Pas zelf de gegevens van een dossier aan via MyCodabox: bijvoorbeeld dossiercode, adres, e-mail, bedrijfsnaam, vertegenwoordiger, enz. Sommige wijzigingen hebben impact op je mandaten, als die nog niet door je klant getekend zijn.

Moet enkel het ondernemingsnummer van het dossier gewijzigd worden? Volg dan deze instructies.


Hoe de gegevens van een dossier aanpassen via MyCodabox
  1. In MyCodabox, klik op Dossiers > Lijst dossiers > Zoeken.
    (Vind je het dossier niet? Klik hier voor meer info over navigeren tussen organisaties/omgevingen.)
  2. Klik op de Dossiercode om de informatie te zien.
  3. Op de pagina 'Dossierinfo', klik op Dossierinfo bewerken om de gegevens te wijzigen.
    De gegevens van mijn klanten raadplegen en aanpassen in MyCodaBox

  4. Bevestig de wijzigingen door op Wijzigingen opslaan te klikken.

Welke velden kunnen worden aangepast?

Alle velden zijn aanpasbaar, behalve het ondernemingsnummer. Daarvoor volg je deze instructies.    

★
Uitzondering: indien het veld 'Ondernemingsnummer' leeg is, kan je het wel invullen. In dat geval kan de bedrijfsnaam niet worden gewijzigd. 


Afhankelijk van het gewijzigde veld kan er een waarschuwing verschijnen:

Lees dit om de mogelijke impact na de wijziging van dit veld te kennen (meer info hieronder in Troubleshooting).


Afhankelijk van de aangepaste gegevens verschijnt er na het opslaan een venster:

De inhoud ervan varieert afhankelijk van de gekozen beheer-modus voor je mandaten.


De procedure is ook beschikbaar via een korte video

Op deze pagina kan je onze korte video-tutorial 'Hoe een nieuwe klant aanmaken' bekijken (let op: sommige benamingen op de schermen zijn intussen gewijzigd).

Bekijk zeker ook onze andere video tutorials die je stap voor stap door MyCodabox leiden met concrete voorbeelden.


Belangrijk: Ontbrekende e-mailadressen toevoegen


Het e-mailadres voor het dossier, dat je ons bezorgt via MyCodabox laat ons toe je klant enkele belangrijke herinneringen te sturen in verband met de ondertekening en de activering van zijn mandaten.

Via MyCodabox kan je eenvoudig zoeken naar dossiers waarvoor er geen e-mailadres bekend is bij Codabox.


Ontbrekende e-mailadressen zoeken en toevoegen

In MyCodabox, ga naar Dossiers > Lijst dossiers > Gebruik de filter 'E-mailadres ontbreekt'. 

Via het zoekresultaat kan je de dossierinfo openen en de ontbrekende e-mailadressen meteen toevoegen.
Dossiers filteren op ontbrekend e-mailadres in MyCodaBox


Troubleshooting


Waarom kan ik het veld bedrijfsnaam niet aanpassen?

Dit veld kan niet worden gewijzigd als het ondernemingsnummer nog niet is ingevoerd.


Er wordt een bericht weergegeven wanneer ik het veld 'Dossiercode' wijzig, waarom?

Dit bericht is informatief en verhindert niet het wijzigen van de Dossiercode, maar vestigt je aandacht erop dat deze wijziging gevolgen heeft op het niveau van de map waarin de bestanden voor dit dossier zullen worden aangeleverd.


In welke gevallen heeft de aanpassing van de gegevens van een dossier invloed op de mandaten?
Na het wijzigen van de gegevens van een dossier, kijkt ons systeem na of dit invloed heeft op de mandaten.
Mandaten die nog niet getekend zijn door de wettelijke vertegenwoordiger, worden door Codabox bijgewerkt met de nieuwe gegevens en moeten opnieuw aan die persoon aangeboden worden ter ondertekening. 


Zijn er voor dit dossier nog mandaten in niet getekende status, dan zal er een pop-up getoond worden met de mogelijke acties die je kan uitvoeren.


Welke acties* ?
  • Download mandaat (zo kan je het zelf aan je klant bezorgen)
  • Kopieer ondertekenlink (zo kan je die aan je klant bezorgen)
  • Verzend opnieuw naar klant (Codabox stuurt het mandaat opnieuw naar jouw klant)
  • Archiveren (dit annuleert de mandaat-aanvraag)

Opmerking: *De mogelijke acties zijn afhankelijk van het type bank en de overeenkomst die je hebt met Codabox wat betreft het mandaatbeheer.


Hoe wijzig ik de gegevens van mijn eigen bedrijf?
Als je je eigen bedrijf als dossier hebt aangemaakt in MyCodabox (om de mandaten voor je eigen professionele rekeningen te beheren), volg je de stappen hierboven.
Let op: sommige wijzigingen hebben impact op je mandaten, als die nog niet getekend zijn.


Wil je ook gegevens wijzigen op niveau van je organisatie (je boekhoudkantoor - de entiteit die een contract met Codabox heeft - is in MyCodabox geregistreerd als 'organisatie'. Meer info hier)? Dit gebeurt niet automatisch wanneer je gegevens wijzigt op niveau van je dossier. Bij het wijzigen van je dossiergegevens zie je de volgende boodschap (en je kan doorklikken naar je organisatie):Gegevens organisatie wijzigen

De wijziging van gegevens op het niveau 'organisatie' heeft geen impact op je ongetekende mandaten.


Zie ook onze Gerelateerde Artikelen