VOILA en détail


De quelle manière le comptable et/ou l'entreprise reçoivent-ils la facture ?

La manière dont le comptable et/ou la PME reçoivent la facture dépend de la manière dont chaque partie est équipée pour recevoir cette facture UBL-Peppol véritablement numérique.  


Codabox livre de préférence la facture dans le logiciel avec lequel la PME et le bureau comptable travaillent ensemble (outil de collaboration ou logiciel de comptabilité en ligne). Mais, il y aussi certains bureaux comptables qui reçoivent les documents de Codabox via la livraison quotidienne sur leur serveur (SFTP) et les importent ensuite dans leur logiciel de comptabilité installé localement.   


La PME reçoit toujours en parallèle la version PDF de sa facture via un e-mail de invoices@Codabox.com (sauf si vous indiquez dans MyCodabox que l'entreprise ne doit pas recevoir de facture via e-mail). Cela lui permet de recevoir aussi un exemplaire du document et de pouvoir effectuer son paiement. Cet e-mail informe également la PME que Codabox a déjà transmis la même facture à son bureau comptable, de sorte qu'il n'est plus nécessaire de lui envoyer ce document.

Si votre client est enregistré sur le réseau Peppol via Doccle, la livraison est différente. Plus d'infos.


Pourquoi votre client doit-il valider son adresse e-mail ?
Les factures sont avant tout un échange entre un fournisseur et un client. Pour Codabox, il est impératif que la facture parvienne bien à votre client afin qu'il puisse faire le nécessaire pour la payer. 
Il existe probablement d'autres manières d'organiser cela parmi les multiples moyens qui permettent aux comptables de travailler avec leurs clients, mais, l'e-mail est un standard qui permet à Codabox de garantir la livraison aux PME. 

Pour être certain(e) d'envoyer la facture à la bonne personne, nous demandons à votre client de vérifier son adresse e-mail. Après vérification, votre client recevra les factures par e-mail au format PDF.


Quels e-mails votre client reçoit-il lors du processus de commande de VOILA ? 

Votre client recevra les e-mails suivants au cours du processus d'inscription:

  1. Un e-mail d'invitation avec un lien lui permettant d'accepter l'utilisation du service.
    ★ ASTUCE : grâce à VOILA Boost cette activation par votre client n'est pas requise !
  2. Si nécessaire, un e-mail de vérification de son adresse e-mail.
  3. Une confirmation de l'inscription.


Dépannage


Pourquoi l'inscription à VOILA ne se fait pas immédiatement et que pourrait-il y avoir comme problème ?
Activer le service VOILA pour une entreprise se fait en plusieurs étapes qui nécessitent chacune une validation.
Etant donné qu'une facture est un document officiel, il y a certaines formalités à accomplir (vérification BCE et du Point d'Accès) d'autant que nous changeons radicalement la manière dont celle-ci est livrée.
Il est aussi impératif pour Codabox que la facture parvienne au destinataire afin qu'il/elle puisse l'accepter et la payer.

Quel problème peut survenir ?
  • Votre client n'accepte pas le service.
    ★ Si vous avez un contrat VOILA Boost, cette activation par votre client n'est pas requise.
  • Votre client ne valide pas son adresse e-mail.
  • Codabox ne peut pas valider la vérification BCE (si le nom est incorrect, adaptez-le via MyCodabox. Nous pourrons alors effectuer la validation).
  • L'entreprise est déjà connectée à un autre Point d'Accès (si votre client était déjà enregistré via un autre point d'accès, il devra d'abord se désenregistrer. Une société ne peut pas être enregistrée via plusieurs Points d'Accès.).


L'activation VOILA a le statut 'problème'

L'activation VOILA a un 'problème' dans MyCodabox.

Pourquoi cet état ? 

L'inscription a PEPPOL a échoué, veuillez contacter helpdesk@codabox.com pour plus d'information.


Le lien pour activer le service VOILA ne fonctionne pas

Vous avez invité votre client mais son lien d'activation ne fonctionne pas.

Le lien d'activation n'est valable que durant 14 jours, ensuite, vous pouvez renvoyer l'invitation ainsi:

  1. Rendez-vous sur MyCodabox > Mandats & services > VOILA.
  2. Recherchez le dossier.
  3. Cliquez sur Gérer dans la colonne la plus à droite.
  4. Sous 'Paramètres', cliquez sur Renvoyer.
    VOILA: renvoyer l'invitation pour la vérification de l'e-mail


J'ai activé VOILA pour mon client. Sous quels formats vais-je recevoir les documents ?
  • Les factures transmises via Peppol seront au format UBL et pourront être importées dans votre logiciel. L'UBL peut contenir une version PDF de la facture. 
  • Les factures transmises via Zoomit sont disponibles uniquement en format PDF.


Mon client ne reçoit plus ses factures d'achat par e-mail

Votre client utilise le service VOILA, mais ne reçoit pas/plus ses factures d'achat par e-mail.

Il peut y avoir plusieurs raisons :

  • L'adresse e-mail du client est incorrecte, veuillez la vérifier dans MyCodabox via Mandats & services > VOILA.
  • Le client n'a pas encore confirmé son adresse e-mail, veuillez vérifier cela dans MyCodabox.
  • Le client a changé son adresse e-mail.
    ➜ Le client devra de nouveau faire une vérification de l'adresse e-mail. Nous envoyons plusieurs rappels à cet effet. Si cela n'est pas fait, le service VOILA sera annulé.
  • Vous avez paramétré dans MyCodabox que l'entrerprise ne doit pas recevoir de factures par e-mail. Vous pouvez annuler ce réglage individuellement par dossier : 
    1. Accédez à Mandats & services > VOILA. 
    2. Recherchez le dossier et cliquez sur Gérer à droite dans la liste. 
    3. Cliquez sur Editer à côté du titre 'Paramètres' et choisissez l'une des deux options pour que les factures soient envoyées à l'entreprise par e-mail (l'adresse e-mail de contact enregistrée dans l'onglet 'Dossier', ou saisissez une autre adresse spécifique).
      VOILA paramétrage des factures via e-mail


Le contenu de la facture n'est pas correct ? 

Que dire à votre client s'il a des questions à propos du contenu de la facture ?

→ Votre client doit contacter directement son fournisseur. 


Mon client à des questions concernant la réception de notifications Zoomit

Afin de vous fournir un maximum de factures d'achat, Codabox inscrit également votre client sur le réseau Zoomit. 

Cela implique que votre client reçoit ces factures dans son environnement bancaire. 

Dans ce cas, il recevra une notification pour chaque nouvelle facture. Ceci ne peut être arrêté qu'en annulant le service VOILA.


Stopper les notifications de Zoomit après l'annulation du service VOILA ?

Votre client se demande pourquoi il reçoit toujours des notifications de Zoomit, même après avoir arrêté le service VOILA.

→ Votre client doit se connecter à son environnement bancaire afin de mettre fin au service Zoomit (plus de détails dans Refuser des émetteurs).

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