Quels documents votre client doit-il signer ?
Codabox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :
- Le mandat Bancaire : l'Entreprise donne son accord pour que Codabox récupère les CODA auprès de sa banque.
- Le mandat Codabox : l'Entreprise donne son accord pour que Codabox fasse parvenir ses CODA à son comptable.
Documents (version papier) signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com
Cliquez ici pour plus d'informations sur le bénéficiaire des mandats.
C'est Codabox qui s’occupe de la gestion de vos mandats ?
➟ Codabox envoie un lien pour la signature digitale du mandat Codabox.
- Argenta, Beobank, Caisse d’Epargne Belgium, CPH, Deutsche Bank, Europabank, ING, Scrada, Banque Triodos, vdk banque, Viva Wallet :
➟ Codabox envoie un lien pour la signature digitale (Codabox-sign) des deux mandats. - Banque Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA) :
➟ Codabox envoie un lien pour la signature digitale (Twikey) des deux mandats. - KBC/CBC :
➟ Codabox envoie des informations sur la procédure à suivre par le titulaire du compte dans son application bancaire KBC/CBC pour le mandat bancaire + un lien pour la signature digitale (Codabox-sign) du mandat Codabox. - Nagelmackers :
➟ Codabox envoie le mandat bancaire et le mandat Codabox au format PDF pour signature.
Prévenez votre client à l'avance: Ici vous trouverez un modèle d'e-mail pratique. Utilisez ce mail type pour informer votre client que le titulaire du compte bancaire doit signer les mandats et qu'il recevra un e-mail de Codabox à cet effet. |
Votre client n'a pas réagi à notre e-mail après 7 jours ?
Notre système adapte le statut du mandat dans MyCodabox, ceci génère un e-mail de rappel hebdomadaire (max 4 rappels) :
- Statut : En attente de signature + Envoyé à l'adresse e-mail = Le client a reçu son mandat CODA mais il n'a pas encore signé le document.
- Statut : Procedure Bancaire + Le titulaire du compte doit lier chaque compte dans son application bancaire en ligne = Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat Codabox mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.
Votre client n'a toujours pas signé au bout d'un mois ?
Dans ce cas, vous recevrez une notification dans MyCodabox (dans le coin supérieur droit de la barre de menu blanche). Il est préférable que vous contactiez vous-même votre client.
Suivi des e-mails de rappel via MyCodabox
L'onglet CODA de votre environnement MyCodabox affiche des informations détaillées à propos des e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :
- Le nombre de rappels envoyés à votre client
- La date d'envoi du rappel
- L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé
➟ Vous pouvez aussi contacter vous-même votre client. Plus d'infos ci-dessous.
Codabox ne connait PAS l'e-mail de votre client ?
Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de Codabox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.
Solution :
- Accédez à MyCodabox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA.
- Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours.
- Accédez aux détails du dossier en cliquant sur le code dossier et entrez l'adresse e-mail pour cette entreprise.
Vous souhaitez vous-même contacter votre client ?
✦✧✦Donnez un coup de pouce à votre client, via MyCodabox✦✧✦ Naviguez vers MyCodabox > Mandats & services > CODA : Cherchez les mandats en état 'En préparation' ou 'En attente de signature'. Ouvrez-les en cliquant sur le bouton Gérer dans la colonne la plus à droite. 
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Méthodes de signature des mandats ?
Mandat bancaire + Mandat Codabox
| Banque | Méthode de signature | Environnement | Via | Renvoyer à Codabox ? |
| Argenta, Beobank, CPH, Deutsche Bank, Europabank, ING, Scrada, Banque Triodos, vdk banque, Viva Wallet | Digitale | Codabox-sign | eID ou itsme | Non |
| Banque Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan(AXA) | Digitale | Twikey | eID ou itsme | Non |
| KBC/CBC Mandat bancaire | Digitale | Application bancaire | Il y a une procédure KBC/CBC séparée: le titulaire du compte reçoit un e-mail pour signer le mandat et faire le lien Codabox via son app bancaire | Non |
| KBC/CBC Mandat Codabox | Digitale | Codabox-sign | eID ou itsme | Non |
| Nagelmackers | Papier | Signature manuelle (au stylo) | Oui |
Mandat Codabox (si mandat bancaire déjà actif*)
| Banque | Méthode de signature | Environnement | Via | Renvoyer à Codabox ? |
| Toutes les banques partenaires | Digitale | Codabox-sign | eID ou itsme | Non |
* Mandat bancaire actif :
- Suite à un transfert d'un dossier existant vers votre bureau, il est possible que il y a déjà un mandat bancaire actif pour ce dossier. Dans ce cas, il ne faut plus signer de mandat bancaire.
- S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le titulaire du compte a déjà activé les CODA dans son app bancaire KBC/CBC.
Pour plus d'informations (et astuces de dépannage !) sur la signature digitale de mandats, cliquez ici.
Version papier des mandats : Qu'est-ce qu'un mandat CODA correctement signé ?
Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.
Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.
QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE POUR LES MANDATS PAPIER ?
| INTEGRITÉ: | Aucune modification ne peut être apportée au document : ni ajout, ni modification, ni suppression d'information. |
| SIGNATURE: | Chaque document doit être signé (mandat bancaire, mandat Codabox). Seule la signature manuscrite est autorisée, la signature digitale n'est pas autorisée sur un document papier. |
| ENVOI: | Le document complété et signé doit être renvoyé à Codabox au format PDF (pas en tant qu'image ou photo) et via e-mail uniquement (pas via Dropbox ou WeTransfer). |