Houd je MyCodaBox gegevens up-to-date!

Zo betaal je niet voor gesloten rekeningen, voor ondernemingen die gestopt zijn of geen klant meer zijn van je kantoor.


 

CodaBox kan niet zien of bepaalde klanten (of bepaalde rekeningen) nog actief zijn of niet. 

De berekening van de recurrente kosten op je maandelijkse CodaBox factuur gebeurt op basis van alle rekeningen waarvoor je CODA geactiveerd hebt, ook als er op sommige rekeningen of voor sommige klanten geen activiteit meer is (bijvoorbeeld wanneer een rekening gesloten werd of er geen transacties meer op gebeuren).

  ➟
Pas wanneer je zelf in je MyCodaBox omgeving een klant, een rekening of een dienst stopzet/archiveert, wordt de berekening van je factuur daarnaar aangepast.

 

Hier vind je enkele tips om je MyCodaBox gegevens up-to-date te houden en zo je factuur te optimaliseren.


Klanten die hun activiteiten zijn gestopt of die failliet zijn
Voor deze ondernemingen heb je uiteraard geen CodaBox diensten meer nodig.
 ➟ WAT KAN JE DOEN?
Kijk regelmatig in de ‘Lijst klanten’ in MyCodaBox na of er klanten tussen staan waarvan je weet dat ze hun activiteiten zijn gestopt of failliet zijn. 
Archiveer deze klanten tijdig in MyCodaBox: klik op de klantcode in de lijst met klanten. Klik dan rechts bovenaan op Klant archiveren. 
De CodaBox diensten en recurrente kosten voor die klant worden dan stopgezet.
Klant archiveren in MyCodaBox
 ➟ MEER INFO EN INSTRUCTIES:


Zichtrekeningen waarop geen activiteit meer is
Het kan gaan om rekeningen die niet meer gebruikt worden of bij de bank afgesloten zijn. Het kan ook gaan om een onderneming die failliet is.
 ➟ WAT KAN JE DOEN? 
Kijk in de maandelijkse rapporten (die ontvangt je kantoor via e-mail) na of er zichtrekeningen zijn waarop geen verrichtingen meer gebeuren. Het maandelijks rapport geeft het aantal verrichtingen weer en het totale aantal dagen van inactiviteit.
Het maandelijks rapport geeft het aantal inactieve dagen aan Vraag dit na bij je klant en archiveer deze rekeningen tijdig in MyCodaBox: klik op de klantcode in de ‘Lijst klanten’. Selecteer het tabblad CODA, klik naast de rekening op acties… en kies Archiveer.
De recurrente kosten voor die rekening worden dan stopgezet.
 ➟ MEER INFO EN INSTRUCTIES:


Voordelig tarief recurrente kosten voor boekhoudkantoren in groepsstructuur
Je kantoor maakt deel uit van een groepsstructuur: het voordelige tarief voor de recurrente kosten (waarbij het tarief daalt naarmate het totale aantal geactiveerde CODA zichtrekeningen / CARO klantenreferenties / VOILA ondernemingsnummers stijgt) kan mogelijk ook toegepast worden voor de verschillende boekhoudkantoren, die elk een aparte factuur ontvangen.
➟ WAT KAN JE DOEN? 
Contacteer helpdesk@codabox.com, vermeld de kantoren die met elkaar verbonden zijn en toon aan dat er een aandeelhouderschap van minstens 50% bestaat tussen de bedrijven in de groep.
Wij doen het nodige om de tarieven op de facturen aan te passen.


Meer informatie over de maandelijkse kosten vind je in MyCodaBox > Omgeving > Diensten & tarieven.


Zie ook onze Gerelateerde Artikelen