Mandaten: Verzenden - Ondertekenen - Opvolgen

CodaBox heeft 2 documenten nodig, die door je klant moeten worden ondertekend, om de levering van CODA te mogen uitvoeren:

• Het bankmandaat: de Onderneming geeft CodaBox de toestemming om de CODA op te vragen bij de bank.
• Het CodaBox mandaat: de Onderneming geeft CodaBox de toestemming om de CODA naar de boekhouder te sturen.

Ondertekende papieren documenten  ? ➞ Stuur ze naar helpdesk@codabox.com

De inhoud van de e-mail hangt af van de bank en varieert naargelang er voor dit dossier al een actief bankmandaat is of niet:

• Argenta, Beobank, CPH, Europabank, ING, Triodos Bank, vdk bank, Viva Wallet:
  ➟ CodaBox stuurt een link voor digitale ondertekening (CodaBox-sign) voor beide mandaten.
• Bank Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA):
  ➟ CodaBox stuurt een link voor digitale ondertekening (Twikey) voor beide mandaten.
• KBC/CBC:
  ➟ CodaBox stuurt info over de procedure die de rekeninghouder moet volgen in de KCB/CBC bankapplicatie voor het bankmandaat + een link voor digitale ondertekening (CodaBox-sign) van het CodaBox mandaat.
• Nagelmackers:
  ➟ CodaBox stuurt het bankmandaat en CodaBox mandaat in PDF formaat ter ondertekening.

Heeft je klant na 14 dagen nog steeds niet gereageerd op onze e-mail?  

Ons systeem past de status van het mandaat aan in MyCodaBox. Dit genereert een herinneringsmail (max. 3 herinneringen):

• Status: In afwachting van ondertekening + Verzonden naar het e-mailadres : De klant heeft zijn CODA-mandaat ontvangen, maar heeft het nog niet getekend.
• Status: Bankprocedure + De rekeninghouder moet elke rekening activeren in de online banking app : Dit is een KBC/CBC klant die het CodaBox mandaat heeft ondertekend, maar hij/zij moet de link nog leggen in de bankapplicatie.

• Het aantal herinneringen dat naar je klant werd verzonden
• De datum waarop de herinnering werd verzonden
• Het e-mailadres waarnaar de herinnering werd verzonden

De status van het mandaat blijft 'In voorbereiding' in MyCodaBox.

Oplossing:

• Ga naar MyCodaBox en zoek de mandaten op met status 'In Voorbereiding', via de lijst van CODA mandaten.
• Bekijk hier de mandaten die een 'Status datum' ouder dan 2 dagen hebben.
• Open het dossier door op de dossiercode te klikken en vul het e-mailadres in voor deze onderneming.

Afhankelijk van de bank kan je:

• De link naar je klant sturen om de documenten digitaal te laten ondertekenen.
• Het mandaat downloaden (in PDF-formaat) en naar je klant sturen om met pen te ondertekenen.

Bankmandaat + CodaBox mandaat

CodaBox mandaat (indien bankmandaat reeds actief*)

* Bankmandaat actief:

• Na een overdracht van een bestaand dossier naar je kantoor, is het mogelijk dat er voor dit dossier al een actief bankmandaat is. In dat geval moet geen bankmandaat meer ondertekend worden.
• Indien het een KBC/CBC bankrekening betreft, is het mogelijk dat de rekening reeds actief is omdat de rekeninghouder CODA reeds geactiveerd heeft in zijn/haar KBC/CBC bankomgeving.

Meer informatie (en troubleshooting!) over de digitale ondertekening van mandaten vind je hier.

Wij ontvangen regelmatig CODA-mandaten die niet correct zijn ondertekend.

Om geen tijd te verliezen en de verzending van CODA naar je boekhoudkantoor niet te vertragen, aarzel niet om je klant te informeren over de regels die hij/zij moet volgen voor het invullen van het CODA-mandaat.

WAT ZIJN DE TE VOLGEN REGELS VOOR PAPIEREN MANDATEN?