Découvrez ici ce que vous pouvez faire, en tant que PME, avec le portail en ligne MyCodaBox, pour que tout se passe bien, et comment résoudre d'éventuels retards.
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ici ? Consultez alors notre article Qu'est-ce que MyCodaBox ?
Comptes bancaires et CODA
Signer les mandats, pour activer CODA
- Vous avez récemment ajouté un compte ou vous suivez maintenant ces instructions pour ajouter un compte et commander CODA via MyCodaBox.
- Le compte ajouté et les instructions de signature apparaîtront dans l'aperçu CODA du dossier.
Vous pouvez également rechercher le compte via le menu de gauche Mandats & services > CODA.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.)
Demander le service CODA pour un compte supplémentaire
➟ Comment procéder :
- Suivez ces instructions.
- N'oubliez pas qu'après cette étape, les mandats nécessaires doivent être signés. Vous en faites le suivi vous-même via MyCodaBox. Voir les instructions ci-dessus : Signer les mandats. CodaBox vous enverra également un e-mail à ce sujet.
★ Le compte pour lequel vous souhaitez recevoir des CODA appartient à une autre entreprise ? Dans ce cas, vous devez d'abord ajouter l'entreprise dans MyCodaBox. |
Demander les CODA du passé
Cliquez ici pour des instructions.
Lorsque vous ajoutez un dossier qui existait déjà chez CodaBox (par exemple chez un comptable) via le menu de gauche Ajouter ou transférer, vous aurez automatiquement l'option sur l'écran de faire renvoyer les CODA du passé. Suivez les étapes à l'écran. |
★ Nous ne pouvons fournir que les CODA reçus de la banque (si un mandat CODA est ou était déjà actif), et ce jusqu'à un maximum de 2 ans en arrière. |
Consulter les tarifs des services
- Le rapport mensuel 'Comptes en banque' reprend tous les comptes bancaires qui étaient actifs à la fin du mois spécifié : si le titre du rapport est '01/2024', ce rapport contient tous les comptes qui avaient le statut actif le 31/01/2024.
- Le rapport 'Mandats' montre tous les mandats qui ont été activés au cours du mois spécifié : si le titre du rapport est '01/2024', ce rapport contient les mandats CODA qui ont été activés entre le 01/01/2024 et le 31/01/2024. Si vous ne recevez pas de rapport sur les mandats CODA, cela signifie qu'aucun nouveau mandat n'a été activé.
- Une facture que vous recevez ce mois-ci concerne les comptes et les mandats activés pour le mois écoulé.
- CODA - compte courant : pour le nombre de comptes à vue déjà actifs le mois précédent, vous payez maintenant pour recevoir les CODA dans le mois entamé. La liste de ces comptes à vue se trouve dans votre rapport 'Comptes en banque' ayant le mois précédent comme titre.
- CODA - activation mandat : vous payez une fois pour le nombre de mandats CODA activés au cours du mois précédent. La liste des mandats activés se trouve dans votre rapport 'Mandats' ayant le mois précédent comme titre.
Nouveau ! Demander des services supplémentaires pour votre comptabilité numérique
SODA : les écritures de paie numériques
➟ Comment procéder :
- Découvrez sur cette page comment fonctionne SODA et si c'est possible pour votre/vos entreprise(s).
- Votre contrat CodaBox date d'avant septembre 2024 ? Contactez helpdesk@codabox.com pour signer un nouveau contrat.
- Suivez ces instructions pour commander le service SODA.
- Vous recevrez bientôt les fichiers SODA de la même manière que les fichiers CODA.
CARO : les relevés de carte de crédit numériques
➟ Comment procéder :
- Découvrez sur cette page comment fonctionne CARO et si c'est possible pour votre/vos entreprise(s).
- Votre contrat CodaBox date d'avant septembre 2024? Contactez helpdesk@codabox.com pour signer un nouveau contrat.
- Suivez ces instructions pour commander le services CARO.
- Après votre demande, le titulaire de la carte recevra des instructions pour activer le service :
Vous êtes vous-même le titulaire de la carte ? Suivez les instructions (par e-mail ou dans MyCodaBox).
Vous n'êtes pas le titulaire de la carte ? Suivez l'état de l'activation à temps et contactez le titulaire de la carte si nécessaire. - Vous obtiendrez bientôt les fichiers CARO de la manière qui convient à votre entreprise.
Gérer plusieurs entreprises dans MyCodaBox
Plusieurs entreprises : une structure de dossiers, environnements & organisations
Trouver vos dossiers : naviguer entre les organisations & naviguer entre les environnements
Ajouter une entreprise (dossier)
Transférer un dossier (déplacer)
Modifier les coordonnées
Modifier les données de votre propre entreprise (p.ex. adresse de facturation)
- Dans la barre de menu en haut, cliquez sur Administration > Infos de l'organisation.
- Cliquez sur le bouton Editer les infos de l'organisation.
- Modifiez les données et cliquez sur Sauvegarder.
☆ Si vous modifiez certains détails alors qu'un nouveau mandat pour votre propre entreprise a été demandé et n'a pas encore été signé, vous serez informé que ce mandat a été mis à jour et que la version mise à jour doit être signée. → Votre numéro d'entreprise ou numéro de TVA doit être changé? Contactez helpdesk@codabox.com
Modifier les données d'un dossier (p.ex. adresse)
- Dans le menu de gauche, allez vers Dossiers > Liste des dossiers.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.) - Cliquez sur le 'code dossier'. Vous trouverez ici plus d'infos et dépannage.
★ Vous gérez plusieurs dossiers ? Dans ce cas, il y a une différence entre la manière dont vous modifiez les données de votre propre entreprise et la manière dont vous modifiez les données d'autres dossiers |
Modifier les données de votre environnement (logiciel de comptabilité) (p.ex. adresse e-mail pour les rapports)
- Dans le menu de gauche, allez vers Environnement > Infos de l'environnement.
(Vérifiez d'abord que vous êtes dans la bonne organisation et le bon environnement - cliquez ici pour plus d'infos.) - En haut à droite, cliquez sur Editer les infos de l'environnement.
- Modifiez les données et confirmez par le bouton Sauvegarder.
Arrêter un service (pour un compte spécifique ou pour un dossier)
Arrêter CODA : archiver un compte ou un mandat
- Dans le menu de gauche, allez vers Mandats & services > CODA.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.) - Cliquez sur le bouton Gérer dans la colonne à droite, à côté du compte en question.
- L'onglet CODA s'ouvre.
- Voyez-vous le compte sur une vignette grise en combinaison avec d'autres comptes (cela signifie que le compte fait partie d'un mandat avec plusieurs comptes) ? Cliquez alors sur l'icône d'archivage à côté du compte en question (vous pouvez le faire pour un ou plusieurs comptes).
- Voyez-vous le compte individuellement sur une vignette grise (cela signifie qu'il y a un mandat individuel pour ce compte) ou voulez-vous archiver un mandat avec plusieurs comptes à la fois ? Cliquez alors sur actions en haut à droite de la vignette et choisissez Archiver.
Supprimer une entreprise : archiver un dossier
➟ Comment procéder :
- Dans le menu de gauche, allez vers Dossiers > Liste des dossiers.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.) - Cliquez sur le 'Code dossier' pour ouvrir ses détails.La page d'information ouvre sur le onglet 'Dossier'.
- Cliquez sur Archiver le dossier.
- Sélectionnez la raison de l'archivage, activez la case 'Je comprends les conséquences de cette action'.
Confirmez en cliquant sur le bouton Archiver le dossier.Important : Indiquez la raison qui correspond à la situation réelle lors de l'archivage. Les frais facturés par la banque seront stoppés SAUF si vous sélectionnez 'l'entreprise sera gérée par une autre organisation/un autre comptable'.
Dépannage |
Je ne reçois pas encore de CODA pour mon/mes compte(s)
★ S'agit-il d'un compte KBC ? Vérifiez si le lien KBC a été établi.
★ Vous utilisez Exact Online ? Voir ci-dessous.
Vous avez tout vérifié et vous ne recevez toujours pas de CODA ? Sachez que le délai d'activation du CODA varie fortement d'une banque à l'autre (de 1 semaine à 1 mois). En effet, la banque doit valider la signature et activer les CODA.
Si votre mandat reste trop longtemps en statut 'procédure bancaire', contactez helpdesk@codabox.com.
Les fichiers CODA n'arrivent pas directement dans mon logiciel Exact Online
- Dans le menu de gauche, allez vers Dossiers > Liste des dossiers.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.) - Cliquez sur le code dossier de l'entreprise.
- Cliquez sur le bouton Editer info dossier et introduisez la bonne adresse Exact Online.
Cliquez sur Sauvegarder.
Je veux changer mon numéro d'entreprise
Je veux transférer ma facture CodaBox à une autre entreprise
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