Welke documenten moet mijn klant ondertekenen?

CodaBox heeft 2 documenten nodig, die door je klant moeten worden ondertekend, om de levering van CODA te mogen uitvoeren:

  • Het bankmandaat: de Onderneming geeft CodaBox de toestemming om de CODA op te vragen bij de bank.
  • Het teletransmissiemandaat: de Onderneming geeft CodaBox de toestemming om de CODA naar de boekhouder te sturen.

Ondertekende papieren documenten  ? ➞ helpdesk@codabox.com


Beheert CodaBox jouw mandaataanvragen?
CodaBox stuurt een e-mail naar je klant om de getekende documenten te bekomen

De inhoud van de e-mail hangt af van de bank en varieert naargelang de klant al een actief mandaat heeft of niet:

Bankmandaat actiefBankmandaat NIET actief
Elke bankArgenta Belfius, Crelan, BNP Paribas Fortis, Bank Van BredaKBC/CBCAlle banken behalve Argenta, Belfius, KBC, CBC
Alleen het TeletransmissiemandaatDigitale ondertekening link (CodaBox-signTwikey linkProcedure door de klant te volgen in KBC/CBC bankapplicatie +  Teletransmissiemandaat in PDF formaatBankmandaat + Teletransmissiemandaat in PDF formaat



Breng je klant op voorhand op de hoogte:
Onderaan dit artikel vind je een e-mail template waarmee je je klant kan laten weten dat de titularis van de bankrekening de mandaten moet ondertekenen en hiervoor een mail zal krijgen van CodaBox. 


Heeft je klant na 14 dagen nog steeds niet gereageerd op onze e-mail?  

Ons systeem past de status van het mandaat aan in MyCodaBox. Dit genereert een herinneringsmail (max. 3 herinneringen):

  • Verstuurd naar Klant + Verzonden per e-mail naar je klantDe klant heeft zijn CODA-mandaat ontvangen, maar heeft het nog niet getekend.
  • Bankprocedure + Je klant moet elke rekening activeren in de online banking appDit is een KBC/CBC klant die het teletransmissiemandaat heeft ondertekend, maar hij/zij moet de link nog leggen in de bankapplicatie.


Opvolging van herinneringsmails via MyCodaBox 
Het CODA-tabblad van je MyCodaBox-omgeving geeft gedetailleerde informatie over de herinneringsmails die naar je klant werden verstuurd:
  • Het aantal herinneringen dat naar je klant werd verzonden
  • De datum waarop de herinnering werd verzonden
  • Het e-mailadres waarnaar de herinnering werd verzondenOpvolgen van herinneringsmails van CodaBox


Kent CodaBox de e-mail van je klant NIET?

De status van het mandaat blijft 'In voorbereiding' in MyCodaBox.

Oplossing:

  • Ga naar MyCodaBox en zoek de mandaten op met status 'In Voorbereiding', via de lijst van CODA mandaten.
  • Bekijk hier de mandaten die een 'Status datum' ouder dan 2 dagen hebben.
  • Open de klant door op de klantcode te klikken en vul het e-mailadres van je klant in.

Opvolgen van mandaten via MyCodaBox


De mandaten zelf aan mijn klant bezorgen? JA VIA MYCODABOX!

Afhankelijk van de bank kan je:

  • Het teletransmissiemandaat of het volledige mandaat downloaden (in PDF-formaat) en naar je klant sturen om het document/de documenten te ondertekenen.
  • Een digitale (CodaBox-sign) of Twikey-link naar je klant sturen om de documenten digitaal te laten ondertekenen.
Opmerking: De digitale ondertekening en Twikey opties zijn alleen beschikbaar als de status van het mandaat 'In Voorbereiding', 'Verstuurd naar klant' of 'Online Beschikbaar' is in MyCodaBox.


Ondertekeningsmethodes per mandaat?

Bankmandaat + Teletransmissiemandaat

BankOndertekeningsmethodeOmgevingViaTerugsturen naar CodaBox?
ArgentaDigitaalCodaBox-signeID of itsMeNee
BelfiusDigitaalTwikeyIstMe of bankkaartNee
BNP Paribas FortisDigitaalTwikeyeID of itsMeNee
PapierPDFManuele ondertekeningJa
Crelan, Bank Van BredaDigitaalTwikeyEid, itsMe of bankkaartNee
PapierPDFManuele ondertekening Ja
KBC/CBCBanking app + PapierBanking app + PDFTeletransmissiemandaat:
Manuele ondertekening of via eigen digitaal ondertekeningsomgeving (bv. Connective, DocuSign)
Ja
Bankmandaat: de klant moet de KBC procedure volgen en CODA via zijn banking app activerenNee
Alle andere partnerbankenPapierPDFManuele ondertekeningJa


Teletransmissiemandaat (indien bankmandaat reeds actief*)

BankOndertekeningsmethodeOmgevingVia
Terugsturen naar CodaBox?
Alle partnerbankenPapierPDFManuele ondertekening of via eigen digitaal ondertekeningsomgeving (bv. Connective, DocuSign)Ja


* Bankmandaat actief:


Papieren versie van de mandaten: Wat is een correct ondertekend CODA-mandaat?

Wij ontvangen regelmatig CODA-mandaten die niet correct zijn ondertekend.


Om geen tijd te verliezen en de verzending van CODA naar je boekhoudkantoor niet te vertragen, aarzel niet om je klant te informeren over de regels die hij/zij moet volgen voor het invullen van het CODA-mandaat.


WAT ZIJN DE TE VOLGEN REGELS VOOR PAPIEREN MANDATEN?


INTEGRITEIT
VAN HET
DOCUMENT
  • Er kunnen geen wijzigingen aan het document worden aangebracht: geen toevoegingen, wijzigingen of schrappingen van informatie.


ONDERTEKENING
VAN HET
DOCUMENT
  • Elk document moet worden ondertekend (bankmandaat, teletransmissiemandaat).
  • Alleen handgeschreven handtekeningen zijn toegestaan, digitale handtekeningen zijn niet toegestaan op een papieren document (behalve voor KBC/CBC).



VERZENDING VAN HET
 DOCUMENT
  • Het ingevulde en ondertekende document moet naar CodaBox worden teruggestuurd in PDF-formaat (niet als afbeelding of foto) en uitsluitend via e-mail (niet via Dropbox of WeTransfer).

Zie ook onze Gerelateerde Artikelen