Cet article contient des informations destinés aux bureaux comptables. ★ Il y a une autre page pour les clients Codabox Business (entreprise/société/association). |
La combinaison de vos factures mensuelles et du (des) rapport(s) mensuel(s) vous fournit des informations utiles.
Vous pouvez ainsi vérifier:
- Pour combien de comptes vous payez les frais CODA (par client)
- Sur quels comptes il n'y a pas eu de transactions depuis un certain temps (et donc pas de fichiers CODA)
- Combien de mandats sont devenus actifs au cours du mois en question.
- ...
Dans le cadre de l'acquisition de Codabox par Wolters Kluwer (anciennement Isabel Group), la facturation des services Codabox se fait par Wolters Kluwer depuis mai 2025. En savoir plus.
VOTRE FACTURE |
Comment est-ce que je reçois mes factures ?
L'émetteur de votre facture peut être :
- Wolters Kluwer (no-reply@einvoicing.wolterskluwer.be) si vous travaillez avec nous en direct (Codabox fait partie de Wolters Kluwer Belgium NV) et/ou
- un partenaire/revendeur Codabox
➪ Il est possible que vous receviez une facture de la part de Wolters Kluwer et d'un partenaire (par exemple si vous travaillez avec plusieurs logiciels de comptabilité, dont au moins 1 via un partenaire).
Quels frais figurent sur mes factures ?
- 1 facture pour les frais mensuels récurrents (p.ex. comptes à vue) et
- 1 facture pour les frais uniques (p.ex. mandats activés).
Si vous travaillez avec plus d'un environnement dans MyCodabox, vous recevrez également un fichier Excel dans un e-mail séparé contenant les chiffres par environnement.
La facture des frais mensuels indique le nombre de services CODA, CARO, SODA et VOILA que vous utilisez (p. ex. le nombre de comptes à vue) et le montant total que vous payez pour les livraisons du mois entamé.
La facture pour les coûts uniques montre les nouveaux mandats (CODA, CARO, SODA) du mois précédent, pour lesquels vous payez maintenant les frais d'activation.
Le fichier Excel vous montre la répartition des différents coûts par environnement.
Comment se fait la tarification ? En savoir plus.
Comment relier mes factures aux rapports ?
Les détails de votre facture sont disponibles dans le rapport utilisateur correspondant. Une facture reçue ce mois-ci est liée aux rapports du mois précédent (attention : il se peut que votre revendeur n'émette votre facture que plus tard dans le mois).
Par exemple : pour une facture reçue au mois de février 2025, vous trouverez les détails dans le rapport intitulé 01/2025.
Comprendre votre facture et sa corrélation avec les services et rapports : exemple d'une facture datée du 1er février 2025 :
| Service | Facturation |
| CODA: Mandat - Services administratifs (frais unique pour l'activation) | Vous payez une redevance unique pour le nombre de mandats CODA activés au cours du mois précédent (janvier). La liste des mandats activés se trouve dans votre rapport 'Mandats' intitulé '01/2025'. |
| CODA: Compte courant (frais mensuels pour les services techniques) | Pour le nombre de comptes à vue pour lesquels CODA était actif le mois précédent (janvier), vous payez maintenant pour recevoir les fichiers CODA en février. La liste de ces comptes à vue se trouve dans votre rapport 'Comptes en banque' intitulé '01/2025'. |
| CODA: Compte d'épargne (gratuit) | Pas de frais. La liste de ces comptes d'épargne se trouve dans votre rapport 'Comptes en banque' intitulé '01/2025'. |
| CARO: Mandat - Services administratifs (frais unique pour l'activation) | Vous payez une redevance unique pour le nombre de références clients pour lesquelles CARO a été activé au cours du mois précédent (janvier) et pour lesquelles un premier fichier a déjà été reçu. Via MyCodabox, vous pouvez télécharger un aperçu des références clients sur lesquelles ses frais (les 'activation fees') s'appliquent. |
| CARO: Services techniques (frais mensuels récurrents) | Pour le nombre de références clients pour lesquelles CARO était actif le mois précédent (janvier), vous payez maintenant pour recevoir les fichiers CARO en février. Via MyCodabox, vous pouvez télécharger un aperçu des références clients sur lesquelles ses frais (les 'subscription fees') s'appliquent. |
| SODA: Mandat - Services administratifs (frais unique pour l'activation) | Vous payez une redevance unique pour le nombre de mandats SODA activés au cours du mois précédent (janvier). La liste des mandats activés se trouve dans votre rapport 'SODA' intitulé '01/2025'. |
| SODA: Services techniques (frais mensuels récurrents) | Vous payez un coût fixe mensuel par environnement (quel que soit le nombre de dossiers pour lesquels SODA est actif et quel que soit le nombre de secrétariats sociaux où des fichiers SODA sont collectés) ayant au moins un SODA. |
| VOILA: Factures d'achat (frais mensuels récurrents) Avec ou sans Clearfacts (plus d'infos) | Pour le nombre de numéros d'entreprise (dossiers) pour lesquels VOILA était actif le mois précédent (janvier), vous payez maintenant pour recevoir les factures en février. |
Puis-je modifier l'adresse à laquelle la facture est envoyée ?
VOS RAPPORTS |
Les rapports mensuels contiennent les détails des Services Codabox qui sont repris sur votre facture.
Ils sont envoyés au format PDF à l'adresse e-mail indiquée dans les Infos de l'environnement en bas à gauche dans votre MyCodabox.
En fonction des Services Codabox auxquels vous avez souscrit, vous pouvez recevoir plusieurs types de rapports :
- Comptes en banque
- Mandats
- SODA
Rapport 'Comptes en banque'
Ce rapport établit une distinction entre les comptes courants et les comptes d'épargne (ceux-ci sont livrés gratuitement : pour un compte d'épargne, il n'y a pas de frais techniques mensuels récurrents, idem pour un sous-compte).
Affiche tous les comptes bancaires qui étaient actifs dans MyCodabox à la fin du mois indiqué (ci-contre en mai 2021).
Par exemple, pour la facture de juin 2021 indiquant un certain nombre de comptes courants, ce nombre correspond au nombre mentionné sur le rapport intitulé 'Rapport pour le 05/2021'.
Vous verrez également combien de transactions ont été effectuées sur le compte au cours de ce mois.
Dans la dernière colonne, le cas échéant, vous verrez depuis combien de jours il n'y a pas eu d'activité sur le compte (ce qui signifie qu'il n'y a pas de fichiers CODA). Toutefois, la facturation pour CODA continue jusqu'à ce que vous archivez le compte bancaire dans MyCodabox, si besoin en est.
Important :
- Au début du mois, vous payez à l'avance pour les livraisons du mois.
- Les frais mensuels ne sont pas facturés pour le premier mois de livraison (activation du mandat CODA).
- Pour un compte archivé, il n'y a pas de remboursement au prorata des frais mensuels.
- Codabox n'est pas informé de la clôture d'un compte bancaire par la banque. La facturation pour CODA continue jusqu'à ce que vous archivez le compte bancaire dans MyCodabox.
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Rapport 'Mandats'
Dans cet exemple, le rapport indique tous les mandats qui sont devenus actifs en mai.
Par exemple, pour la facture de juin 2021 indiquant un certain nombre de mandats CODA, ce nombre correspond au nombre mentionné sur le rapport intitulé 'Rapport pour le 05/2021'.
- Le coût unique pour l'activation d'un mandat apparaît sur votre facture le mois suivant le mois de l'activation.
- Si vous ne recevez pas de rapport pour les mandats CODA, cela signifie qu'aucun nouveau mandat n'a été activé.
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Rapport 'SODA'
Dans cet exemple, le rapport indique tous les mandats qui sont devenus actifs en mai.
Par exemple, pour la facture de juin 2021 indiquant un certain nombre de mandats SODA, ce nombre correspond au nombre mentionné sur le rapport intitulé 'Rapport pour la 05/2021'.
Le coût unique pour l'activation d'un mandat apparaît sur votre facture le mois suivant le mois de l'activation.
Si ce rapport indique 0 mandats, cela signifie qu'il n'y aura pas de frais d'activation sur votre facture pour SODA ce mois-là. La réception du rapport indique que vous avez au moins 1 mandat SODA actif, les coûts mensuels liés au service SODA vous seront facturés.
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Une facture que vous recevez ce mois-ci concerne les rapports contenant les données du mois précédent.
☆ Voulez-vous relier votre facture au(x) rapport(s) ? Vérifiez alors attentivement que la date correspond. Par exemple, pour une facture reçue au mois de février 2024, vous trouverez les détails dans le rapport intitulé 'Rapport pour le 01/2024'.
Pour CARO, vous ne recevez pas de rapport mensuel, mais vous pouvez télécharger un aperçu des détails de la facture via MyCodabox :
Télécharger les mandats CARO et les détails de la facture à partir de MyCodabox
- Dans MyCodabox, allez vers le menu de gauche Mandats & services > CARO. Cliquez en haut à droite sur Détails de la facture CARO.
- Cliquez sur le champ Période de facturation et sélectionnez le mois.
- Cliquez sur Télécharger.
Dans le fichier csv vous verrez entre autres le nom d'entreprise, le numéro d'entreprise, la référence client, l'IBAN, l'état et les détails de la facture.
- les 'activation fees' (frais administratifs uniques) pour les mandats CARO qui ont été activés au cours du mois d'avril et pour lesquels un premier fichier a déjà été reçu
- les 'subscription fees' (frais mensuels récurrents) pour les références clients pour lesquelles le service CARO était actif en avril (ou vient d'être activé et pour lesquelles au moins un fichier a déjà été reçu).
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