Découvrez ici ce que vous pouvez faire, en tant que PME, avec le portail en ligne MyCodabox, pour que tout se passe bien, et comment résoudre d'éventuels retards.
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ici ? Consultez alors notre article Qu'est-ce que MyCodabox ?
Comptes bancaires et CODA
Signer les mandats, pour activer CODA
Pour pouvoir effectuer la livraison des CODA (extraits de compte), Codabox a besoin de 2 documents, à signer par le représentant de l'entreprise : le mandat bancaire et le mandat Codabox.
Pour chaque compte pour lequel vous demandez un nouveau mandat CODA via MyCodabox, la signature des mandats requis se fait via MyCodabox, l'endroit où vous pouvez également suivre le statut. Codabox vous enverra aussi un e-mail à ce sujet.
- Vous avez récemment ajouté un compte ou vous suivez maintenant ces instructions pour ajouter un compte et commander CODA via MyCodabox.
- Le compte ajouté et les instructions de signature apparaîtront dans l'aperçu CODA du dossier.
Vous pouvez également rechercher le compte via le menu de gauche Mandats & services > CODA.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.)
Demander le service CODA pour un compte supplémentaire
Vous souhaitez bénéficier du service CODA pour un ou plusieurs comptes.
➟ Comment procéder :
- Suivez ces instructions.
- N'oubliez pas qu'après cette étape, les mandats nécessaires doivent être signés.
Êtes-vous le représentant légal ? Vous pouvez alors signer immédiatement le(s) mandat(s) via MyCodabox.
Vous n'êtes pas autorisé à signer ? Consultez ces instructions. Codabox enverra également un e-mail à ce sujet, à l'adresse enregistrée pour ce dossier.
| ★ Le compte pour lequel vous souhaitez recevoir des CODA appartient à une autre entreprise ? Dans ce cas, vous devez d'abord ajouter l'entreprise dans MyCodabox. |
Demander les CODA du passé
Vous avez ajouté un dossier ou un compte pour lequel des CODA avaient déjà été fournis auparavant (sous votre gestion ou chez un comptable précédent) ? Ou vous n'avez pas reçu tous les CODA pour un certain compte en raison d'un dysfonctionnement ? Dans ce cas, vous pouvez demander les CODA disponibles du passé via MyCodabox afin qu'ils vous soient livrés directement.
➟ Comment procéder :
Cliquez ici pour des instructions.
 | Lorsque vous ajoutez un dossier qui existait déjà chez Codabox (par exemple chez un comptable) via le menu de gauche Ajouter ou transférer, vous aurez automatiquement l'option sur l'écran de faire renvoyer les CODA du passé. Suivez les étapes à l'écran. |
| ★ Nous ne pouvons fournir que les CODA reçus de la banque (si un mandat CODA est ou était déjà actif), et ce jusqu'à un maximum de 2 ans en arrière. |
Consulter les tarifs des services
Les tarifs de Codabox sont disponibles sur votre MyCodabox via le menu de gauche Environnement > Services & tarifs.
La combinaison de votre facture mensuelle et du (des) rapport(s) mensuel(s) vous fournit des informations utiles.
- Le rapport mensuel 'Comptes en banque' reprend tous les comptes bancaires qui étaient actifs à la fin du mois spécifié : si le titre du rapport est '01/2024', ce rapport contient tous les comptes qui avaient le statut actif le 31/01/2024.
- Le rapport 'Mandats' montre tous les mandats qui ont été activés au cours du mois spécifié : si le titre du rapport est '01/2024', ce rapport contient les mandats CODA qui ont été activés entre le 01/01/2024 et le 31/01/2024. Si vous ne recevez pas de rapport sur les mandats CODA, cela signifie qu'aucun nouveau mandat n'a été activé.
- Une facture que vous recevez ce mois-ci concerne les comptes et les mandats activés pour le mois écoulé.
☆ Voulez-vous relier votre facture au(x) rapport(s) ? Vérifiez alors attentivement que la date correspond. Par exemple, pour une facture reçue au mois de février 2024, vous trouverez les détails dans les rapports intitulés 'Rapport pour le 01/2024'.
- CODA - compte courant : pour le nombre de comptes à vue déjà actifs le mois précédent, vous payez maintenant pour recevoir les CODA dans le mois entamé. La liste de ces comptes à vue se trouve dans votre rapport 'Comptes en banque' ayant le mois précédent comme titre.
- CODA - activation mandat : vous payez une fois pour le nombre de mandats CODA activés au cours du mois précédent. La liste des mandats activés se trouve dans votre rapport 'Mandats' ayant le mois précédent comme titre.
Nouveau ! Demander des services supplémentaires pour votre comptabilité numérique
SODA : les écritures de paie numériques
Grâce à SODA, vous recevez les écritures de paie des différents secrétariats sociaux, dans un format digital standardisé (créé et déposé par Codabox). Vous pouvez facilement importer les fichiers dans votre logiciel de comptabilité.
➟ Comment procéder :
- Découvrez sur cette page comment fonctionne SODA et si c'est possible pour votre/vos entreprise(s).
- Votre contrat Codabox date d'avant septembre 2024 ? Contactez helpdesk@codabox.com pour signer un nouveau contrat.
- Suivez ces instructions pour commander le service SODA.
- Vous recevrez bientôt les fichiers SODA de la même manière que les fichiers CODA.
CARO : les relevés de carte de crédit numériques
Grâce à CARO vous recevrez les relevés de carte de crédit pour votre/vos entreprise(s). Directement et numériquement.
➟ Comment procéder :
- Découvrez sur cette page comment fonctionne CARO et si c'est possible pour votre/vos entreprise(s).
- Votre contrat Codabox date d'avant septembre 2024? Contactez helpdesk@codabox.com pour signer un nouveau contrat.
- Suivez ces instructions pour commander le services CARO.
- Après votre demande, le titulaire de la carte recevra des instructions pour activer le service :
Vous êtes vous-même le titulaire de la carte ? Suivez les instructions (par e-mail ou dans MyCodabox).
Vous n'êtes pas le titulaire de la carte ? Suivez l'état de l'activation à temps et contactez le titulaire de la carte si nécessaire. - Vous obtiendrez bientôt les fichiers CARO de la manière qui convient à votre entreprise.
Gérer plusieurs entreprises dans MyCodabox
Plusieurs entreprises : une structure de dossiers, environnements & organisations
Vous gérez plusieurs entreprises (dossiers) dans MyCodabox ? En fonction de votre situation, ces dossiers peuvent être hébergés dans MyCodabox sous une ou plusieurs organisations/environnements.
Plusieurs combinaisons sont possibles. Voyez quelle situation s'applique ou s'appliquerait à vous :
Trouver vos dossiers : naviguer entre les organisations & naviguer entre les environnements
Vous recevez plusieurs factures Codabox pour les entreprise que vous gérez ? Ou vous travaillez avec différents logiciels comptables ?
Découvrez ici comment naviguer dans MyCodabox pour gérer les différentes entreprises.
Ajouter une entreprise (dossier)
Vous souhaitez ajouter une entreprise ?
Il y a deux possibilités. Cliquez ici pour en savoir plus.
Transférer un dossier (déplacer)
Voulez-vous transférer un dossier de l'organisation A vers l'organisation B (par exemple, parce que vous voulez que la facturation de Codabox pour ce dossier passe désormais par l'organisation B). Vous souhaitez ajouter un dossier qui est actuellement géré dans MyCodabox par une autre entité (par exemple un comptable) ? Vous changez de logiciel comptable pour un dossier ?
Dans ces cas, vous pouvez transférer le dossier via MyCodabox.
La manière de procéder dépend de la situation et de l'endroit où se trouve le dossier. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Modifier les coordonnées
Modifier les données d'un dossier (p.ex. adresse)
Dans MyCodabox, vous pouvez gérer une ou plusieurs entreprises. Celles-ci sont répertoriées en tant que 'dossiers'.
Ce que vous pouvez modifier : code dossier, adresse e-mail, langue, nom de l'entreprise, représentant, adresse, etc.
☆ Faut-il modifier le numéro d'entreprise ? Contactez helpdesk@codabox.com.
➟ Comment procéder :
- Dans le menu de gauche, allez vers Dossiers > Liste des dossiers.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.) - Cliquez sur le 'code dossier'. Vous trouverez ici plus d'infos et dépannage.
Modifier les données de votre propre entreprise (p.ex. adresse de facturation)
Votre propre entreprise (l'entreprise qui a conclu le contrat avec Codabox et qui gère MyCodabox) est enregistrée dans MyCodabox en tant qu'organisation.
Via le menu 'Administration' dans la barre de menu en haut, vous gérez les données de votre propre entreprise enregistrée chez Codabox.
Ce que vous pouvez modifier : adresse de facturation (e-mail), nom de l'entreprise, adresse, représentant, etc.
➟ Comment procéder :
- Dans la barre de menu en haut, cliquez sur Administration > Infos de l'organisation.
- Cliquez sur le bouton Editer les infos de l'organisation.
- Modifiez les données et cliquez sur Sauvegarder.
☆ Voulez-vous également modifier les données au niveau de votre propre dossier (à partir duquel vous gérez les mandats de vos propres comptes professionnels) ? Cela ne se fait pas automatiquement lorsque vous modifiez les données au niveau de votre organisation. Vous verrez le message suivant (et vous pouvez accéder au dossier par le biais de ce message) : 
→ Votre numéro d'entreprise ou numéro de TVA doit être changé? Contactez helpdesk@codabox.com
Modifier les données de votre environnement (logiciel de comptabilité) (p.ex. adresse e-mail pour les rapports)
Pour chaque logiciel de comptabilité que vous utilisez, un 'environnement' distinct existe dans MyCodabox. C'est là que vos dossiers sont hébergés.
Ce que vous pouvez modifier : le nom, la langue, l'adresse de contact (e-mail auquel vous recevez les rapports).
➟ Comment procéder :
- Dans le menu de gauche, allez vers Environnement > Infos de l'environnement.
(Vérifiez d'abord que vous êtes dans la bonne organisation et le bon environnement - cliquez ici pour plus d'infos.)
- En haut à droite, cliquez sur Editer les infos de l'environnement.
- Modifiez les données et confirmez par le bouton Sauvegarder.
Arrêter un service (pour un compte spécifique ou pour un dossier)
Arrêter CODA : archiver un compte ou un mandat
Vous ne souhaitez plus recevoir de CODA pour un compte particulier ?
➟ Comment procéder :
- Dans le menu de gauche, allez vers Mandats & services > CODA.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.) - Cliquez sur le bouton Gérer dans la colonne à droite, à côté du compte en question.
- L'onglet CODA s'ouvre.
- Voyez-vous le compte sur une vignette grise en combinaison avec d'autres comptes (cela signifie que le compte fait partie d'un mandat avec plusieurs comptes) ? Cliquez alors sur l'icône d'archivage à côté du compte en question (vous pouvez le faire pour un ou plusieurs comptes).
- Voyez-vous le compte individuellement sur une vignette grise (cela signifie qu'il y a un mandat individuel pour ce compte) ou voulez-vous archiver un mandat avec plusieurs comptes à la fois ? Cliquez alors sur actions en haut à droite de la vignette et choisissez Archiver.
★ Codabox n'est pas automatiquement informé lorsqu'un compte bancaire est clôturé ou n'est plus utilisé. La facturation CODA d'un compte bancaire par Codabox ne s'arrête donc que lorsque vous archivez vous-même le compte bancaire dans MyCodabox.
Supprimer une entreprise : archiver un dossier
Vous n'avez plus besoin des services Codabox pour un dossier particulier ou l'entreprise cesse ses activités ?
Archivez alors le dossier dans MyCodabox : le suivi administratif et/ou les services Codabox actifs pour cette entreprise seront arrêtés.
➟ Comment procéder :
- Dans le menu de gauche, allez vers Dossiers > Liste des dossiers.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.) - Cliquez sur le 'Code dossier' pour ouvrir ses détails.
La page d'information ouvre sur le onglet 'Dossier'. - Cliquez sur Archiver le dossier.
- Sélectionnez la raison de l'archivage, activez la case 'Je comprends les conséquences de cette action'.
Confirmez en cliquant sur le bouton Archiver le dossier.
Important : Indiquez la raison qui correspond à la situation réelle lors de l'archivage. Les frais facturés par la banque seront stoppés SAUF si vous sélectionnez 'l'entreprise sera gérée par une autre organisation/un autre comptable'.
Dépannage |
Je ne reçois pas encore de CODA pour mon/mes compte(s)
Vérifiez si les mandats nécessaires ont été signés. Vous ne recevrez les CODA que lorsque les mandats seront signés et activés et qu'il y a des opérations sur le compte.
☆ Le mandat date de 6 mois ou plus et n'a pas encore été signé ? Il se peut que le lien de signature ait expiré. Cliquez sur Renouveler le lien de signature, après quoi vous pouvez copier le nouveau lien de signature ou lancer la signature immédiatement.
★ S'agit-il d'un compte KBC ? Vérifiez si le lien KBC a été établi.
★ Vous utilisez Exact Online ? Voir ci-dessous.
Vous avez tout vérifié et vous ne recevez toujours pas de CODA ? Sachez que le délai d'activation du CODA varie fortement d'une banque à l'autre (de 1 semaine à 1 mois). En effet, la banque doit valider la signature et activer les CODA.
Si votre mandat reste trop longtemps en statut 'procédure bancaire', contactez helpdesk@codabox.com.
Les fichiers CODA n'arrivent pas directement dans mon logiciel Exact Online
Cliquez ici pour savoir comment vérifier vos paramètres dans Exact Online.
Vérifiez également que vous avez communiqué à Codabox l'adresse correcte de votre boîte aux lettres EOL. Cela a déjà été fait lorsque vous êtes devenu client de Codabox, mais vous pouvez également le vérifier vous-même et le modifier immédiatement dans MyCodabox si nécessaire :
- Dans le menu de gauche, allez vers Dossiers > Liste des dossiers.
(Vous ne trouvez pas le dossier ? Cliquez ici pour plus d'infos sur la gestion de plusieurs entreprises.) - Cliquez sur le code dossier de l'entreprise.
- Cliquez sur le bouton Editer info dossier et introduisez la bonne adresse Exact Online.
Cliquez sur Sauvegarder.
Je veux changer mon numéro d'entreprise
Votre entreprise change de statut ? Vote numéro d'entreprise ou votre numéro de TVA doit être modifié ?
➟ Contactez helpdesk@codabox.com.
Je veux transférer ma facture Codabox à une autre entreprise
La facture Codabox est envoyée à l'entreprise qui a conclu le contrat avec Codabox. Cela doit-il être modifié ?
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