Ontdek hier waarvoor je als onderneming het online MyCodaBox portaal kan gebruiken, zodat alles vlot verloopt, en hoe je eventuele vertragingen kan oplossen.
Vind je hier niet wat je zoekt? Kijk dan ook eens naar ons artikel Wat is MyCodaBox?
Bankrekeningen en CODA
Ondertekening van mandaten (volmachten), om CODA te activeren
Om de levering van CODA (rekeninguittreksels) te mogen uitvoeren heeft CodaBox 2 documenten nodig, die door de vertegenwoordiger van de onderneming moeten worden ondertekend: het bankmandaat en het CodaBox mandaat.
Voor elke rekening waarvoor je via MyCodaBox een nieuwe CODA volmacht aanvraagt, gebeurt de ondertekening van de vereiste mandaten via MyCodaBox, waar je ook de status kan opvolgen. CodaBox stuurt hierover ook een e-mail.
- Je hebt recent een rekening toegevoegd of je volgt nu deze instructies om een rekening toe te voegen en CODA aan te vragen via MyCodaBox.
- De toegevoegde rekening en instructies voor ondertekening verschijnen in het CODA-overzicht van het dossier.
Je kan de rekening ook zoeken via het linkermenu Volmachten & diensten > CODA.
(Vind je het dossier niet? Klik hier voor meer info over het beheren van meerdere ondernemingen.) - Klik hier voor verdere instructies.
Je ontvangt CODA zodra dit mandaat ondertekend en geactiveerd is.
De CODA-dienst aanvragen voor een bijkomende rekening
Je wil voor één of meerdere rekeningen CODA ontvangen.
➟ Zo ga je te werk:
- Volg deze instructies.
- Denk eraan dat na deze stap de nodige mandaten getekend moeten worden. Dit volg je zelf op via MyCodaBox. Zie de instructies hierboven: Ondertekening van mandaten. CodaBox stuurt hierover ook een e-mail.
| ★ Behoort de rekening waarvoor je CODA wil ontvangen tot een andere onderneming? Dan moet je eerst de onderneming in MyCodaBox toevoegen. |
CODA uit het verleden opvragen
Heb je een dossier of een rekening toegevoegd waarvoor tevoren al CODA werd geleverd (onder jouw beheer of via een vorige boekhouder)? Of heb je door een storing voor een bepaalde rekening niet alle CODA ontvangen? Dan kan je via MyCodaBox de beschikbare CODA uit het verleden opvragen zodat ze rechtstreeks aan jou worden geleverd.
➟ Zo ga je te werk:
Klik hier voor instructies.
 | Wanneer je via het linkermenu Toevoegen of overbrengen een dossier toevoegt dat al bij CodaBox bestond (bijv. bij een boekhouder), krijg je automatisch op het scherm de optie om meteen het herverzenden van oude CODA's aan te vragen. Volg de stappen op het scherm. |
| ★ We kunnen enkel de CODA leveren die we ontvangen hebben van de bank (indien er al een CODA mandaat actief is of was), en dit tot maximaal 2 jaar terug in het verleden. |
Tarieven van de diensten raadplegen
De CodaBox tarieven zijn beschikbaar op je MyCodaBox via het linkermenu Omgeving > Diensten & tarieven.
De combinatie van je maandelijkse factuur en je maandelijkse rapport(en) biedt je nuttige informatie.
- Het maandelijks rapport 'Bankrekeningen' toont alle bankrekeningen die actief waren aan het einde van de aangegeven maand: is de titel van het rapport '01/2024', dan bevat dit rapport alle rekeningen die de status actief hadden op 31/01/2024.
- Het rapport 'Volmachten' toont alle mandaten die in de aangegeven maand geactiveerd werden: is de titel van het rapport '01/2024', dan bevat dit rapport de CODA mandaten die geactiveerd zijn tussen 01/01/2024 en 31/01/2024. Als je geen rapport ontvangt voor CODA mandaten, betekent dit dat er geen nieuwe mandaten zijn geactiveerd.
- Een factuur die je deze maand ontvangt, heeft betrekking op de rekeningen en geactiveerde volmachten van de afgelopen maand.
☆ Wil je je factuur naast je rapport(en) leggen? Kijk dan goed na dat de datum strookt. Bijvoorbeeld: voor een factuur ontvangen in de maand februari 2024, vind je de details in de rapporten met als titel 'Rapport voor 01/2024'.
- CODA - zichtrekening: voor het aantal zichtrekeningen die al in de vorige maand actief waren, betaal je nu om de CODA in de begonnen maand te ontvangen. De lijst van deze zichtrekeningen vind je in je rapport ‘Bankrekeningen’ met als titel de vorige maand.
- CODA - activatie volmacht: je betaalt éénmalig voor het aantal CODA volmachten dat in de loop van de vorige maand geactiveerd werd. De lijst van de geactiveerde volmachten vind je in je rapport ‘Volmachten’ met als titel de vorige maand.
Nieuw! Bijkomende diensten aanvragen voor je digitale boekhouding
SODA: digitale loonboekingen
Dankzij SODA ontvang je de loonboekingen van de verschillende sociale secretariaten, in een gestandaardiseerd digitaal formaat (ontwikkeld en geregistreerd door CodaBox). De bestanden zijn eenvoudig rechtstreeks in je boekhoudsoftware te importeren.
➟ Zo ga je te werk:
- Ontdek via deze pagina hoe SODA werkt en of het mogelijk is voor jouw onderneming(en).
- Dateert jouw CodaBox contract van vóór september 2024? Contacteer helpdesk@codabox.com om een nieuw contract te tekenen.
- Volg deze instructies om de SODA-dienst aan te vragen.
- Je ontvangt binnenkort de SODA-bestanden op dezelfde manier als de CODA-bestanden.
CARO: digitale kredietkaartafschriften
Dankzij CARO krijg je de professionele kredietkaartschriften voor je onderneming(en). Rechtstreeks en digitaal.
➟ Zo ga je te werk:
- Ontdek via deze pagina hoe CARO werkt en of het mogelijk is voor jouw onderneming(en).
- Dateert jouw CodaBox contract van vóór september 2024? Contacteer helpdesk@codabox.com om een nieuw contract te tekenen.
- Volg deze instructies om de CARO-dienst aan te vragen.
- Na je aanvraag krijgt de kaarthouder instructies om de dienst te activeren:
Ben je zelf de kaarthouder? Volg de instructies (via mail of in MyCodaBox).
Ben je zelf niet de kaarthouder? Volg tijdig de status van de activatie op en neem indien nodig contact op met de kaarthouder. - Binnenkort krijg je de CARO-bestanden op de manier die voor jouw onderneming van toepassing is.
Meerdere ondernemingen beheren in MyCodaBox
Meerdere ondernemingen: een structuur van dossiers, omgevingen & organisaties
Beheer je meerdere ondernemingen (dossiers) in MyCodaBox? Afhankelijk van je situatie kunnen die dossiers in MyCodaBox ondergebracht worden onder één of meerdere organisaties/omgevingen.
Er zijn een aantal combinaties mogelijk. Bekijk welke situatie voor jou van toepassing is of zou zijn:
Vind je dossiers: navigeren tussen organisaties & navigeren tussen omgevingen
Krijg je verschillende CodaBox-facturen voor de ondernemingen die je beheert? Of werk je met verschillende boekhoudpakketten?
Ontdek hier hoe je in MyCodaBox kan navigeren om je verschillende ondernemingen te beheren.
Een onderneming (dossier) toevoegen
Wil je een onderneming toevoegen?
Er zijn twee mogelijkheden. Lees er hier alles over.
Een dossier overbrengen (verplaatsen)
Wil je een dossier overbrengen van organisatie A naar organisatie B (bijvoorbeeld omdat je wil dat de CodaBox facturatie voor dat dossier voortaan via organisatie B verloopt). Wil je een dossier toevoegen dat momenteel in MyCodaBox wordt beheerd door een andere entiteit (bijvoorbeeld een boekhoudkantoor)? Verander je voor een dossier van boekhoudsoftware?
In die situaties kan je het dossier overbrengen via MyCodaBox.
De manier waarop je dat doet hangt van de situatie af en de plaats waar het dossier zich momenteel bevindt. Lees er hier alles over.
Gegevens wijzigen
De gegevens van je eigen bedrijf wijzigen (bijv. facturatie-adres)
Je eigen bedrijf (de onderneming die het contract met CodaBox heeft afgesloten en het beheer in MyCodaBox doet) is in MyCodaBox opgeslagen als je 'organisatie'.
Via het menu 'Administratie' in de menubalk bovenaan beheer je zelf de gegevens van je bedrijf die bij CodaBox geregistreerd zijn.
Wat je kan wijzigen: facturatieadres (e-mail), bedrijfsnaam, adres, vertegenwoordiger & functie.
➟ Zo ga je te werk:
- Klik in de menubalk bovenaan op Administratie > Organisatie info.
- Klik op de knop Bewerk organisatie info.
- Wijzig je gegevens en klik op Wijzigingen opslaan.
☆ Indien je bepaalde gegevens wijzigt wanneer een nieuw mandaat voor je eigen bedrijf is aangevraagd en nog niet ondertekend, word je erop attent gemaakt dat dit mandaat bijgewerkt is en de bijgewerkte versie getekend moet worden. → Moet je ondernemingsnummer of BTW nummer aangepast worden? Contacteer helpdesk@codabox.com
Wil je voor je eigen bedrijf de dossiercode, het e-mailadres, de voorkeurstaal of het Exact Online adres wijzigen? Zie deze instructies.
De gegevens van een dossier wijzigen (bijv. adres)
In MyCodaBox kan je één of meerdere ondernemingen beheren. Die zijn opgelijst als 'dossiers'.
Wat je kan wijzigen: dossiercode, e-mailadres, taal, bedrijfsnaam, vertegenwoordiger & functie, adres.
➟ Zo ga je te werk:
- Ga in het linkermenu naar Dossiers > Lijst dossiers.
(Vind je het dossier niet? Klik hier voor meer info over het beheren van meerdere ondernemingen.) - Klik op de 'dossiercode'. Hier vind je meer info en troubleshooting.
| ★ Heb je meerdere dossiers onder je beheer? Dan is er een verschil tussen de manier waarop je je eigen bedrijfsgegevens wijzigt en de manier waarop je de gegevens van andere dossiers wijzigt (zie ook hierboven 'De gegevens van je eigen bedrijf wijzigen'). |
De gegevens van je omgeving (boekhoudpakket) wijzigen (bijv. e-mailadres voor rapporten)
Voor elk boekhoudpakket waarmee je werkt, bestaat er in MyCodaBox een aparte 'omgeving'. Daarin worden je dossiers ondergebracht.
Wat je kan wijzigen: benaming, taal, contactadres (e-mail waarop je de rapporten ontvangt).
➟ Zo ga je te werk:
- Ga in het linkermenu naar Omgeving > Omgeving info.
(Kijk eerst na of je in de juiste organisatie en omgeving zit - klik hier voor meer info.)
- Klik rechtsboven op Omgeving info bewerken.
- Wijzig de gegevens en bevestig met Wijzigingen opslaan.
Een dienst stopzetten (voor een bepaalde rekening of dossier)
CODA stoppen: een rekening of mandaat archiveren
Wil je geen CODA meer ontvangen voor een bepaalde rekening?
➟ Zo ga je te werk:
- Ga in het linkermenu naar Volmachten & diensten > CODA.
(Vind je het dossier niet? Klik hier voor meer info over het beheren van meerdere ondernemingen.) - Klik in de rechterkolom op de knop Beheer, naast de rekening in kwestie.
- Het CODA-tabblad opent.
- Zie je de rekening op een grijze tegel staan in combinatie met andere rekeningen (dit betekent dat de rekening deel uitmaakt van een mandaat met meerdere rekeningen)? Klik dan naast de rekening in kwestie op het archiveer-icoon (je kan dit voor één of meerdere rekeningen doen).
- Zie je de rekening individueel op een grijze tegel staan (dit betekent dat er voor deze rekening een individueel mandaat bestaat) of wil je een mandaat met verschillende rekeningen in één keer archiveren? Klik dan rechts bovenaan de tegel op acties en kies Archiveer.
★ CodaBox wordt niet automatisch op de hoogte gebracht wanneer een bankrekening wordt afgesloten of niet meer wordt gebruikt. De CODA-facturatie van een bankrekening door CodaBox stopt dus pas wanneer je zelf de bankrekening in MyCodaBox archiveert.
Onderneming verwijderen: een dossier archiveren
Heb je geen CodaBox diensten meer nodig voor een bepaald dossier of stopt de onderneming met haar activiteiten?
Archiveer het dossier dan in MyCodaBox: de verdere administratieve opvolging en/of actieve CodaBox diensten voor deze onderneming worden stopgezet.
➟ Zo ga je te werk:
- Ga in het linkermenu naar Dossiers > Lijst dossiers.
(Vind je het dossier niet? Klik hier voor meer info over het beheren van meerdere ondernemingen.) - Klik op de 'Dossiercode' om de informatie te zien.
De informatie pagina opent op het tabblad 'Dossier'. - Klik op Dossier archiveren.
- Selecteer de reden voor archivering en vink het vakje 'Ik begrijp de gevolgen van deze actie' aan.
Bevestig door op de knop Dossier archiveren te klikken.
Belangrijk: Kies de reden die overeenkomt met de werkelijke situatie bij archivering. De kosten die de bank aanrekent zullen worden stopgezet, BEHALVE als je de optie 'Het bedrijft gaat beheerd worden door een andere organisatie/boekhouder' selecteert.
Troubleshooting |
Ik ontvang nog geen CODA voor mijn rekening(en)
Kijk na of de nodige mandaten getekend zijn. Je ontvangt pas CODA wanneer de mandaten getekend en geactiveerd zijn én wanneer er transacties zijn op de rekening.
☆ Is het mandaat 6 maanden of ouder en nog niet getekend? Dan is de ondertekenlink mogelijk vervallen. Gebruik de knop Vernieuw ondertekenlink, daarna kan je de nieuwe ondertekenlink kopiëren of de ondertekening meteen starten.
★ Gaat het om een KBC-rekening? Kijk na of de KBC-koppeling gemaakt is.
★ Werk je met Exact Online? Zie hieronder.
Heb je alles nagekeken en krijg je nog steeds geen CODA? Weet dat de termijn voor de activering van CODA sterk verschilt van de ene bank tot de andere (van 1 week tot 1 maand). De bank moet namelijk de handtekening valideren en de CODA's activeren.
Als je mandaat te lang in de status 'Bankprocedure' blijft, kan je contact opnemen met helpdesk@codabox.com.
De CODA bestanden komen niet rechtstreeks in mijn Exact Online software
Klik hier voor instructies om je instellingen in Exact Online na te kijken.
Controleer ook of je aan CodaBox het juiste adres van je EOL brievenbus hebt doorgegeven. Dat gebeurde al wanneer je klant werd bij CodaBox, maar kan je ook zelf nog nakijken en indien nodig meteen aanpassen in MyCodaBox:
- Ga in het linkermenu naar Dossiers > Lijst dossiers.
(Vind je het dossier niet? Klik hier voor meer info over het beheren van meerdere ondernemingen.) - Klik op de dossiercode van de onderneming.
- Klik op de knop Dossierinfo bewerken en voer het juiste Exact Online adres in.
Klik op Wijzigingen opslaan.
Ik wil mijn ondernemingsnummer wijzigen
Verandert je onderneming van statuut? Moet je ondernemingsnummer of BTW nummer aangepast worden?
➟ Contacteer helpdesk@codabox.com.
Ik wil mijn CodaBox factuur op een andere onderneming overzetten
De CodaBox factuur wordt gestuurd naar de onderneming die het contract met CodaBox afsloot. Moet dit gewijzigd worden?
Zie ook onze Gerelateerde Artikelen