SignHere en Twikey zijn twee platformen waarop mandaten op verschillende manieren digitaal kunnen worden ondertekend.

Via MyCodaBox bieden wij je de mogelijkheid om een SignHere of Twikey link te genereren en deze per

e-mail naar je klant te sturen, of om je klant het mandaat te laten onderteken indien hij/zij op je kantoor aanwezig is.


Voorwaarden?

Om digitaal te ondertekenen met SignHere of Twikey, moet het mandaat in MyCodaBox de status 'In Voorbereiding', 'Verstuurd naar Klant' of 'Online Beschikbaar' zijn.

Welke banken?

SignHere : Argenta

Twikey : Belfius, Bank van Breda, BNP Paribas Fortis en Crelan

Ondertekeningsmethodes?

Signhere : eID, Itsme

Twikey : Afhankelijk van de bank (bv. Belfius aanvaardt geen ondertekening via eID)

➞ Meer info over ondertekeningsmethodes in dit artikel


Stappen bij digitale ondertekening


Je kantoor


Verkrijg de SignHere of Twikey link via MyCodaBox > KLANTEN VOLMACHTEN & DIENSTEN > CODA, CODA. Zoek de klant op voor wie je de link wil krijgen, klik op Beheer en selecteer een van de volgende 2 opties voor het mandaat dat door je klant ondertekend moet worden:


Je klant is bij jou op kantoor aanwezig? 

Gebruik de knop 'Ondertekening nu starten': een venster van SignHere of Twikey wordt geopend (afhankelijk van de bank). 

Wil je de link via e-mail naar je klant sturen?  

Gebruik de knop 'Kopieer ondertekenlink': De link naar de digitale handtekening wordt gekopieerd naar het clipboard. Je hoeft deze dus alleen maar te plakken in een e-mail naar je klant, met een uitnodiging om te tekenen.

Opmerking: De knoppen 'Ondertekening nu starten' en 'Kopieer ondertekenlink' zijn alleen zichtbaar als er nog geen actief bankmandaat is, bijvoorbeeld in het geval van een klant overbrening.
Je klantOndertekent het document via SignHere of Twikey
CodaBoxVerandert de status van het mandaat in 'Bankprocedure' in MyCodaBox
De bankAccepteert het mandaat binnen enkele dagen en activeert de verzending van CODA-bestanden
CodaBoxOntvangt het eerste CODA-bestand en wijzigt de status van het mandaat in 'Actief' op MyCodaBox.


Volg de status van je mandaten via MyCodaBox >  KLANTEN VOLMACHTEN & DIENSTEN > CODA, zoek de klant voor wie je de status van het mandaat wil kennen. Als de status van de mandaat in MyCodaBox 'Verstuurd naar klant' is, betekent dit dat je klant de uitnodiging ontvangen heeft.


Opmerking:

Afhankelijk van de keuze die je gemaakt hebt tijdens de Registratieprocedure van je Boekhoudkantoor bij CodaBox, zorgen wij wel of niet voor het contact met je klant voor de ondertekening van de mandaten.

  • Je hebt ons het beheer van je mandaten toegewezen en je hebt ons het e-mailadres van je klant doorgegeven?Wij kunnen hem/haar per e-mail uitnodigen om de mandaten elektronisch te ondertekenen. De uitnodiging wordt dan automatisch verstuurd door ons interne systeem.
  • Je hebt ervoor gekozen om de mandaten van je klant zelf te beheren?
    De status van het mandaat is 'Online Beschikbaar ' in MyCodaBox. Wij nemen geen contact op met je klant.


Troubleshooting


SignHere : De status van het mandaat in MyCodaBox is 'probleem' + bericht van de klant
Wanneer je klant een SignHere link ontvangt om het mandaat te ondertekenen, heeft hij/zij de mogelijkheid de ondertekening van het mandaat te weigeren. In dat geval moet de reden van de weigering worden aangeven.  
Twikey : Digitale ondertekening van mandaten op MAC of PC ?

Om mandaten te ondertekenen in Twikey, via PC of MAC, moet de gebruiker de elektronische identiteit eID software die overeenstemt met zijn/haar Operating System (Window, Mac of Linux) downloaden (van de overheidswebsite) en installeren.
Oplossing: de procedure is HIER beschikbaar, evenals de download-link


Het CODA-mandaat kan niet naar je klant worden verzonden wegens een ontbrekend e-mailadres

CodaBox stuurt de mandaten per e-mail naar je klant (als CodaBox het beheer van de mandaten verzorgt).

Indien het e-mailadres van je klant niet bekend is bij CodaBox, zal het mandaat in status 'In Voorbereiding' blijven staan.

Oplossing: Zoek via MyCodaBox naar de mandaten met de status 'In Voorbereiding' in de CODA-mandatenlijst. 

Zoek hier naar mandaten met een 'Status Datum' eerder dan 2 dagen.

Ga naar de klantgegevens door te klikken op de klantcode en voeg het e-mailadres van je klant toe.


Ondertekenen van het mandaat met de eID gaat niet zoals gepland
Voordat de klant het proces van de elektronische ondertekening van het mandaat aanvangt, moet de gebruiker controleren of hij/zij over de nodige elementen beschikt en aan volgende vereisten voldoet:
  • De gebruiker is de volmachthouder van de rekeningen
  • De identiteitskaart van de ondertekenaar
  • Een eID lezer of een Belgium eID bankaartlezer (die de eID kan lezen)
  • Een up-to-date browser (Chrome, Firefox, Internet Explorer)
  • Sommige banken geven de mogelijkheid om met de bankkaart te tekenen. In dit geval wordt de gebruiker op de hoogte gebracht tijdens de procedure.


Opmerking: afhankelijk van het type browser dat gebruikt wordt, is het noodzakelijk om een of meer Plug-ins te installeren, inclusief de eID-plug-in voor Firefox, Safari, Chrome en Internet Explorer.

Compatibele browsers, procedures en probleemoplossing zijn beschikbaar op de website van eID Belgium


De website van Twikey geeft aan dat de link ongeldig is? 

Probeer opnieuw met de Privé modus van de browser.

Het proces mislukt na het volgen van de procedure en het installeren van de nodige plug-ins?

Raadpleeg dan het Ondersteuningsdocument voor ondertekenaars met eID: Meest voorkomende problemen


Nuttige links
Twikey : Hoe tekenen?
SignHere : FAQ


 
Je hebt onze rubriek troubleshooting geraadpleegd maar hebt nog steeds vragen over de digitale handtekening? Neem contact op met onze Support via helpdesk@codabox.com 

Zie ook onze Gerelateerde Artikelen