In MyCodabox kan je gemakkelijk en snel dossiers toevoegen en waar nodig mandaten (volmachten) en diensten (CODA, SODA, VOILA, CARO) aanvragen.

Maar wist je dat je MyCodabox ook kan gebruiken om al je gegevens up-to-date te houden en eventuele problemen of vertragingen te detecteren? Soms kan je het snel zelf oplossen, soms moet je contact opnemen met je klant, wanneer de bal in diens kamp ligt (bijvoorbeeld voor e-mailverificatie of het ondertekenen van een mandaat).


Hier vind je een overzicht van wat je regelmatig kan opvolgen zodat alles vlot verloopt en je weer tijd wint bij het boeken van je dossiers.


Een kink in de kabel? Corrigeer foute klantgegevens


Wanneer je MyCodabox opent, zie je het DASHBOARD met gedetecteerde problemen.

Klik op één van de onderstaande problemen om te weten te komen wat je kan doen:


Momenteel is het onmogelijk om e-mails te verzenden naar het e-mailadres van dit dossier
Mogelijk is het e-mailadres van de onderneming verkeerd ingegeven of is er een technisch probleem met de mailbox. 
 ➟ WAT KAN JE DOEN?
In het Dashboard, klik op de naam van de onderneming naast de probleem-melding. Het tabblad 'dossier' opent. Kijk na of het e-mailadres van je klant juist is. Corrigeer het indien nodig via de knop Bewerken. 

Staat er een rode of oranje melding bij het e-mailadres, dan kan je de verificatiemail opnieuw verzenden (als het e-mailadres correct is ingegeven). Neem ook rechtstreeks contact op met je klant. Bevestigt je klant dat er geen probleem is met het e-mailadres? Contacteer helpdesk@codabox.com.

 ➟ MEER INFO EN INSTRUCTIES:


KBC/CBC bankrekening niet gekoppeld aan Codabox
Enkel voor KBC/CBC-klanten: Codabox kan pas rekeninguittreksels (CODA) en/of kredietkaartafschriften (CARO) voor een KBC/CBC-rekening opvragen als de rekeninghouder eerst in zijn/haar banktoepassing het nodige heeft gedaan om de link te maken tussen Codabox en de bank.
 ➟ WAT KAN JE DOEN? 
Contacteer de rekeninghouder om Codabox als externe software (opnieuw) te koppelen via KBC/CBC Mobile, Touch of Business Dashboard. Via de onderstaande link vind je op onze FAQ de nodige instructies die je naar de rekeninghouder kan sturen.
De kaarthouder heeft een CARO-toestemming ingetrokken
Enkel voor KBC/CBC-klanten: om Codabox in staat te stellen de kredietkaartafschriften (CARO) van je klant op te vragen voor een KBC/CBC-rekening, moet de link tussen Codabox en de bank tot stand gebracht zijn in de banktoepassing van je klant. In dit geval moet de kaarthouder de link opnieuw aanmaken via zijn/haar banktoepassing. Als jouw klant de kredietkaartafschriften niet meer wil delen, dan kan je de CARO-dienst annuleren in MyCodabox, zodat die niet meer gefactureerd wordt.
 ➟ WAT KAN JE DOEN?
Contacteer de kaarthouder om de Codabox-Uitgavenstaten opnieuw te koppelen via KBC/CBC Mobile, Touch of Business Dashboard. Je kan zelf een e-mail sturen OF via
MyCodabox > Volmachten & diensten > CARO > Beheer > de knop Informeer kaarthouder: de kaarthouder ontvangt dan opnieuw de instructies om de koppeling te maken.
Je kan ook de CARO-dienst annuleren via MyCodabox (zoek het dossier, ga naar het tabblad CARO en klik op acties, en dan Annuleer CARO voor de klantenreferentie in kwestie).
Levering van bestanden naar Exact Online mislukt
Vermoedelijk is de Exact Online brievenbus niet correct. Om de CODA-bestanden rechtstreeks in je Exact Online software te ontvangen, moet de brievenbus in EOL ingesteld zijn en in MyCodabox ingegeven zijn. 
 ➟ WAT KAN JE DOEN? 
Controleer (en configureer indien nodig) de brievenbus in Exact Online en controleer/creëer de banklink vanuit Exact Online zodat de brievenbus gekoppeld is aan de rekening(en) waarvoor je CODA wil ontvangen. Hetzelfde EOL e-mailadres moet ook in MyCodabox zijn ingegeven. Om het uur verzenden we de niet-geleverde bestanden opnieuw. 
 ➟ MEER INFO EN INSTRUCTIES: 



Nieuwe diensten sneller activeren? Geef ze een duwtje


CODA

Om de levering van CODA (rekeninguittreksels) te mogen uitvoeren heeft Codabox 2 documenten nodig, die door de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming moeten worden ondertekend: het bankmandaat en het Codabox mandaat. Als je ervoor kiest om het beheer van de mandaatprocedure door Codabox te laten doen, sturen we een e-mail naar je klant om de getekende documenten te bekomen, en sturen we indien nodig ook maximaal 3 aanmaningen. Je kan de status van de aanvraag opvolgen in MyCodabox.


CODA mandaten - status ‘In afwachting van ondertekening’
Codabox heeft de mandaten aangemaakt en in MyCodabox beschikbaar gemaakt, maar ze zijn nog niet getekend. Je ontvangt nog geen CODA voor deze rekening.
Afhankelijk van je situatie geldt het volgende:
  • Codabox neemt het beheer van de mandaten op zich: je klant ontving een e-mail van Codabox om de mandaten te ondertekenen, maar is hier nog niet op ingegaan. 
  • Je hebt ervoor gekozen om het beheer van de mandaten zelf te doen: Codabox contacteert je klant niet, en heeft nog geen getekend mandaat ontvangen. 
 ➟ WAT KAN JE DOEN? 
Onder Volmachten & Diensten, ga naar CODA. Filter bovenaan de pagina op In afwachting van ondertekening. Klik op Beheer. Indien nodig, kan je het mandaat hier downloaden of de ondertekenlink kopiëren en rechtstreeks contact opnemen met je klant. In de onderstaande link vind je een voorbeeld e-mail die je naar je klant kan sturen.
☆ Is het mandaat 6 maanden of ouder? Dan is de ondertekenlink mogelijk vervallen. Gebruik de knop Vernieuw ondertekenlink, daarna kan je de nieuwe ondertekenlink kopiëren of de ondertekening meteen starten als je klant bij je op kantoor is.


 ➟ MEER INFO EN INSTRUCTIES:


CODA mandaten - status ‘Probleem’
Je ontvangt geen CODA voor deze rekening.
 ➟ WAT KAN JE DOEN?
Onder Volmachten & Diensten, ga naar CODA. Filter bovenaan de pagina op Probleem. Klik op Beheer. Onder de status 'Probleem’ wordt een korte beschrijving van het probleem weergegeven. Zo kan je zelf met je klant opvolgen.
 ➟ MEER INFO EN INSTRUCTIES:


SODA

Wanneer je SODA (loonboekingen) bestelt voor een dossier, stuurt Codabox het mandaat naar het Sociaal Secretariaat, met de vraag om SODA te activeren. Je kan de status van de bestelling opvolgen in MyCodabox.


SODA mandaten - status ‘Niet ondertekend’
Er is nog geen ondertekend CODA mandaat voor dit dossier. SODA kan enkel geactiveerd worden als er voor het dossier een ondertekend CODA-mandaat is (dat de toestemming voor SODA bevat). Je ontvangt nog geen loonboekingen voor dit dossier.
 ➟ WAT KAN JE DOEN?
Onder Volmachten & Diensten, ga naar SODA. Filter bovenaan de pagina op Niet ondertekend. Klik op de dossiercode en ga naar CODA. Als de ondertekening te lang op zich laat wachten, kan je zelf contact opnemen met je klant. Indien nodig kan je het verstuurde mandaat vanuit MyCodabox downloaden en rechtstreeks aan je klant bezorgen. Zie hierboven CODA mandaten die nog niet getekend zijn.
 ➟ MEER INFO EN INSTRUCTIES:


VOILA

Opdat Codabox de facturen van je klant bij de aangesloten leveranciers kan ophalen en naar jouw kantoor kan sturen, moet je klant enkele stappen doorlopen om de VOILA dienst te aanvaarden. Codabox stuurt hiervoor de nodige e-mails en herinneringen. Je kan de status van de bestelling opvolgen in MyCodabox.


VOILA mandaten - status ‘Dossieruitnodiging vervallen'
Je klant heeft niet binnen de 14 dagen gereageerd op de e-mail met uitnodiging. Je ontvangt geen aankoopfacturen voor dit dossier.
 ➟ WAT KAN JE DOEN?
Onder Volmachten & Diensten, ga naar VOILA. Filter rechts bovenaan de pagina op Dossieruitnodiging vervallen. Klik op Verstuur de uitnodiging opnieuw en neem ook rechtstreeks contact op met je klant. 


VOILA mandaten - status ‘Validatie in uitvoering’
Codabox verifieert het ondernemingsnummer en je klant moet zijn e-mailadres verifiëren (de link werd via e-mail verstuurd). Zolang het e-mailadres van je klant niet geverifieerd is in MyCodabox, kunnen wij hem zijn/haar aankoopfacturen niet sturen. Zelf ontvang je ook nog geen aankoopfacturen voor dit dossier.
 ➟ WAT KAN JE DOEN?
Onder Volmachten & Diensten, ga naar VOILA. Filter rechts bovenaan de pagina op Validatie in Uitvoering. Indien de e-mail verificatie te lang op zich laat wachten, klik je op Beheer en dan op Opnieuw verzenden onder 'Instellingen'. Zo krijgt je klant de uitnodiging opnieuw.


VOILA mandaten - status ‘Probleem’
De registratie op de verschillende netwerken voor aankoopfacturen kon niet worden voltooid vanwege een onverwacht probleem. Je ontvangt geen aankoopfacturen voor dit dossier.
 ➟ WAT KAN JE DOEN?
Onder Volmachten & Diensten, ga naar VOILA. Filter rechts bovenaan de pagina op Probleem. Klik op Beheer. Onder de status wordt een korte beschrijving van het probleem weergegeven. Zo kan je zelf met je klant opvolgen.



CARO

Wanneer je CARO (kredietkaartafschriften) bestelt, moet de kaarthouder zijn toestemming geven, zodat Codabox de uitgavenstaten aan de dossiergegevens kan koppelen. Codabox stuurt de kaarthouder een uitnodigingsmail voor de activatie en indien nodig een herinnering. Je kan de status van de bestelling opvolgen in MyCodabox.


CARO mandaten - status ‘Uitnodiging verlopen’
De kaarthouder heeft nog niet op de uitnodiging gereageerd. Je ontvangt nog geen kredietkaartafschriften voor deze kaart.
 ➟ WAT KAN JE DOEN? 
Onder Volmachten & Diensten, ga naar CARO. Filter bovenaan de pagina op Uitnodiging verlopen. Klik op Beheer. Klik op acties in de meest rechtse kolom en kies Bewerk en verzend om de uitnodiging opnieuw te verzenden. Neem ook rechtstreeks contact op met je klant om na te vragen of de kaarthouder de e-mail ontvangen heeft en de activatie nu kan uitvoeren.
 ➟ MEER INFO EN INSTRUCTIES:


CARO mandaten - status ‘Probleem’
De kaart die de kaarthouder gebruikt om zijn akkoord te geven voor CARO, komt niet overeen met de klantenreferentie die in MyCodabox opgegeven werd bij de bestelling. Je ontvangt nog geen kredietkaartafschriften voor deze kaart.
 ➟ WAT KAN JE DOEN?
Onder Volmachten & Diensten, ga naar CARO. Filter bovenaan de pagina op Probleem. Klik op Beheer. Kijk de klantenreferentie na en neem de Troubleshooting-tabel door in onderstaande link.
 ➟ MEER INFO EN INSTRUCTIES:


Zie ook onze Gerelateerde Artikelen