Codabox: De meest gestelde vragen door boekhoudkantoren
CODA |
Mijn klant heeft een volmacht bij KBC. Waarom ontvang ik nog geen CODA?
Ga in MyCodabox naar de juiste volmacht en bekijk wat van toepassing is:
- Moet de vertegenwoordiger van de onderneming het Codabox mandaat nog tekenen?
➟ Klik op het kopieer-icoon (Kopieer ondertekenlink) en stuur de link via e-mail naar je klant.
of
➟ Gebruik de knop Ondertekening nu starten om de procedure te starten als je klant bij jou aanwezig is. - Moet de rekeninghouder in zijn/haar banktoepassing de link nog maken tussen Codabox en de bank?
➟ Geef deze instructies aan de rekeninghouder: KBC koppelen.
Waarom ontvang ik nog geen CODA voor een volmacht in status 'bankprocedure'?
De volmacht werd naar de bank gestuurd ter activatie van de CODA-dienst.
➟ Mogelijke redenen waarom de volmacht nog niet actief is:
- Staat er 'in afwachting van activatie door de bank'? De bank heeft het mandaat nog niet verwerkt. De wachttijd varieert van bank tot bank.
- De bank neemt contact op met je klant om enkele gegevens te bevestigen (in het geval van ING).
- Je klant moet de link nog maken tussen Codabox en de bank (KBC koppeling).
- Staat er 'in afwachting van eerste CODA-bestand'? Vraag bij je klant na of er al verrichtingen op de rekening zijn geweest. Zo ja, contacteer helpdesk@codabox.com.
Waarom ontvang ik plots geen CODA meer?
- Ontvang je helemaal geen CODA meer (alle dossiers)? Bekijk eerst onze statuspagina. Is er geen lopend incident, contacteer helpdesk@codabox.com.
- Ontvang je voor 1 dossier of 1 rekening geen CODA meer? Is de status van de rekening 'actief' met 'CODA wordt geleverd'?
★ Vraag aan je klant of er recent verrichtingen zijn gebeurd op de rekening.
Als er geen transacties zijn, is er ook geen CODA.
★ Zijn er wel verrichtingen geweest waarvoor je geen CODA hebt ontvangen?
➟ Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > CODA > Opnieuw aanleveren CODA. Klik op Uitgebreid (per bankrekening): je ziet de datum van de laatst ontvangen CODA:
- Is dit een recente datum? Controleer dan je boekhoudpakket.
- Is dit geen recente datum? Contacteer helpdesk@codabox.com.
Er ontbreekt een CODA-bestand, kan ik dit nog krijgen?
Ga in MyCodabox naar het gewenste dossier en klik op het tabblad CODA. Klik op Opnieuw aanleveren CODA.
★ We kunnen enkel de CODA's leveren die we ontvangen hebben van de bank: voor een dossier dat in het verleden al een CODA mandaat had (onder jouw beheer of via een vorige boekhouder), kunnen we CODA-bestanden retroactief aanleveren vanaf de datum waarop het CODA mandaat werd geactiveerd (max. 2 jaar terug in het verleden).
➟ Kies de periode (in het veld bovenaan, of via de knop 'per bankrekening').
Je ontvangt de gevraagde CODA-bestanden via je dagelijkse aanlevermethode.
Het lukt me niet om CODA uit het verleden op te vragen via MyCodabox.
Wanneer je op de knop Opnieuw aanleveren CODA klikt, geeft het scherm aan voor welke periode CODA-bestanden beschikbaar zijn.
★ We kunnen enkel de CODA's leveren die we ontvangen hebben van de bank: voor een dossier dat in het verleden al een CODA mandaat had (onder jouw beheer of via een vorige boekhouder), kunnen we CODA-bestanden retroactief aanleveren vanaf de datum waarop het CODA mandaat werd geactiveerd (max. 2 jaar terug in het verleden).
➟ Ontvang je toch geen CODA van een tussenliggende aangevraagde periode? Dan heeft Codabox deze bestanden niet (wegens tijdelijke stopzetting van de aanlevering van CODA van de bank naar Codabox).
Hoe neem ik een klant over van een andere boekhouder?
Ga naar MyCodabox > Dossiers > +Toevoegen of overbrengen. Vul de gegevens van het dossier in.
Het systeem detecteert dat er al een dossier met deze gegevens bestaat bij Codabox en biedt je de mogelijkheid dit dossier over te zetten naar jouw kantoor. De klant moet dan een nieuwe volmacht tekenen.
Het systeem detecteert dat er al een dossier met deze gegevens bestaat bij Codabox en biedt je de mogelijkheid dit dossier over te zetten naar jouw kantoor. De klant moet dan een nieuwe volmacht tekenen.
Volg de status op via MyCodabox > Lijst dossiers > Lijst dossiertransfers
 | CODA: Je kan meteen het herverzenden van CODA's uit het verleden aanvragen INDIEN er reeds CODA's beschikbaar waren in het verleden. Andere diensten overbrengen of annuleren: SODA / VOILA: het scherm geeft je de keuze om deze dienst te bestellen. VOICI / CARO kan je niet meteen overzetten: vraag de gewenste dienst aan zodra het dossier is overgebracht. |
Kan mijn klant zelf ook zijn/haar CODA ontvangen?
Je klant kan via e-mail een kopie ontvangen van de beschikbare CODA & SODA bestanden (in pdf-formaat).
➟ Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > CODA > Beheer. Ga naar 'Instellingen' onderaan de pagina en klik op Bewerken om de optie in te schakelen.
Kijk na of het e-mailadres van je klant in het tabblad Dossier correct geregistreerd is.
| Wil je klant de bestanden in CODA-formaat ontvangen? Dat kan indien de software compatibel is met de Codabox API of wanneer de onderneming zelf klant wordt bij Codabox. |
Hoe bestel ik VIVA rekeningen?
VIVA werkt sinds juli 2024 niet meer met Belgische IBAN.
➟ De rekeninghouder moet eerst een Griekse IBAN-identificatiecode aanvragen in zijn/haar Viva account. Met die IBAN kan je in MyCodabox een CODA volmacht bestellen.
Mijn klant kan niet digitaal ondertekenen. Wat nu?
Om digitaal te ondertekenen moet de vertegenwoordiger van de onderneming zich identificeren via eID of itsme.
Heeft je klant wel een eID of itsme maar heeft hij/zij moeite met dit proces? Nodig je klant uit bij jou op kantoor en klik dan in MyCodabox op Ondertekening nu starten. Je kan je klant dan begeleiden.
Op deze pagina vind je meer info en troubleshooting (bijvoorbeeld de tip om Google Chrome te proberen of een link om de eID uit te testen).
➟ Lukt digitaal tekenen nog steeds niet? Contacteer helpdesk@codabox.com.
Waarom is de nummering van de CODA-bestanden fout?
Gaat het om een Argenta rekening?
Argenta voorziet standaard voor elke dag een nieuw CODA-nummer. Indien er op een dag geen verrichtingen zijn, zie je daarna een sprong in de nummering aangezien er die dag geen CODA-bestand werd aangemaakt (maar de nummering de volgende dag wel doorloopt).
➟ Ondervind je hierdoor problemen met de verwerking van de bestanden? Neem rechtstreeks contact op met de support van jouw softwarepakket. Zij kunnen eventueel bepaalde parameters aanpassen, zodat het boeken correct kan gebeuren.
Gaat het om een Crelan rekening?
➟ Ontvang je bestanden met repetitieve nummering die je niet in je boekhoudsoftware kan importeren? Lees meer.
➟ Ontvang je bestanden met nummering 000? Vraag de rekeninghouder om bij zijn bankkantoor de creatie van zijn myCrelan-abonnement en de activering van de rekeninguittreksels aan te vragen. Het bankkantoor zal die vervolgens dagelijks in elektronische versie en genummerd naar het online-abonnement sturen. Lees meer.
Hoe kan mijn klant de CODA-bestanden in Odoo ontvangen?
Werk je zelf met Odoo en wil je klant ook de bestanden in Odoo ontvangen?
Deze configuratie om verbinding te maken via 'Codabox Connect' moet voor elke onderneming gebeuren in Odoo. De onderneming kan dit niet zelf doen.
Werkt je klant met Odoo, maar jouw kantoor niet?
- Doet de klant zelf de boekhouding in Odoo?
➟ Dan kan de onderneming rechtstreeks klant worden bij Codabox. - Wil de klant enkel de CODA voor reconciliatie, maar heeft je kantoor ook de CODA nodig?
➟ Hiervoor is helaas geen oplossing.
Waarom is de volmacht geweigerd door de bank? Status 'Probleem' of 'Gearchiveerd'
Is de status 'Probleem'?
Mogelijke redenen:
- De bank weigerde het mandaat omdat bepaalde gegevens niet kloppen of de handtekening niet is toegestaan.
➟ Vraag je klant om je de juiste gegevens te bezorgen.
➟ Archiveer het geweigerde mandaat in MyCodabox.
➟ Pas de gegevens van de klant aan in het tabblad 'Dossier' en bestel een Nieuwe CODA Volmacht. - De bank weigerde het mandaat omdat meerdere personen moeten tekenen: Codabox heeft je klant al gecontacteerd met de vraag wie de juiste personen zijn. Heb jij deze informatie? Geef ons de contactgegevens van de juiste personen door via e-mail. Wij volgen dit voor je op.
Is de status 'Gearchiveerd'?
Bepaalde rekeningtypes kunnen de levering van CODA-bestanden niet toestaan (bijvoorbeeld privérekeningen niet gekoppeld aan ondernemingsnummer, derdenrekeningen, ING Lion accounts, KBC beleggersrekeningen).
Bij de aanvraag van de volmacht kan Codabox niet nagaan om welke type rekening het gaat. Wanneer het mandaat ondertekend is en naar de bank wordt gestuurd, wordt het dan geweigerd.
Hoe werkt het wanneer 2 personen de volmacht moeten tekenen?
Verloopt de ondertekening via Twikey?
➟ Je klant gaat als volgt te werk:
- Start het ondertekeningsproces in Twikey via de ontvangen link.
- Vinkt in de tweede stap onderaan aan dat een 2de persoon moet tekenen.
- Vervolledigt de eigen ondertekening door de procedure volledig te volgen.
- Ontvangt een e-mail 'Kennisgeving nieuw document' ter bevestiging van de ondertekening. Bezorgt deze e-mail met link aan de 2de persoon die moet tekenen.
Verloopt de ondertekening via Codabox-Sign?
➟ Contacteer helpdesk@codabox.com en geef de namen van de 2 volmachthouders door. Wij bezorgen de volmacht
ter ondertekening.
Meer weten over CODA: je leest het hier!
CARO |
Mijn klant slaagt er niet in om CARO te activeren, wat loopt er mis?
Kijk na voor welke bank je CARO bestelt. CARO is beschikbaar voor: Argenta, Bank Van Breda, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA), Fintro (BNP Paribas Groep) en KBC/CBC.
Klopt de klantenreferentie? Indien niet zeker: vraag de klantenreferentie op bij je klant of kijk ze na op een pdf-uitgavenstaat.
Is de status 'uitnodiging verzonden'?
★ Gaat het om een KBC rekening?
De rekeninghouder moet in zijn/haar banktoepassing de link maken tussen Codabox en de bank.
➟ Geef deze instructies aan de rekeninghouder: KBC koppelen (kredietkaartafschriften delen)
★ Gaat het niet om een KBC rekening?
➟ Ga naar MyCodabox > Volmachten & diensten > CARO > Beheer. Klik op het kopieer-icoon (Kopieer activatielink). Stuur deze link via e-mail naar de kaarthouder. Lees meer
| Je kan de status en de vereiste acties opvolgen via MyCodabox > Volmachten & diensten > CARO > Beheer. Status 'Probleem'? Lees meer |
Kan mijn boekhoudpakket CARO-bestanden inlezen? Kan ik de bestanden op een andere manier krijgen?
Momenteel kunnen Adsolut, Expert/M, Yuki, BOB en Horus de CARO in XML-formaat inlezen.
➟ Zolang je software de XML integratie niet geïmplementeerd heeft, kan je het pdf-bestand gebruiken.
Kan ik een rapport krijgen met de huidige CARO-activaties om mijn factuur na te kijken?
Momenteel is dergelijk rapport niet beschikbaar zoals dat wel voor CODA en SODA het geval is.
➟ Contacteer helpdesk@codabox.com en we bezorgen je een overzicht.
Meer weten over CARO: je leest het hier!
SODA |
Ik ontvang nog geen SODA voor mijn klant, hoe komt dat?
Kijk de status na via MyCodabox > Volmachten & diensten > SODA.
- Status 'Niet ondertekend': Er is geen ondertekend CODA mandaat. SODA kan enkel geactiveerd worden op voorwaarde dat er voor het dossier een ondertekend CODA mandaat is, dat de toestemming voor SODA bevat. Vraag de vertegenwoordiger van de onderneming om het CODA mandaat te ondertekenen.
- Status 'Bevestigd': Vraag bij je klant na of er wel degelijk loonboekingen gebeuren. Zo ja, contacteer helpdesk@codabox.com.
Extra info: hou er rekening mee dat er pas op het einde van de maand een loonboekingsdocument verzonden wordt, en dat de status niet onmiddellijk actief zal worden. - Status 'Gearchiveerd' of 'Probleem': Lees meer over de statussen en troubleshooting.
Er ontbreken SODA-bestanden, kan ik die nog krijgen? Kan ik SODA uit het verleden opvragen?
Contacteer helpdesk@codabox.com. Indien we de SODA-bestanden hebben, leveren we ze opnieuw aan.
Meer weten over SODA: je leest het hier!
VOILA |
Mijn klant ontvangt geen facturen via VOILA van leverancier X, hoe komt dat?
Momenteel zijn nog niet alle leveranciers aangesloten op het Peppol-netwerk.
Hier vind je het overzicht. We werken aan de uitbreiding van deze lijst.
Staat de leverancier wel in de lijst?
➟ Je klant kan de leverancier vragen om zijn facturen via Peppol te versturen (Peppol-First-principe).
| Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische B2B facturen wel verplicht via het Peppol-netwerk verstuurd worden. |
Mijn klant krijgt de facturen dubbel aan (in zijn klantenportaal en via e-mail). Kan ik de verzending via e-mail uitschakelen?
Ga in MyCodabox naar het tabblad VOILA van het dossier in kwestie, klik op Bewerken en selecteer de optie 'Geen factuur via e-mail sturen naar deze onderneming'.
Breng je klant hiervan op de hoogte: de onderneming zal namelijk via de boekhoudsoftware/klantenportaal (bijv. Clearfacts) de facturen moeten opvolgen om ze tijdig te betalen.
Meer weten over VOILA: je leest het hier!
Algemene informatie en tarieven van onze diensten vind je via MyCodabox > Omgeving > Diensten & tarieven.
Heb je hulp nodig? Contacteer helpdesk@codabox.com