Codabox : Les questions les plus fréquemment posées par les bureaux comptables
CODA |
Mon client a un mandat chez KBC/CBC. Pourquoi je ne reçois pas encore de CODA ?
Dans MyCodabox, naviguez vers le bon mandat et déterminez ce qui s'applique :
- Le représentant de l'entreprise doit-il encore signer le mandat Codabox ?
➟ Cliquez sur l'icône de copie (Copier le lien de signature) et envoyez le lien à votre client via e-mail.
ou
➟ Utilisez le bouton Signer maintenant pour lancer la procédure si votre client est chez vous au bureau. - Le titulaire du compte doit-il encore créer le lien entre Codabox et la banque dans son application bancaire ?
➟ Donnez ces instructions au titulaire du compte : Lier KBC/CBC.
Pourquoi ne reçois-je soudainement plus de CODA ?
- Vous ne recevez plus du tout de CODA (tous les dossiers) ? Consultez d'abord notre page sur l'état du système. N'y a-t-il pas d'incident actuel? Contactez helpdesk@codabox.com.
- Vous ne recevez plus de CODA pour 1 dossier ou 1 compte ? L'état du compte est-il 'actif' avec 'CODA est fourni' ?
★ Demandez à votre client s'il y a eu des transactions récemment sur le compte.
S'il n'y a pas de transactions, il n'y a pas non plus de CODA.
★ Y a-t-il eu des transactions pour lesquelles vous n'avez pas reçu de CODA ?
➟ Ouvrez le dossier et vérifiez si vous voyez les fichiers dans la Liste des fichiers : vous y trouverez une liste de tous les fichiers CODA disponibles, et vous pouvez immédiatement les télécharger ou les faire transférer dans votre logiciel.
Un fichier CODA manque, puis-je quand même l'obtenir ?
Dans MyCodabox, naviguez vers le dossier souhaité et cliquez sur l'onglet Liste des fichiers. Vous y trouverez une liste de tous les fichiers CODA disponibles. Vous pouvez télécharger immédiatement le fichier souhaité (fichier PDF et .cod) ou le faire transférer directement dans votre logiciel.
➟ Filtrez et triez la liste selon vos besoins ou effectuez une recherche par numéro de CODA ou par date/période. La date affichée est la date de l'extrait.
★ Par défaut, nous pouvons vous (r)envoyer les fichiers CODA créés par la banque depuis le début du mandat (sous votre gestion ou par l'intermédiaire d'un ancien comptable), avec une limite de deux ans en arrière.
Nouveau : Vous pouvez aussi demander des fichiers CODA de la période précédant l'activation du mandat (aucun frais) ! Plus d'infos.
CODA du passé : quand utiliser le bouton 'Livraison sur demande' et quand 'Demander des CODA historiques' ?
Via l'onglet CODA, il existe deux façons de récupérer des CODA du passé. Les deux sont gratuites.
 | Par défaut, nous pouvons (re)fournir les fichiers CODA que la banque a déjà générés depuis le début du mandat bancaire (qu'il s'agisse d'un mandat sous votre gestion ou via un ancien comptable si vous reprenez un dossier), avec une limite maximale de 2 ans en arrière. Ce bouton vous permet de voir immédiatement pour quelles dates/période des fichiers CODA sont disponibles et vous pouvez immédiatement les obtenir. ★ Si vous avez demandé des CODA historiques (voir le bouton ci-dessous) et votre client a donné son accord, vous verrez alors également, via Livraison sur demande les dates des fichiers supplémentaires, et vous pouvez immédiatement les obtenir (de nouveau). |
 | Grâce à une connexion 'open banking', nous pouvons, dans de nombreux cas, récupérer l'historique bancaire manquant correspondant à la période antérieure à l'activation du mandat. Nous créons nous-mêmes ces fichiers avec les soldes correspondants et une numérotation '000'. Vous remarquerez peut-être une différence par rapport aux CODA que vous recevez quotidiennement. La période disponible varie d'une banque à l'autre. Via ce bouton vous sélectionnez la période souhaitée pour chaque dossier. Le titulaire du compte reçoit alors un e-mail pour un consentement unique via l'application bancaire. Ensuite, les fichiers sont transmis automatiquement. ➜ Vous n'avez PAS indiqué la période souhaitée lors de la demande ou votre logiciel ne prend pas en charge la transmission automatique ? Dans ce cas, la transmission ne se fera pas automatiquement et vous devrez, après le consentement, récupérer vous-même les fichiers via le bouton Livraison sur demande. |
Je ne parviens pas à récupérer les CODA du passé via MyCodabox
Lorsque vous cliquez sur le bouton Livraison sur demande, l'écran et le calendrier indiquent la période pour laquelle les fichiers CODA sont disponibles. Dès que vous confirmez, vous verrez combien de fichiers (par compte bancaire) seront livrés.
Les tableaux déroulants gris vous donnent plus d'informations sur les options et les limitations.
➟ Vous n'avez toujours pas reçu de CODA pour certaines dates comprises dans la période demandée ? Cela signifie que Codabox ne dispose pas de ces fichiers (il n'y a pas eu de transactions ou il y a eu une suspension temporaire de la livraison de CODA de la banque à Codabox). Vous pouvez aussi consulter la Liste des fichiers pour voir quels fichiers sont disponibles.
★ Par défaut, nous pouvons vous (r)envoyer les fichiers CODA créés par la banque depuis le début du mandat (sous votre gestion ou par l'intermédiaire d'un ancien comptable), avec une limite de deux ans en arrière.
Nouveau : Vous pouvez aussi demander des fichiers CODA de la période précédant l'activation du mandat (aucun frais) ! Plus d'infos.
Comment transférer un client d'un autre comptable ?
Allez dans MyCodabox > Dossiers > +Ajouter ou transférer. Introduisez les données du dossier.
Le système détecte qu'un dossier avec ces données existe déjà chez Codabox et vous offre la possibilité de transférer ce dossier vers votre bureau. Le client doit alors signer un nouveau mandat.
Le système détecte qu'un dossier avec ces données existe déjà chez Codabox et vous offre la possibilité de transférer ce dossier vers votre bureau. Le client doit alors signer un nouveau mandat.
Suivez le statut via MyCodabox > Liste des dossiers > Liste transferts de dossiers
 | CODA : Vous pouvez immédiatement demander de faire renvoyer des fichiers CODA du passé SI les CODA étaient déjà disponibles dans le passé (dans le cadre d'un mandat antérieur). Transférer ou annuler d'autres services : SODA / VOILA : l'écran vous donne le choix de demander ce service. VOICI / CARO ne peuvent pas être transférés immédiatement : demandez le service souhaité une fois que le dossier a été transféré. |
Mon client peut-il également recevoir ses CODA lui-même ?
Votre client peut recevoir une copie (au format PDF) des fichiers CODA & SODA disponibles.
➟ Allez dans MyCodabox > Mandats & services > CODA > Gérer. Au niveau des 'Paramètres' en bas de la page, cliquez sur Editer pour activer cette option.
Vérifiez si l'adresse e-mail de votre client est correctement enregistrée dans l'onglet Dossier.
| Votre client souhaite-t-il recevoir les fichiers au format CODA ? C'est possible si le logiciel est compatible avec l'API de Codabox ou si l'entreprise devient elle-même cliente de Codabox. |
Pourquoi la numérotation des fichiers CODA est-elle différente/non consécutive ?
S'agit-il d'un compte Argenta ?
Argenta utilise par défaut un nouveau numéro CODA pour chaque jour. S'il n'y a pas de transaction un jour donné, vous constaterez par la suite un saut dans la numérotation, car aucun fichier CODA n'a été créé ce jour-la (mais la numérotation se poursuit le lendemain).
➟ Vous rencontrez des problèmes dans le traitement des fichiers à cause de cela ? Contactez le service d'assistance de votre logiciel. Ils pourront éventuellement ajuster certains paramètres pour que l'encodage se fasse correctement.
S'agit-il d'un compte Crelan ?
➟ Vous recevez des fichiers avec une numérotation répétitive, que vous ne pouvez pas importer dans votre logiciel comptable ? En savoir plus.
➟ Vous recevez des fichiers avec numérotation 000 ? Demandez au titulaire du compte de demander à son agence bancaire la création de son abonnement myCrelan et l'activation des extraits de compte. L'agence bancaire enverra alors quotidiennement ces derniers en version électronique et numérotés à l'abonnement en ligne. En savoir plus.
Des frais, des exigences ou des limitations ? Que dois-je savoir à propos de ma banque ?
Certaines banques facturent des frais supplémentaires pour la création de CODA, et certaines banques imposent des conditions différentes pour demander CODA.
Il existe également certains types de comptes pour lesquels la livraison de fichiers CODA n'est pas autorisée (p. ex. les comptes privés non liés à un numéro d'entreprise, les comptes de tiers, les comptes ING Lion, les comptes d'investisseurs KBC). Après le refus de la banque, le statut du mandat est automatiquement 'archivé'.
Lisez ici toutes les informations spécifiques à chaque banque.
Plus d'infos sur CODA : c'est ici !
CARO |
Mon client ne parvient pas à activer CARO, que se passe-t-il ?
Le titulaire de la carte ne retrouve-t-il pas l'e-mail d'activation ? Vous pouvez tout de suite aider votre client :
Compte KBC : | ➟ Donnez ces instructions au titulaire du compte : Lier KBC/CBC (partager les relevés de carte de crédit) |
| Compte autre que KBC : | ➟ Naviguez vers Mandats & services > CARO > Gérer. Cliquez sur l'icône de copie (Copier le lien d'activation). Envoyez ce lien par e-mail au titulaire de la carte. |
Le titulaire de la carte reçoit-il un message d'erreur lors de l'activation ?
➟ Demandez au titulaire de la carte de vérifier les informations suivantes : la bonne carte a-t-elle été utilisée ? S'agit-il d'une carte de crédit ? La carte est-elle toujours active ? Les informations saisies sont-elles correctes ?
Consultez notre aperçu de ce que le titulaire de la carte devrait vérifier.
Avez-vous commis une erreur dans votre demande CARO ?
Vous avez peut-être saisi le numéro de référence client erroné.
➟ Annulez la demande CARO et faites une nouvelle demande avec les bonnes données (pour le bon dossier). Le titulaire de la carte recevra automatiquement un nouvel e-mail.
| Vous pouvez suivre l'état et les actions requises via Mandats & services > CARO > Gérer. En savoir plus |
Les fichiers CARO peuvent-ils être lus par mon logiciel de comptabilité ? Puis-je obtenir les fichiers d'une autre manière ?
Actuellement les logiciels Adsolut, Expert/M, Yuki, BOB et Horus peuvent lire les CARO en format XML.
➟ Tant que votre logiciel n'a pas implémenté l'intégration XML, vous pouvez utiliser le fichier PDF.
Comment découvrir pour quels dossiers je peux encore demander CARO ?
Via le Taux d'activation des services sur le Dashboard de MyCodabox, on vous montre automatiquement les entreprises qui font régulièrement des paiements pour une carte de crédit chez une banque qui soutient CARO.
➟ Cliquez sur la barre orange pour CARO ou sur le bouton en jaune en haut.
Vous voyez l'IBAN et la banque correspondante pour chaque entreprise. Vous pouvez cliquer directement pour faire une demande CARO, individuellement pour chaque dossier.
Souhaitez-vous demander CARO pour un grand nombre de dossiers ? Contactez helpdesk@codabox.com.
Vous voyez l'IBAN et la banque correspondante pour chaque entreprise. Vous pouvez cliquer directement pour faire une demande CARO, individuellement pour chaque dossier.
Souhaitez-vous demander CARO pour un grand nombre de dossiers ? Contactez helpdesk@codabox.com.
Puis-je obtenir un rapport indiquant les activations CARO les plus récentes pour vérifier ma facture ?
- Dans MyCodabox, allez vers le menu de gauche Mandats & services > CARO. Cliquez en haut à droite sur Détails de la facture CARO.
- Cliquez sur le champ Période de facturation et sélectionnez le mois.
- Cliquez sur Télécharger.
Dans le fichier Excel vous verrez entre autres le nom d'entreprise, le numéro d'entreprise, la référence client, l'IBAN, l'état et les détails de la facture.
Plus d'infos sur CARO : c'est ici !
SODA |
Puis-je demander SODA en une fois pour tous les dossiers pertinents ?
Via le Taux d'activation des services sur le Dashboard de MyCodabox, on vous montre automatiquement les entreprises qui font régulièrement des paiements vers un secrétariat social. 
➟ Cliquez sur la barre orange pour SODA ou sur le bouton en jaune en haut.
Vous voyez pour chaque enterprise le secrétariat social et dans la colonne droite le nombre de paiements au cours des 12 derniers mois.
Cliquez sur le bouton Commander SODA pour la sélection.
Nous envoyons immédiatement les demandes aux secrétariats sociaux en question.
Vous voyez pour chaque enterprise le secrétariat social et dans la colonne droite le nombre de paiements au cours des 12 derniers mois.
Cliquez sur le bouton Commander SODA pour la sélection.
Nous envoyons immédiatement les demandes aux secrétariats sociaux en question.
Je ne reçois pas encore de SODA pour mon client, pourquoi ?
Vérifiez l'état via MyCodabox > Mandats & services > SODA.
- État 'Non signé' : Il n'y a pas de mandat CODA signé. SODA ne peut être activé qu'à condition qu'il y ait un mandat CODA signé pour le dossier, contenant l'autorisation pour SODA. Demandez au représentant de l'entreprise de signer le mandat CODA.
- État 'Confirmé' : Vérifiez auprès de votre client s'il y a effectivement des écritures de paie. Si c'est le cas, contactez helpdesk@codabox.com.
Info supplémentaire : gardez à l'esprit que le document des OD de paie n'est envoyé qu'à la fin du mois et que l'état ne deviendra pas immédiatement actif. - État 'Archivé' ou 'Problème' : En savoir plus sur les états et dépannage.
Il y a des fichiers SODA qui manquent, puis-je encore les obtenir ? Puis-je demander des SODA du passé ?
Contactez helpdesk@codabox.com. Si nous disposons des fichiers SODA, nous les renverrons.
Plus d'infos sur SODA : c'est ici !
VOILA |
Puis-je demander la réexpédition de factures?
Via MyCodabox, vous pouvez télécharger les factures correspondant à une date ou une période donnée.
Vous recevrez les versions PDF et XML.
Vous recevrez les versions PDF et XML.
➟ Ouvrez l'onglet VOILA du dossier et cliquez sur Livraison sur demande.
Utilisez le calendrier ou sélectionnez l'entière période disponible (vous verrez la date du premier fichier disponible et celle du dernier fichier disponible).
Utilisez le calendrier ou sélectionnez l'entière période disponible (vous verrez la date du premier fichier disponible et celle du dernier fichier disponible).
Double livraison dans Clearfacts et sur le serveur ou dans Exact Online ? Comment désactiver ?
Activez l'option disponible séparément pour chaque dossier :
Dans MyCodabox, ouvrez l'onglet VOILA du dossier en question. A côté de 'Paramètres', cliquez sur Editer et activez l'option : 'Livrer les factures uniquement via Clearfacts'.
Mon client ne reçoit pas les factures du fournisseur X via VOILA, pourquoi ?
Il incombe au fournisseur d'envoyer les factures B2B belges via le réseau Peppol.
➟ Votre client peut contacter le fournisseur ou le point d'accès Peppol flowinsupport@wolterskluwer.com afin de vérifier si un problème est survenu lors de l'envoi de la facture.
Mon client reçoit ses factures deux fois (dans son portail client et par e-mail). Puis-je désactiver l'envoi par e-mail ?
Dans MyCodabox, naviguez à l'onglet VOILA du dossier en question. A côté de 'Paramètres', cliquez sur Éditer et sélectionnez l'option 'Ne pas envoyer de factures par e-mail à cette entreprise'.
Informez-en votre client : l'entreprise devra faire le suivi des factures via son logiciel de comptabilité/portail client (p.ex. Clearfacts) pour les payer à temps.
Plus d'infos sur VOILA : c'est ici !
Des informations générales et les tarifs de nos services sont disponibles via MyCodabox > Environnement > Services & tarifs.
Besoin d'aide ? Contactez helpdesk@codabox.com