Welke documenten moet mijn klant ondertekenen?
CodaBox heeft 2 documenten nodig, die door je klant moeten worden ondertekend, om de levering van CODA te mogen uitvoeren:
- Het bankmandaat: de Onderneming geeft CodaBox de toestemming om de CODA op te vragen bij de bank.
- Het teletransmissiemandaat: de Onderneming geeft CodaBox de toestemming om de CODA naar de boekhouder te sturen.
Ondertekende documenten ? ➞ helpdesk@codabox.com
Wat is een correct ondertekend CODA-mandaat?
Wij ontvangen regelmatig CODA-mandaten die niet correct door bedrijven zijn ondertekend.
Om geen tijd te verliezen en de verzending van CODA naar je boekhoudkantoor niet te vertragen, aarzel niet om je klant te informeren over de regels die hij moet volgen voor het invullen van het CODA-mandaat.
WAT ZIJN DE TE VOLGEN REGELS?
| INTEGRITEIT VAN HET DOCUMENT |
|
| ONDERTEKENING VAN HET DOCUMENT |
|
| VERZENDING VAN HET DOCUMENT |
|
De mandaten zelf aan mijn klant bezorgen? JA VIA MYCODABOX!
Leveringsmethode?
Afhankelijk van de bank kan je:
- Het teletransmissiemandaat of het volledige mandaat downloaden (in PDF-formaat) en naar je klant sturen om het document/de documenten te ondertekenen.
- Een SignHere- of Twikey-link naar je klant sturen om de documenten digitaal te laten ondertekenen
Opmerking: De SignHere en Twikey opties zijn alleen beschikbaar als de status van het mandaat 'In Voorbereiding', 'Verstuurd naar klant' of 'Online Beschikbaar' is in MyCodaBox.
Hoe de mandaten aan je klant bezorgen via MyCodaBox?
In MyCodaBox > KLANTEN VOLMACHTEN & DIENSTEN > CODA > Zoek je klant > Beheer
De mogelijke downloadacties zijn afhankelijk van de status van het mandaat en het type bank.
Mandaat ondertekeningsmethoden ?
Bank Mandaat + Teletransmissiemandaat
| Bank | Ondertekeningsmethode | Platform | Via |
| Argenta | Digitaal | SignHere | eID of itsMe |
| Belfius | Digitaal | Twikey | IstMe of bankkaart |
| BNP Paribas Fortis | Digitaal | Twikey | eID of itsMe |
| Papier | Manuele ondertekening | ||
| Crelan, Banque Van Breda | Digitaal | Twikey | Eid, itsMe of carte bankkaart |
| Papier | Manuele ondertekening | ||
| KBC/CBC | Bank app + Papier | Bank app + PDF | Teletransmissie mandaat: Manuele ondertekening of via eigen digitale ondertekeningsplatform (bv. Connective, DocuSign) Bankmandaat: de klant moet de KBC procedure volgen en CODA via zijn bank app activeren |
| Alle andere partnerbanken | Papier | Manuele ondertekening |
Teletransmissiemandaat (indien bankmandaat reeds actief*)
| Bank | Ondertekeningsmethode | Platform | Via |
| Alle partnerbanken | Papier | Manuele ondertekening of via eigen digitale ondertekeningsplatform (bv. Connective, DocuSign) |
* Bankmandaat actief:
- Na een overdracht naar je kantoor is het mogelijk dat je klant al een actief bankmandaat heeft. In dat geval hoeft hij/zij geen bankmandaat meer te ondertekenen.
- Indien het een KBC/CBC bankrekening betreft, is het mogelijk dat de rekening reeds actief is omdat de klant de CODA reeds heeft geactiveerd in zijn KBC/CBC bankomgeving.
Wat stuurt CodaBox naar je klant?
Indien CodaBox je mandaten beheert:
Wij sturen een e-mail naar je klant om de getekende documenten te bekomen.
Om het aantal verzonden administratieve documenten te verminderen, sturen we alleen nog maar het nodige op.
Inhoud van de e-mail verzonden naar de klant
| Bankmandaat actief | Bankmandaat NIET actief | |||
| Elke bank | Argenta | Belfius, Crelan, BNP Paribas Fortis, Bank Van Breda | KBC/CBC | Alle banken behalve Argenta, Belfius, KBC, CBC |
| Alleen het Teletransmissiemandaat | SignHere link | Twikey link | Teletransmissiemandaat in PDF formaat | Bankmandaat + Teletransmissiemandaat in PDF formaat |
* Bankmandaat actief:
- Na een overdracht naar je kantoor is het mogelijk dat je klant al een actief bankmandaat heeft. In dat geval hoeft hij/zij geen bankmandaat meer te ondertekenen.
- Indien het een KBC/CBC bankrekening betreft, is het mogelijk dat de rekening reeds actief is omdat de klant de CODA reeds heeft geactiveerd in zijn KBC/CBC bankomgeving.
CodaBox kent het e-mailadres van je klant: wij sturen hem/haar een herinneringsmail
Als je het beheer van je mandaten aan ons hebt toevertrouwd, en wij kennen het e-mailadres van je klant, sturen wij de klant een herinnering via e-mail, wanneer de klant mandaten heeft met volgende status:
- Verstuurd naar Klant +Verzonden per e-mail naar je klant : De klant heeft zijn CODA-mandaat ontvangen, maar heeft het mandaat nog niet getekend.
- Bankprocedure + Je klant moet elke rekening activeren in zijn online banking app : Dit is een KBC/CBC klant die het teletransmissiemandaat heeft ondertekend, maar hij/zij moet de link nog leggen in zijn/haar bankapplicatie.
CodaBox kent het e-mailadres van je klant NIET : Voeg zijn/haar e-mail toe via MyCodaBox
CodaBox verzendt de mandaten per e-mail naar je klant (indien CodaBox het mandaatbeheer verzorgt).
Indien het e-mailadres van je klant niet bekend is bij CodaBox, zal het mandaat in status 'In Voorbereiding' blijven staan.
Ga naar MyCodaBox > Zoek de mandaten op met status 'In Voorbereiding' via de lijst van CODA mandaten.
Bekijk hier de mandaten die een 'Status datum' hebben ouder dan 2 dagen.
Open de klant door op de klantcode te klikken en vul het e-mailadres van je klant in:
Opvolging van herinneringsmails via MyCodaBox
Het CODA-tabblad van je MyCodaBox-platform geeft gedetailleerde informatie weer over de herinneringsmails die naar je klant zijn gestuurd:
- Het aantal herinneringen dat naar je klant is verzonden
- De datum waarop de herinnering werd verzonden
- Het e-mailadres waarnaar de herinnering verzonden
Wat ontvangt mijn klant?
- Het onderwerp van de e-mail bevat het woord 'Herinnering':
- Het e-mailbericht bevat duidelijke instructies over de stappen die nog moeten gevolgd worden om het mandaat te activeren.
Zie ook onze Gerelateerde Artikelen