO via MyCodabox, notre système génère automatiquement à destination du titulaire de la carte :
  • Un e-mail d'invitation avec 
    • Pour KBC/CBC : les instructions pour activer CARO dans les Apps respectives de KBC/CBC
    • Pour les autres banques : un lien d'activation pour activer le service CARO
  • Ensuite, jusqu'à 3 fois un e-mail de rappel par semaine avec le même lien d'activation.
    Si nécessaire, vous pouvez aussi copier le lien d'activation via MyCodabox et contacter votre client.


Dépannage lors de la demande CARO


Erreur : Pas de mandat CODA actif

Message d'erreur : pas de mandat CODA actif pour ce dossierCe message s'affiche si vous avez sélectionné un dossier pour lequel aucun CODA n'est actif auprès d'une banque qui offre CARO.

➞ CARO est actuellement possible pour : Argenta - Banque Van Breda - Belfius - BNP Paribas Fortis - Crelan (AXA) - Fintro (Groupe BNP Paribas) - KBC/CBC


Erreur lors de la demande : Le FORMAT de la référence client n'est pas valide
Utilisez la bonne référence client : vérifiez le numéro sur l'état de dépenses (relevé de carte de crédit) de la carte de crédit en question. 
La référence client est composée de 10 chiffres commençant avec 6 ou 7. Exemple: 6123456789 ou 7123456789. 

Astuce : Vous pouvez également obtenir plus d'informations en cliquant sur la petite icône i


Erreur lors de la demande : Le NUMERO de la référence client est incorrect
Utilisez la bonne référence client : vous avez peut-être saisi par erreur la référence client d'une autre entreprise. Vérifiez cela sur l'état de dépenses (relevé de carte de crédit) de la carte de crédit en question.
Pour annuler l'invitation incorrecte, vous pouvez annuler CARO pour ce dossier et ensuite créer une nouvelle demande CARO, cette fois avec la bonne combinaison dossier/référence client.


Invitation envoyée : Modifier l'adresse e-mail du titulaire de la carte
Une fois l'invitation envoyée, il est toujours possible d'adapter l'adresse e-mail du titulaire de la carte.
  1. Ouvrez l'onglet CARO du dossier concerné.
  2. Cliquez sur actions dans la colonne la plus à droite pour la référence client concernée et choisissez Editer & renvoyer.
  3. Adaptez les informations et cliquez sur Envoyer invitation.
Remarque : Le champ Référence client est un champ qui n'est pas modifiable.
Si vous souhaitez modifier cette information, cliquez sur Annuler CARO pour cette référence client. Créez ensuite une nouvelle demande CARO avec la nouvelle référence client.



Faire le suivi de l'état dans MyCodabox


Dès que le titulaire de la carte a donné son accord, les relevés de carte de crédit sont disponibles à partir du mois suivant.

➜ Vous trouverez plus d'informations sur la livraison ici.

➜ Le titulaire de la carte signale que l'activation échoue ? Consultez notre guide de dépannage concernant l'activation par le titulaire de la carte.


CARO est déjà actif ? Suivre l'état de la demande
  1. Ouvrez l'onglet CARO du dossier.
  2. Vérifiez l'état des demandes CARO : vous verrez, entre autres, la date à laquelle l'état a changé ou la date à laquelle l'invitation a été envoyée.
    ➜  Déplacez votre curseur sur l'état pour obtenir plus d'explications sur celui-ci.
    ➜  A côté du nom de la banque, vous verrez une info-bulle indiquant le jour du mois où cette banque partage des fichiers.
    ➜  Dès que le titulaire de la carte a donné son autorisation, les états de dépense seront disponibles à partir du mois suivant. Consultez plus d'infos en bas.Suivre l'état des commandes CARO via MyCodabox

 

Filtrer les dossiers par état CARO

Dans MyCodabox via Mandats & services > CARO, vous pouvez appliquer un filtre pour afficher tous les dossiers éligibles par état :
Filtrer les commandes CARO par état


Etat CARO : signification et suivi
L'activation CARO se fait attendre ou le titulaire de la carte signale que l'activation échoue ? 
Suivez l'état dans MyCodabox. 
Vous trouverez plus d'informations et des conseils de dépannage concernant l'activation par le titulaire de la carte sur cette page.


EtatSignification
Non CommandéLe service CARO n'a pas (encore) été demandé pour ce dossier.
Invitation envoyéeLe titulaire de la carte a reçu un e-mail l’invitant à donner son accord pour le partage de ses relevés de carte de crédit. Si nécessaire, le titulaire de la carte recevra un courriel de rappel chaque semaine (maximum 3x).
Vous attendez trop longtemps l'activation par le titulaire de la carte ou signale-t-il que l'activation échoue ? Consultez ce dépannage.
ActifLe service est actif. Dans l'aperçu, vous pouvez également voir quand le service est devenu actif et quand Codabox a reçu le fichier le plus récent.
AnnuléCodabox ne reçoit plus de relevés de carte de crédit pour cette référence client.
Si le CARO a été annulé il y a moins de 6 mois (par exemple dans le cadre d'un transfert de client), vous pouvez réactiver ce CARO vous-même via le bouton 'Réactiver CARO'. Cela ne nécessite pas un nouveau consentement de la part du titulaire de la carte. 
ProblèmeIl y a plusieurs causes possibles, par example :
  • le titulaire de la carte a utilisé la mauvaise carte (il doit s'agir d'une carte de crédit et le numéro de la carte doit correspondre à la référence client indiquée dans MyCodabox lors de la demande).
  • le titulaire de la carte a saisi un code PIN erroné ou des informations incorrectes (numéro de carte, nom, etc.).
  • la carte n'est pas encore ou plus active, ou n'autorise pas les transactions en ligne.
Consultez ce guide de dépannage et contactez votre client. 
Accord retiréLe compte bancaire lié à la carte de crédit est un compte KBC/CBC et le titulaire de la carte a retiré l'accord pour CARO dans son application bancaire KBC/CBC.
Sauf action de votre part, vous continuerez à être facturé pour ces références clients.
Solution ? Demandez au titulaire de la carte de rétablir le lien vers Codabox: vous pouvez lui envoyer un e-mail vous-même ou utiliser le bouton Notifier le titulaire de la carte dans MyCodabox dans la colonne 'État': le titulaire de la carte recevra alors les instructions pour rétablir le lien.
CARO pour KBC - accord retiré : informer le titulaire de la carteVous pouvez aussi annuler CARO pour cette référence client.

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