Gestion et suivi de VOILA dans MyCodaBox

Modifié le : Jeu, 14 Nov., 2024 à 2:18 H

Options disponibles par dossier

E-mail pour la livraison des factures d'achat vers l'entreprise

Pour adapter l'adresse e-mail utilisée par CodaBox pour envoyer les factures d'achat à votre client :

Rendez-vous dans MyCodaBox > Mandats & services > VOILA.
Recherchez le dossier et cliquez sur Gérer à droite dans la liste.
Cliquez sur Éditer à côté du titre 'Paramètres'.
Sélectionnez une option : livraison à l'adresse déjà configurée dans le dossier, ou via une adresse spécifique pour VOILA. Indiquez la nouvelle adresse e-mail si nécessaire.
(ou voir ci-dessous: 'Ne pas envoyer les factures par e-mail à l'entreprise')
Cliquez sur Sauvegarder.

Une adresse e-mail spécifique ?
Nous constatons que certaines entreprises ont parfois des processus dans lesquels le suivi des factures est fait par d'autres personnes que les mandataires. Dans ce cas, il est parfois pratique d'envoyer les factures dans une autre boîte aux lettres.
L'adresse e-mail du dossier est l'adresse à laquelle nous contactons le représentant de ce dossier. L'adresse e-mail de VOILA peut alors être l'adresse alternative à laquelle nous livrons les factures. Si cette deuxième adresse n'est pas remplie, c'est l'adresse e-mail de contact qui est utilisée. Pour les deux, la règle est toujours d'application : toute nouvelle adresse e-mail inconnue dans MyCodaBox doit être vérifiée.
★ Attention : N'utilisez pas ici la boîte aux lettres de votre application comptable ! L'e-mail contenant la facture doit être envoyé à l'entreprise elle-même. Le logiciel de facturation reçoit les factures via le chemin 'normal' de CodaBox (FTP, API, boîte aux lettres EOL, en fonction du logiciel utilisé).

Ne pas envoyer les factures par e-mail à l'entreprise

Vous pouvez choisir de ne pas faire envoyer les factures à l'entreprise par e-mail, par exemple parce que le comptable et la PME voient déjà les factures dans le logiciel de comptabilité commun et que l'e-mail n'est pas nécessaire pour l'entreprise ou pourrait prêter à confusion.

Accédez à MyCodaBox > Mandats & services > VOILA.
Cherchez le dossier et cliquez sur Gérer à droite dans la liste.
Cliquez sur Editer à côté du titre 'Paramètres'.
Sélectionnez l'option 'Ne pas envoyer de facturer par e-mail à cette entreprise'.
Confirmez votre choix dans la fenêtre contextuelle : sélectionnez 'Je comprends les conséquences de ce choix' et cliquez sur Confirmer.

Attention : informez-en votre client, car l'entreprise devra faire le suivi des factures via le logiciel de comptabilité/portail client (p.ex. Clearfacts) pour les payer à temps.

Vous souhaitez annuler ce réglage ? Choisissez alors l'une des deux options ci-dessus pour que les factures soient envoyées à l'entreprise par e-mail.

Intégration Peppol-Doccle

Depuis fin 2024, chaque indépendant et PME peut s'inscrire gratuitement sur Peppol via Doccle. Doccle dispose donc d'une intégration avec Peppol, tout comme VOILA. Cette 'intégration Doccle-Peppol' fonctionne parfaitement en tandem avec VOILA, ce qui veut dire que personne ne doive plus chercher les factures entrantes.

Que signifie la combinaison de Doccle et VOILA ?

Dorénavant, les factures d'achat des fournisseurs qui passent par le réseau Peppol parviendront à votre client directement via Doccle.

Nous vous livrerons (toujours) ces mêmes factures d'achat dans votre logiciel préféré,
mais nous ne les enverrons pas (plus) à votre client par e-mail, car cela est désormais superflu.

Par contre, les documents livrés via Zoomit seront envoyés à votre client par e-mail.

Vous utilisez un logiciel dans lequel vous et votre client travaillez ensemble ?

Dans ce cas, votre client peut également y trouver toutes les factures d'achat.

Si votre client décide de se désinscrire de Doccle, Codabox en sera informé et nous lui enverrons à nouveau les factures d'achat.

Pour les fichiers que vous gérez dans MyCodabox, après avoir activé VOILA dans MyCodabox, vous pouvez voir si le fichier est actif sur Doccle. Vous verrez alors le message suivant sous 'Paramètres' dans l'onglet VOILA :

Renvoi de l'invitation pour vérification de l'adresse e-mail

L'invitation pour la vérification de l'adresse e-mail de votre client peut être ré-envoyée :

Accédez à MyCodaBox > Mandats & services > VOILA.
Recherchez le dossier et cliquez sur Gérer à droite dans la liste.
Sous 'Paramètres', cliquez sur Renvoyer.Important : tant que l'adresse e-mail de votre client n'a pas le statut 'Vérifié' dans MyCodaBox, nous ne pouvons lui envoyer ses factures d'achat. N'hésitez donc pas à utiliser cette fonction pour accélérer le processus de vérification.

Ajouter/supprimer des comptes bancaires Zoomit

En activant un compte bancaire pour VOILA, les factures disponibles sur ce compte via Zoomit seront directement récupérées par CodaBox.

Les comptes bancaires pour lesquels nous avons un mandat actif et qui peuvent être activés pour Zoomit sont disponibles dans MyCodaBox :

Accédez à Mandats & services> VOILA.
Recherchez le dossier et cliquez sur Gérer à droite dans la liste.
Faites défiler la page vers 'Zoomit'.
Indiquez votre sélection.

Arrêter le service VOILA pour mon client

Le service VOILA peut être arrêté via MyCodaBox > Suivez notre procédure

Options disponibles pour mon Bureau

Livraison des factures d'achat dans mon logiciel comptable

Les factures d'achat sont livrées via le mode de livraison de votre choix.

Vous souhaitez recevoir les factures d'achat uniquement dans votre logiciel connecté à l'API de CodaBox (p.ex. : ClearFacts) et ne pas les recevoir d'une autre manière ou par le biais d'un autre logiciel ?

Activez l'option disponible pour chaque dossier de manière individuelle :

Accédez à MyCodaBox > Mandats & services > VOILA.
Recherchez le dossier et cliquez sur Gérer à droite dans la liste.
Cliquez sur Editer à côté du titre 'Paramètres'.
Activez le bouton à bascule dans les 'Paramètres', sous 'Livrer les factures uniquement via API'. Ce paramètre évite une double livraison des factures dans votre logiciel de comptabilité.
Remarque : Avant d'activer cette option, veuillez contacter votre fournisseur de logiciels pour vérifier si cela est possible dans votre progiciel.

Les différents statuts du mandat VOILA

Dans MyCodaBox > Mandats & services > VOILA, vous trouverez le statut de la commande VOILA pour chacun de vos dossiers. Cette information est aussi disponible dans l'onglet VOILA via les détails du dossier.

STATUT VOILA	DESCRIPTION	PLUS D'INFOS
Non Commandé	Vous n'avez pas commandé VOILA pour ce dossier.
Client invité	VOILA a été commandé pour cette entreprise. Un e-mail a été envoyé demandant au responsable de l'entreprise d'accepter l'inscription au service.	VOILA est commandé pour ce dossier. CodaBox a envoyé un e-mail à l'entreprise via l'adresse e-mail de contact. L'e-mail d'invitation contient un lien via lequel votre client peut confirmer ses données d'entreprise et donner son consentement pour le mandat VOILA. Si votre client n'a pas donné suite à l'invitation après 7 jours, nous lui envoyons un rappel. Le lien expire après 14 jours.
Invitation Client Expirée	Le responsable de l'entreprise n'a pas accepté l’abonnement au service dans les délais prévus via l'e-mail qui a été envoyé.	Votre client n'a pas répondu à l'invitation dans le délai de 14 jours. Vous pouvez renvoyer l'invitation via MyCodaBox > Mandats & services > VOILA.
Validation en cours	Le consentement de l'entreprise a été enregistré. CodaBox vérifie le numéro d'entreprise et le responsable de l'entreprise doit vérifier son adresse e-mail.	Sans ces deux vérifications, VOILA ne peut pas être activé pour l'entreprise. Ce statut s'affiche : Dès que votre client a donné son consentement pour son mandat VOILA Si vous avez commandé le service VOILA pour ce client via l'option 'Boost'
Enregistrement en cours	L'entreprise est en cours d'enregistrement sur les différents réseaux de factures d'achat.	La vérification BCE est approuvée et l'e-mail de votre client a été confirmé. Le processus se poursuit avec l'enregistrement de l'entreprise sur les différents canaux (Zoomit Peppol).
Problème	L'enregistrement sur les différents réseaux de factures d'achat n'a pas pu être effectué en raison d'un problème inattendu.	Une des étapes du processus d'activation ne s'est pas déroulée correctement. Veuillez contacter helpdesk@codabox.com pour plus d'informations.
Actif	L'entreprise est entièrement enregistrée sur VOILA. Le responsable recevra ses factures à l'adresse e-mail indiquée une fois vérifiée. Vous recevrez les factures par la méthode de livraison quotidienne.	Votre client reçoit un e-mail de la part de CodaBox pour confirmer l'activation de son mandat VOILA. CodaBox enregistré l'entreprise sur tous les canaux connectés. Votre client est prêt à recevoir sa première facture via CodaBox.
Annulé	Le service a été annulé sur demande ou les informations du dossier n'ont pas pu être vérifiées par CodaBox.	Le mandat VOILA est désactivé et l'entreprise est désabonné sur les différents canaux. L'entreprise recevra dorénavant ses factures directement de ses émetteurs, CodaBox n'a plus aucun contrôle là-dessus. 3 raisons possibles pour ce statut : Le service a été annulé à la demande du bureau comptable car il ne souhaite plus recevoir les factures d'achat de ce client. Le service a été annulé à la demande de l'entreprise car celui-ci a arrêté son mandat VOILA chez CodaBox. L'adresse e-mail de l'entreprise a changé et votre client n'a pas confirmé son adresse via l'e-mail de vérification de CodaBox. Suite à cela, CodaBox ne peut plus livrer les factures à cette entreprise.

Filtrer les dossiers selon l'état de la commande du service VOILA:

Dans MyCodaBox via Mandats & services > VOILA, vous pouvez appliquer un filtre pour afficher/trier vos commandes VOILA selon leur état : VOILA: filtrer sur les états des commandes

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