Codabox: De meest gestelde vragen door boekhoudkantoren
CODA |
Mijn klant heeft een volmacht bij KBC. Waarom ontvang ik nog geen CODA?
Ga in MyCodabox naar de juiste volmacht en bekijk wat van toepassing is:
- Moet de vertegenwoordiger van de onderneming het Codabox mandaat nog tekenen?
➟ Klik op het kopieer-icoon (Kopieer ondertekenlink) en stuur de link via e-mail naar je klant.
of
➟ Gebruik de knop Ondertekening nu starten om de procedure te starten als je klant bij jou aanwezig is. - Moet de rekeninghouder in zijn/haar banktoepassing de link nog maken tussen Codabox en de bank?
➟ Geef deze instructies aan de rekeninghouder: KBC koppelen.
Waarom ontvang ik plots geen CODA meer?
- Ontvang je helemaal geen CODA meer (alle dossiers)? Bekijk eerst onze statuspagina. Is er geen lopend incident, contacteer helpdesk@codabox.com.
- Ontvang je voor 1 dossier of 1 rekening geen CODA meer? Is de status van de rekening 'actief' met 'CODA wordt geleverd'?
★ Vraag aan je klant of er recent verrichtingen zijn gebeurd op de rekening.
Als er geen transacties zijn, is er ook geen CODA.
★ Zijn er wel verrichtingen geweest waarvoor je geen CODA hebt ontvangen?
➟ Open het dossier en kijk of je de bestanden terugvindt in de Bestandslijst: je vindt er alle beschikbare CODA bestanden, en je kan ze meteen downloaden of in je software laten leveren.
Er ontbreekt een CODA-bestand, kan ik dit nog krijgen?
Ga in MyCodabox naar het gewenste dossier en klik op het tabblad Bestandslijst.
Je vindt er een lijst van alle beschikbare CODA bestanden. Je kan het gewenste bestand (pdf en .cod bestand) meteen downloaden of in je software laten leveren.
Je vindt er een lijst van alle beschikbare CODA bestanden. Je kan het gewenste bestand (pdf en .cod bestand) meteen downloaden of in je software laten leveren.
➟ Filter en sorteer de lijst naar wens of zoek op CODA nummer of datum/periode. De datum die je ziet is de datum van het uittreksel.
★ Standaard kunnen we de CODA's (her)aanleveren die de bank aanmaakte vanaf de start van het mandaat (onder jouw beheer of via een vorige boekhouder), met een beperking van maximaal 2 jaar terug in het verleden.
Nieuw: Je kan ook kosteloos CODA-bestanden opvragen van de periode vóór de activatie van het mandaat! Meer info.
CODA uit het verleden: wanneer moet ik de knop 'Levering op aanvraag' gebruiken en wanneer 'Historische CODA aanvragen'?
Via het CODA tabblad zijn er twee manieren om CODA uit het verleden op te halen. Beide zijn kosteloos.
 | Standaard kunnen we de CODA's (her)aanleveren die de bank reeds heeft aangemaakt vanaf de start van het bankmandaat (zij het een mandaat onder jouw beheer of via een vorige boekhouder als je een dossier overneemt), met een beperking van maximaal 2 jaar terug in het verleden. Via deze knop zie je meteen voor welke data/periode CODA-bestanden beschikbaar zijn en je kan ze meteen opvragen. ★ Als je Historische CODA hebt aangevraagd (zie de knop hieronder) en je klant gaf daarvoor toestemming, dan zie je vanaf dan via Levering op aanvraag ook de beschikbare data voor die bijkomende bestanden en kan je ze (opnieuw) opvragen. |
 | Dankzij een open banking verbinding kunnen we in veel gevallen de ontbrekende bankhistoriek ophalen van de periode vóór de activatie van het mandaat. We maken deze bestanden zelf aan met aansluitende saldo's en nummering '000'. Mogelijk merk je een verschil in vergelijking met de CODA die je dagelijks ontvangt. De beschikbare periode varieert van bank tot bank. Via deze knop selecteer je per dossier de gewenste periode. De rekeninghouder ontvangt dan een e-mail om eenmalig toestemming te geven via de bankapplicatie. Daarna worden de bestanden automatisch geleverd. ➜ Gaf je bij de aanvraag NIET de gewenste periode aan of ondersteunt je software geen automatische levering? Dan gebeurt de levering niet automatisch en moet je na de toestemming zelf de bestanden ophalen via de knop Levering op aanvraag. |
Het lukt me niet om CODA uit het verleden op te vragen via MyCodabox.
Wanneer je op de knop Levering op aanvraag klikt, zie je op het scherm en in de kalender voor welke periode CODA-bestanden beschikbaar zijn. Zodra je bevestigt, zie je hoeveel bestanden (per bankrekening) geleverd zullen worden.
De grijze uitklap-tabellen geven je meer informatie over de mogelijkheden en beperkingen.
➟ Ontvang je voor bepaalde data binnen de aangevraagde periode toch geen CODA? Dan heeft Codabox deze bestanden niet (er waren geen transacties of er was een tijdelijke stopzetting van de aanlevering van CODA van de bank naar Codabox). Je kan ook in de Bestandslijst nakijken welke bestanden beschikbaar zijn.
★ Standaard kunnen we de CODA's (her)aanleveren die de bank aanmaakte vanaf de start van het mandaat (onder jouw beheer of via een vorige boekhouder), met een beperking van maximaal 2 jaar terug in het verleden.
Nieuw: Je kan ook kosteloos CODA-bestanden opvragen van de periode vóór de activatie van het mandaat! Meer info.
Hoe neem ik een klant over van een andere boekhouder?
Ga naar MyCodabox > Dossiers > +Toevoegen of overbrengen. Vul de gegevens van het dossier in.
Het systeem detecteert dat er al een dossier met deze gegevens bestaat bij Codabox en biedt je de mogelijkheid dit dossier over te zetten naar jouw kantoor. De klant moet dan een nieuwe volmacht tekenen.
Het systeem detecteert dat er al een dossier met deze gegevens bestaat bij Codabox en biedt je de mogelijkheid dit dossier over te zetten naar jouw kantoor. De klant moet dan een nieuwe volmacht tekenen.
Volg de status op via MyCodabox > Lijst dossiers > Lijst dossiertransfers
 | CODA: Je kan meteen het herverzenden van CODA's uit het verleden aanvragen INDIEN er reeds CODA's beschikbaar waren in het verleden (via een eerder mandaat). Andere diensten overbrengen of annuleren: SODA / VOILA: het scherm geeft je de keuze om deze dienst aan te vragen. VOICI / CARO kan je niet meteen overzetten: vraag de gewenste dienst aan zodra het dossier is overgebracht. |
Kan mijn klant zelf ook zijn/haar CODA ontvangen?
Je klant kan via e-mail een kopie ontvangen van de beschikbare CODA & SODA bestanden (in pdf-formaat).
➟ Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > CODA > Beheer. Ga naar 'Instellingen' onderaan de pagina en klik op Bewerken om de optie in te schakelen.
Kijk na of het e-mailadres van je klant in het tabblad Dossier correct geregistreerd is.
| Wil je klant de bestanden in CODA-formaat ontvangen? Dat kan indien de software compatibel is met de Codabox API of wanneer de onderneming zelf klant wordt bij Codabox. |
Waarom is de nummering van de CODA-bestanden anders/niet opeenvolgend?
Gaat het om een Argenta rekening?
Argenta voorziet standaard voor elke dag een nieuw CODA-nummer. Indien er op een dag geen verrichtingen zijn, zie je daarna een sprong in de nummering aangezien er die dag geen CODA-bestand werd aangemaakt (maar de nummering de volgende dag wel doorloopt).
➟ Ondervind je hierdoor problemen met de verwerking van de bestanden? Neem rechtstreeks contact op met de support van jouw softwarepakket. Zij kunnen eventueel bepaalde parameters aanpassen, zodat het boeken correct kan gebeuren.
Gaat het om een Crelan rekening?
➟ Ontvang je bestanden met repetitieve nummering die je niet in je boekhoudsoftware kan importeren? Lees meer.
➟ Ontvang je bestanden met nummering 000? Vraag de rekeninghouder om bij zijn bankkantoor de creatie van zijn myCrelan-abonnement en de activering van de rekeninguittreksels aan te vragen. Het bankkantoor zal die vervolgens dagelijks in elektronische versie en genummerd naar het online-abonnement sturen. Lees meer.
Kosten, andere vereisten of beperkingen? Wat moet ik weten over mijn bank?
Bepaalde banken rekenen bijkomende kosten aan voor de aanmaak van CODA, bij sommige banken zijn de vereisten voor het aanvragen van CODA anders.
Er zijn ook bepaalde rekeningtypes waarvoor de levering van CODA-bestanden niet is toegestaan (bijvoorbeeld privérekeningen niet gekoppeld aan ondernemingsnummer, derdenrekeningen, ING Lion accounts, KBC beleggersrekeningen). Na weigering door de bank wordt de status van de volmacht dan vanzelf 'gearchiveerd'.
Meer weten over CODA: je leest het hier!
CARO |
Mijn klant slaagt er niet in om CARO te activeren, wat loopt er mis?
Vindt de kaarthouder de activatiemail niet? Je kan jouw klant meteen verder helpen:
KBC rekening: | ➟ Geef deze instructies aan de rekeninghouder: KBC koppelen (kredietkaartafschriften delen) |
| Niet-KBC rekening: | ➟ Ga naar Volmachten & diensten > CARO > Beheer. Klik op het kopieer-icoon (Kopieer activatielink). Stuur deze link via e-mail naar de kaarthouder. |
Krijgt de kaarthouder een fout bij de activatie?
➟ Vraag de kaarthouder om de gegevens na te kijken: werd de juiste kaart gebruikt? Is het een kredietkaart? Is de kaart nog actief? Werden de juiste gegevens ingevoerd?
Raadpleeg ons overzicht van wat de kaarthouder kan controleren.
Heb je zelf een fout gemaakt bij de CARO-aanvraag?
Je gaf bijvoorbeeld de verkeerde klantenreferentie in.
➟ Annuleer de CARO-aanvraag en doe een nieuwe aanvraag met de juiste gegevens (voor het juiste dossier). De kaarthouder krijgt automatisch een nieuwe mail.
| Je kan de status en de vereiste acties opvolgen via Volmachten & diensten > CARO > Beheer. Lees meer |
Kan mijn boekhoudpakket CARO-bestanden inlezen? Kan ik de bestanden op een andere manier krijgen?
Momenteel kunnen Adsolut, Expert/M, Yuki, BOB en Horus de CARO in XML-formaat inlezen.
➟ Zolang je software de XML integratie niet geïmplementeerd heeft, kan je het pdf-bestand gebruiken.
Hoe weet ik voor welke dossiers ik nog CARO kan aanvragen?
Via de Diensten-activeringsgraad op het MyCodabox Dashboard tonen we je automatisch de ondernemingen die regelmatig betalingen doen voor een kredietkaart bij een bank die de CARO-dienst ondersteunt.
➟ Klik op de oranje balk bij CARO of op de CARO highlight bovenaan.
Je ziet per onderneming de IBAN en de bank in kwestie. Je kan meteen doorklikken om per dossier CARO aan te vragen.
Wil je voor een groot aantal dossiers CARO aanvragen? Contacteer helpdesk@codabox.com.
Je ziet per onderneming de IBAN en de bank in kwestie. Je kan meteen doorklikken om per dossier CARO aan te vragen.
Wil je voor een groot aantal dossiers CARO aanvragen? Contacteer helpdesk@codabox.com.
Kan ik een rapport krijgen met de huidige CARO-activaties om mijn factuur na te kijken?
- Ga in MyCodabox naar het linkermenu Volmachten & diensten > CARO. Klik in de rechterbovenhoek op CARO factuurgegevens.
- Klik op het veld Factureringsperiode en selecteer de gewenste maand.
- Klik op Download.
In het Excel-bestand zie je o.a. de bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, klantenreferentie, IBAN, status en de facturatiegegevens.
Meer weten over CARO: je leest het hier!
SODA |
Kan ik SODA in één keer aanvragen voor alle relevante dossiers?
Via de Diensten-activeringsgraad op het MyCodabox Dashboard tonen we je automatisch de ondernemingen die regelmatig betalingen doen naar een sociaal secretariaat. 
➟ Klik op de oranje balk bij SODA of op de SODA highlight bovenaan.
Je ziet per onderneming het sociaal secretariaat en in de rechterkolom het aantal betalingen in de laatste 12 maanden.
Klik op de knop SODA bestellen voor selectie.
We sturen de aanvragen meteen naar de sociale secretariaten in kwestie.
Je ziet per onderneming het sociaal secretariaat en in de rechterkolom het aantal betalingen in de laatste 12 maanden.
Klik op de knop SODA bestellen voor selectie.
We sturen de aanvragen meteen naar de sociale secretariaten in kwestie.
Ik ontvang nog geen SODA voor mijn klant, hoe komt dat?
Kijk de status na via MyCodabox > Volmachten & diensten > SODA.
- Status 'Niet ondertekend': Er is geen ondertekend CODA mandaat. SODA kan enkel geactiveerd worden op voorwaarde dat er voor het dossier een ondertekend CODA mandaat is, dat de toestemming voor SODA bevat. Vraag de vertegenwoordiger van de onderneming om het CODA mandaat te ondertekenen.
- Status 'Bevestigd': Vraag bij je klant na of er wel degelijk loonboekingen gebeuren. Zo ja, contacteer helpdesk@codabox.com.
Extra info: hou er rekening mee dat er pas op het einde van de maand een loonboekingsdocument verzonden wordt, en dat de status niet onmiddellijk actief zal worden. - Status 'Gearchiveerd' of 'Probleem': Lees meer over de statussen en troubleshooting.
Er ontbreken SODA-bestanden, kan ik die nog krijgen? Kan ik SODA uit het verleden opvragen?
Contacteer helpdesk@codabox.com. Indien we de SODA-bestanden hebben, leveren we ze opnieuw aan.
Meer weten over SODA: je leest het hier!
VOILA |
Kan ik facturen laten heraanleveren?
Je kan de facturen voor een bepaalde datum of periode downloaden via MyCodabox.
Je ontvangt de pdf en XML versie.
Je ontvangt de pdf en XML versie.
➟ Open het VOILA tabblad van het dossier en klik op Levering op aanvraag.
Gebruik de kalender of selecteer de volledige beschikbare periode (je ziet de datum van het eerste beschikbare bestand en het laatste beschikbare bestand).
Gebruik de kalender of selecteer de volledige beschikbare periode (je ziet de datum van het eerste beschikbare bestand en het laatste beschikbare bestand).
Dubbele aanlevering in Clearfacts én op de server of in Exact Online? Hoe uitschakelen?
Activeer de optie die voor elk dossier afzonderlijk beschikbaar is:
Ga in MyCodabox naar het tabblad VOILA van het dossier in kwestie. Klik bij 'Instellingen' op Bewerken en zet de schakelaar aan: 'Facturen uitsluitend via Clearfacts aanleveren'.
Mijn klant ontvangt geen facturen via VOILA van leverancier X, hoe komt dat?
Het is de verantwoordelijkheid van de leverancier om Belgische B2B facturen via het Peppol-netwerk te versturen.
➟ Je klant kan contact opnemen met de leverancier of met het Peppol Access punt flowinsupport@wolterskluwer.com om na te gaan of er iets misging met de verzending van de factuur.
Mijn klant krijgt de facturen dubbel aan (in zijn klantenportaal en via e-mail). Kan ik de verzending via e-mail uitschakelen?
Ga in MyCodabox naar het tabblad VOILA van het dossier in kwestie, klik bij 'Instellingen' op Bewerken en selecteer de optie 'Geen factuur via e-mail sturen naar deze onderneming'.
Breng je klant hiervan op de hoogte: de onderneming zal namelijk via de boekhoudsoftware/klantenportaal (bijv. Clearfacts) de facturen moeten opvolgen om ze tijdig te betalen.
Meer weten over VOILA: je leest het hier!
Algemene informatie en tarieven van onze diensten vind je via MyCodabox > Omgeving > Diensten & tarieven.
Heb je hulp nodig? Contacteer helpdesk@codabox.com