Comptables - les 20 questions les plus fréquemment posées

Modifié le : Mer, 30 Oct., 2024 à 8:56 H

Codabox : Les questions les plus fréquemment posées par les bureaux comptables

CODA

Mon client a un mandat chez KBC/CBC. Pourquoi je ne reçois pas encore de CODA ?

Dans MyCodabox, naviguez vers le bon mandat et déterminez ce qui s'applique :

Le représentant de l'entreprise doit-il encore signer le mandat Codabox ?
➟ Utilisez le bouton Copier le lien de signature pour ensuite envoyer le lien à votre client via e-mail.
ou
➟ Utilisez le bouton Signer maintenant pour lancer la procédure si votre client est chez vous au bureau.
Le titulaire du compte doit-il encore créer le lien entre Codabox et la banque dans son application bancaire ?
➟ Donnez ces instructions au titulaire du compte : Lier KBC/CBC.

Pourquoi n'ai-je pas encore reçu de CODA pour un mandat en état 'procédure bancaire' ?

Le mandat a été envoyé à la banque pour l'activation du service CODA.

➟ Raisons possibles pour lesquelles le mandat n'est pas encore actif :

Voyez-vous 'activation en attente de la banque' ? La banque n'a pas encore traité le mandat. Le délai d'attente varie d'une banque à l'autre.
La banque contactera votre client pour confirmer certains détails (dans le cas d'ING).
Votre client doit encore créer le lien entre Codabox et la banque (Lier KBC/CBC).
Voyez-vous 'en attente du premier fichier CODA' ? Demandez au client s'il y a déjà eu des transactions sur le compte. Si oui, contactez helpdesk@codabox.com.

Pourquoi ne reçois-je soudainement plus de CODA ?

Vous ne recevez plus du tout de CODA (tous les dossiers) ? Consultez d'abord notre page sur l'état du système. N'y a-t-il pas d'incident actuel? Contactez helpdesk@codabox.com.
Vous ne recevez plus de CODA pour 1 dossier ou 1 compte ? L'état du compte est-il 'actif' avec 'CODA est fourni' ?
★ Demandez à votre client s'il y a eu des transactions récemment sur le compte.
S'il n'y a pas de transactions, il n'y a pas non plus de CODA.
★ Y a-t-il eu des transactions pour lesquelles vous n'avez pas reçu de CODA ?
➟ Naviguez vers MyCodabox > Mandats & services > CODA > Renvoyer des fichiers CODA. Cliquez sur Avancé (par compte bancaire) : vous voyez la date du dernier CODA reçu :

Est-ce une date récente ? Vérifiez votre logiciel comptable.
N'est-ce pas une date récente ? Contactez helpdesk@codabox.com.

Un fichier CODA manque, puis-je quand même l'obtenir ?

Dans MyCodabox, naviguez au client souhaité et cliquez sur l'onglet CODA. Cliquez sur Renvoyer des fichiers CODA.

★ Nous ne pouvons livrer que les CODA reçus de la banque : pour un dossier qui avait déjà un mandat CODA dans le passé (sous votre gestion ou via un ancien comptable), nous pouvons livrer les fichiers CODA rétroactivement à partir de la date d'activation du mandat CODA (max. 2 ans en arrière).

➟ Choisissez la période (dans le champ en haut, ou via le bouton 'par compte bancaire').
Renvoyer des fichiers CODA

Vous recevrez les fichiers CODA via votre méthode de livraison quotidienne.

Je ne parviens pas à récupérer les CODA du passé via MyCodabox

Lorsque vous cliquez sur le bouton Renvoyer des fichiers CODA, l'écran indique la période pour laquelle les fichiers CODA sont disponibles.

➟ Vous ne recevez toujours pas de CODA pour une période dans la fourchette demandée ? Cela signifie que Codabox ne dispose pas de ces fichiers (en raison d'une suspension temporaire de la livraison de CODA de la banque à Codabox).

Comment transférer un client d'un autre comptable ?

Allez dans MyCodabox > Dossiers > +Ajouter ou transférer. Introduisez les données du dossier.
Le système détecte qu'un dossier avec ces données existe déjà chez Codabox et vous offre la possibilité de transférer ce dossier vers votre bureau. Le client doit alors signer un nouveau mandat.

Suivez le statut via MyCodabox > Liste des dossiers > Liste transferts de dossiers

CODA : Vous pouvez immédiatement demander de faire renvoyer des fichiers CODA du passé SI les CODA étaient déjà disponibles dans le passé.

Transférer ou annuler d'autres services :

SODA / VOILA : l'écran vous donne le choix de commander ce service.

VOICI / CARO ne peuvent pas être transférés immédiatement : demandez le service souhaité une fois que le dossier a été transféré.

Mon client peut-il également recevoir ses CODA lui-même ?

Votre client peut recevoir une copie (au format PDF) des fichiers CODA & SODA disponibles.

➟ Allez dans MyCodabox > Mandats & services > CODA > Gérer. Au niveau des 'Paramètres' en bas de la page, cliquez sur Editer pour activer cette option.

Vérifiez si l'adresse e-mail de votre client est correctement enregistrée dans l'onglet Dossier.

Votre client souhaite-t-il recevoir les fichiers au format CODA ? C'est possible si le logiciel est compatible avec l'API de Codabox ou si l'entreprise devient elle-même cliente de Codabox.

Comment puis-je commander des comptes VIVA ?

Depuis juillet 2024, VIVA ne travaille plus avec l'IBAN belge.

➟ Le titulaire du compte doit d'abord demander un identifiant IBAN grec sur son compte Viva. Avec cet IBAN, vous pouvez commander un mandat CODA dans MyCodabox.

Mon client ne peut pas signer numériquement. Que faire ?

Pour signer digitalement, le représentant de l'entreprise doit s'identifier via eID ou itsme.

Votre client dispose d'une eID ou d'itsme mais éprouve des difficultés avec ce processus ? Invitez votre client dans votre bureau, et dans MyCodabox cliquez sur Signer maintenant. Vous pourrez alors guider votre client.

Sur cette page, vous trouverez plus d'infos et des astuces de dépannage (p.ex. le conseil d'essayer Google Chrome ou un lien pour tester l'eID).

➟ La signature digitale ne marche toujours pas ? Contactez helpdesk@codabox.com.

Pourquoi la numérotation des fichiers CODA est-elle erronée ?

S'agit-il d'un compte Argenta ?

Argenta utilise par défaut un nouveau numéro CODA pour chaque jour. S'il n'y a pas de transaction un jour donné, vous constaterez par la suite un saut dans la numérotation, car aucun fichier CODA n'a été créé ce jour-la (mais la numérotation se poursuit le lendemain).

➟ Vous rencontrez des problèmes dans le traitement des fichiers à cause de cela ? Contactez le service d'assistance de votre logiciel. Ils pourront éventuellement ajuster certains paramètres pour que l'enregistrement se fasse correctement.

S'agit-il d'un compte Crelan ?

➟ Vous recevez des fichiers avec une numérotation répétitive, que vous ne pouvez pas importer dans votre logiciel comptable ? En savoir plus.

➟ Vous recevez des fichiers avec numérotation 000 ? Demandez au titulaire du compte de demander à son agence bancaire la création de son abonnement myCrelan et l'activation des extraits de compte. L'agence bancaire enverra alors quotidiennement ces derniers en version électronique et numérotés à l'abonnement en ligne. En savoir plus.

Comment mon client peut-il recevoir les fichiers CODA dans Odoo ?

Vous travaillez vous-même avec Odoo et votre client souhaite également recevoir les fichiers dans Odoo ?

➟ Faites la connexion dans Odoo.

Cette configuration pour se connecter via 'Codabox Connect' doit être faite dans Odoo pour chaque entreprise. L'entreprise ne peut pas le faire elle-même.

Votre client travaille avec Odoo, mais pas votre bureau ?

Le client fait-il sa propre comptabilité dans Odoo ?
➟ L'entreprise peut elle-même devenir cliente de Codabox.
Le client souhaite-t-il avoir les CODA uniquement pour la réconciliation, mais votre bureau a également besoin des CODA ?
➟ Malheureusement, il n'y a pas de solution pour cela.

Pourquoi la banque a-t-elle refusé le mandat ? État 'Problème' ou 'Archivé'

L'état est-il 'Problème' ?

Raisons possibles :

La banque refuse le mandat parce que certaines données sont incorrectes ou que la signature n'est pas autorisée.
➟ Demandez à votre client de vous fournir les données correctes.
➟ Archivez le mandat refusé dans MyCodabox.
➟ Modifiez les données du client dans l'onglet 'Dossier' et commandez un Nouveau mandat CODA.
La banque refuse le mandat parce que plusieurs personnes doivent signer : Codabox a déjà contacté votre client pour lui demander qui sont les bonnes personnes. Disposez-vous de ces informations ? Communiquez-nous les coordonnées des personnes concernées par e-mail. Nous ferons le nécessaire.

L'état est-il 'Archivé' ?

Certains types de comptes peuvent ne pas permettre la livraison de fichiers CODA (par exemple, les comptes privés non liés à un numéro d'entreprise, les comptes tiers, les comptes ING Lion, les comptes KBC/CBC d'investissement).

Lors de la demande du mandat, Codabox ne peut pas vérifier de quel type de compte il s'agit. Lorsque le mandat est signé et envoyé à la banque, il est alors rejeté.

Comment faire si 2 personnes doivent signer le mandat ?

La signature se fait-elle via Twikey ?

➟ Votre client procède comme suit :

Lance le processus de signature dans Twikey via le lien reçu.
Dans la deuxième étape en bas, coche la case indiquant qu'une 2e personne doit signer.
Complète sa propre signature en suivant la procédure dans son intégralité.
Reçoit un e-mail 'Notification de nouveau document' confirmant la signature. Transmet cet e-mail avec le lien à la 2e personne qui doit signer.

La signature se fait-elle via Codabox-Sign ?

➟ Contactez helpdesk@codabox.com et donnez-nous les noms des 2 mandataires. Nous enverrons le mandat pour signature.

Plus d'infos sur CODA : c'est ici !

CARO

Mon client ne parvient pas à activer CARO, que se passe-t-il ?

Vérifiez pour quelle banque vous commandez CARO. Actuellement, CARO est disponible pour Argenta, Bank Van Breda, BNP Paribas Fortis, Crelan (AXA), Fintro (Groupe BNP Paribas) et KBC/CBC.

La référence client est-elle correcte ? En cas de doute : demandez la référence client à votre client ou vérifiez-la sur un état de dépenses en format PDF.

L'invitation a expiré ? Envoyez l'invitation à nouveau via MyCodabox.

L'état est-il 'invitation envoyée' ?

★ S'agit-il d'un compte KBC/CBC ?

Le titulaire du compte doit faire le lien entre Codabox et la banque dans son application bancaire.

➟ Donnez ces instructions au titulaire du compte : Lier KBC/CBC (partager les relevés de carte de crédit)

★ Ne s'agit-il pas d'un compte KBC/CBC ?

➟ Allez dans MyCodabox > Mandats & services > CARO > Gérer. Cliquez sur Copier le lien d'activation. Envoyez ce lien par e-mail au titulaire de la carte. En savoir plus

Vous pouvez suivre l'état et les actions requises via MyCodabox > Mandats & services > CARO > Gérer.
État 'Problème' ? En savoir plus

Les fichiers CARO peuvent-ils être lus par mon logiciel de comptabilité ? Puis-je obtenir les fichiers d'une autre manière ?

Actuellement les logiciels Adsolut, Expert/M, Yuki, BOB et Horus peuvent lire les CARO en format XML.

➟ Tant que votre logiciel n'a pas implémenté l'intégration XML, vous pouvez utiliser le fichier pdf.

Puis-je obtenir un rapport indiquant les activations CARO les plus récentes pour vérifier ma facture ?

Actuellement, un tel rapport n'est pas disponible comme pour CODA et SODA.

➟ Contactez helpdesk@codabox.com et nous vous fournirons un aperçu.

Plus d'infos sur CARO : c'est ici !

SODA

Je ne reçois pas encore de SODA pour mon client, pourquoi ?

Vérifiez l'état via MyCodabox > Mandats & services > SODA.

État 'Non signé' : Il n'y a pas de mandat CODA signé. SODA ne peut être activé qu'à condition qu'il y ait un mandat CODA signé pour le dossier, contenant l'autorisation pour SODA. Demandez au représentant de l'entreprise de signer le mandat CODA.
État 'Confirmé' : Vérifiez auprès de votre client s'il y a effectivement des écritures de paie. Si c'est le cas, contactez helpdesk@codabox.com.
Info supplémentaire : gardez à l'esprit que le document des OD de paie n'est envoyé qu'à la fin du mois et que l'état ne deviendra pas immédiatement actif.
État 'Archivé' ou 'Problème' : En savoir plus sur les états et dépannage.

Il y a des fichiers SODA qui manquent, puis-je encore les obtenir ? Puis-je demander des SODA du passé ?

Contactez helpdesk@codabox.com. Si nous disposons des fichiers SODA, nous les renverrons.

Plus d'infos sur SODA : c'est ici !

VOILA

Mon client ne reçoit pas les factures du fournisseur X via VOILA, pourquoi ?

Actuellement, tous les fournisseurs ne sont pas encore connectés au réseau Peppol.

Voici l'aperçu. Nous travaillons à l'extension de cette liste.

Le fournisseur figure-t-il sur la liste ?

➟ Votre client peut demander à son fournisseur d'envoyer ses factures via Peppol (Principe 'Peppol-First').

À partir du 1e janvier 2026, toutes les factures B2B belges devront obligatoirement être envoyées via le réseau Peppol.

Mon client reçoit ses factures deux fois (dans son portail client et par e-mail). Puis-je désactiver l'envoi par e-mail ?

Dans MyCodabox, naviguez à l'onglet VOILA dus dossier en question, cliquez sur Éditer et sélectionnez l'option 'Ne pas envoyer de factures par e-mail à cette entreprise'.

Informez-en votre client : l'entreprise devra faire le suivi des factures via son logiciel de comptabilité/portail client (p.ex. Clearfacts) pour les payer à temps.

Plus d'infos sur VOILA : c'est ici !

Des informations générales et les tarifs de nos services sont disponibles via MyCodabox > Environnement > Services & tarifs.

Besoin d'aide ? Contactez helpdesk@codabox.com