MyCodabox est conçu du point de vue de votre organisation en tant qu'entité faîtière, et vous y gérez tous vos dossiers (clients) par logiciel.


Qu'est-ce une organisation ? Qu'est-ce un environnement ?

Vous gérez des dossiers au sein de plusieurs organisations (par exemple, lorsque vous travaillez pour plusieurs bureaux comptables dans une structure de groupe, et vous recevez pour chaque organisation une facture distincte pour les services de Codabox) ? Dans ce cas, vous pouvez naviguer d'une organisation à l'autre via le menu supérieur.

Vous utilisez plusieurs logiciels de comptabilité ? MyCodabox est une solution multi-logiciels ! MyCodabox offre un environnement distinct pour chaque logiciel. Vous pouvez dès maintenant ajouter vous-même un environnement. Via le menu supérieur, vous naviguez d'un environnement à l'autre.


Dans le menu de gauche, vous verrez vos dossiers et services pour l'organisation et l'environnement sélectionnés.

MyCodabox : votre organisation et vos environnements

Remarque : Le menu Administration est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant le rôle Admin dans MyCodabox.


Votre/vos organisation(s) dans MyCodabox


Un seul compte pour MyCodabox donnant accès à tous vos organisations (et environnements)

Vous avec accès à MyCodabox avec un compte utilisateur personnel. 

Ce compte vous permet de gérer (si nécessaire) plusieurs organisations (et environnements) dans MyCodabox.


Vous pouvez créer un nombre illimité d'utilisateurs pour votre organisation à partir de MyCodabox - tout à fait gratuitement (si vous travaillez avec plusieurs collègues).


Modifier les données de votre organisation
Les données de votre/vos organisation(s) enregistrée(s) chez Codabox doivent être modifiées (p.ex. adresse e-mail pour la facturation, nom de l'entreprise, adresse, représentant) ? Gérez vous-même ces données via 'Administration' en haut de la page.
Cliquez sur Administration > Infos de l'organisation > Editer les infos de l'organisation > Sauvegarder.


☆ Voulez-vous également modifier les données au niveau de votre propre dossier (à partir duquel vous gérez les mandats de vos propres comptes professionnels) ? Cela ne se fait pas automatiquement lorsque vous modifiez les données au niveau de votre organisation. Vous verrez le message suivant (et vous pouvez accéder au dossier par le biais de ce message) :Modifier les données du dossier séparément
→

Votre numéro d'entreprise ou numéro de TVA doit être changé ? Cliquez ici pour plus d'infos sur les fusions et les changements de statut, et contactez helpdesk@codabox.com dans les plus brefs délais.


Accéder à la liste des dossiers d'une autre bureau comptable (p.ex. en cas de fusion)

Exemple : 

Vous allez bientôt fusionner avec un autre bureau comptable mais pour l'instant vous continuez à exister sous des numéros d'entreprise distincts.

→  L'autre bureau peut vous inviter et vous donner accès au MyCodabox de leur organisation.



Votre/vos environnement(s) dans MyCodabox


Codabox est une solution multi-logiciels. Pour chaque logiciel, il vous faut un environnement distinct dans MyCodabox. La livraison est configurée par environnement en fonction de ce logiciel. 


Ajouter un nouveau logiciel : enregistrer un environnement [démo]
Vous allez utiliser un logiciel de comptabilité additionnel et y gérer certains de vos dossiers ? 
Enregistrez le nouvel environnement dans MyCodabox en temps utile :
  1. Dans la barre de menu en haut, cliquez sur Environnements > Nouvel environnement.
    (cette option n'est disponible que pour les utilisateurs admin dans MyCodabox).Ajouter un nouvel environnement
  2. Suivez les étapes affichées à l'écran.
  3. Vous verrez le tableau de bord du nouvel environnement.
    Vous pouvez maintenant gérer vos dossiers et services :
    • transférer un de vos dossiers existants vers le nouvel environnement (les services restent actifs).
    • transférer tous vos dossiers existants vers le nouvel environnement : contactez helpdesk@codabox.com et on s'en occupe !  
    • transférer des dossiers d'un autre bureau.
    • ajouter de nouveaux dossiers et activer des services.
  4. Nous vous contacterons automatiquement pour déterminer le mode de livraison de vos fichiers.
    Utilisez-vous Exact Online pour ce nouvel environnement ? Suivez ces instructions pour configurer correctement la boîte aux lettres électronique dans Exact Online et pour la lier aux comptes bancaires nécessaires.


Attention : Le  coût mensuel pour SODA (écritures de paie) est facturé par environnement.
Qu'est-ce que cela signifie ? 
➟  Si tous vos dossiers avec SODA se trouvent actuellement dans 1 seul environnement, vous payez 1x ce coût mensuel. Si vous allez transférer un ou plusieurs dossiers avec SODA vers le nouvel environnement ou que vous allez ajouter un nouveau dossier dans cet environnement et activer le service SODA pour ce dossier, vous paierez désormais 2x le tarif mensuel pour SODA. 
Le coût mensuel n'augmente pas si vous activez plus d'un SODA par environnement.
Plus d'infos sur le tarif SODA.
Pour la facturation de CODA, CARO et VOILA, le nombre d'environnements n'a pas d'impact.


Regardez aussi notre démo ! (Cliquez en haut à droite pour agrandir)


Transférer un dossier de l'environnement A à l'environnement B

Si vous utilisez plusieurs programmes comptables déjà enregistrés dans MyCodabox, vous pouvez transférer un dossier d'un environnement MyCodabox à l'autre.


Transférer tous vos dossiers de l'environnement A à l'environnement B

Vous changez de logiciel et vous souhaitez transférer tous vos fichiers d'un environnement à l'autre? 

Contactez helpdesk@codabox.com et on fera le nécessaire.


Modifier les données de votre environnement (logiciel de comptabilité)
Vous devez modifier les données de votre/vos environnement(s) (par exemple, l'adresse e-mail à laquelle vous recevez la communication Codabox et les rapports mensuels) ? Gérez vous-même ces données via 'Environnement' dans le menu de gauche.
Cliquez sur Infos de l'environnement > Éditer les infos de l'environnement > Sauvegarder.


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