Welke documenten moet je klant ondertekenen?

Codabox heeft 2 documenten nodig, die door je klant moeten worden ondertekend, om de levering van CODA te mogen uitvoeren:

  • Het bankmandaat: de Onderneming geeft Codabox de toestemming om de CODA op te vragen bij de bank.
  • Het Codabox mandaat: de Onderneming geeft Codabox de toestemming om de CODA naar de boekhouder te sturen.

Ondertekende papieren documenten  ? ➞ Stuur ze naar helpdesk@codabox.com


Klik hier voor meer info over de begunstigde op de mandaten.


Beheert Codabox jouw mandaataanvragen?
Codabox stuurt een e-mail naar je klant om de documenten te tekenen

De inhoud van de e-mail hangt af van de bank en varieert naargelang er voor dit dossier al een actief bankmandaat is of niet:


Er is al een actief bankmandaat:
            ➟ Codabox stuurt een link voor digitale ondertekening van het Codabox mandaat.


Er is nog geen bankmandaat actief:
  • Argenta, Beobank, CPH, Europabank, ING, Triodos Bank, vdk bank, Viva Wallet:
    ➟ Codabox stuurt een link voor digitale ondertekening (Codabox-sign) voor beide mandaten.
  • Bank Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA):
    ➟ Codabox stuurt een link voor digitale ondertekening (Twikey) voor beide mandaten.
  • KBC/CBC:
    ➟ Codabox stuurt info over de procedure die de rekeninghouder moet volgen in de KCB/CBC bankapplicatie voor het bankmandaat + een link voor digitale ondertekening (Codabox-sign) van het Codabox mandaat.
  • Nagelmackers:
    ➟ Codabox stuurt het bankmandaat en Codabox mandaat in pdf-formaat ter ondertekening.




Breng je klant op voorhand op de hoogte:
Hier vind je een handige e-mail template. Gebruik dit sjabloon om je klant per mail te laten weten dat de rekeninghouder de mandaten moet ondertekenen en hiervoor een mail zal krijgen van Codabox. 


Heeft je klant na 14 dagen nog steeds niet gereageerd op onze e-mail?  

Ons systeem past de status van het mandaat aan in MyCodabox. Dit genereert een herinneringsmail (max. 3 herinneringen):

  • Status: In afwachting van ondertekening + Verzonden naar het e-mailadres : De klant heeft zijn CODA-mandaat ontvangen, maar heeft het nog niet getekend.
  • Status: Bankprocedure + De rekeninghouder moet elke rekening koppelen in zijn/haar online banking app: Dit is een KBC/CBC klant die het Codabox mandaat heeft ondertekend, maar hij/zij moet de link nog leggen in de bankapplicatie.


Opvolging van herinneringsmails via MyCodabox 
Het CODA-tabblad in MyCodabox geeft gedetailleerde informatie over de herinneringsmails die naar je klant werden verstuurd:
  • Het aantal herinneringen dat naar je klant werd verzonden
  • De datum waarop de herinnering werd verzonden
  • Het e-mailadres waarnaar de herinnering werd verzonden

✦✧✦Wil je zelf je klant aansporen?✦✧✦
Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > CODA:
Zoek mandaten met status 'In voorbereiding' of 'In afwachting van ondertekening'.CODA overzicht status
Is de rekeninghouder bij je op kantoor?
➟ Klik op Ondertekening nu starten.
Ondertekening nu startenDe rekeninghouder kan tekenen via eID of itsme.
Wil je zelf de rekeninghouder contacteren?
➟ Klik op het kopieer-icoon.
Kopieer ondertekenlinkPlak de link in je e-mail en leg aan je klant uit waarom deze ondertekening nodig is.
             OF

➟ Klik op het blauwe pijl-icoon.
Ondertekenverzoek versturen
Codabox stuurt het ondertekenverzoek opnieuw via mail naar de rekeninghouder.
✩ In het geval van KBC/CBC: vraag de wettelijke vertegenwoordiger om in Kate van KBC mobile het woord 'Codabox' in te tikken en de stappen te volgen. Geef eventueel ook deze instructies mee.


Kent Codabox de e-mail van je klant NIET?

De status van het mandaat blijft 'In voorbereiding' in MyCodabox.

Oplossing:

  • Ga naar MyCodabox en zoek de mandaten op met status 'In Voorbereiding', via de lijst van CODA mandaten.
  • Bekijk hier de mandaten die een 'Status datum' ouder dan 2 dagen hebben.
  • Open het dossier door op de dossiercode te klikken en vul het e-mailadres in voor deze onderneming.Opvolgen van mandaten via MyCodabox


De mandaten zelf aan je klant bezorgen? JA, VIA MYCODABOX!
  1. Ga naar Volmachten & diensten > CODA.
    De mandaten met status 'In afwachting van ondertekening' moeten nog getekend worden.
  2. Open deze mandaten via de knop Beheer in de meest rechtse kolom onder 'Acties'.
    De knop 'Beheer'Je ziet de rekeningnummers waarvoor je CODA wil aanvragen.
  3. De zichtbare knoppen en instructies verschillen naargelang je situatie en de bank in kwestie: 
    • Klik op het kopieer-icoon (Kopieer ondertekenlink) en stuur de link door naar de vertegenwoordiger van het bedrijf.
      ✩ In het geval van KBC/CBC: geef ook deze instructies mee voor het koppelen via de banktoepassing.
    • Gebruik het download-icoon voor ondertekening op papier. Zorg ervoor dat een scan van het getekende document naar helpdesk@codabox.com wordt gestuurd.


Ondertekeningsmethodes per mandaat?


Bankmandaat + Codabox mandaat

BankOndertekeningsmethodeOmgevingViaTerugsturen naar Codabox?
Argenta, Beobank, CPH, Europabank, ING, Triodos Bank, vdk bank, Viva WalletDigitaalCodabox-signeID of itsmeNee
Bank Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan(AXA)DigitaalTwikeyeID of itsmeNee
KBC/CBC BankmandaatDigitaalBank applicatieEr is een aparte KBC procedure: de rekeninghouder moet deze instructies volgen om CODA via zijn banking app te activerenNee
KBC/CBC Codabox mandaatDigitaalCodabox-signeID of itsmeNee
NagelmackersPapierpdfManuele ondertekening (pen)Ja


Codabox mandaat (indien bankmandaat reeds actief*)

BankOndertekeningsmethodeOmgevingVia
Terugsturen naar Codabox?
Alle partnerbankenDigitaalCodabox-signeID of itsmeNee


* Bankmandaat actief:

  • Na een overdracht van een bestaand dossier naar je kantoor, is het mogelijk dat er voor dit dossier al een actief bankmandaat is. In dat geval moet geen bankmandaat meer ondertekend worden.
  • Indien het een KBC/CBC bankrekening betreft, is het mogelijk dat de rekening reeds actief is omdat de rekeninghouder CODA reeds geactiveerd heeft in zijn/haar KBC/CBC bankomgeving.


Meer informatie (en troubleshooting!) over de digitale ondertekening van mandaten vind je hier.


Papieren versie van de mandaten: Wat is een correct ondertekend CODA-mandaat?

Wij ontvangen regelmatig CODA-mandaten die niet correct zijn ondertekend.


Om geen tijd te verliezen en de verzending van CODA naar je boekhoudkantoor niet te vertragen, aarzel niet om je klant te informeren over de regels die hij/zij moet volgen voor het invullen van het CODA-mandaat.


WAT ZIJN DE TE VOLGEN REGELS VOOR PAPIEREN MANDATEN?


INTEGRITEIT:Er mogen geen wijzigingen aan het document worden aangebracht: geen toevoegingen, wijzigingen of schrappingen van informatie.


ONDERTEKENING:Elk document moet worden ondertekend(bankmandaat, Codabox mandaat).

Alleen handgeschreven handtekeningen zijn toegestaan, digitale handtekeningen zijn niet toegestaan op een papieren document.



VERZENDING:Het ingevulde en ondertekende document moet naar Codabox worden teruggestuurd in pdf-formaat (niet als afbeelding of foto) en uitsluitend via e-mail (niet via Dropbox of WeTransfer).

Zie ook onze Gerelateerde Artikelen