Bestel CARO voor je klant en volg de status op via MyCodaBox |
Je klant(en) informeren
CARO bestellen
In MyCodaBox > Volmachten & diensten > CARO vind je de lijst van alle dossiers waarvoor deze dienst mogelijk is, d.w.z. ondernemingen waarvoor er al een actieve CODA dienst is bij een bank die CARO ondersteunt.
- Ga naar MyCodaBox > Volmachten & diensten > CARO en zoek het betreffende dossier.
- Klik op Beheer in de kolom Acties.
- Klik op Nieuwe CARO aanvraag rechts bovenaan in het volgende scherm.
- In het scherm Nieuwe CARO aanvraag: selecteer eerst de ondersteunde CARO-bank. Afhankelijk van je selectie moet je daarna een telefoonnummer (zie stap 6a) of de IBAN gekoppeld aan de kredietkaart (zie stap 6b) ingeven.
- Voer de Klantenreferentie* in en het e-mailadres van de kaarthouder.
- Afhankelijk van de geselecteerde bank voer je daarna één van de volgende gegevens in:
- Het mobiel telefoonnummer van de kaarthouder.
- De IBAN die gekoppeld is aan de kredietkaart - alleen wanneer KBC of CBC geselecteerd is.
- Het mobiel telefoonnummer van de kaarthouder.
- Als het formulier ingevuld is, klik je op Nieuwe CARO aanvraag.
De bestelling van CARO wordt bevestigd met het bericht: 'De uitnodiging* werd succesvol verzonden' en de activatiestatus is nu 'Uitnodiging verzonden'.
De informatie die in het bovenstaande formulier wordt ingevoerd, wordt geverifieerd via een data-invoer controle.
Er wordt een foutmelding weergegeven als deze niet correct is.
Velden met * zijn verplicht. Beweeg je cursor over de i voor meer informatie.
★ Zodra de activatie is gebeurd, worden de contactgegevens van de kaarthouder op een veilige manier uit onze databank verwijderd. Ze worden niet voor andere communicatie gebruikt.
CARO is besteld: de kaarthouder moet bevestigen!
Breng je klant op de hoogte: wanneer je CARO aanvraagt in MyCodaBox, genereert ons systeem automatisch naar de kaarthouder:
- Een uitnodigingsmail met
- Voor KBC/CBC: instructies om CARO te activeren in de respectieve KBC apps
- Voor andere banken: een activatielink* om de CARO Diensten te activeren
- Een herinneringsmail (enkele dagen voor het verstrijken van de uitnodiging, indien deze nog niet door de kaarthouder werd bevestigd) met dezelfde activatielink*
➜ *Om veiligheidsredenen is deze activatielink slechts 14 dagen geldig
✦✧✦Laat de activatie door de kaarthouder op zich wachten?✦✧✦ Via MyCodaBox kan je zelf de kaarthouder aansporen: 
Voor KBC/CBC-klanten klik je op Hoe te activeren. Je ziet dan de pagina met instructies: die kan je zelf per mail aan de kaarthouder doorgeven.  |
Status van de bestelling opvolgen
- Ga naar MyCodaBox > Volmachten & diensten > CARO > zoek het dossier.
- Klik op Beheer in de meest rechtse kolom om de aanvragen voor een dossier te zien.
- Bekijk de Status van jouw CARO-bestellingen:
Is de bestelstatus 'Uitnodiging verlopen'?
Als je merkt dat de status van de bestelling "Uitnodiging Verlopen" is, aarzel dan niet om de uitnodiging opnieuw te verzenden.
➟ In de meest rechtse kolom, klik op acties en kies Bewerk en verzend.
Voor je de uitnodiging opnieuw verstuurt, is het aangeraden om even te controleren of de kaarthouder de e-mail ontvangen heeft en waarom hij/zij de activatie niet heeft uitgevoerd.
Je klanten informeren is belangrijk. Meer hierover, en een handige e-mail template vind je in ons CARO informatiepakket / Toolkit voor de boekhouder.
Dossiers filteren op registratiestatus voor de CARO dienst
In MyCodaBox > Volmachten & diensten > CARO kan je een filter toepassen om alle dossiers waarvoor CARO mogelijk is, per Status weer te geven:
De verschillende mogelijke statussen voor een CARO-bestelling en de betekenis
| CARO status registratie | Betekenis |
| Niet aangevraagd | CARO dienst niet besteld voor dit dossier. |
| Uitnodiging verzonden | De kaarthouder heeft een e-mail ontvangen met de uitnodiging om toestemming te geven voor het delen van zijn kredietkaartafschriften. |
| Uitnodiging verlopen | De uitnodigingsmail is verlopen, stuur opnieuw een uitnodiging. |
| Actief | Je ontvangt de kredietkaartafschriften voor deze klantenreferentie. Een actieve status geeft de datum aan wanneer CodaBox het laatste document heeft ontvangen. |
| Geannuleerd | CodaBox ontvangt geen kredietkaartafschriften meer voor deze klantenreferentie. Werd de CARO minder dan 6 maanden geleden geannuleerd (bijvoorbeeld in het kader van een transfer)? Dan kan je deze CARO zelf heractiveren via de knop ‘Heractiveer CARO’. Daarbij is geen nieuwe toestemming van de kaarthouder nodig. De éénmalige administratieve kost wordt aangerekend in de maand na de heractivatie (zie het linkermenu Diensten & tarieven > CARO > Administratieve kosten per klantenreferentie). |
| Probleem | Dit betekent dat de kaart die de kaarthouder gebruikt om zijn akkoord te geven:
|
| Toestemming ingetrokken | De bankrekening gekoppeld aan de kredietkaart is een KBC/CBC rekening en de kaarthouder heeft de CARO-toestemming ingetrokken in zijn/haar KBC/CBC banktoepassing. Tenzij je actie onderneemt, zal je nog steeds gefactureerd worden voor deze klantenreferentie. De oplossing? Vraag aan de kaarthouder om de koppeling met CodaBox opnieuw te maken: je kan zelf een e-mail sturen of vanuit MyCodaBox de knop Informeer kaarthouder gebruiken in de statuskolom: de kaarthouder ontvangt dan opnieuw de instructies om de koppeling te maken.  Je kan ook CARO annuleren voor deze klantenreferentie. |
Troubleshooting |
De bestelling status is 'probleem'?
| Controles in MyCodaBox | Oplossing |
| Behoort de klantenreferentie tot een bank die CARO ondersteunt? | Als de klantenreferentie niet behoort tot een bank die CARO ondersteunt. Even geduld: we voegen regelmatig meer banken toe. |
| De klantenreferentie bevat typfouten? | Indien de klantenreferentie fouten bevat, dient de CARO-bestelling geannuleerd en opnieuw ingegeven te worden. Het veld klantenreferentie is immers een niet bewerkbaar veld. |
| Behoort de klantenreferentie tot de "juiste" onderneming? | Er is een mismatch tussen de onderneming (dossier) en de klantenreferentie. Annuleer CARO voor deze klantenreferentie en maak vervolgens een nieuwe CARO-bestelling aan voor de juiste combinatie van dossier en klantenreferentie. |
| Behoort de klantenreferentie toe aan een andere kaarthouder van dezelfde onderneming? | Wijzig de gegevens van de kaarthouder (e-mailadres en mobiel telefoonnummer) zodat ze overeenstemmen met de gegevens van de kaarthouder die hiervoor toestemming dient te geven. |
| De klantenreferentie en de gegevens van de kaarthouder zijn correct? | In dit geval kan je aan je klant/kaarthouder vragen of hij/zij nog andere zakelijke kredietkaarten gebruikt en hem/haar vragen om de kaart te gebruiken die overeenkomt met het afschrift van de kredietkaart om zijn toestemming voor CARO te geven. |
Is de klantenreferentie gekoppeld aan een nieuwe kaart die nog niet geactiveerd is of geblokkeerd werd? | Als het gaat om een nieuwe kaart: Vraag je klant om deze eerst in een Bancontact-terminal of in een winkelterminal (niet contactloos) te gebruiken. Op deze manier wordt de kaart door het systeem niet meer herkend als nieuw exemplaar. Als het geen nieuwe kaart is: Vraag je klant of de kaart of het contract geblokkeerd werd. |
 | Contacteer helpdesk@codabox.com als je nog steeds problemen hebt na het volgen van de bovenstaande procedures |
Melding: Dossier heeft geen actief CODA mandaat bij een bank die CARO ondersteunt
Dit bericht kan verschijnen als je op het tabblad CARO klikt nadat je een dossier hebt geselecteerd via
MyCodaBox > Lijst dossiers. Deze lijst bevat al je dossiers zonder onderscheid te maken van actieve mandaten bij een bank die CARO ondersteunt.
Volg de instructies CARO Dienst bestellen (via Volmachten & diensten > CARO) om enkel de lijst van je dossiers die in aanmerking komen voor CARO (met een actief mandaat bij een CARO-ondersteunde bank), te raadplegen.
➞ De banken die door CARO worden gesteund zijn Argenta - Bank Van Breda - BNP Paribas Fortis - Crelan (AXA) - Fintro (BNP Paribas Groep) - KBC/CBC
Het FORMAAT van de klantenreferentie is niet correct.
De klantenreferentie staat op de uitgavenstaat (kredietkaartafschrift) van de kredietkaart in kwestie.
Deze bestaat uit 10 cijfers, die beginnen met 6 of 7. Voorbeeld: 6123456789 of 7123456789.
Tip: Je kan ook meer informatie krijgen door te klikken op het kleine pictogram i
Het NUMMER van de klantenreferentie is niet correct
De bestelling van de CARO Dienst voor het dossier gebeurt via MyCodaBox, aan de hand van de klantenreferentie die te vinden is op het kredietkaartafschrift van de kaarthouder.
Een invoercontrole voorkomt het gebruik van een onjuiste klantenreferentie. Het kan echter gebeuren dat je bij de gegevens van een dossier, tijdens de bestelling van de Dienst, per vergissing de klantenreferentie van een andere onderneming invoert.
Om de onjuiste uitnodiging te annuleren, kan je CARO voor die klant annuleren, en vervolgens een nieuwe CARO bestelling aanmaken, met de juiste klant/referentie combinatie.
Uitnodiging verzonden: De gegevens van de kaarthouder wijzigen
- Zoek het dossier in de lijst en klik op Beheer.
- Klik op acties in de meest rechtse kolom bij de betrokken klantenreferentie en kies Bewerk en verzend.
- Pas de informatie aan en klik op Verzend Uitnodiging.
Opmerking: Het veld Klantenreferentie is een veld dat niet kan worden gewijzigd.
Als je deze informatie wil aanpassen, klik dan eerst op Annuleer CARO voor de betrokken klantenreferentie. Plaats daarna een nieuwe CARO-bestelling met de nieuwe klantenreferentie.
Zie ook onze Gerelateerde Artikelen