Beschikbare opties per klant


E-mail voor levering van aankoopfacturen aan mijn klant
Aanpassen van het e-mailadres, door CodaBox gebruikt om aankoopfacturen naar je klant te sturen: 
Ga naar MyCodaBox > KLANTEN > Lijst Klanten> Zoek je klant op/klant details > VOILA tab > Instellingen 

Klik op Bewerken om een van de 2 opties te kiezen en het e-mailadres aan te passen

Selecteer een optie: levering aan het adres dat al in de klantgegevens is geconfigureerd of via een specifiek adres voor VOILA. Voer, indien nodig, het nieuwe e-mailadres in en klik op Wijzigingen opslaan

Een specifieke e-mailadres?
We zien dat sommige klanten soms processen hebben waarbij de facturen door andere personen dan de mandatarissen opgevolgd worden. Dan is het soms handig om de facturen op een andere mailbox te laten afleveren. 

Het contact emailadres is het adres waarop we de mandataris contacteren. Het VOILA-emailadres is dan eventueel het alternatieve adres waarop we de facturen afleveren. Wordt dit 2e niet ingevuld, wordt het contact emailadres gebruikt. Voor beiden geldt steeds de regel: elk nieuw onbekend e-mailadres binnen MyCodaBox moet geverifiëerd worden. 

We zien vaak dat accountants hiervoor de mailbox van hun boekhoud applicatie opgeven. Dit is echter niet de bedoeling. E-mail met de factuur hoort echt wel naar de klant te gaan, de facturatie software krijgt de facturen via de “normale” CodaBox weg (FTP, API, EOL-mailbox, afhankelijk van de gebruikte software).


Verificatie e-mail opnieuw versturen
De verificatie van het e-mailadres van je klant kan opnieuw worden verzonden via MyCodaBox > KLANTEN VOLMACHTEN & DIENSTEN > VOILA. Zoek je klant op in de lijst en klik op zijn naam om zijn/haar details te raadplegen > VOILA tab. Bij Instellingen klik je op Opnieuw verzendenBelangrijk: Zolang het e-mailadres van je klant niet 'Geverifiëerd' is in MyCodaBox, kunnen wij hem zijn/haar aankoopfacturen niet sturen. Aarzel dus niet om deze functie te gebruiken om het verificatieproces te versnellen.


Zoomit-bankrekeningen toevoegen/verwijderen

Wanneer je een bankrekening activeert voor VOILA, zullen de facturen die via Zoomit op deze rekening beschikbaar zijn, rechtstreeks door CodaBox worden opgehaald. 

De bankrekeningen waarvoor wij een actief mandaat hebben en die geactiveerd kunnen worden voor Zoomit zijn beschikbaar in: MyCodaBox > KLANTEN > Lijst Klanten > Zoek je klant op/klant details > VOILA tab > Instellingen  > Zoomit


De VOILA-Dienst voor mijn klant stoppen 

De VOILA-Dienst kan gestopt worden via MyCodaBox > Volg onze procedure


Beschikbare opties voor mijn Kantoor


Levering van aankoopfacturen in mijn boekhoudprogramma

Aankoopfacturen worden geleverd via de leveringsmethode van je keuze

Wil je enkel aankoopfacturen ontvangen in jouw software die verbonden is met de CodaBox API (bv. ClearFacts) en niet op een andere manier / via een andere software? 

Activeer de optie die voor elke klant afzonderlijk beschikbaar is in MyCodaBox > KLANTEN > Lijst Klanten > Zoek je klant op/klant details > VOILA tab> Instellingen 

Opmerking: Voordat je deze optie activeert, neem contact op met je softwareleverancier om na te gaan of dit in jouw pakket mogelijk is.



De verschillende statussen van het VOILA-mandaat


De status van de bestellingen van al je klanten voor VOILA, vind je in MyCodaBox  KLANTEN VOLMACHTEN & DIENSTEN  VOILA. Deze informatie is ook beschikbaar in het VOILA onderdeel per individuele klant.


VOILA STATUSBESCHRIJVINGMEER INFO
Niet besteldJe hebt VOILA niet besteld voor deze klant
Klant uitgenodigdEr is een uitnodigingsmail naar de klant gestuurd om de dienst VOILA te aanvaardenVOILA is besteld voor deze klant.

CodaBox heeft een e-mail naar je klant gestuurd via het contact e-mailadres.

De uitnodigingsmail bevat een link waarmee de klant zijn/haar bedrijfsgegevens kan bevestigen en zijn toestemming kan geven voor het VOILA-mandaat.

Indien de klant na 7 dagen niet op de uitnodiging heeft gereageerd, sturen wij een herinnering.

De link vervalt na 14 dagen.

Klantuitnodiging vervallenDe klant heeft de inschrijving op de dienst niet binnen de verwachte termijn aanvaard via de e-mail die was verzonden.De klant heeft niet binnen 14 dagen op de uitnodiging gereageerd. Je kan de uitnodiging opnieuw versturen via MyCodaBox.
Validatie in uitvoeringToestemming van de klant geregistreerd. CodaBox verifieert het ondernemingsnummer en uw klant moet zijn e-mailadres verifiëren. Zonder deze twee controles kan VOILA niet worden geactiveerd voor de klant.

Deze status wordt weergegeven:

  • Zodra de klant toestemming gegeven heeft voor het VOILA-mandaat.
  • Indien je je klant hebt ingeschreven op VOILA via de 'Boost' optie
Registratie in uitvoeringDe klant wordt geregistreerd op de verschillende netwerken voor aankoopfacturen

De KBO-controle is goedgekeurd en het e-mailadres van de klant is bevestigd. Het proces gaat verder met de inschrijving van de klant op de verschillende kanalen (Zoomit en Peppol)

Probleem

De registratie op de verschillende netwerken voor aankoopfacturen kon niet worden voltooid vanwege een onverwacht probleem

Een van de stappen van het activeringsproces werkte niet goed.

Neem contact op met onze Support voor meer informatie.

ActiefDe klant is volledig geregistreerd op VOILA. De klant ontvangt zijn facturen op het aangeduide en geverifieerde e-mailadres hieronder. U ontvangt de facturen via de dagelijkse leveringsmethode.De klant ontvangt een e-mail van CodaBox die de activatie van zijn/haar VOILA-mandaat bevestigt.

CodaBox heeft hem/haar geregistreerd op alle aangesloten kanalen. De klant is klaar om zijn/haar eerste factuur via CodaBox te ontvangen.

GeannuleerdDe dienst werd op verzoek geannuleerd of de gegevens van de klant konden niet door CodaBox worden geverifieerd.Het VOILA-mandaat is gedeactiveerd en de klant is uitgeschreven op de verschillende kanalen. De klant zal vanaf heden zijn facturen rechtstreeks van zijn verzenders ontvangen, hier heeft Codabox geen controle meer over.
3 mogelijke redenen voor deze status:
  • De dienst werd op verzoek van het boekhoudkantoor geannuleerd omdat deze geen aankoopfacturen voor de klant meer wenst te ontvangen
  • De dienst werd op verzoek van de klant geannuleerd omdat hij/zij het VOILA-mandaat bij Codabox heeft stopgezet
  • Het e-mail adres van de klant is gewijzigd en de klant heeft de verificatie e-mail van Codabox niet bevestigd. Hierdoor kon Codabox de facturen niet langer afleveren aan de klant. 


Klanten filteren op status in het VOILA overzicht

In MyCodaBox - KLANTEN VOLMACHTEN & DIENSTEN - VOILA kan je je klanten  filteren per VOILA status


Zie ook onze Gerelateerde Artikelen