Wanneer je CARO aanvraagt via MyCodabox, moet de kaarthouder de activatie voltooien door toestemming te geven.
De kaarthouder krijgt automatisch een e-mail van Codabox, en indien nodig 3 maal een herinnering. Je kan ook zelf via MyCodabox de activatielink kopiëren en de status opvolgen.
➜ Zodra de kaarthouder toestemming heeft gegeven, zijn de kredietkaartafschriften vanaf de daaropvolgende maand beschikbaar.
➜ Meer info over de levering vind je hier.
CARO activatie door de kaarthouder |
Informeer je klant op voorhand (+ template)
Voor je via MyCodabox CARO aanvraagt voor een dossier, raden we je aan een e-mail te sturen naar de kaarthouder(s). Zo weten ze dat ze een activatiemail van Codabox zullen ontvangen en dat er actie van hen vereist is: ze moeten toestemming geven om de afschriften te delen met je boekhoudkantoor. Bovendien zijn ze hiermee ook gerustgesteld dat het niet gaat om een phishing poging. Je klant en de kaarthouders hierover informeren kan ervoor zorgen dat de activatie vlot verloopt.
Gebruik onze e-mail template, een handig sjabloon om de kaarthouder per mail te informeren.
Codabox stuurt de kaarthouder een activatie-verzoek en indien nodig 3 herinneringen
Zodra je CARO aanvraagt via MyCodabox, stuurt Codabox een mail naar de kaarthouder om de activatie te voltooien.
Indien nodig stuurt Codabox tot 3 maal een wekelijkse herinneringsmail naar de kaarthouder.
De mail wordt gestuurd naar het adres dat je in MyCodabox hebt ingegeven bij het aanvragen van de dienst.
De mail bevat:
- Voor KBC/CBC: instructies om CARO te activeren in de respectieve KBC/CBC apps
- Voor andere banken: een activatielink om de CARO dienst te activeren (zie de stappen hieronder)
Stappen die de kaarthouder volgt voor de CARO activatie
Zodra je de CARO-dienst voor een dossier aanvraagt, krijgt de kaarthouder automatisch een e-mail van Codabox met informatie over de activatie en de stappen die daarvoor nodig zijn.
➟ Als het om een KBC rekening gaat, ontvangt de kaarthouder via die e-mail deze instructies om de dienst te activeren in zijn/haar banktoepassing.
➟ Voor andere banken ontvangt de kaarthouder een activatielink. Via de activatielink volgt de kaarthouder dan onderstaande korte stappen om de dienst te activeren. De kaarthouder dient dit bij de hand te hebben:
- De kredietkaartgegevens die beschikbaar zijn op het kredietkaartafschrift (om de klantenreferentie te controleren die door de boekhouder werd ingevoerd via MyCodabox).
- De kredietkaart en bankkaartlezer om te kunnen tekenen voor de activatie van de CARO-dienst.
- De kaarthouder klikt op de activatielink en ziet een welkomstpagina. De kaarthouder bevestigt de klantenreferentie, leest de wettelijke voorwaarden en aanvaardt ze en klikt dan op Volgende.
- De kaarthouder voert de kredietkaartgegevens in. Er worden geen kosten aangerekend.
- Een scherm van het beveiligde bankportaal opent, waar de kaarthouder de kaartlezer en kredietkaart gebruikt om de CARO activatie af te ronden. De gebruikerservaring is vergelijkbaar met een e-commerce transactie.
- De activatie wordt geverifieerd en bevestigd.
➜ De kaarthouder ontvangt een e-mail van Codabox ter bevestiging van de activatie van de dienst. Deze e-mail bevat een link naar de algemene voorwaarden waarin staat dat indien de kaarthouder deze overeenkomst wil herroepen, hij/zij contact moet opnemen met zijn boekhouder.
➜ Zodra de e-mail is verzonden, wordt het e-mailadres van de kaarthouder uit onze databank verwijderd.
➜ De kredietkaartafschriften voor deze klantenreferentie zijn beschikbaar vanaf de maand volgend op de activatie.
➜ De kredietkaartafschriften voor deze klantenreferentie zijn beschikbaar vanaf de maand volgend op de activatie.
Vindt de kaarthouder de activatiemail niet meer?
Je kan vanuit MyCodabox zelf je klant verder helpen:
- Open het CARO tabblad van het dossier.
Voor de klantenreferentie in kwestie is de status 'Uitnodiging verzonden'. - Kopieer de link en stuur deze naar je klant, of start de activatie samen indien de kaarthouder bij je op kantoor is:
Voor KBC/CBC-klanten klik je op Hoe te activeren. Je ziet dan de pagina met instructies: die kan je zelf per mail aan de kaarthouder doorgeven.  |
Troubleshooting bij activatie door kaarthouder |
Meldt de kaarthouder dat de activatie niet lukt?
Vraag de kaarthouder om het volgende na te kijken.
Je kan ook in MyCodabox de status nakijken (zie ook hieronder).
| Controle | Oplossing (meer info hieronder) |
| Werd de juiste kaart gebruikt? | Vraag de kaarthouder om op de uitgavenstaat na te kijken of het kaartnummer overeen komt met de klantenreferentie waarvoor CARO aangevraagd werd. |
| Zijn de ingevulde gegevens correct? (kaartnummer, naam, vervaldatum, verificatiecode) | Vraag de kaarthouder om de gegevens (op de kaart) na te kijken en opnieuw te proberen. |
| Is het wel een kredietkaart? | CARO is niet mogelijk voor debet kaarten. Vraag de kaarthouder om na te kijken of er 'Credit' op de kaart staat. Let op: staat er 'datum van debet' op de uitgavenstaat? Dan is het geen kredietkaart! |
| Is de kaart nieuw en nog niet gebruikt? | De kaarthouder moet de nieuwe kaart activeren door een eerste gebruik met PIN-code: geldopname, betaling met PIN (niet online) of PIN-wijziging. Lukt dat niet, dan betreft het vermoedelijk een oude of geblokkeerde kaart. De kaarthouder kan dit navragen bij de bank. |
| Is de kaart niet meer geldig? | De toestemming is enkel mogelijk met de juiste kaart die niet vervallen is. De kaarthouder kreeg vermoedelijk al een nieuwe kaart van de bank en moet die activeren door een eerste gebruik met PIN-code: geldopname, betaling met PIN (niet online) of PIN-wijziging. |
Is de kaart geblokkeerd door de bank of heeft de kaarthouder de kaart (tijdelijk) geblokkeerd via de app? | Voor deze toestemming vragen we een transactie van €0. Vraag de kaarthouder om dit na te kijken. Deblokkeren kan via de bank of banking app. |
| Laat de kaart geen online transacties toe? | Voor deze toestemming vragen we een transactie van €0. |
Let op: bovenstaande troubleshooting is niet van toepassing voor KBC/CBC rekeningen: zie deze instructies.
Je ziet de status 'probleem' in MyCodabox: meer info
Via MyCodabox krijg je meer info over de status. Contacteer dan je klant.
- Open het CARO tabblad van het dossier.
- Bekijk de Status: naast de status zie je meer uitleg.
In sommige gevallen kan je het probleem zelf verhelpen. Hier vind je een overzicht van wat er mogelijk fout ging:
| Foutmelding | Oplossing |
| De gebruikte kaart is niet gekoppeld aan de klantreferentie in je bestelling. | Gebruik een recent kredietkaartafschrift om de gegevens na te kijken:
|
| De bank heeft bevestigd dat deze klantenreferentie vast hangt aan een andere IBAN. (enkel van toepassing voor kredietkaarten van KBC/CBC) | Gebruik een recent kredietkaartafschrift om de gegevens na te kijken:
|
| De kaart gebruikt voor authenticatie komt niet overeen met de ingevulde kaartgegevens. | De kaarthouder gaf tijdens de toestemming verkeerde kaartgegevens of een typfout in, of gebruikte vervolgens bij de authenticatie in het bankportaal een andere kaart. ➟ Vraag de kaarthouder om de activatie nogmaals te proberen met de juiste kaart en de juiste kaartgegevens. De kaarthouder kan een recent kredietkaartafschrift gebruiken om de gegevens na te kijken. |
| De gebruikte kredietkaart is uitgegeven door een bank die CARO niet ondersteunt. | De kaarthouder gebruikte tijdens de toestemming de verkeerde kaart. ➟ Vraag de kaarthouder om de activatie nogmaals te proberen met de juiste kaart en de juiste kaartgegevens. De kaarthouder kan een recent kredietkaartafschrift gebruiken om de gegevens na te kijken. |
| Verificatie van betaling mislukt. Probeer het opnieuw met de juiste verificatiegegevens (PIN,...) | De kaarthouder gaf tijdens de toestemming verkeerde kaartgegevens of een typfout in, of gebruikte bij de authenticatie in het bankportaal de verkeerde kaart/PIN. ➟ Vraag de kaarthouder om de activatie nogmaals te proberen met de juiste kaart en de juiste verificatiegegevens. |
| Transactie geweigerd door de bank. Neem contact op met de bank om dit op te lossen. | Mogelijk is de kaart nog niet of niet meer actief:
➟ Vraag de kaarthouder om contact op te nemen met de bank. |
| Onbekende fout. Mogelijk heeft de kaarthouder een debetkaart gebruikt in plaats van een kredietkaart. | ➟ Vraag de kaarthouder om de activatie nogmaals te proberen met de juiste kaart en de juiste kaartgegevens. CARO is enkel mogelijk voor kredietkaarten, niet voor kaarten waar 'debit' of 'debet' op staat. Let op: staat er 'datum van debet' op de uitgavenstaat? Dan is het geen kredietkaart. |
| Onbekende fout. Contacteer Codabox Helpdesk. | ➟ We helpen je graag verder. Contacteer helpdesk@codabox.com. |
| Technische fout. Codabox onderzoekt het probleem. | ➟ Probeer het later nog eens of contacteer helpdesk@codabox.com. |
Contacteer helpdesk@codabox.com als je nog steeds problemen hebt na het volgen van deze troubleshooting.
Zie ook onze Gerelateerde Artikelen