Commandez CARO pour votre client et suivre le statut via MyCodaBox |
Informer votre/vos client(s)
Commander CARO
Dans MyCodaBox > Mandats & services > CARO retrouvez la liste de tous les dossiers qui sont éligibles pour ce Service, c'est à dire, les dossiers pour lesquels vous avez déjà le Service CODA actif chez une banque qui supporte CARO.
- Accédez à MyCodaBox > Mandats & services > CARO et cherchez le dossier concerné.
- Cliquez sur Gérer dans la colonne Actions.
- Cliquez sur Nouvelle demande CARO dans la fenêtre suivante.
- Dans la fenêtre Nouvelle demande CARO, sélectionnez d'abord la banque CARO prise en charge. En fonction de votre sélection, vous devrez ensuite fournir soit un numéro de téléphone (voir l'étape 6a), soit l'IBAN lié à la carte de crédit (voir l'étape 6b).
- Saisissez la Référence Client* et l'adresse e-mail du titulaire de la carte.
- En fonction de la banque sélectionnée, vous saisissez ensuite l'une des données suivantes :
- Le numéro de téléphone portable du titulaire de la carte.
- L'IBAN lié à la carte de crédit - uniquement si KBC ou CBC est sélectionné.
- Le numéro de téléphone portable du titulaire de la carte.
- Une fois le formulaire complété, cliquez sur Nouvelle demande CARO.
La demande CARO est confirmée par le message : 'L'invitation* a été envoyée avec succès' et le statut d'activation est à présent 'Invitation envoyée'.
Un message d'erreur s'affiche si elles ne sont pas correctes.
Les * indiquent les champs obligatoires et en survolant les i vous accédez à plus d'informations.
★ Une fois l'activation effectuée, les coordonnées du titulaire de la carte sont supprimées de notre base de données en toute sécurité. Elles ne seront pas utilisées pour d'autres communications.
CARO a été commandé : le titulaire de la carte doit confirmer !
- Un e-mail d'invitation avec
- Pour KBC/CBC : les instructions pour activer CARO dans les Apps respectives de KBC
- Pour les autres banques : un lien d'activation* pour activer le Service CARO
- Un e-mail de rappel (quelques jours avant l'expiration de l'invitation si celle-ci n'a pas encore été confirmée par le titulaire de la carte) avec le même lien d'activation*.
✦✧✦Vous attendez trop longtemps l'activation par le titulaire de la carte ?✦✧✦ Via MyCodaBox, vous pouvez donner un coup de pouce au titulaire de la carte : 
Pour les clients KBC/CBC, cliquez sur Comment activer. Vous verrez alors la page d'instructions : vous pouvez la transmettre vous-même au titulaire de la carte par e-mail.  |
Suivre l'état de la commande
- Accédez à MyCodaBox > Mandats & services > CARO > trouvez le dossier.
- Cliquez sur Gérer dans la colonne la plus à droite pour voir les commandes CARO pour le dossier.
- Vérifiez l'état des demandes CARO :
L'état de la commande est 'Invitation expirée' ?
Si vous voyez l'indication 'invitation expirée', n'hésitez pas à renvoyer l'invitation.
➟ Dans la colonne la plus à droite, cliquez sur actions et choisissez Editer & renvoyer.
Avant de renvoyer l'invitation, il est recommandé de demander au titulaire de la carte s'il a reçu l'e-mail et pourquoi il n'a pas procédé à l'activation.
Tenir vos clients informés est important : vous trouverez plus d'informations à ce sujet, et un modèle d'e-mail dans notre Boîte à outils pour le comptable.
Filtrer les dossiers par Etat de commande CARO
Dans MyCodaBox via Mandats & services > CARO, vous pouvez appliquer un filtre pour afficher tous les dossiers éligibles par type d'état de la commande:
Les différents états possibles pour une commande CARO et leur signification
| Etat de la commande | Signification |
| Non Commandé | Service CARO non commandé pour ce dossier. |
| Invitation envoyée | Le titulaire de la carte a reçu un e-mail l’invitant à donner son accord pour le partage de ses relevés de carte de crédit. |
| Invitation expirée | L’e-mail d’invitation a expiré, renvoyez à nouveau une invitation. |
| Actif | Vous recevez les relevés de carte de crédit pour cette référence client. L'état Actif est accompagné de la date de réception par CodaBox du dernier relevé. |
| Annulé | CodaBox ne reçoit plus de relevés de carte de crédit pour cette référence client. Si le CARO a été annulé il y a moins de 6 mois (par exemple dans le cadre d'un transfert de client), vous pouvez réactiver ce CARO vous-même via le bouton 'Réactiver CARO'. Cela ne nécessite pas un nouveau consentement de la part du titulaire de la carte. Le tarif administratif unique est facturé un mois après la réactivation (voir le menu de gauche Services & tarifs > CARO > Tarifs administratifs par référence client). |
| Problème | Ce statut apparait lorsque la carte de crédit utilisée par le titulaire pour donner son accord pour CARO:
|
| Accord retiré | Le compte bancaire lié à la carte de crédit est un compte KBC/CBC et le titulaire de la carte a retiré l'accord pour CARO dans son application bancaire KBC/CBC. Sauf action de votre part, vous continuerez à être facturé pour ces références clients. Solution ? Demandez au titulaire de la carte de rétablir le lien vers CodaBox: vous pouvez lui envoyer un e-mail vous-même ou utiliser le bouton Notifier le titulaire de la carte dans MyCodaBox dans la colonne 'État': le titulaire de la carte recevra alors les instructions pour rétablir le lien.  Vous pouvez aussir annuler CARO pour cette référence client. |
Dépannage |
L'état de la commande est 'Problème' ?
| Vérifications à effectuer dans MyCodaBox | Solution |
| La référence client appartient-elle à une banque qui soutient CARO ? | Si la référence du client n'appartient pas à une banque qui soutient CARO, nous ne sommes pas en mesure de résoudre cela immédiatement, soyez patient, nous travaillons à l'ajout de nouvelles banques. |
| La référence client comporte des fautes de frappe ? | Si la référence client comporte des erreurs, la commande CARO doit être annulée et recréée car le champs Référence client est un champs non modifiable. |
| La référence client appartient au "bon" dossier ? | Cette référence client n'est pas liée à cette entreprise (dossier). Annulez CARO pour cette référence client et ensuite, créez une nouvelle commande CARO, cette fois avec la bonne combinaison dossier/référence client. |
| La référence client appartient à un autre titulaire de carte de la même entreprise? | Adaptez les données du titulaire de la carte (adresse e-mail et numéro de téléphone portable) pour qu'elles correspondent à celles du titulaire de la carte qui doit donner son consentement. |
| La référence client et les coordonnées du titulaire de la carte sont-elles correctes ? | Si oui, vérifiez avec votre client/titulaire de carte s'il/elle possède d'autres cartes professionnelles qu'il/elle utilise aussi et invitez le titulaire de la carte à utiliser la carte qui correspond au relevé de carte de crédit pour donner son accord pour le Service CARO. |
| La référence client est-elle liée à une nouvelle carte pas encore activée ou bloquée ? | S'il s'agit d'une nouvelle carte : Demandez à votre client d'introduire la carte dans un terminal de Bancontact ou dans un terminal de magasin (pas sans contact), afin qu'elle soit reconnue par le système comme n'étant plus nouvelle. S'il ne s'agit pas d'une nouvelle carte : Vérifiez avec votre client si la carte ou le contrat n'a pas été bloqué. |
 | Si, après avoir suivi la procédure de résolution, vous rencontrez encore des problèmes, veuillez contacter helpdesk@codabox.com. |
Notification: Le dossier n'a pas de mandat CODA actif avec une banque qui supporte CARO
Ce message peut apparaître si vous cliquez sur l'onglet CARO après avoir sélectionné un dossier via
MyCodaBox > Liste des dossiers : Cette liste contient tous vos dossiers sans distinction de mandats actifs chez une banque qui supporte CARO.
Suivez les instructions pour Commander le Service CARO pour accéder uniquement à la liste de vos dossiers qui sont éligibles pour CARO (avec un mandat actif dans une banque qui supporte CARO).
➞ Les banques qui supportent CARO sont Argenta - Banque Van Breda - BNP Paribas Fortis - Crelan (AXA) - Fintro (Groupe BNP Paribas) - KBC/CBC
Le FORMAT de la référence client n'est pas valide
Astuce : Vous pouvez également obtenir plus d'informations en cliquant sur la petite icône i
Le NUMERO de la référence client est incorrect
Un contrôle de saisie empêche l'utilisation d'une référence client erronée mais, il peut arriver que vous mélangez les données des dossiers et que vous introduisez par erreur la référence client d'une autre entreprise, lorsque vous commandez le Service.
Pour annuler l'invitation incorrecte, vous pouvez annuler CARO pour ce dossier et ensuite créer une nouvelle commande CARO, cette fois avec la bonne combinaison dossier/référence client.
Invitation envoyée : Modifier les données du titulaire de la carte
- Recherchez le dossier concerné dans la liste et cliquez sur Gérer.
- Cliquez sur actions dans la colonne la plus à droite pour la référence client concernée et choisissez Editer & renvoyer.
- Adaptez les informations et cliquez sur Envoyer invitation.
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