MyCodabox is opgebouwd vanuit het oogpunt van je organisatie (je boekhoudkantoor) als overkoepelende entiteit en hierin beheer je al je klanten (dossiers) per software. 


Wat is een organisatie? Wat is een omgeving?

Beheer je dossiers over meerdere organisaties (bijvoorbeeld wanneer je voor meerdere boekhoudkantoren in groepsstructuur werkt en je voor elke organisatie een aparte factuur voor de Codabox diensten ontvangt)? Dan kan je via het hoofdmenu van de ene organisatie naar de andere navigeren.

Gebruik je verschillende boekhoudsoftwares? MyCodabox is een multi-software oplossing! In MyCodabox heb je voor elke software een aparte omgeving. Via het hoofdmenu navigeer je van de ene omgeving naar de andere, of zoek je dossiers over omgevingen heen. Als Admin gebruiker, kan je ook zelf een omgeving toevoegen.


In het linkermenu zie je de dossiers en diensten voor de geselecteerde organisatie en omgeving.

MyCodabox: je organisatie en je omgeving

Merk op:  Het menu Administratie is enkel zichtbaar voor Admin gebruikers in MyCodabox.


Je organisatie(s) in MyCodabox


Eén login account voor MyCodabox met toegang tot al je organisaties (en omgevingen) 

Je hebt toegang tot MyCodabox met een persoonlijke gebruikersaccount. 

Daarmee kan je (indien nodig) meerdere organisaties (en omgevingen) beheren in MyCodabox.


Als Admin gebruiker, kan je zelf vanuit MyCodabox – volledig gratis – een onbeperkt aantal gebruikers aanmaken voor je organisatie (als je met verschillende collega’s samenwerkt).


De gegevens van je organisatie wijzigen (mbt je contract met Codabox)
Als Admin gebruiker, vind je via het menu 'Administratie' in de menubalk de gegevens over je organisatie(s) die bij Codabox geregistreerd zijn, bijv. het adres of het facturatie e-mailadres.
De gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger kan je indien nodig zelf aanpassen: klik op Administratie > Organisatie info > Bewerk organisatie info > Wijzigingen opslaan.


→Wil je de gegevens van je kantoor of je facturatie-adres wijzigen? Contacteer backoffice-invoices@wolterskluwer.com.
→Moet je ondernemingsnummer of BTW nummer aangepast worden? Lees hier meer over fusies of wijziging van je statuut en contacteer tijdig helpdesk@codabox.com.
☆Wil je gegevens wijzigen op niveau van je eigen dossier (van waaruit je de mandaten voor je eigen professionele rekeningen beheert)? Dit gebeurt niet automatisch wanneer je gegevens wijzigt op niveau van je organisatie. Je ziet de volgende boodschap (en je kan doorklikken naar het dossier):
Dossiergegevens apart wijzigen
Toegang krijgen tot de lijst met dossiers van een ander boekhoudkantoor (bijv. fusie)?

Voorbeeld: 

Je gaat binnenkort fuseren met een ander kantoor, maar voorlopig blijven beiden bestaan onder aparte ondernemingsnummers. 

→ Het andere kantoor kan jou uitnodigen en toegang verlenen tot MyCodabox van hun organisatie.


Je omgeving(en) in MyCodabox


Codabox is een multi-software oplossing. Voor elke software heb je in MyCodabox een aparte omgeving nodig. De levering wordt per omgeving ingesteld in functie van die software.


Een nieuwe boekhoudsoftware toevoegen: omgeving registreren [demo]
Ga je een bijkomende boekhoudsoftware gebruiken en daarin een deel van je dossiers beheren? Registreer tijdig een nieuwe omgeving in MyCodabox:
  1. Klik in de blauwe menubalk bovenaan op Omgevingen > Nieuwe omgeving.
    (deze optie is enkel beschikbaar voor Admin gebruikers in MyCodabox).Nieuwe omgeving toevoegen
  2. Volg de stappen op het scherm.
  3. Je ziet daarna het dashboard van de nieuwe omgeving.
    Je kan nu je dossiers en diensten beheren: 
    • één van je bestaande dossiers overzetten naar de nieuwe omgeving (de diensten blijven actief).
    • al je bestaande dossiers overzetten naar de nieuwe omgeving: contacteer helpdesk@codabox.com en wij doen het nodige!  
    • dossiers van een ander kantoor overbrengen.
    • nieuwe dossiers toevoegen en diensten activeren.
  4. We nemen automatisch contact met je op om de leveringsmethode van je bestanden op te zetten.
    Gebruik je echter Exact Online voor deze nieuwe omgeving? Volg deze instructies om de digitale brievenbus in Exact Online correct in te stellen en aan de nodige bankrekeningen te koppelen.


Let op: De vaste maandelijkse kost voor SODA (loonboekingen) wordt per omgeving aangerekend.
Wat betekent dit? 

➟  Als je dossiers met SODA momenteel in 1 omgeving ondergebracht zijn, dan betaal je 1x die maandelijkse kost. Ga je nu één of meerdere dossiers met SODA naar de bijkomende omgeving overbrengen of ga je in die omgeving een nieuw dossier toevoegen en daarvoor de dienst SODA activeren, dan zal je voortaan 2x de vaste maandelijkse kost voor SODA betalen.
De maandelijkse kost stijgt niet als je per omgeving méér dan 1 SODA activeert.

Meer info over het SODA tarief.

Voor de facturatie van CODA, CARO en VOILA heeft het aantal omgevingen geen impact.


Bekijk ook onze demo! (Klik in de rechterbovenhoek om groter te maken)


Een omgeving toevoegen met aparte levering voor 'private' dossiers
Wil je bepaalde bestanden - bijvoorbeeld de CODA van de zaakvoerder(s) van je eigen kantoor - afschermen zodat niet alle dossierbeheerders deze kunnen inkijken? Als deze bestanden momenteel op je server terechtkomen tussen die van de andere dossiers, dan kan je als Admin gebruiker een nieuwe omgeving aanmaken met een aparte levering die je dan lokaal kan afschermen of beveiligen.
Let wel: je collega's die ook MyCodabox gebruiken, hebben in MyCodabox toegang tot alle omgevingen* en alle dossiers binnen de organisatie.
  1. Volg de instructies hierboven voor het aanmaken van de nieuwe omgeving. 
  2. Wijzig daarna meteen de naam van de omgeving (bijvoorbeeld het woord 'privé' toevoegen) zodat je deze makkelijk kan herkennen: klik op Omgeving info > Omgeving info bewerken > Wijzigingen opslaan.
  3. We nemen contact met je op om de leveringsmethode van je bestanden op te zetten.
    We raden je aan om pas daarna als volgt verder te gaan: 
    • maak nieuwe dossiers aan en vraag de gewenste diensten aan,
      of 
    • volg de instructies voor het overbrengen van dossiers (als ze al bestaan in je andere MyCodabox-omgeving: reeds geactiveerde diensten worden dan automatisch overgezet, er moet geen nieuw mandaat worden ondertekend).


* Zal de levering via de SyncTool verlopen? Kijk dan na welke collega's in MyCodabox Admin zijn. Enkel wie Admin rechten heeft, heeft toegang tot het menu Administratie van waaruit je de SyncTool verbindingen activeert. 


Een dossier overbrengen van omgeving A naar omgeving B

Als je met verschillende boekhoudprogramma's werkt, die al in MyCodabox geregistreerd zijn, dan kan je via MyCodabox een dossier overbrengen van de ene omgeving naar de andere.


Al je dossiers overbrengen van omgeving A naar omgeving B

Verander je van software en wil je al je dossiers overzetten van één omgeving naar de andere? 

Contacteer helpdesk@codabox.com en wij doen het nodige.


De gegevens van je omgeving (boekhoudsoftware) wijzigen
Is er een wijziging nodig van de gegevens van je omgeving(en) (bijv. de naam van de omgeving of het e-mailadres waarop je Codabox communicatie en de maandelijkse rapporten ontvangt)? Beheer de gegevens zelf via 'Omgeving' in het linkermenu.
Klik op Omgeving info > Omgeving info bewerken > Wijzigingen opslaan.


Een dossier zoeken over je omgevingen heen
Als je meerdere softwares gebruikt, kan je via het zoekvak in de blauwe menubalk bovenaan steeds het dossier vinden dat je zoekt, over je verschillende MyCodabox omgevingen heen. Zoekvak: zoek dossier in je MyCodabox omgevingen
Je kan zoeken op dossiercode, bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, dossier e-mailadres of Exact Online Digitale Brievenbus.
Klik op het zoekresultaat om het dossier meteen te openen.


Zie ook onze Gerelateerde Artikelen