Codabox Business: les questions les plus fréquemment posées par nos clients PME
Votre entreprise est déjà cliente de Codabox, mais vous n'avez pas encore accès à MyCodabox pour gérer vos services ?
Contactez helpdesk@codabox.com.
CODA |
Comment lier mon compte pour KBC/CBC ? Pourquoi n'ai-je pas encore reçu de CODA pour KBC/CBC ?
Dans MyCodabox, ouvrez le bon mandat et vérifiez ce qui s'applique dans votre cas :
- Le lien KBC/CBC entre Codabox et la banque n'a pas encore été établi ?
➟ Suivez ces instructions ou donnez-les au titulaire du compte :- Tapez dans le champ de recherche Kate en haut de votre KBC/CBC mobile.
- Tapez 'Codabox'.
- Choisissez 'activer Codabox' et suivez les instructions de Kate.
Vous n'avez pas réussi à le faire via Kate ? Suivez alors les instructions en bas de cette page (lier via KBC/CBC Touch ou Business Dashboard).
- Le mandat Codabox n'a pas encore été signé ?
➟ Cliquez sur le bouton Signer maintenant si vous êtes le représentant légal
ou
➟ Cliquez l'icône de copie (Copier le lien de signature) pour envoyer le lien via e-mail à la bonne personne.
Pourquoi n'ai-je pas encore reçu de CODA ?
Dans MyCodabox, allez dans Mandats & services > CODA et vérifiez l'état.
- Le mandat doit-il encore être signé ?
➟ Les mandats dont l'état est 'En attente de signature' doivent encore être signés. Cliquez sur Gérer pour voir les options disponibles. - Le mandat est déjà signé mais pas encore actif ?
➟ Regardez le mandat via l'onglet CODA. L'état vous donne plus d'informations. Cliquez sur le numéro de compte pour plus de détails.
Notez : la banque doit traiter le mandat. Le temps d'attente pour cela varie d'une banque à l'autre. - Le mandat est-il actif et utilisez-vous Exact Online?
➟ Vérifiez si vous avez fait le nécessaire pour les paramètres EOL. - Le mandat est-il actif, mais il n'y a pas encore de transactions sur le compte ?
S'il n'y a pas de transactions, il n'y a pas non plus de CODA.
Pourquoi ne reçois-je soudainement plus de CODA ?
- Vous ne recevez plus du tout de CODA ? Consultez d'abord notre page sur l'état du système. N'y a-t-il pas d'incident actuel? Contactez helpdesk@codabox.com.
- Vous ne recevez plus de CODA pour 1 dossier ou 1 compte ? L'état du compte est-il 'actif' avec 'CODA est fourni' ?
★ Vérifiez s'il y a eu des transactions récemment sur le compte.
S'il n'y a pas de transactions, il n'y a pas non plus de CODA.
★ Y a-t-il eu des transactions pour lesquelles vous n'avez pas reçu de CODA ?
➟ Ouvrez le dossier et vérifiez si vous voyez les fichiers dans la Liste des fichiers : vous y trouverez une liste de tous les fichiers CODA disponibles, et vous pouvez immédiatement les télécharger ou les faire transférer dans votre logiciel.
Un fichier CODA manque, puis-je quand même l'obtenir ?
Dans MyCodabox, naviguez vers le dossier souhaité et cliquez sur l'onglet Liste des fichiers. Vous y trouverez une liste de tous les fichiers CODA disponibles. Vous pouvez télécharger immédiatement le fichier souhaité (fichier PDF et .cod) ou le faire transférer directement dans votre logiciel.
➟ Filtrez et triez la liste selon vos besoins ou effectuez une recherche par numéro de CODA ou par date/période. La date affichée est la date de l'extrait.
★ Par défaut, nous pouvons vous (r)envoyer les fichiers CODA créés par la banque depuis le début du mandat (sous votre gestion ou via un comptable), avec une limite de 2 ans en arrière.
Nouveau : Vous pouvez aussi demander des fichiers CODA de la période précédant l'activation du mandat (aucun frais) ! Plus d'infos.
CODA du passé : quand utiliser le bouton 'Livraison sur demande' et quand 'Demander des CODA historiques' ?
Via l'onglet CODA, il existe deux façons de récupérer des CODA du passé. Les deux sont gratuites.
 | Par défaut, nous pouvons (re)fournir les fichiers CODA que la banque a déjà générés depuis le début du mandat bancaire (qu'il s'agisse d'un mandat sous votre gestion ou via un ancien comptable), avec une limite maximale de 2 ans en arrière. Ce bouton vous permet de voir immédiatement pour quelles dates/période des fichiers CODA sont disponibles et vous pouvez immédiatement les obtenir. ★ Si vous avez demandé des CODA historiques (voir le bouton ci-dessous) et le titulaire du compte a donné son accord, vous verrez alors également, via Livraison sur demande les dates des fichiers supplémentaires, et vous pouvez immédiatement les obtenir (de nouveau). |
 | Grâce à une connexion 'open banking', nous pouvons, dans de nombreux cas, récupérer l'historique bancaire manquant correspondant à la période antérieure à l'activation du mandat. Nous créons nous-mêmes ces fichiers avec les soldes correspondants et une numérotation '000'. Vous remarquerez peut-être une différence par rapport aux CODA que vous recevez quotidiennement. La période disponible varie d'une banque à l'autre. Via ce bouton vous sélectionnez la période souhaitée pour chaque dossier. Le titulaire du compte reçoit alors un e-mail pour un consentement unique via l'application bancaire. Ensuite, les fichiers sont transmis automatiquement. ➜ Vous n'avez PAS indiqué la période souhaitée lors de la demande ou votre logiciel ne prend pas en charge la transmission automatique ? Dans ce cas, la transmission ne se fera pas automatiquement et vous devrez, après le consentement, récupérer vous-même les fichiers via le bouton Livraison sur demande. |
Je ne parviens pas à récupérer les CODA du passé via MyCodabox
Lorsque vous cliquez sur le bouton Livraison sur demande, l'écran et le calendrier indiquent la période pour laquelle les fichiers CODA sont disponibles. Dès que vous confirmez, vous verrez combien de fichiers (par compte bancaire) seront livrés.
Les tableaux déroulants gris vous donnent plus d'informations sur les options et les limitations.
➟ Vous n'avez toujours pas reçu de CODA pour certaines dates dans la période demandée ? Cela signifie que Codabox ne dispose pas de ces fichiers (il n'y a pas eu de transactions ou il y a eu une suspension temporaire de la livraison de CODA de la banque à Codabox). Vous pouvez aussi consulter la Liste des fichiers pour voir quels fichiers sont disponibles.
★ Par défaut, nous pouvons vous (r)envoyer les fichiers CODA créés par la banque depuis le début du mandat (sous votre gestion ou via un ancien comptable), avec une limite de 2 ans en arrière.
Nouveau : Vous pouvez aussi demander des fichiers CODA de la période précédant l'activation du mandat (aucun frais) ! Plus d'infos.
Que faire si je veux des CODA pour plusieurs entreprises ?
Vous gérez plusieurs entreprises pour lesquelles vous souhaitez recevoir des CODA ? Vous pouvez facilement les gérer dans MyCodabox.
- Est-ce suffisant dans votre cas de recevoir une seule facture Codabox pour les différentes entreprises que vous allez gérer via MyCodabox ?
➟ Dans ce cas, vous pouvez créer un dossier via MyCodabox > Dossiers > + Ajouter ou transférer (et ensuite demander CODA pour les comptes). - Souhaitez-vous avoir un contrat distinct et recevoir une facture Codabox distincte pour l'entreprise additionnelle (par exemple, lorsque vous travaillez pour plusieurs entreprises dans une structure de groupe) ?
➟ Dans ce cas, vous pouvez ajouter une organisation dans MyCodabox. Depuis cette organisation, vous pouvez ensuite gérer un ou plusieurs dossiers et services.
Comment demander CODA pour un IBAN supplémentaire ?
Dans MyCodabox, allez dans le dossier et cliquez sur Nouveau mandat CODA.
- Vous ne voyez pas de champ IBAN vide ou vous souhaitez ajouter plusieurs comptes ? Cliquez sur Ajouter un compte bancaire.
- Vous voyez une liste de comptes bancaires commandables ? Ce sont les comptes bancaires archivés pour ce dossier et qui peuvent être activés. Vous pouvez le(s) sélectionner.
Vous avez de problèmes ou vous voyez une notification ? En savoir plus.
★ N'oubliez pas que le mandat doit encore être signé.
Mon comptable peut-il également recevoir les fichiers CODA ?
Tant que vous êtes un client direct de Codabox, ce n'est pas possible.
Un comptable externe va-t-il gérer votre comptabilité ? Dans ce cas, demandez-lui s'il est déjà client de Codabox. Il pourra alors ajouter votre entreprise à ses dossiers dans Mycodabox. Dès lors, vous ne pourrez recevoir vos CODA que si votre logiciel est compatible avec le API de Codabox (à vérifier auprès du logiciel en question).
➟ Contactez d'abord helpdesk@codabox.com afin que nous puissions transférer vos données en toute sécurité.
Je ne peux pas signer numériquement. Que faire ?
Pour signer digitalement, le représentant de l'entreprise doit s'identifier via eID ou itsme.
➟ Dans MyCodabox, allez au mandat et cliquez sur Signer maintenant.
Quelque chose ne va pas ? Ouvrez le lient avec le navigateur Google Chrome et réessayez.
➟ La signature numérique ne fonctionne toujours pas ? Contactez helpdesk@codabox.com.
Comment faire si 2 personnes doivent signer le mandat ?
La signature se fait-elle via Twikey ?
➟ Suivez ces étapes (ou passez ces instructions au représentant de l'entreprise si vous ne l'êtes pas) :
- Lancez le processus de signature dans Twikey via le lien reçu.
- Dans la deuxième étape en bas, cochez la case indiquant qu'une 2e personne doit signer.
- Complétez votre propre signature en suivant la procédure dans son intégralité.
- Vous recevez un e-mail 'Notification de nouveau document' confirmant la signature. Envoyez cet e-mail avec le lien à la 2e personne qui doit signer.
La signature se fait-elle via Codabox-Sign ?
➟ Contactez helpdesk@codabox.com et donnez-nous les noms des 2 mandataires. Nous enverrons le mandat pour signature.
Pourquoi la numérotation des fichiers CODA est-elle différente / non-consécutive ?
S'agit-il d'un compte Argenta ?
Argenta utilise par défaut un nouveau numéro CODA pour chaque jour. S'il n'y a pas de transaction un jour donné, vous constaterez par la suite un saut dans la numérotation, car aucun fichier CODA n'a été créé ce jour-la (mais la numérotation se poursuit le lendemain).
➟ Vous rencontrez des problèmes dans le traitement des fichiers à cause de cela ? Contactez le service d'assistance de votre logiciel. Ils pourront éventuellement ajuster certains paramètres pour que l'encodage se fasse correctement.
S'agit-il d'un compte Crelan ?
➟ Vous recevez des fichiers avec une numérotation répétitive, que vous ne pouvez pas importer dans votre logiciel comptable ? En savoir plus.
➟ Vous recevez des fichiers avec numérotation 000 ? Demandez au titulaire du compte de demander à son agence bancaire la création de son abonnement myCrelan et l'activation des extraits de compte. L'agence bancaire enverra alors quotidiennement ces derniers en version électronique et numérotés à l'abonnement en ligne.
Je change de logiciel, que dois-je faire ?
Contactez helpdesk@codabox.com. Nous ferons le nécessaire.
Mon numéro d'entreprise change, dois-je en informer Codabox ?
Oui ! Contactez helpdesk@codabox.com en temps utile. Nous ferons le nécessaire.
Plus d'infos sur CODA : c'est ici !
CARO |
Comment demander CARO ? Combien ça coûte ?
Vous pouvez facilement demander CARO via MyCodabox. Le service est actuellement disponible pour Argenta, Bank Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA), Fintro (Groupe BNP Paribas) et KBC/CBC (cette liste est régulièrement complétée).
Des informations générales et les tarifs sont disponibles via MyCodabox > Environnement > Services & tarifs.
Je ne parviens pas à activer CARO, que se passe-t-il ?
Avez-vous demandé CARO via MyCodabox?
➟ Le service CARO ne peut être activé qu'après le consentement du titulaire de la carte.
- Etes-vous le titulaire de la carte ? Sur l'onglet CARO, cliquez sur Démarrer l'activation ou Comment activer et suivez les étapes.
- Vous n'êtes pas le titulaire de la carte ? Informez-le que Codabox lui a envoyé un e-mail à ce sujet, ou aidez-le vous-même : plus d'infos.
Un message d'erreur s'affiche-t-il lors de l'activation (par le titulaire de la carte) ?
➟ Vérifiez ce qui a pu poser problème : la bonne carte a-t-elle été utilisée ? S'agit-il d'une carte de crédit ? La carte est-elle toujours / pas encore active ? Les informations saisies sont-elles correctes ? Plus d'infos dans notre aperçu et ces instructions pour l'activation CBC/KBC.
Avez-vous commis une erreur dans votre demande CARO ? Vous avez peut-être saisi le numéro de référence client erroné.
➟ Annulez la demande CARO via MyCodabox et faites une nouvelle demande avec les bonnes données. Le titulaire de la carte recevra automatiquement un nouvel e-mail.
 | Vous pouvez suivre l'état et les actions requises via MyCodabox > Mandats & services > CARO > Gérer. |
Mon logiciel de comptabilité peut-il lire les fichiers CARO ? Puis-je obtenir les fichiers d'une autre manière ?
Actuellement, seuls Adsolut, Expert/M et BOB peuvent lire CARO en format XML.
➟ Tant que votre logiciel n'a pas implémenté l'intégration XML, vous pouvez utiliser le fichier pdf.
Plus d'infos sur CARO : c'est ici !
SODA |
Comment activer SODA ? Combien ça coûte ?
Vous pouvez facilement activer SODA via MyCodabox.
- Vérifiez sur notre site web si votre secrétariat social est un partenaire Codabox.
- Vérifiez si votre logiciel de comptabilité est compatible avec SODA (e.a. Adsolut, Exact Online, Expert/M Plus, Horus, Octopus, Odoo, Popsy, Sage BOB, Top Account, Venice, Vero Count, Winauditor, WinBooks, Wings, Yuki).
★ Cette liste n'est pas exhaustive. Si votre logiciel n'y figure pas, n'hésitez pas à le leur demander. - Suivez ces instructions pour demander SODA.
Des informations générales et les tarifs sont disponibles via MyCodabox > Environnement > Services & tarifs.
Je ne reçois pas encore de SODA, que se passe-t-il ?
Vérifiez l'état via MyCodabox > Mandats & services > SODA.
- État 'Non signé' : Il n'y a pas de mandat CODA signé. SODA ne peut être activé qu'à condition qu'il y ait un mandat CODA signé pour le dossier, contenant l'autorisation pour SODA. Signez-le via MyCodabox ou demandez au représentant de l'entreprise le faire.
- État 'Confirmé' : Vérifiez s'il y a effectivement des écritures de paie. Si c'est le cas, contactez helpdesk@codabox.com.
Info supplémentaire : gardez à l'esprit que le document des OD de paie n'est envoyé qu'à la fin du mois et que l'état ne deviendra pas immédiatement actif. - État 'Archivé' ou 'Problème' : En savoir plus sur les états et dépannage.
Il y a des fichiers SODA qui manquent, puis-je encore les obtenir ? Puis-je demander des SODA du passé ?
Contactez helpdesk@codabox.com. Si nous disposons des fichiers SODA, nous les renverrons.
Plus d'infos sur SODA : c'est ici !
Des informations générales et les tarifs de nos services sont disponibles via MyCodabox > Environnement > Services & tarifs.
Besoin d'aide ? Contactez helpdesk@codabox.com