Mettez vous-même à jour les données de vos dossiers via MyCodaBox : par exemple, le code dossier, l'adresse, l'e-mail, le nom de l'entreprise, le représentant, etc. Certaines modifications auront un impact sur vos mandats, s'ils n'ont pas encore été signés par votre client.


Comment modifier les données d'un dossier via MyCodaBox
  1. Dans MyCodaBox, cliquez sur Dossiers > Liste des dossiers > Rechercher
  2. Cliquez sur le Code dossier pour voir les détails.
  3. Sur la page 'Info dossier', cliquez sur Editer info dossier pour modifier ses données.
    Accéder aux données d'un dossier dans MyCodaBox et les adapter
  4. Confirmez les adaptations en cliquant sur Sauvegarder.


Quels champs peuvent être adaptés ?

Tous les champs sont modifiables, excepté le Numéro d'Entreprise.

Exception : si le champ 'Numéro d'entreprise' est vide, vous pouvez le remplir. Dans ce cas, il n'est pas possible de modifier le nom de l'entreprise. 


En fonction du champ adapté, un message d'avertissement peut apparaitre :

Lisez-le pour connaître l'impact possible d'une modification de ce champ (plus d'informations ci-dessous dans la section Dépannage).


En fonction des données modifiées, une fenêtre apparaît après l'enregistrement :

Son contenu varie en fonction du mode de gestion choisi pour vos mandats.


La procédure est aussi disponible via une courte vidéo
Notre tutoriel vidéo, de quelques minutes, 'Comment ajouter un nouveau client' est disponible sur cette page (remarque: certaines formulations sur les écrans ont été modifiées entretemps). 
N'hésitez pas à consulter aussi nos autres tutoriels vidéo qui vous guident pas à pas dans MyCodaBox grâce à des exemples concrets.


Important : Ajouter les adresses e-mail manquantes


L'adresse e-mail pour le dossier, que vous nous communiquez via MyCodaBox nous permet de contacter votre client pour lui envoyer certains rappels importants liés à la signature et à l'activation de ses mandats. 

Via MyCodaBox, vous pouvez facilement rechercher quels sont vos dossiers qui n'ont pas d'adresse e-mail enregistrée chez CodaBox.


Rechercher et ajouter les adresses e-mail manquantes

Dans MyCodaBox, cliquez sur Dossiers > Liste des dossiers > Utilisez le filtre 'Adresse e-mail manquante'. 

Via le résultat de la recherche, vous pouvez ouvrir les données des dossiers et ajouter immédiatement les adresses e-mail manquantes.

Trier les dossiers par adresse e-mail manquante dans MyCodaBox


Dépannage


Pourquoi le champs 'Nom d'entreprise' n'est-il pas modifiable ?

Ce champs n'est pas modifiable dans le cas où le numéro d'entreprise n'a pas encore été introduit.


Un message s'affiche lorsque je modifie le champs 'Code dossier', pourquoi ?

Ce message est informatif et n'empêche pas la modification du Code dossier mais attire votre attention sur le fait que cette modification a des conséquences au niveau de l'endroit et le dossier dans lequel les fichiers de votre client seront livrés.


Dans quels cas la modification des données d'un dossier a-t-elle une incidence sur les mandats ?
Après avoir modifié les données d'un dossier, notre système vérifie si l'adaptation a un impact sur les mandats.  
Les mandats qui n'ont pas encore été signés par le client doivent être présentés à nouveau au client avec les données adaptées. 


Si pour ce dossier il y a encore des mandats dans un statut 'Non signé' (Dispo. en ligne - En Préparation - En attente de signature ou Problème), vous verrez apparaître un pop-up avec les actions que vous pouvez effectuer.
 
Quelles actions* ?
  • Télécharger le mandat (pour le transmettre à votre client)
  • Copier le lien de signature (pour le transmettre à votre client) 
  • Renvoyer au client (CodaBox envoi alors à nouveau le mandat à votre client)
  • Archiver (cette action annule la demande de mandat)

Remarque : *Les actions possibles dépendent du type de banque et de l'accord que vous avez avec CodaBox concernant la gestion des mandats.


Comment modifier les données de mon entreprise ?
Si vous avez créé votre propre entreprise en tant que dossier dans MyCodaBox, la page 'Info dossier' ne vous permet de modifier que les données suivantes :
  • code dossier
  • e-mail
  • langue
  • Boîte Mail Exact Online
Vous verrez une notification en haut de page vous indiquant que vous pouvez mettre à jour les autres données via Administration - Infos de l'organisation.
Modifier vos données dans l'Info dossier et dans Infos de l'organisation
Dans la barre de menu en haut, cliquez sur Administration* > Infos de l'organisation.
Sur la page 'Infos de l'organisation', cliquez sur Editer les infos de l'organisation > Sauvegarder
*Ce menu n'est visible que pour les utilisateurs Admin. Plus d'infos sur cette page.




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