Dit artikel is bestemd voor boekhoudkantoren. ★ Er is een andere pagina voor Codabox Business klanten (onderneming/bedrijf/vzw). |
De combinatie van je maandelijkse factuur en je maandelijkse rapport(en) biedt je nuttige informatie.
Je kan o.a. nakijken:
- Voor hoeveel rekeningen je betaalt voor CODA (per klant)
- Op welke rekeningen er al een hele tijd geen verrichtingen meer zijn (en dus ook geen CODA-bestanden)
- Hoeveel mandaten in de vermelde maand actief zijn geworden
- ...
JE FACTUUR |
Je facturen voor de Codabox diensten worden verzonden in PDF-formaat per e-mail of via een ander elektronisch kanaal naar keuze.
Je factuur kan worden afgeleverd door:
- Wolters Kluwer als je rechtstreeks met ons samenwerkt (Codabox maakt deel uit van Wolters Kluwer Belgium NV)
- Een Codabox partner/verdeler
➪ Het is mogelijk dat je een factuur ontvangt van Wolters Kluwer en één van een partner (bijvoorbeeld wanneer je meerdere boekhoudsoftwares gebruikt, waarvan minstens 1 via een partner).
De factuur bevat een overzicht van de gebruikte Codabox diensten en de aantallen:
 |
Welke diensten kunnen op de factuur worden vermeld?
|
Begrijp je factuur en de correlatie met diensten & rapporten: voorbeeld van een factuur gedateerd op 1 februari 2024:
| Dienst & aangegeven periode | Facturatie |
| CODA – zichtrekening | Voor het aantal zichtrekeningen die al in de vorige maand (januari) actief waren, betaal je nu om de CODA in februari te ontvangen. De lijst van deze zichtrekeningen vind je in je rapport ‘Bankrekeningen’ met als titel '01/2024'. |
| CODA – spaarrekening | Geen kosten De lijst van deze spaarrekeningen vind je in je rapport ‘Bankrekeningen’ met als titel '01/2024'. |
| CODA - activatie volmacht | Je betaalt éénmalig voor het aantal CODA volmachten dat in de loop van de vorige maand (januari) geactiveerd werd. De lijst van de geactiveerde volmachten vind je in je rapport ‘Volmachten’ met als titel '01/2024'. |
| CARO - administratieve kosten | Je betaalt éénmalig voor het aantal CAROs dat in de loop van de vorige maand (januari) geactiveerd werd. |
| CARO - recurrente kosten | Voor het aantal klantenreferenties waarvoor in de vorige maand (januari) al CARO actief was, betaal je nu om de CARO in februari te ontvangen. |
| SODA - service | Je betaalt een maandelijkse vaste kost per omgeving (ongeacht het aantal dossiers waarvoor SODA actief is en ongeacht het aantal sociale secretariaten waarbij SODA worden opgehaald). |
| SODA - activatie volmacht | Je betaalt éénmalig voor het aantal SODA volmachten dat in de loop van de vorige maand (januari) geactiveerd werd. De lijst van de geactiveerde volmachten vind je in je rapport ‘SODA' met als titel '01/2024'. |
| VOILA - recurrente kosten | Voor het aantal ondernemingsnummers (dossiers) waarvoor in de vorige maand (januari) al VOILA actief was, betaal je nu om de VOILA in februari te ontvangen. |
Kan ik het adres wijzigen waar de factuur naar gestuurd wordt?
➪ Ontvang je je factuur van een Codabox partner/verdeler? Contacteer dan de verzender met de vraag om je adres te wijzigen.
Waar kan ik de details van mijn factuur raadplegen?
| ➪ | Details van je factuur zijn beschikbaar in het overeenkomstige gebruikersrapport. Een factuur die je deze maand ontvangt, is gekoppeld aan de rapporten van de vorige maand (let op: het is mogelijk dat je verdeler je factuur pas later in de maand opmaakt). Bijvoorbeeld: voor een factuur ontvangen in de maand februari 2025, vind je de details in het rapport met als titel 01/2025. |
| ➪ | Werk je met méér dan één omgeving in MyCodabox en krijg je je factuur rechtstreeks van ons? Dan ontvang je in een aparte e-mail ook een Excel-bestand waarin je de aantallen per omgeving vindt. |
JE RAPPORT(EN) |
Maandelijkse rapporten bevatten de gegevens van de Codabox diensten die op je factuur worden vermeld.
Deze rapporten worden in PDF-formaat verzonden naar het e-mailadres dat is aangegeven in de Omgeving info links onderaan in je MyCodabox.
Afhankelijk van de Codabox diensten waarop je geabonneerd bent, kan je verschillende soorten rapporten ontvangen:
- Bankrekeningen
- Volmachten
- SODA
'Bankrekeningen' Rapport
Dit rapport maakt een onderscheid tussen zichtrekeningen-en spaarrekeningen : voor een spaarrekening zijn er geen recurrente maandelijkse technische kosten.
Dit rapport toont alle bankrekeningen die in MyCodabox actief waren aan het einde van de aangegeven maand (in dit voorbeeld in mei 2021).
Bijvoorbeeld op een factuur van 06/2021 met x-aantal bankrekeningen komt dit aantal overeen met het aantal rekeningen dat vermeld staat op het rapport met als titel 'Rapport voor 05/2021'.
Je ziet ook hoeveel verrichtingen er in die maand op de rekening waren.
In de laatste kolom zie je desgevallend gedurende hoeveel dagen er al geen activiteit meer is op de rekening (waardoor er dus ook geen CODA-bestanden zijn). De facturatie voor CODA loopt echter door tot je de bankrekening in MyCodabox archiveert, als dat nodig is.
Belangrijk:
- Aan het begin van de maand betaal je vóóraf voor de leveringen van die maand.
- De maandelijkse kosten worden niet aangerekend voor de eerste leveringsmaand (activatie CODA-volmacht).
- Voor een gearchiveerde rekening is er geen pro-rata terugbetaling van de maandelijkse kosten.
- Codabox wordt niet geïnformeerd als een bankrekening door de bank wordt afgesloten. De facturatie voor CODA stopt pas wanneer je de bankrekening in MyCodabox archiveert.
 |
'Volmachten' Rapport
In dit voorbeeld toont het CODA volmachten rapport alle CODA mandaten die in mei actief zijn geworden.
Bijvoorbeeld op een factuur van 06/2021 met x-aantal CODA-mandaten komt dit aantal overeen met het aantal mandaten dat vermeld staat op het rapport met als titel 'Rapport voor 05/2021'.
- De eenmalige kost voor het activeren van een mandaat zie je op je factuur in de maand volgend op de maand van activatie.
- Als je geen rapport ontvangt voor CODA-mandaten, betekent dit dat er geen nieuwe mandaten zijn geactiveerd.
 |
'SODA' Rapport
In dit voorbeeld toont het SODA volmachten rapport alle SODA mandaten die in mei actief zijn geworden.
Bijvoorbeeld, op een factuur van 06/2021 met x-aantal SODA-mandaten komt dit aantal overeen met het aantal dat vermeld staat op het rapport met als titel 'Rapport voor 05/2021'.
De eenmalige kost voor het activeren van een mandaat zie je op je factuur in de maand volgend op de maand van activatie.
Als dit rapport 0 mandaten weergeeft, betekent dit dat er voor die maand geen activatiekosten op je SODA-factuur zullen staan. Het ontvangen van het rapport geeft aan dat je wel minstens 1 actief SODA-mandaat hebt, waardoor de maandelijkse kosten voor de SODA dienst in rekening worden gebracht.
 |
Zie ook onze Gerelateerde Artikelen
Een factuur die je deze maand ontvangt, heeft betrekking op de rapporten met gegevens van de vorige maand.
☆ Wil je je factuur naast je rapport(en) leggen? Kijk dan goed de datum na. Bijvoorbeeld: voor een factuur ontvangen in de maand februari 2025, vind je de details in het rapport met als titel 'Rapport voor 01/2025'.
Zie ook onze Gerelateerde Artikelen