Welke documenten moet mijn klant ondertekenen?
CodaBox heeft 2 documenten nodig, die door je klant moeten worden ondertekend, om de levering van CODA te mogen uitvoeren:
- Het bankmandaat: de Onderneming geeft CodaBox de toestemming om de CODA op te vragen bij de bank.
- Het teletransmissiemandaat: de Onderneming geeft CodaBox de toestemming om de CODA naar de boekhouder te sturen.
Ondertekende papieren documenten ? ➞ helpdesk@codabox.com
De mandaten zelf aan mijn klant bezorgen? JA VIA MYCODABOX!
Afhankelijk van de bank kan je:
- Het teletransmissiemandaat of het volledige mandaat downloaden (in PDF-formaat) en naar je klant sturen om het document/de documenten te ondertekenen.
- Een SignHere- of Twikey-link naar je klant sturen om de documenten digitaal te laten ondertekenen
Ondertekeningsmethodes per mandaat ?
Bankmandaat + Teletransmissiemandaat
| Bank | Ondertekeningsmethode | Platform | Via | Terugsturen naar CodaBox? |
| Argenta | Digitaal | SignHere | eID of itsMe | Nee |
| Belfius | Digitaal | Twikey | IstMe of bankkaart | Nee |
| BNP Paribas Fortis | Digitaal | Twikey | eID of itsMe | Nee |
| Papier | Manuele ondertekening | Ja | ||
| Crelan, Bank Van Breda | Digitaal | Twikey | Eid, itsMe of bankkaart | Nee |
| Papier | Manuele ondertekening | Ja | ||
| KBC/CBC | Banking app + Papier | Banking app + PDF | Teletransmissiemandaat: Manuele ondertekening of via eigen digitaal ondertekeningsplatform (bv. Connective, DocuSign) | Ja |
| Bankmandaat: de klant moet de KBC procedure volgen en CODA via zijn banking app activeren | Nee | |||
| Alle andere partnerbanken | Papier | Manuele ondertekening | Ja |
Teletransmissiemandaat (indien bankmandaat reeds actief*)
| Bank | Ondertekeningsmethode | Platform | Via | Terugsturen naar CodaBox? |
| Alle partnerbanken | Papier | Manuele ondertekening of via eigen digitaal ondertekeningsplatform (bv. Connective, DocuSign) | Ja |
* Bankmandaat actief:
- Na een overdracht naar je kantoor, is het mogelijk dat je klant al een actief bankmandaat heeft. In dat geval hoeft hij/zij geen bankmandaat meer te ondertekenen.
- Indien het een KBC/CBC bankrekening betreft, is het mogelijk dat de rekening reeds actief is omdat de klant CODA reeds geactiveerd heeft in zijn/haar KBC/CBC bankomgeving.
Beheert CodaBox jouw mandaten?
De inhoud van de e-mail hangt af van de bank en varieert naargelang de klant al een actief mandaat heeft of niet:
| Bankmandaat actief | Bankmandaat NIET actief | |||
| Elke bank | Argenta | Belfius, Crelan, BNP Paribas Fortis, Bank Van Breda | KBC/CBC | Alle banken behalve Argenta, Belfius, KBC, CBC |
| Alleen het Teletransmissiemandaat | SignHere link | Twikey link | Procedure door de klant te volgen in KBC/CBC bankapplicatie + Teletransmissiemandaat in PDF formaat | Bankmandaat + Teletransmissiemandaat in PDF formaat |
Heeft je klant na 14 dagen nog steeds niet gereageerd op onze e-mail?
Ons systeem past de status van het mandaat aan in MyCodaBox. Dit genereert een herinneringsmail (max. 3 herinneringen):
- Verstuurd naar Klant + Verzonden per e-mail naar je klant : De klant heeft zijn CODA-mandaat ontvangen, maar heeft het nog niet getekend.
- Bankprocedure + Je klant moet elke rekening activeren in de online banking app : Dit is een KBC/CBC klant die het teletransmissiemandaat heeft ondertekend, maar hij/zij moet de link nog leggen in de bankapplicatie.
- Het aantal herinneringen dat naar je klant werd verzonden
- De datum waarop de herinnering werd verzonden
- Het e-mailadres waarnaar de herinnering werd verzonden
De status van het mandaat blijft 'In voorbereiding' in MyCodaBox.
Oplossing:
- Ga naar MyCodaBox en zoek de mandaten op met status 'In Voorbereiding', via de lijst van CODA mandaten.
- Bekijk hier de mandaten die een 'Status datum' ouder dan 2 dagen hebben.
- Open de klant door op de klantcode te klikken en vul het e-mailadres van je klant in.
Papieren versie van de mandaten: Wat is een correct ondertekend CODA-mandaat?
Wij ontvangen regelmatig CODA-mandaten die niet correct zijn ondertekend.
Om geen tijd te verliezen en de verzending van CODA naar je boekhoudkantoor niet te vertragen, aarzel niet om je klant te informeren over de regels die hij/zij moet volgen voor het invullen van het CODA-mandaat.
WAT ZIJN DE TE VOLGEN REGELS?
| INTEGRITEIT VAN HET DOCUMENT |
|
| ONDERTEKENING VAN HET DOCUMENT |
|
| VERZENDING VAN HET DOCUMENT |
|
Zie ook onze Gerelateerde Artikelen