Les mandats : Envoi - Signature - Suivi

Codabox a besoin de 2 documents complétés et signés par votre client pour être autorisé à fournir le service CODA :

• Le mandat Bancaire : l'Entreprise donne son accord pour que Codabox récupère les CODA auprès de sa banque.
• Le mandat Codabox : l'Entreprise donne son accord pour que Codabox fasse parvenir ses CODA à son comptable.

Documents (version papier) signés ? ➞ Envoyez-les à helpdesk@codabox.com

Cliquez ici pour plus d'informations sur le bénéficiaire des mandats.

• Argenta, Beobank, CPH, Europabank, ING, Banque Triodos, vdk banque, Viva Wallet :
  ➟ Codabox envoie un lien pour la signature digitale (Codabox-sign) des deux mandats.
• Banque Van Breda, Belfius, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA) :
  ➟ Codabox envoie un lien pour la signature digitale (Twikey) des deux mandats.
• KBC/CBC :
  ➟ Codabox envoie des informations sur la procédure à suivre par le titulaire du compte dans son application bancaire KBC/CBC pour le mandat bancaire + un lien pour la signature digitale (Codabox-sign) du mandat Codabox.
• Nagelmackers :
  ➟ Codabox envoie le mandat bancaire et le mandat Codabox au format PDF pour signature.

Votre client n'a pas réagi à notre e-mail après 14 jours ? 

Notre système adapte le statut du mandat dans MyCodabox, ceci génère un e-mail de rappel (max 3 rappels) :

• Statut : En attente de signature + Envoyé à l'adresse e-mail = Le client a reçu son mandat CODA mais il n'a pas encore signé le document.
• Statut : Procedure Bancaire + Le titulaire du compte doit lier chaque compte dans son application bancaire en ligne = Il s'agit d'un client KBC/CBC qui a signé son mandat Codabox mais qui doit encore effectuer l'activation dans son application bancaire.

Suivi des e-mails de rappel via MyCodabox

L'onglet CODA de votre environnement MyCodabox affiche des informations détaillées à propos des e-mails de rappel que nous avons envoyés à votre client :

• Le nombre de rappels envoyés à votre client
• La date d'envoi du rappel
• L'adresse e-mail vers laquelle le rappel a été envoyé

✦✧✦Vous souhaitez donner un coup de pouce à votre client ?✦✧✦ Naviguez vers MyCodabox > Mandats & services > CODA : Cherchez les mandats en état 'En préparation' ou 'En attente de signature'. Le titulaire du compte est-il présent chez vous au bureau ? ➟ Cliquez sur Signer maintenant. Le titulaire de la carte peut signer via eID ou itsme. Souhaitez-vous contacter le titulaire du compte ? ➟ Cliquez sur l'icône de copie. Collez le lien dans votre e-mail et expliquez à votre client pourquoi la signature est requise.              OU ➟ Cliquez sur l'icône de la flèche bleue. Codabox renvoie la demande de signature au titulaire du compte. ✩ Dans le cas de KBC/CBC : demandez au représentant légal de taper le mot 'Codabox' dans Kate de KBC mobile et de suivre les étapes. Vous pouvez aussi lui donner ces instructions.

Codabox ne connait PAS l'e-mail de votre client ? 

Si l'adresse e-mail de votre client n'est pas connue de Codabox, le mandat restera à l'état 'En Préparation'.

Solution :

• Accédez à MyCodabox et recherchez les mandats dont le statut est 'En Préparation' via la liste des mandats CODA. 
• Consultez ici les mandats dont la 'Date de l'état' est antérieure à 2 jours. 
• Accédez aux détails du dossier en cliquant sur le code dossier et entrez l'adresse e-mail pour cette entreprise.

  

1. Allez vers Mandats & services > CODA.
   Les mandats ayant le statut 'En attente de signature' doivent être signés. 
2. Ouvrez-les en cliquant sur le bouton Gérer dans la colonne la plus à droite, sous 'Actions'.
   Vous voyez les comptes pour lesquels vous souhaitez avoir les CODA.
3. Les boutons disponibles et les instructions varient en fonction de votre situation et de la banque concernée:
   • Utilisez l'icône de copie (Copier le lien de signature) et envoyez le lien au représentant de l'entreprise.
     ✩ Dans le cas de KBC/CBC : fournissez également ces instructions pour la liaison via l'application bancaire.
   • Utilisez l'icône de téléchargement pour la signature sur papier. Veillez à ce qu'un scan du document signé soit envoyé à helpdesk@codabox.com. 

Mandat bancaire + Mandat Codabox

Mandat Codabox (si mandat bancaire déjà actif*)

* Mandat bancaire actif :

• Suite à un transfert d'un dossier existant vers votre bureau, il est possible que il y a déjà un mandat bancaire actif pour ce dossier. Dans ce cas, il ne faut plus signer de mandat bancaire.
• S'il s'agit d'un compte bancaire KBC/CBC, il est possible que le compte soit déjà actif car le titulaire du compte a déjà activé les CODA dans son app bancaire KBC/CBC.

Pour plus d'informations (et astuces de dépannage !) sur la signature digitale de mandats, cliquez ici.

Nous recevons régulièrement des mandats CODA qui ne sont pas correctement signés par les entreprises.

Afin d'éviter une perte de temps qui a pour conséquence le retard de l'envoi des CODA vers votre bureau comptable, n'hésitez pas à informer votre client à propos des règles à suivre pour compléter son mandat CODA.

QUELLES SONT LES RÈGLES A SUIVRE POUR LES MANDATS PAPIER ?